حاول مجانا كتاب التجريبي

7 نصائح وحيل لحدث هجين ناجح

صورة مميزة - 7 نصائح وحيل لحدث هجين ناجح

قد يكون من الصعب تنفيذ حدث هجين ناجح لأنه ، في الأساس ، حدثان منفصلان: حدث مادي وحدث افتراضي. لجعله يعمل بسلاسة ، يجب أن يكون لديك معرفة عملية بكلا نمطي الحدث.

إذا تم إلغاء حدثك المادي بسبب إرشادات التباعد الاجتماعي ومتطلبات أمان COVID-19 ، فإن الحدث الافتراضي كان خيارك الأفضل. ولكن الآن ، مع استرخاء إجراءات السلامة بشكل طفيف ، فإن التحول إلى نمط الحدث الهجين سيمنحك أفضل ما في العالمين.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تخطط فيها لحدث هجين ، فاعلم أنك لست وحدك. إليك ما تحتاج إلى معرفته استضافة حدث هجين، بالإضافة إلى أهم 7 نصائح وحيل لإنجاحها.

استضافة حدث هجين

يتم استضافة الأحداث الهجينة شخصيًا أثناء استخدام التكنولوجيا عبر الإنترنت لتضمين جمهور افتراضي أو بعيد. يحب الحاضرون الأحداث المختلطة لأنها توفر المرونة من حيث كيفية تفاعلهم مع الحدث و / أو حضورهم.

عند استضافة حدث مختلط ، يجب أن يكون لديك على الأقل فكرة عما يأمل الحاضرون في الحصول عليه من الحدث ويجب أن تكون مستعدًا لاستضافة الجلسات المادية وعبر الإنترنت بنفسك.

للقيام بذلك بنجاح ، ستحتاج إلى ملف منصة الأحداث الهجينة. منصة الأحداث هي أداة برمجية مصممة لتبسيط العديد من الجوانب الإدارية للحدث والسماح لكل من المنظمين والحضور بالتركيز على المحتوى. يمكنه التعامل مع إصدار التذاكر والتسجيل نيابة عنك ولكنه يساعدك أيضًا في إحضار الحدث إلى الحاضرين الافتراضيين.

منذ حدث هجين يزدهر تقنية عالية الجودة، ستحتاج إلى نظام أساسي متطور ونظام إدارة استضافة للتأكد من أن الحدث الهجين الخاص بك يسير وفقًا للخطة.

الأشياء التي يبحث عنها الناس في حدث هجين

تعتبر الأحداث الهجينة طريقة رائعة لجمع الناس معًا في أفضل الأوقات ، ناهيك عن حدوث جائحة عالمي. مع خيار التحكم عن بعد ، تخلق الأحداث الهجينة المزيد من الفرص للأشخاص للحضور وعناصر مثل الألعاب والخرائط الافتراضية وردهات الانتظار وخيارات البث المباشر أو المسجلة مسبقًا ، سيشعر العديد من الأشخاص أنهم موجودون هناك شخصيًا!

ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يتوقعها الناس عندما تستضيف حدثًا مختلطًا.

أول ما يبحث عنه الأشخاص هو خيار الحضور الكامل تقريبًا. يجب أن يستضيف حدثك المختلط بالكامل حاضرين افتراضيين ، مما يعني أنه يمكنهم الحضور والمشاركة في كل جلسة ، والمشاركة في أحداث التواصل ، والتحدث إلى البائعين والمقدمين. يجب أن يكون الحاضرون عبر الإنترنت قادرين على حضور جلسة مباشرة ، بالإضافة إلى خيار الجلسات عبر الإنترنت فقط.

إذا أمكن ، استخدم تطبيق الحدث. يعد تطبيق الحدث أداة مفيدة للأشخاص الذين يحضرون الحدث جسديًا.

