حاول مجانا كتاب التجريبي

8 نصائح لميزنة الأحداث يجب أن يعرفها كل مخطط حدث

يمكن أن تكون ميزانية الحدث أمرًا شاقًا. قد يكون من الصعب الالتزام بالميزانية ، ولكن قد يبدو من المستحيل على الآخرين إنشاء ميزانية واقعية. 

متى التخطيط لحدث الميزانية ، هناك الكثير الذي يجب على مخططي الأحداث مراعاته. بالإضافة إلى الضروريات مثل تكاليف المكان وموظفي الحدث ، ستحتاج أيضًا إلى السماح بنفقات غير متوقعة وأموال الطوارئ والرسوم المخفية التي تظهر. 

لمساعدتك ، Accelevents قام برسم ثماني نصائح لميزنة الأحداث مقدمة من مخططي الأحداث الخبراء. استخدم هذه النصائح لمساعدتك في الاستعداد لوضع الميزانية غير المعروفة ، والاستفادة من عائد الاستثمار للحدث الخاص بك ، وتعيين الحدث على المسار الصحيح. 

1. حدد أهداف ميزانية الأحداث ومؤشرات الأداء الرئيسية

قبل أن تبدأ في تجزئة ميزانية الحدث ، اعلم أنه لا يمكنك البدء دون فهم هدف الحدث ومؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية). عملية وضع الميزانية الخاصة بك مؤتمر أو حدث سيحدث عادةً بعد تحديد الأهداف الرئيسية ولكن قبل أن تضع الأساس لعملية التخطيط. هذا لأنه لا يمكنك التخطيط لأي حدث دون معرفة المبلغ الذي يمكنك إنفاقه. 

أهداف الميزانية الحدث

لذلك ، يجب أن تكون على الطريق الصحيح لمواءمة أهداف الحدث مع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كان الهدف الأساسي هو تحقيق مبيعات من إيرادات التذاكر ، فحدد رقم مبيعات للمبلغ الذي تحتاجه ، والمبلغ الذي تريده بشكل مثالي ، والمبلغ الذي تريده على النحو الأمثل. من هناك ، ارجع إلى خطة الحدث الخاص بك وقم بتقدير الحجم الذي تتوقع أن يكون الحدث الخاص بك وحجمه الذي تعتقد أنه يمكنك إدارته. 

بطبيعة الحال ، ستنخفض أسعار التذاكر الخاصة بك إلى تكاليف المكان وفواتير موظفي الحدث وتكاليف تقديم الطعام. ومع ذلك ، أثناء تقدمك ، يمكنك معرفة المبلغ الذي تحتاج إلى شحنه أو عدد مبيعات التذاكر التي تحتاج إلى تحقيقها للوصول إلى مقدار إضافي معين. 

2. استخدم البيانات السابقة (سواء من الأحداث السابقة أو الأحداث المماثلة) لتقدير البداية

واحدة من أفضل نصائح الميزانية هي الخروج من التجربة ، ومتى تسعير الحدث وإعداد الميزانية للحدث. إذا أجريت حدثًا مشابهًا في الماضي ، فلديك بعض الإحساس بنسب واتجاهات النفقات. إذا كنت قد نظمت أحداثًا في العامين الماضيين وتجاوزت الميزانية كل عام ، فقد تميل إلى الإنفاق بما يتجاوز ميزانيتك في كل مرة. يمكنك محاولة حساب الفروق باستخدام أموال الطوارئ أو توقع ذلك عند حساب عائد الاستثمار المقدر. 

في كلتا الحالتين ، حاول استخدام بيانات الأحداث السابقة إما من حدثك أو حدث مشابه حتى تتمكن من رؤية التكلفة الفعلية للعناصر وأي النفقات أكثر أهمية من غيرها. ستحتاج إلى حساب نوع الحدث (سواء كان شخصيًا أو عبر الإنترنت أو هجين ) ، وموقع الحدث ، وحجم الحدث ، والعلامة التجارية التي يتم الترويج لها ، والميزانية الفعلية لهذا الحدث. يجب أن تكون متشابهة نسبيًا في كل من هذه المجالات ؛ خلاف ذلك ، قد يكون من الصعب تحويل جوانب معينة من تلك الميزانية لتتناسب مع ميزانيتك.

من هنا ، يمكنك سحب شكل الملعب والبدء في تحسين هذا الرقم. 

