حاول مجانا كتاب التجريبي

كيفية إدارة توقعات الحضور حول الأحداث الافتراضية

صورة مميزة- كيفية إدارة توقعات الحضور حول الأحداث الافتراضية

تعد استضافة حدث افتراضي طريقة رائعة للتواصل مع جمهورك والترويج لعلامتك التجارية بطرق جديدة ومثيرة. لذلك عندما يحين وقت استضافة الحدث عبر الإنترنت ، فأنت تريد أن تكون مستعدًا لكل شيء تقريبًا.

كمنظمين للحدث ، نقضي الكثير من الوقت في إعداد المحتوى وتسويق الحدث الافتراضي وتنظيم تجربة الحضور. وفي كل هذا الانشغال ، نتجاهل جانبًا مهمًا جدًا من الحدث الافتراضي ، وهو توقعات الحضور.

قد يأتي الحاضرون إلى الحدث الافتراضي الخاص بك من عدد من وجهات النظر والتوقعات وأنماط الحياة. ليس من وظيفتك التحكم في كل هذه الجوانب ، لكن يجب أن تأخذها في الاعتبار. يمكن أن تؤدي إدارة توقعات الحضور إلى تحسين تفاعل الجمهور وزيادة احتمالية وجود حدث افتراضي ناجح. تابع القراءة لمعرفة كيفية القيام بذلك!

فهم توقعات الحضور الافتراضية المحتملة

تمثل الأحداث الافتراضية ، التي استمرت في الارتفاع منذ أكثر من عقد من الزمان ، وتم تعزيزها بسبب جائحة COVID-19 ، مجموعة معينة من التحديات التي تختلف بشكل واضح عن الأحداث الشخصية. يختار الحاضرون المشاركة في الأحداث الافتراضية لعدد من الأسباب ، ومنذ ظهور COVID-19 ، تغيرت هذه الأسباب.

بشكل عام ، يأتي الجمهور الافتراضي (غير المتأثر بـ COVDI-19) إلى الأحداث عبر الإنترنت مع التوقعات التالية:

  • إنهم يحضرون الحدث الرقمي بدافع الراحة
  • من المحتمل ألا يتمكنوا من حضور الحدث المادي إما بسبب الجدولة أو التكلفة أو الموقع
  • إنهم يبحثون عن أجزاء معينة من المعلومات بدلاً من معرفة عامة حول موضوع ما
  • قد يكون لديهم فكرة عن العلامة التجارية أو المنتج أو المعلومات التي يتم مشاركتها ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا
  • من غير المحتمل أن يكونوا مهتمين تمامًا بالمؤتمر الافتراضي أو المعرض التجاري الافتراضي أو الاجتماع الافتراضي
  • لا تعد الشبكات دائمًا أولوية أعلى نظرًا لأن الشبكات تقريبًا ليست مريحة مثل الشبكات الشخصية
  • إنهم مهتمون بإجراء هذا الحدث كضوضاء في الخلفية

قبل ظهور COVID-19 ، رأينا حضور أحداث افتراضية ، أو حتى أ حدث هجين، باعتبارهم الحاضرين الذين يسعون للحصول على مزيد من المعرفة حول موضوع معين والحصول على ميزة في هذه الصناعة.

في حين أن هذه التوقعات لم تكن هي الحال دائمًا ، فقد يدرك مخطط الحدث الافتراضي أن عددًا قليلاً فقط من الحاضرين عبر الإنترنت سيكونون منخرطين بشكل كبير في المحتوى. قد يأتي باقي الجمهور عبر الإنترنت إلى المؤتمر الافتراضي أو الاجتماع الافتراضي أو الحدث الافتراضي كمهمة أخرى في يوم مزدحم بخلاف ذلك.

الآن ، مع ظهور جائحة COVID-19 ، رأينا جميع أحداثنا تتحول إلى تنسيق افتراضي ، حتى لو لم يكن هذا النمط من إنتاج الأحداث منطقيًا بالنسبة للعلامة التجارية. لذلك ، أُجبر جميع المشاركين ، الذين كان العديد منهم على حضور الحدث شخصيًا إذا استطاعوا ، على الحضور عبر الإنترنت. مع وجود الكثير من المنافسة في مساحة الأحداث الافتراضية ، يمكن لإدارة توقعات الجمهور تحسين علامتك التجارية القبول والنجاح.

