حاول مجانا كتاب التجريبي

ما يجب مراعاته عند اختيار مكان الحدث المختلط

صورة مميزة - ما يجب مراعاته عند اختيار مكان حدث هجين

من المقرر أن تكون الأحداث الهجينة أكثر أنواع الأحداث شعبية في عام 2021. مع التحول إلى الأحداث الرقمية في العام الماضي وظهور التقنيات الرقمية التي تتيح الاجتماعات المختلطة ، يجب أن يتوقع مسوقو الأحداث ومخططو الأحداث أن تحظى الأحداث الهجينة بالأولوية في القريب العاجل. مستقبل.

يمكن للحدث الهجين الناجح ، مثله مثل أي نوع آخر من الأحداث ، أن يُحقق نجاح الحدث أو يفسده. لهذا السبب يجب أن يكون مكان الحدث الخاص بك جاهزًا لاستضافة المكونات الرقمية المخطط لها.

قد تعتقد أن أي مكان سيكون مناسبًا للرقمنة ، لكن فكر مرة أخرى. يجب أن تكون الأماكن جاهزة للانتقال إلى المجال الرقمي. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب البحث عنها عند اختيار مكان الحدث المختلط:

اختيار المكان: كيف تختلف الأحداث الهجينة؟

هناك الكثير الذي يدخل فيه اختيار المكان المناسب. اعتمادًا على حجم الحدث ومدته ونوع الجمهور الذي تتوقعه ، يتعين على منظمي الحدث مراعاة العديد من عناصر مكان الحدث المباشر للتأكد من أنه يعمل.

يعتبر منظمو الحدث في الغالب:

  • تكلفة المكان
  • حجم الحدث
  • التقديم والزينة
  • موقف السيارات
  • الإقامة
  • توافر المكان
  • والتنسيق مع فرق الحدث الأخرى

متى التحول إلى تنسيق مختلط، هذه العوامل لا تزال مهمة. ومع ذلك ، قد تنظر إليهم بشكل مختلف. على سبيل المثال ، قد ترغب في تحديد حجم حدثك الشخصي لسبب ما. سيساعدك هذا على إبقاء عدد الحاضرين منخفضًا ، ويمكنك استخدام مكان حدث "أصغر" أو أكثر بوتيكًا.

ومع ذلك ، هناك بعض المقايضات. فقط لأنك تستطيع تقليص حجمها لا يعني أن تكلفة المكان ستكون أيضًا أقل أو أقل تكلفة. يحتاج الحدث الهجين إلى بعض العوامل الأخرى ، مثل اتصال إنترنت قوي وقوي والقدرة على توصيل أجهزة AV ودمجها ، على سبيل المثال.

بينما قامت معظم أماكن الفعاليات بتحديث تقنيتها ، فقد تضطر إلى دفع المزيد مقابل الوصول المبكر إلى المكان لاختبار المعدات أو لتزويد الطاقة الإضافية المطلوبة.

على أي حال ، يختلف التخطيط لمكان مختلط قليلاً عن مكان قياسي شخصي. فيما يلي بعض أهم الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

الاتصال بشبكة الإنترنت

سيرغب رواد الحدث في الاتصال بالإنترنت ، ولكن سيحتاج فريقك أيضًا إلى دفق عالي الجودة حتى لا ينقطع تدفق الجلسة عبر الإنترنت. سيحتاج المكان الذي ستذهب إليه إلى أن يكون مزود خدمة الإنترنت للأحداث (ISP) قادرًا على معالجة نطاق ترددي عالي للإنترنت والحفاظ على الاتصال آمنًا.

تأكد من مراعاة ما يلي بخصوص حدث Wifi:

