حاول مجانا كتاب التجريبي

الأشياء المختلطة التي يحتاج الحاضرون إلى معرفتها للحدث الهجين التالي

صورة مميزة - أشياء يجب أن يعرفها الحاضرون المختلطون للحدث الهجين التالي

لنكن صادقين - بالنسبة للعديد من الأشخاص ، يعد حضور حدث هجين أمرًا جديدًا ومثيرًا! يعد تحميل البث المباشر وتسجيل الدخول إلى الدردشة المباشرة أمرًا مألوفًا بدرجة أقل من الظهور في مؤتمر ، وحرصًا على جمع أكياس الهدايا والاختلاط. 

نظرًا لأننا حضرنا المزيد والمزيد من المؤتمرات أو الاجتماعات أو أحداث التواصل شخصيًا ، فقد أصبحنا على دراية بعملياتهم القياسية. أشياء مثل إلى أين تذهب ، وماذا تفعل ، وكيف تتصرف أصبحت طبيعية إلى حد ما. بينما مؤتمر مختلط ، اجتماع مختلط ، أو حدث الشبكات المختلطة ليس بالضرورة مفهومًا جديدًا ، فهي جديدة بالنسبة للكثيرين ، ولا يزال الناس يحصلون على اتجاهاتهم عندما يتعلق الأمر بهم. 

خلاصة القول هي أنك تريد أن تجعل الحاضرين في الحدث ، سواء أكانوا شخصيًا أم عبر الإنترنت ، مرتاحين قدر الإمكان. خاصة مع COVID-19 وظهور إجراءات التباعد الجسدي والاحتياطات الإضافية ، فإن تزويد الحاضرين بأكبر قدر من المعلومات حول ما يجب القيام به هو موضع تقدير جيد ومتوقع تقريبًا. 

كن استباقيًا وقم بإعداد حاضرك الشخصي والظاهري المختلط بالعناصر التالية و تقديم المعلومات بوضوح لهم. اجعل الأمر بسيطًا ، وحاول التثقيف في الوقت المناسب حتى تصل المعلومات إليهم عندما يحتاجون إليها. 

كن واضحًا بشأن بروتوكولات COVID-19

صورة مميزة - كن واضحًا بشأن بروتوكولات COVID-19

بالنسبة لأي حدث مباشر مع جمهور مادي خلال جائحة COVID-19 ، يحتاج كل منظم حدث إلى التأكد من ذلك بروتوكولات COVID-19 في المكان المناسب. وبالنظر إلى أن البروتوكولات المحلية المطلوبة يمكن أن تتغير في ثانية ، يحتاج محترفو الأحداث إلى التفكير في مجموعة متنوعة من الخيارات. 

لهذه الأسباب ، من بين أمور أخرى ، من الضروري أن يقوم منظم الحدث بإبلاغ السيناريوهات المحتملة بوضوح إلى الضيوف شخصيًا. قد يشمل ذلك:

  • توصيل مجموعة أساسية من البروتوكولات التي يجب أن يتوقعها الحاضرون. قد يشمل ذلك أشياء مثل التباعد الاجتماعي وارتداء الأقنعة والأشياء القابلة لإعادة الاستخدام. 
  • حدد بوضوح الأشياء غير القابلة للتفاوض. إذا ظهر أحد الحاضرين ولم يلتزم بأمر غير قابل للتفاوض ، فهو بالفعل على دراية بالعواقب. 
  • إذا كان الحاضرين شخصيًا مطالبين بالعزل الذاتي أو إجراء اختبار ، فقم بالإبلاغ بوضوح عن كيفية القيام بذلك وأي آليات دعم موجودة في الحدث الخاص بك لدعم ذلك. 
  • أبلغ الحاضرين المستقبليين بالطريقة التي سيبقيهم بها الحدث على اطلاع. 
  • التواصل حول كيفية إبقاء الحاضرين على اطلاع دائم بالتغييرات ؛ يجب أن يكون الحاضرون مسؤولين عن مواكبة المتطلبات المحددة للحدث الخاص بك ويجب عليهم التحقق من موقع الويب الخاص بالحدث بانتظام.

بغض النظر عن الطريقة التي تقرر بها توصيل بروتوكولات COVID-19 ، تأكد من أن التوجيهات واضحة وأنك تفهم ارتباك الناس. يمكنك تعيين قسم خدمة العملاء للإجابة الصارمة على الأسئلة المتعلقة ببروتوكولات COVID-19. 

تواصل مع الطرق التي يمكن للحاضرين أن يتفاعلوا بها مع كل من المكونات الافتراضية والشخصية

من المهم التركيز على العلاقات الافتراضية والشخصية حتى تتمكن من التواصل بشكل صحيح مع كل مجموعة حول كيفية حدوث التفاعلات بحيث يمكن الاستعداد عند حدوث الحدث الهجين. 