3. البحث في نفقات الميزانية الحدث

ربما تكون نفقات الحدث الخاص بك هي الجانب الأكثر أهمية في ميزانيتك. فيما يلي نموذج لميزانية الحدث للتكاليف التي يجب مراعاتها:

مصاريف المكان:

  • تكلفة المكان نفسه
  • فريق العمل في الموقع وفريق الحدث
  • الأغذية والمشروبات؛ تقديم الطعام
  • تقنية الأحداث ، مثل الصوت / المرئي (ستكون أكثر تكلفة للأحداث المختلطة)
  • المتحدثون وأنواع الترفيه الأخرى مثل MC
  • الإقامة والمواصلات بالقرب من مكان الحدث أو حوله
  • الأمن
  • الموظفون الآخرون في الموقع ، مثل مهندسي الشبكات ومصوري الفيديو والماجستير التقنيين ومخططي الأحداث ومنسقي الأحداث
  • غنيمة ونشرات أخرى في الموقع
  • المطبوعات المادية والملصقات واللافتات

التسويق والترويج للحدث:

  • تسويق المحتوى المدفوع والإعلانات المدفوعة
  • تسويق الحدث
  • رسوم الانتساب أو المؤثر
  • الإعلان على وسائل التواصل الاجتماعي
  • مواد تسويقية مطبوعة
  • تصميم الجرافيك للعلامة التجارية أو الشعارات الخاصة بالأحداث
  • تصميم مواقع الويب و / أو الاستضافة (إذا لم تكن مدرجة في تقنية إدارة الأحداث الخاصة بك)

تكنولوجيا إدارة الأحداث:

  • رسوم منصة الحدث
  • رسوم الحجز وإصدار التذاكر
  • استضافة موقع الحدث
  • تطبيق الحدث المحمول
  • أدوات القبض على الرصاص
  • تسجيل الوصول والتسجيل في الموقع
  • دفق الحدث الافتراضي أو التكامل
  • البيانات والتحليلات

نظرًا لأن العديد من هذه التكاليف يمكن أن تتراكم بسهولة ، فمن المهم أن تقوم بذلك خفض التكاليف أين يمكنك (الذي سنصل إليه أدناه). ومع ذلك ، نود أن نسلط الضوء على أن اختيار النظام الأساسي المناسب للحدث يمكن أن يقلل بشكل كبير من الرسوم أو النفقات غير المتوقعة. على سبيل المثال ، أ منصة استضافة الأحداث الافتراضية مثل Accelevents يمكن استخدامها لاستضافة الأحداث في الموقع ، مثل التذاكر وتسجيل الأحداث. يمكن أن تدعم ميزاته المتقدمة التقاط العملاء المحتملين ، والتدفق ، والبيانات والتحليلات ، والحجز ، واستضافة موقع ويب الحدث ، والتسويق ، والتكامل. 

4. احصل على أسعار متعددة للبائع

سيكون مورد الحدث الخاص بك أحد أهم التكاليف المرتبطة بحدثك. لذا تأكد من التسوق للحصول على أفضل الأسعار. احصل على عروض أسعار متعددة للبائع وأخبر البائعين أنك تبحث عن عروض أسعار تنافسية للحصول على أفضل سعر. 

في بعض الحالات ، يمكنك التفاوض على العقود التي تحاول وضع إضافات دون علم مخطط الأحداث. على سبيل المثال ، لن تحتاج إلى الدفع مقابل تكنولوجيا إدارة الأحداث حيث يمكنك توفير هذا الجانب منها. ومع ذلك ، ستحتاج إلى فحص تكاليف التكنولوجيا لمعرفة ما إذا كان من الأفضل جلب فريق تكنولوجيا الحدث الخاص بك بدلاً من الاستئجار من خلال المكان. 

5. إنشاء الميزانية التقديرية للدخل مقابل المصروفات

بمجرد حصولك على فكرة جيدة عما تتوقع أن تنفقه على هذا الحدث ، يمكنك بعد ذلك إعادة النظر في مبيعات التذاكر الخاصة بك وكيف سيكسبك هذا الحدث المال. استثمر في قالب الحدث، يمكن أن يساعدك ذلك في الحصول على فكرة أفضل عن نفقاتك. لنفترض أنك قدّرت جميع نفقاتك وترى أنك بحاجة إلى بيع 2,000 تذكرة مقابل 1,000 دولار لكل منها لتحقيق التعادل. في هذه الحالة ، ستحتاج على الأرجح إلى التقييم

أ) ما إذا كان يمكنك بيع العديد من التذاكر بهذا السعر ،

ب) ما إذا كان الأمر يستحق القيام بذلك ، و

ج) حيث يمكنك خفض التكاليف لتقديم أسعار تذاكر ميسورة التكلفة (إذا كان هذا جزءًا من هدفك). 

ابدأ في رسم تقديرات مختلفة للمبيعات حتى تتمكن من التخطيط لاستراتيجيات المبيعات الخاصة بك. إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على ارتفاع التذاكر ، فمن المحتمل أن يكون لديك حملة تسويقية مباشرة تناسب ذلك. لا ينبغي أن تجبرك نفقاتك على التعادل ، إلا إذا كنت عازمًا على استخدام أساليب تسويقية طويلة المدى. 