  • آمن وموثوق ، خاصة في البيئات عالية الكثافة.
  • مدعوم بفريق هندسة شبكات موثوق في الموقع في حالة انقطاع التيار.
  • اختر نطاقًا تردديًا مخصصًا عاليًا ، مما يحد من مقدار وقت التعطل الذي قد يواجهه مزود خدمة الإنترنت في شهر واحد.
  • إذا لم يتمكن المكان من الحصول على عرض نطاق ترددي مخصص ، فمن المحتمل ألا يكون لديه كابل ألياف بصرية مثبت.
  • ابحث عن ما لا يقل عن 10 غيغابايت من سرعات البث بزمن انتقال منخفض.
  • عادةً ما يكون تردد الأماكن التجارية 2.4 جيجاهرتز ، لذا تأكد من العثور على مكان يوفر نطاقًا مزدوجًا لشبكة Wifi (والذي يوفر كلاً من 2.4 و 5 جيجاهرتز لبعض المستخدمين).
  • ستحتاج إلى Wifi يمكن قصره على مستخدمين محددين. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرض وصول الضيف ، فتعرف على أن حوالي 10٪ من المستخدمين سيصلون إلى الإنترنت في وقت واحد. قد يكون هذا المبلغ أكبر في حدث مشترك أو مؤتمر مختلط أو اجتماع مختلط. ضع في اعتبارك حجم حركة مرور Wifi.
  • 10 ميجابايت لكل 100 مستخدم على ما يرام لحشد كبير من الاستخدام ؛ 2 ميجابايت لكل 100 مستخدم مناسب للحشود منخفضة الاستخدام أو الأحداث الصغيرة.
  • سيحتاج البث المباشر إلى جودة بث أعلى وعرض نطاق ترددي عالٍ وسيتطلب المزيد من مصدر الطاقة.
  • يجب أن تعمل سرعة الاختبار أو ping حوالي 30 مللي ثانية أو أقل ومعدل 2 ميجا بايت لكل 100 مستخدم.

قد يكون التنقل فيما يحتاجه الحدث الهجين الخاص بك من حيث الاتصال بالإنترنت أمرًا صعبًا. لحسن الحظ ، توجد العديد من أماكن الفعاليات بالفعل فوق كل هذا. لذلك كل ما عليك فعله هو إعلام المكان باحتياجاتك. قد تضطر إلى اختيار حزم بث أكبر (حيث قد يكون هذا خيارًا قابلاً للتطوير).

الفضاء والمعدات

يجب أن يتم تجهيز مساحة الحدث الخاصة بك بما يلي:

  • كاميرات (مع مجموعة من الخيارات ، بما في ذلك HD ، وكاميرات متعددة ، وحوامل ثلاثية الأرجل ، وحامل للكاميرا ، وكاميرات البث المباشر ، والكاميرات التي تدعم مجموعة من أحجام الشاشات).
  • ميكروفونات عالية الجودة يمكنها الاتصال ببث الفيديو.
  • مشغل AV يمكنه التحكم في وقت تبديل اتصال الصوت بين الميكروفونات لتجنب ردود الفعل والسماح للجمهور بأن يكون مسموعًا أثناء جلسات الأسئلة والأجوبة.
  • مشغل فيديو للتحكم في خيارات الفيديو ، والتأكد من أن الفيديو يتم تسجيله في جميع الأوقات وأن الخلاصة يتم تبديلها بشكل مناسب للبث المباشر عبر الإنترنت.
  • القدرة على اختبار المعدات للتأكد من أن الجمهور الافتراضي يمكنه السماع والرؤية بشكل صحيح ؛ ستحتاج أيضًا إلى فحص إمكانيات البث عبر الإنترنت من خلال منصة الأحداث عبر الإنترنت الخاصة بك حتى تعرف ما هي المتصفحات و / أو أنظمة التشغيل التي يعمل معها البث.
  • الدعم الفني ، ليس فقط لشبكة Wifi ولكن لمعدات الصوت والصورة حيث توجد فرصة لحدوث أعطال في هذا الجهاز.

الدعم الداخلي

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن يوفر المكان الذي تذهب إليه دعمًا داخليًا لإدارة الصوت والفيديو والمعدات التقنية (التي يجب توفيرها) ، و اتصال واي فاي.

إذا لم يقدموا هذا ، فيجب عليك التفاوض بشأن الأسعار مع عقود مكان الحدث المحتملة حيث سيتعين عليك الحصول على التكنولوجيا بنفسك. بالنظر إلى أنه سيتعين عليك تعيين فريق AV لإحضار معداتهم الخاصة إلى الحدث الخاص بك لعدة أيام ، فإن هذا من شأنه أن يستهلك جزءًا كبيرًا من ميزانيتك.

اسأل عما إذا كان المكان يوفر دعم تكنولوجيا المعلومات للبث ، ومهندسي الشبكات ، ومحطات الشحن ، ووصلات إيثرنت لمقدمي العروض ، وإمدادات الطاقة عالية الجهد.