رسم خرائط الجماهير الافتراضية

ليس من المستغرب أنه بسبب هذا التغيير ، يرى مخططو الأحداث أنواعاً مختلفة من الجماهير تحضر الأحداث عبر الإنترنت. بهذه الطريقة ، لا ينبغي أن يحسب مخططو الأحداث جميع أنواع الجمهور عبر الإنترنت. يحتاج مخططو الأحداث إلى معالجة كل هذه الأنواع المختلفة من الجماهير وتوقعاتهم لضمان سير الحدث بسلاسة.

عند معالجة توقعات الحضور ، تأكد من تحديد الجماهير المختلفة وأهداف الجمهور وشخصيات العملاء. هذا أمر حيوي للإدارة توقعات الحضور لأنك بحاجة إلى فهم سبب وجود الحاضرين في حدثك الافتراضي.

حاول تحديد:

  • المعرفة أو الموارد أو الاتصالات المحددة التي يتطلع الجمهور إلى إجرائها في حضور الحدث الخاص بك
  • النقاط الرئيسية التي يبحث عنها أفراد الجمهور
  • أسباب حضور الحاضرين الافتراضيين للحدث (وهل كانوا سيحضرون الحدث شخصيًا إذا كانت الفرصة متاحة)
  • أنواع الجمهور حسب نقاط الألم

توفير اتصال واضح

بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عن شخصيات جمهورك عبر الإنترنت ، يمكنك بعد ذلك البدء في التواصل مع هؤلاء الجمهور حتى يتعاملوا مع الحدث بتوقعات واضحة.

عند التواصل مع جمهورك ، تأكد من العثور على السبل التي من المحتمل أن يستخدموها. من المحتمل أن يتزامن هذا مع قنوات تسويق الأحداث الخاصة بك. قدم عناصر واضحة وقابلة للتنفيذ يمكنهم فهمها قبل الحدث. يجب أن يتم إعدادها مع نوع الحدث الذي تستضيفه (على سبيل المثال ، مؤتمر ، اجتماعات ، حدث شبكة اتصال) أو إذا كان هناك عدد من أنواع الأحداث أو الجلسات الأصغر في الحدث الفردي.

جدول الحدث والمقدمين معطى. ستمنح تفاصيل الجلسة ، مثل المتحدثين وخلفياتهم ونظرة عامة موجزة عما سيتحدثون عنه ، الفرصة المناسبة للجمهور للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها والحضور فقط عندما يحتاجون إليها.

يحتاج الجمهور عبر الإنترنت أيضًا إلى الاستعداد لمنصة الأحداث الافتراضية. في حين أن هذا لا ينبغي أن يكون المصدر الرئيسي للاتصال ، إلا أنه مهم ويجب إرساله بلغة واضحة ، في قنوات توزيع سهلة المصدر ، وبإرشادات واضحة.

تصميم تجربة الحضور عبر الإنترنت

تتضمن تجربة الجمهور عبر الإنترنت كل شيء بدءًا من رسائل البريد الإلكتروني التسويقية المبكرة للحدث وحتى تسجيل الحدث وجودة الفيديو. بصفتك منظمًا للحدث ، فأنت بحاجة إلى متابعة العملية الدقيقة التي يمر بها أحد الحاضرين من أجل الوصول إلى الحدث الخاص بك. هل الرسائل واضحة ويمكن الوصول إليها؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب إعادة تصميم التجربة الافتراضية.

قم بإنشاء اقتراح تجربة حضور أو قم بالمتابعة من خلال تلك الوثائق التي سيتبعها الحاضرون العاديون. من تجربة المواد التسويقية الأولى إلى التسجيل في الحدث ، وتسجيل الدخول إلى تكنولوجيا الحدث ، ووضع إشارة مرجعية لمقدمي العروض ، وما إلى ذلك.

من خلال الاستفادة من تجربة الحضور للأشياء ، ستفهم بشكل أفضل الحالة المزاجية والعواطف للحاضرين عند وصولهم إلى الحدث الخاص بك وتحسين تفاعل الحضور.