6. أعد تقييم أهداف الميزانية للحدث الخاص بك لتحديد مجالات توفير المال

في أغلب الأحيان ، إذا لم يكن لديك ميزانية ثابتة أو إذا كان هذا هو الحدث الأول لك ، فقد تجد أنك شديد الحماس في التخطيط لنفقات الحدث. ومع ذلك ، فإن بعض مخططي الأحداث هم عكس ذلك ، ولا يمنحون أنفسهم أو فريقهم أي مساحة للتنفس. 

حاول إيجاد التوازن المثالي لفريقك. لا يمكنك ولا يجب أن تعمل بميزانية صارمة ، وهذا من شأنه أن يسبب مخاوف كبيرة أثناء الحدث. مع أي حدث ، يجب أن تبحث عن طرق لتوفير المال ، حيث يؤدي ذلك دائمًا إلى زيادة عائد الاستثمار أو الربح. اختيار منصة تقنية حدث قابلة للتطوير بسهولة يعطيك فكرة واضحة عما يمكنك أن تحصل عليه من كل عملية بيع للتذكرة. 

تقييم أهداف الميزانية الحدث

ضع في اعتبارك الطرق التي يمكن أن يخفض بها مكان الحدث التكاليف. ضع في اعتبارك أن تطلب من محاميك مراجعة العقد حتى لا تصبح علامتك التجارية مسؤولة عن أي أضرار أو حوادث تحدث في هذا الحدث. يمكنك أيضًا العثور على بعض الثغرات حيث يمكنك خفض التكاليف المرتبطة بالمكان ، وتقديم الطعام ، وإمدادات الأحداث ، والتسويق ، والمزيد. 

إذا لم تتمكن من خفض التكاليف ، ففكر في الطرق الأخرى التي يمكن من خلالها لهذا الحدث أن يربح لك المال ، بما في ذلك إيرادات الرعاية و لجمع التبرعات

7. احسب دائمًا الحوادث أو الطوارئ

حتى الحدث المخطط له بشكل مثالي سوف يتحمل بعض التكاليف غير المتوقعة. لا بد أن ينشأ شيء ما من الحاجة إلى مواد تسويقية في اللحظة الأخيرة إلى مشكلات مهمة مع تقنية الحدث. قد تجد أن المتحدث لم يعد قادرًا على الحضور ، وقد تضطر إلى تعويضه بطرق أخرى أكثر تكلفة. 

لديك صندوق يوم ممطر يمكن الوصول إليه في الموقع لمشكلات من هذا القبيل. ضع في اعتبارك تخصيص ميزانية إضافية من 10 إلى 20٪ من ميزانية الحدث لديك. يمكنك حتى الحصول على بعض هذه الأموال من خلال جزء من مبيعات التذاكر. أي مبالغ غير مستخدمة ستعود إلى الربح. 

مع وجود هذه الأموال الإضافية في متناول اليد ، ستكون مستعدًا جيدًا لأي عوائق تعترض طريقك. 

8. حافظ على مبادرات إعداد الميزانية الخاصة بالحدث الخاص بك وتنظيم النفقات

أثناء تنقلك في ميزانية الحدث ، تأكد من الاحتفاظ بجميع الإيصالات الخاصة بك ، وتوثيق النفقات الواردة بانتظام وأي تكاليف كبيرة معروفة تأتي لاحقًا. ستحتاج إلى الإبلاغ عن هذه النفقات لاحقًا للأغراض الضريبية والمحاسبية ، وسيؤدي تنظيم هذه البيانات الآن إلى إعدادك للنجاح. 

احتفظ بجدول بيانات يحتوي على النفقات الشهرية لمعرفة ما تحتاجه كل شهر قبل الحدث. قد تحتاج إلى جعل بعض النفقات في وقت مبكر لتعويض التكاليف الرئيسية بالقرب من الحدث. سيؤدي ذلك أيضًا إلى الحفاظ على تنظيم فريقك عندما يتعلق الأمر بالتخطيط. 

 

يمكن أن تكون الميزانية لأي حدث من حيث الحجم أمرًا صعبًا. ومع ذلك ، بصفتك منظم حدث ، عليك أن تراقب الميزانيات بحيث يمكن لحدثك زيادة الأرباح إلى أقصى حد وتحقيق النجاح. ضع في اعتبارك العمل مع محاسب أو مخطط مالي حتى تتمكن من وضع الميزانية بشكل صحيح.

هل تحتاج إلى مساعدة لمعرفة الأدوات والبرامج المناسبة التي تناسب ميزانية الحدث الخاص بك؟ كن على اتصال اليوم ويمكن لخبراء الأحداث لدينا أن يوضحوا لك الطرق البسيطة التي يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في أهداف الميزانية الخاصة بالحدث. 

 

اعلان عن فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.