على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف اجتماعًا مختلطًا وسيكون لديك جمهور مباشر في الموقع ، فتأكد من إبلاغ جمهورك الافتراضي أن هذا يحدث. يمكنك حتى أن تملأ بعض التفاصيل. لا تريدهم أن يفاجأوا عندما يعلمون أن 10 دقائق للأسئلة والأجوبة مقسمة فعليًا بين جمهور عبر الإنترنت وشخصي. 

على الأرجح ، سيحتاج الحاضرون شخصيًا إلى التفاعل مع بعض المكونات الافتراضية في مرحلة ما أثناء الحدث المختلط. قد يحتاجون إلى التسجيل عبر الإنترنت وقم بتسجيل الدخول من خلال تطبيق الهاتف عند وصولهم إلى المكان. قد يكون الجدول على الإنترنت أيضًا لتوفير الورق أو للحد من عدد المنتجات المشتركة. 

في أي حال ، استعد بشكل كامل للحضور الشخصي والافتراضي من خلال توعيتهم مسبقًا. أرسل بريدًا إلكترونيًا مبكرًا يطلب منهم تنزيل تطبيق الحدث حتى يتمكنوا من طلب حضور جلسات معينة مبكرًا ، وتقديم المعلومات الديموغرافية ، وإعداد المكون الافتراضي الخاص بهم. 

سر على الحضور المختلط خلال عملية تسجيل الدخول

صورة مميزة - المشي الهجين الحضور من خلال عملية تسجيل الدخول

بالنسبة للحاضرين الافتراضيين ، من المهم أن يكونوا على دراية بالعملية التي تنطوي عليها "حضور" الحدث افتراضيًا. يعتمد على برنامج الحدث الافتراضي التي تستخدمها ، قد يحتاج جمهورك الافتراضي إلى:

  • تنزيل برنامج
  • تثبيت البرنامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم
  • قم بالتسجيل للحصول على حساب يمنحهم الوصول إلى البرنامج
  • قم بتسجيل الدخول إلى البرنامج
  • التسجيل والتسجيل للحصول على حساب

أرسل بريدًا إلكترونيًا يفصل ما يتعين عليهم القيام به. إذا كانوا بحاجة إلى تنزيل برنامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، فتأكد من أنهم يعرفون كيفية الوصول إلى هذا البرنامج ومتطلبات الأجهزة والبرامج. 

إذا كان الأشخاص الذين يحضرون الحدث شخصيًا يحتاجون أيضًا إلى الوصول إلى المكونات الافتراضية ، فسيحتاجون أيضًا إلى إرشادات حول تسجيل الدخول والتنزيل والتثبيت والإعداد بمجرد بدء الحدث. 

إبلاغ الحضور عبر الإنترنت حول متطلبات الحضور الافتراضي 

قد يكون الحصول على حاضرين افتراضيين لحضور الحدث الرقمي أمرًا صعبًا. هذا غالبًا لأن الحاضرين ينسون أن الحدث يحدث ، ويشعرون بالارتباك بشأن كيفية "الوصول" إلى الحدث ، وليسوا متأكدين من العمليات. 


تأكد من أنهم يعرفون كيفية حضور الحدث. على سبيل المثال ، إذا كان سيتم إرسال رابط الحدث عبر البريد الإلكتروني إلى الحاضرين في الحدث ، فأخبرهم أنه سيتم إرساله عبر البريد الإلكتروني قبل حوالي ساعة من الحدث وما إذا كان يمكنهم النقر فوق الارتباط حتى قبل بدء الحدث أم لا. 

تتطلب بعض المؤتمرات المختلطة أن يحضر الحاضرون جلسة أو مقدم عرض واحد على الأقل من أجل جني نوع من الفوائد (مثل الكتاب الإلكتروني المجاني أو المحتوى المسجل). قم بتوصيل هذا بوضوح إلى جمهورك البعيد مسبقًا حتى لا يكون لديك حاضرين ساخطين بعد الحدث. 

تثقيف حول ميزة وإرشادات الدردشة الحية

صورة مميزة - تثقيف حول ميزة وإرشادات الدردشة الحية

سيحتوي برنامج الأحداث عبر الإنترنت على ميزة الدردشة الحية ، والتي تتيح للحاضرين عبر الإنترنت طرح الأسئلة أو الرد على استطلاعات الرأي أو التحدث بشكل عام إلى الحاضرين الآخرين عن بُعد في الوقت الفعلي. ميزة الدردشة الحية مفيدة للغاية لـ مشاركة الحضور ويمكن لمقدم الجلسة استخدامه للتفاعل مع الجماهير عبر الإنترنت ، وتقديم معلومات ملخصة ، وتلقي التعليقات ، والتعلم من الجمهور عبر الإنترنت. 