جولة حول تقنية الأحداث

على غرار تصميم تجربة الحضور الإجمالية ، تأكد من اختبار تقنية الحدث الخاص بك قبل الحدث. توفر تقنية الأحداث الذكية مثل Accelevents للمستخدمين إرشادات واضحة ، ولكن لا يزال يتعين عليك تكوين البرنامج للعمل مع علامتك التجارية. إذا كنت لا تستخدم علامة تبويب الشبكات ، فلا تتوفر هذه الخيارات للمستخدمين لديك.

امنح جمهور الإنترنت معلومات "بحاجة إلى المعرفة" ، مثل ما إذا كانوا سيحتاجون إلى التسجيل في النظام الأساسي قبل الحدث. يجب أن تكون أزرار التنقل داخل البرنامج واضحة للاستخدام ، وليست مشتتة للانتباه ، ولها تسميات واضحة.

تضع نفسك في مكانهم. هل سيفهمون الرموز والتسميات ومجالات منصة الحدث؟ إذا لم يكن الأمر واضحًا ، فقم بتقديم مواد تشرح هذه الملصقات.

الأسئلة الشائعة حول إنشاء حدث

الأسئلة الشائعة عن الأحداث هي إحدى أسهل الطرق لتعليم الجوانب الأساسية للأحداث الافتراضية بوضوح. تشجع الأسئلة الشائعة المزيد من العملاء على الاشتراك في حدث ما وتبقي الحاضرين عبر الإنترنت في المستقبل بعيدًا عن خدمات دعم العملاء. يمكن أن تتيح الأسئلة الشائعة حول الحدث الواضح لمنظمي الأحداث مساحة لأسئلة وإجابات معينة قد تكون مزعجة للغاية في عمليات إرسال البريد الإلكتروني.

اجعل الأسئلة الشائعة قصيرة ولطيفة ، مع نقاط واضحة للبحث ومكونات تفاعلية لتوفير المساحة. ضع في اعتبارك تحسين محركات البحث على صفحة الأسئلة الشائعة حيث سترغب في أن تكون هذه الصفحة ثقيلة على مُحسنات محركات البحث حتى يتمكن الحاضرون المحتملون والحضور المسجلون من العثور على الصفحة.

ستعمل الأسئلة الشائعة حول الحدث الافتراضي على تحسين مشاركة الجمهور لأنه من المرجح أن يكونوا أكثر تقبلاً للحدث وأن يتفاعلوا ويتفاعلوا مع الحاضرين الآخرين إذا لم يكن لديهم أسئلة ومخاوف كبيرة باقية.

ندوة تدريبية عبر الويب

يمكن أن يشمل التخطيط للحدث الافتراضي أيضًا ندوات تدريبية عبر الإنترنت ، والتي تعتبر مثالية لمقدمي الأحداث الافتراضية والحضور. يمكن أن يساعد تدريب الندوات عبر الإنترنت حول كيفية تشغيل النظام الأساسي وأفضل الممارسات للتقديم عبر الإنترنت والمزيد على مساعدة كل من المقدم والجمهور الافتراضي على الشعور براحة أكبر في البيئة الافتراضية.

إذا كنت غير قادر على تطوير ندوات تدريبية عبر الإنترنت ، فحاول العثور على ندوات عبر الإنترنت موثوقة. الندوات عبر الإنترنت هي شهادات يمكن أن تساعد الحاضرين على المدى الطويل ، حيث يمكن تطبيق هذه المهارات على الأحداث الافتراضية والمختلطة في المستقبل.

-

لن تؤدي إدارة توقعات الحضور إلى تحسين تجربة الحضور فحسب ، بل ستوفر أيضًا فرصة تجربة حدث افتراضي أكثر سلاسة. سيكون لدى الحضور والمقدمين على حد سواء تجربة أكثر إيجابية والتي ستنعكس بشكل إيجابي على العلامة التجارية.

فكر في استخدام Accelevents كتقنية الحدث الخاص بك ، وهي تقنية حدث ذكية وقابلة للتطوير يمكنها تحسين تجربة الحضور.

 

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.