إذا لم يستطع المكان توفير كل هذه العوامل ، فسيتعين عليك على الأرجح الاستعانة بمصادر خارجية (أو اختيار مكان مختلف). يعد وجود شخص يراقب الصوت والفيديو والإنترنت والتكنولوجيا أمرًا حيويًا حتى يتم تشغيل الحدث الخاص بك بشكل لا تشوبه شائبة لكل من الحضور شخصيًا والحاضرين عن بُعد.

التوافر والوصول

مع أي تقنية ، تحتاج إلى القدرة على توصيل أجهزة الكمبيوتر و / أو البرامج الخاصة بك والاختبار للتأكد من أن الأشياء تعمل. إذا كان لديك بعض أعضاء فريقك يعملون جنبًا إلى جنب مع الدعم الفني الداخلي ، فيجب عليهم مراجعة المواصفات حتى يعرف كل عضو في فريقك كيفية عمل الأشياء وكيفية الاتصال بأجهزة الصوت والصورة وأجهزة الكمبيوتر الموجودة في الموقع وشبكة الإنترنت وأجهزة العرض العلوية وما إلى ذلك.

إذا كان مكانك المختلط متاحًا خلال الفترة الزمنية التي تريدها ، فتأكد من أن منظم الحدث الخاص بك والفريق يمكنهم الوصول إلى الموقع مبكرًا لتصفح معلمات الاختبار هذه وإعداد أجهزتك. قد ترغب أيضًا في الوصول إلى الموقع قبل بضعة أسابيع حتى تتمكن من التأكد من أن أنظمة التشغيل والتقنيات الأخرى الخاصة بك قد تم إعدادها وتوافقها مع تقنية المكان.

إذا استطعت ، فقم بتنسيق هذه الفترة الزمنية مع أحد أعضاء جمهور الاختبار عبر الإنترنت ومقدم عبر الإنترنت حتى تتمكن من فحص جميع جوانب التكنولوجيا و منصة الحدث الافتراضية.

مصدر طاقة مناسب

قد لا تزال بعض الأماكن القديمة تفلت من مصدر طاقة مؤرخ. سيعني مصدر الطاقة القديم أو الصغير أن تقنية الحدث الخاص بك قد تقصر أو تفشل في منتصف الحدث الخاص بك. أنت بحاجة إلى أن يكون مصدر طاقة الحدث لديك قويًا بما يكفي للتعامل مع العديد من الحاضرين والعاملين والمتطلبات التكنولوجية.

إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر عالية الجودة ، فستحتاج إلى مصدر طاقة يتناسب مع هذا. يجب أن يتوفر في المكان مصدر طاقة تجاري ، ولكن هل يمكن توسيعه بشكل صحيح؟ قد يكون المكان قادرًا على استيعاب ما بين 500 إلى 1,000 شخص. ومع ذلك ، تحتاج إلى تأكيد ما إذا كان بإمكانهم التعامل مع معدات الصوت والصورة (مثل الميكروفونات ومكبرات الصوت للجمهور الشخصي) ، والاتصال بلوحة مفاتيح وجهاز تشفير وجهاز كمبيوتر برجي ، وتحميل هذا الفيديو / الصوت مباشرة من خلال النظام الأساسي الافتراضي الخاص بك.

كلما زاد عدد الأشخاص الذين يمكن أن يستضيفهم الحدث ، زادت احتمالية احتياجك إلى المزيد من المعدات والتكنولوجيا والطاقة. ضع في اعتبارك هذه الجوانب قبل الذهاب إلى مكان الحدث الكبير "البسيط".

يعد التحول إلى الأحداث المختلطة أمرًا منطقيًا بالنسبة لمعظم العلامات التجارية. ومع ذلك ، بدون الإعداد المناسب ، هناك فرصة أن تختار مكانًا للحدث لا يرقى إلى المستوى المطلوب. ضع في اعتبارك بقوة قدرة مكان الحدث هذا على توفير استضافة أحداث مختلطة سلسة. تحقق للتأكد من أنهم استضافوا أحداثًا مختلطة في الماضي ويضعون مخاوفك التكنولوجية في المقدمة وفي المنتصف.

 

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.