يمكن استخدام ميزة الدردشة الحية بشكل فعال لمشاركة الجمهور ولكن يمكن أيضًا إساءة استخدامها من قبل الحاضرين المارقين. عندما يقوم الحاضرون عبر الإنترنت بالتسجيل لأول مرة ، فإنهم بحاجة إلى معرفة قواعد الدردشة المباشرة. 

يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل برنامج chatbot الذي ينبثق في نافذة الدردشة الخاصة بكل فرد على الإنترنت ويبلغهم بشرح مبسط لميزة الدردشة المباشرة. يمكن أن يشير إلى سياسة ، والتي يمكن العثور عليها في قسم الإعدادات أو موارد الحدث ، أو ببساطة اطلب من الحضور أن يظلوا ودودين. 

إذا كان الوسيط يتفاعل مع الدردشة المباشرة ولم يتم محاكاة الحدث على الهواء مباشرة ، فتأكد من أن المشرف على دراية بميزات الدردشة المباشرة والطرق التي يتوقع أن يتفاعل بها الجمهور معها. 

إبلاغ الحضور الفعلي بإعداد وتنظيم الحدث

لكل من الحضور الشخصي والافتراضي ، هناك بعض العناصر الهيكلية التي قد يرغب الحاضرون في معرفتها. على سبيل المثال ، هل جميع مناطق مكان الحدث المادي مفتوحة؟ هل غسل اليدين مطلوب عند الاقتراب من غرفة معينة؟ 

تأكد من تقديم أي معلومات إضافية إلى الحاضرين الفعليين حتى إذا كنت تعتقد أنك قمت بتغطيتها بالكامل ضمن بروتوكولات COVID-19. تأكد من أن هذه المعلومات تتماشى مع المعايير الحالية في صناعة الأحداث. 

في الواقع ، قد يرغب بعض الحاضرين في التعرف على المنطقة ، بما في ذلك الموقع الجغرافي وإعداد موقف للسيارات والتخطيط المادي للمكان. قدم كل هذه المعلومات إليهم كما كنت ستفعل قبل احتياطات COVID-19. يمكنك أيضًا تحديد المساحات التي تقع تحت مكان الحدث وما لا يخضع لسيطرتك. إذا كان ذلك مفيدًا ، فقم بتزويد الحاضرين بخريطة أرضية لمكان الحدث.

قدم نظرة عامة على برنامج تخطيط الأحداث للحضور الظاهري

على الرغم من أنه ليس مطلوبًا لجميع المشاركين عن بُعد ، فإن نظرة عامة حول كيفية التنقل في تقنية الحدث وكل مكون افتراضي و برنامج تخطيط الأحداث يمكن أن يفيد الحاضرون الافتراضيون الجدد أو المتوترين. يحب بعض المشاركين أن يكونوا مستعدين قبل الحدث ، وإذا رغبوا في ذلك ، فقد ينظرون إلى الموارد عبر الإنترنت للتعرف على البرنامج. 

يمكنك تقديم هذه النظرة العامة كمنصة إرشادية افتراضية (باستخدام تقنية 360 درجة) أو كتجول مسجل وصوت. تأكد من أن كل عنصر افتراضي مميز وواضح ، وأن الحضور يفهمون الغرض من كل قسم. 

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان النظام الأساسي للحدث الافتراضي مزودًا بتطبيق حدث للجوال ، فقد ترغب أيضًا في التثقيف حول هذه الميزة وأي شكوك حول استخدامها.

من خلال توفير جولة تفصيلية لقاعة العرض الافتراضية وأكشاك البائعين وكيفية التفاعل مع كل مقدم من خلال النظام الأساسي للندوة عبر الإنترنت ، فمن المرجح أن يتمتع الجمهور عبر الإنترنت بتجربة افتراضية أكثر إيجابية.  

التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي وسياسات التسويق

يحتاج المشاركون الشخصيون والافتراضيون إلى الموافقة على استخدام الصور الشخصية في مواد التسويق ووسائل التواصل الاجتماعي. 

نسّق مع مسوق الحدث لتحديد السبل التي سيتم فيها الترويج للمحتوى. ثم تأكد من حصولك على هذه الموافقة قبل الحدث حتى تكون متأكدًا من نوع الوسائط التي يمكن استخدامها في منشورات وسائل التواصل الاجتماعي ولتسويق الأحداث للأحداث المستقبلية. 

الأحداث الهجينة هي تجربة جديدة لكثير من الناس. بصفتك منظمًا أو مضيفًا أو مخططًا لحدث ، كلما زادت ما يمكنك فعله لجعل الحاضرين والمشاركين يشعرون وكأنهم في المنزل ، كان ذلك أفضل. من خلال توصيل النقاط المذكورة أعلاه بعناية ، سيعرف الحاضرون المختلطون ما يمكن توقعه منك وما تتوقعه منهم أثناء الحدث الهجين الخاص بك. 

 

اعلان عن فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.