الشكاوى الشائعة حول الأحداث الهجينة

بصفتك منظمًا للحدث ، قبل الشروع في التخطيط لحدثك المختلط ، من المهم أن تفهم ماذا استطاع تسوء وبعض المشكلات المشتركة للأحداث المختلطة:

  • جودة العلف الرديئة: يعتمد الحدث عبر الإنترنت على اتصالات الإنترنت والأجهزة عالية الجودة والبرامج العاملة. اعتمادًا على الجهة التي تستضيف التكنولوجيا وموجزات ضيوفك وآلاف المتغيرات التي قد تؤثر على تقنيتك ، يمكن أن يكون أي حدث رقمي عرضة لسوء جودة التغذية. يمكن أن تقلل جودة العلف السيئة بشكل كبير من الرضا وتؤدي إلى فقر تجربة الحضور. تغذيات ومغذيات الفيديو المتقطعة التي تقطع وتقطع على مقدم العرض تشتت انتباه المستخدم عن المحتوى. بصفتك منظم الحدث ، تحتاج إلى التأكد من أن المكون الافتراضي آمن من الفشل وأن لديك متخصصين في تكنولوجيا المعلومات في متناول اليد لدعم المشكلات التقنية.
  • لا توجد خيارات كافية: يلبي الحدث المختلط كل من الحاضرين عن بُعد والجمهور الشخصي. لذلك ، عند استضافة حدث مختلط ، تحتاج إلى التأكد من وجود خيارات كافية لكليهما ، مما يوفر قيمة لاستثمار الحضور. عادة ، هذا يعني أن الجزء الافتراضي غير موجود ، وأن الحاضرين الافتراضيين إما يكافحون للاتصال بخلاصات الفيديو ، أو لا يمكنهم الدردشة في المنتديات ، أو لا توجد خيارات كافية للاختلاط و الشبكات. تذكر أن الحدث المختلط يشبه الاستضافة إلى أنماط الأحداث في واحد ، فأنت بحاجة للتأكد من أنك تلبي احتياجات كلتا المجموعتين من الجمهور.
  • تجربة حدث سيئة: عادة ما يقوم الحاضرون الذين مروا بتجربة حدث سيئة أو كئيبة بأحد أمرين: إما أن ينتقلوا إلى وسائل التواصل الاجتماعي للتحدث عن الحدث ، أو سيلتزمون الصمت على وسائل التواصل الاجتماعي. تريد أن يحب جميع الحاضرين ، الافتراضيين أو الشخصيين ، هذا الحدث الخاص بك وأن يتفاخروا به على وسائل التواصل الاجتماعي! للقيام بذلك ، حافظ على مشاركة الحاضرين وامنحهم ما يريدون.

كما هو الحال مع أي حدث مباشر أو حدث افتراضي ، هناك أحيانًا لحظات تسوء فيها الأمور أو عندما لا يرقى الحدث إلى مستوى التوقعات. من الطبيعي أن تحدث هذه الأشياء. ومع ذلك ، مع الإعداد الصحيح ، يمكنك تقليل هذه الحالات إلى الحد الأدنى.

7 نصائح وحيل للأحداث الهجينة

على الرغم من أن كل حدث يحتوي على قائمة بالمهام ، فقد اعتقدنا أنه من الأفضل تجميع هذه القائمة المكونة من 7 أشياء ضرورية للغاية لحدثك المختلط ليكون فوق البقية ويكون ناجحًا.

1. استثمر في منصة حدث افتراضية

صورة مميزة - استثمر في منصة حدث افتراضية

سواء كنت قد استضفت عرضًا افتراضيًا وتنقله إلى حدث هجين ، أو كنت تعقد أول اجتماع مختلط لك بسبب أوامر ملجأ مريحة في المكان ، فمن الضروري أن تقوم بأبحاثك وتتخذ قرارًا بشأن منصة حدث افتراضية يمكن أن يوفر لك الكثير من الخيارات.

يعد وجود برنامج حدث لحدث مادي أمرًا بالغ الأهمية للبقاء منظمًا. ولكن عندما تنتقل إلى حدث مادي مختلط ، فأنت بحاجة بعد ذلك إلى التأكد من أن البرنامج الذي تستخدمه يمكن أن يستوعب جمهورًا بعيدًا ويسمح لك بتحميل مقاطع الفيديو وتقديم خيارات الدردشة المباشرة وتوفير ميزات جيل الرصاص للرعاة والبائعين.

يمكن أن توفر لك منصة الأحداث الافتراضية عالية الجودة كل هذا مع الحفاظ على مستويات عالية من مشاركة الجمهور.

تشمل الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج الأحداث الافتراضية الدردشة الحية ، وإنشاء قوائم العملاء المحتملين ، واتصال الوسائط الاجتماعية ، والقدرة على تحميل مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا ، والفيديو المباشر وتسجيل الخلاصة ، من بين أشياء أخرى.

2. استأجر مديرًا افتراضيًا

صورة مميزة - استأجر مديرًا افتراضيًا

بصفتك منظمًا للحدث ، ربما تكون على دراية تامة بأن الحدث التقليدي سيكون له رئيس أو مشرف أو شخص ما لتحفيز جمهورك على البقاء متيقظًا ومتفاعلًا ومتحمسًا بشأن المحتوى.

هذا هو السبب في أنه من المهم النظر في emcee الظاهري. يُقصد بـ emcee الافتراضي أن يكون دليلًا للجمهور عبر الإنترنت.

وجود مدير افتراضي باسم جزء من فريقك ستضع حدثك فوق منافسيك في صناعة الحدث. سيحافظ على تركيز كل مشارك في الجلسة وسيبقي كل حاضر أكثر تفاعلاً مع المحتوى بشكل عام.

3. اختبار، اختبار، اختبار

صورة مميزة - اختبار ، اختبار ، اختبار

حتى لو كنت محترفًا قديمًا في استضافة حدث عبر الإنترنت مثل ندوة عبر الإنترنت أو مؤتمر افتراضي، تحتاج إلى اختبار أنظمتك للتأكد من أن التجربة الافتراضية التي تقدمها تجربة جيدة.

قم بإجراء الاختبار وإعادة الاختبار قبل بدء التشغيل حتى تتمكن من مراجعة المحتوى ومراجعته قبل وصول الحضور. قم بإجراء استعراض لبرنامجك بالكامل لتحديد أي مشاكل قد تظهر.

سيعمل الاختبار عادةً على حل مكامن الخلل في البرنامج الذي تستخدمه ويساعد في تحديد أي مشكلات تتعلق بجدولة المحتوى وتحميله / تنزيله. توخى عناية خاصة للتأكد من أن وظائف الدردشة الحية تعمل بشكل صحيح.

4. استأجر الدعم

صورة مميزة - توظيف الدعم

عندما تستضيف حدثًا بعنصر افتراضي ، من المهم أن يكون لديك متخصصون في الأحداث في متناول اليد بالمؤهلات المناسبة لدعمك. وهذا يعني الدعم الفني وكذلك العلاقات مع العملاء ومتخصصي الرعاية والمسوقين. إذا حدث خطأ ما ، فيمكن لهؤلاء المتخصصين المساعدة في تخفيف أي مشكلة.

5. أرسل استبيانًا إلى ضيوفك المستقبليين أو السابقين واسألهم عن نوع تقنية الحدث التي يهتمون بها

صورة مميزة - أرسل استبيانًا إلى ضيوفك المستقبليين أو السابقين واسألهم عن نوع تقنية الحدث التي يهتمون بها 

قد لا يفهم الحاضر الافتراضي المستقبلي مداخل وعموم النظام الأساسي للحدث الافتراضي أو كيفية تصميم الحدث المختلط وجدولته للتشغيل. لكنهم يفهمون ما يعجبهم ويكرهون في حدث شخصي أو عبر الإنترنت.

يمكن أن يساعدك إرسال استبيان إلى ضيوفك السابقين في الاستعداد للأحداث المستقبلية ويتيح لك تضييق نطاق توقعات الحضور الافتراضي. وما هو أكثر من ذلك ، يمكن أن يساعد هذا الاستبيان في إعداد الحضور المحتملين لحدثك المستقبلي. يمكن أن يكون بمثابة شكل خفي لتسويق الحدث. إنه يُظهر للمستجيبين أنك تقدر رأيهم وتهيئهم للتطلع إلى ما تخطط له.

ما عليك سوى نشر الاستبيان على وسائل التواصل الاجتماعي أو تضمينه في حملة عبر البريد الإلكتروني.

6. ضع في اعتبارك استضافة الحدث الخاص بك على أنه Simulive

صورة مميزة - ضع في اعتبارك استضافة الحدث الخاص بك على أنه محاكاة

إذا تم بث حدث افتراضي على الهواء مباشرة إلى جمهور عالمي ، فأنت تعلم أنه يجب عليك التعامل مع مناطق زمنية مختلفة. حتى التخطيط لعقد اجتماعات افتراضية لاستيعاب وقت كل شخص في اليوم يمكن أن يكون صراعًا ، فكر الآن في مدى صعوبة الأمر مع هذا العدد الكبير من المشاركين.

من المهم عند إدارة الجماهير عبر عدد من المناطق الزمنية المختلفة التي تستوعبها قدر الإمكان. مع تشغيل حدث مباشر ، يكاد يكون من المستحيل القيام بذلك.

ومع ذلك ، Simulive ، يمكنك أن تسحبه. الحدث المحاكي هو حدث يتم الترويج له على أنه مباشر ولكنه يحتوي بدلاً من ذلك على محتوى مسجل مسبقًا. في حالة وجود حدث مختلط ، يمكنك جدولة الجلسات الحية ثم جدولتها على النظام الأساسي الافتراضي الخاص بك للحصول على أطر زمنية أكثر ملاءمة.

على الرغم من أن بعض الحاضرين قد يفهمون أن الحدث ليس حقيقيًا ، إلا أن حدث Simulive سيظل يسمح لمقدم العرض أو الوسيط بالتفاعل مع الجمهور الافتراضي من خلال الدردشة المباشرة التي تحدث أثناء التشغيل المسجل مسبقًا. هذا يعني أنه يمكن للحاضرين الافتراضيين المشاركة كما لو كانوا قادرين على حضور الجلسة المباشرة.

7. النظر في اعتماد منشأة GBAC Star

صورة مميزة - النظر في اعتماد منشأة GBAC Star 

نظرًا لتصاعد COVID-19 وتدابير السلامة مثل تعقيم اليدين ومعدات الحماية الشخصية والتباعد الاجتماعي ، يجب أن تكون جميع المعارض والمؤتمرات التجارية قادرة على إظهار أن لديهم المعرفة اللازمة وتدابير السلامة المعمول بها لحماية الحاضرين شخصيًا .

يجب على منظمي الحدث الذين يستضيفون حدثًا هجينًا ، مثل المعرض التجاري المادي والافتراضي ، التفكير في حجز مكان مع اعتماد منشأة GBAC Star من أجل تزويد الحاضرين شخصيًا بتأكيدات بأنهم قد بذلوا العناية الواجبة وتنفيذ تدابير السلامة المناسبة.

استضافة حدث هجين ناجح

تشغيل حدث هجين يشبه إلى حد كبير تشغيل نوعين مختلفين من الأحداث. للبدء ، عليك أن تضع في اعتبارك أن الجزء المادي يعمل بسلاسة ويحتوي على تدابير السلامة المناسبة مع ضمان اختبار العناصر الافتراضية ومراقبتها بانتظام.

لحسن الحظ ، باتباع هذه النصائح ، واستخدام منصة حدث افتراضية شاملة مثل تسريع ، يجب ألا تواجه أي مشاكل على الإطلاق! عندما تكون مستعدًا للبدء ، اتصل بنا لمعرفة المزيد حول كيف يمكننا المساعدة!

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.