حاول مجانا كتاب التجريبي

نصائح للتخطيط لحدث ناجح

نجاح الحدث تخطيط صورة الميزة

لا أحد يخطط لتخطيط حدث فاشل (أو على الأقل نأمل ألا يحدث ذلك) ، ولكن كما يعلم معظم منظمي الأحداث المحترفين ، تتفكك الأمور في بعض الأحيان. في بعض الأحيان ، لا تسير الأمور وفقًا للخطة.

ولكن ، هناك إجراءات يمكنك اتخاذها للتخفيف من حدة الكوارث وزيادة الاحتمالات بأن جميع عناصر الحدث ستقع في مكانها تمامًا.

من جمع التبرعات للجولف إلى مزادات صامتة; جمع التبرعات المدرسة, مؤتمرات الشركاتو أحداث افتراضية، هذه النصائح 12 للتخطيط لحدث ناجح هل غطيت!

نصيحة #1: حدد غرضك وأهدافك

أول الأشياء أولاً ، اكتشف "سبب" الحدث. إذا كنت لا تعرف سبب وقوع الحدث وماذا تأمل أنت أو المنظمة تحقيقه ، فسيكون من المستحيل اتخاذ قرارات صعبة أو خطط ملموسة.

هل يقام الحدث لجمع الأموال من أجل قضية خيرية؟ هل سيطلق الحدث منتجًا أو نشاطًا تجاريًا؟ هل تحاول أن تحصل على أكبر عدد ممكن من الناس عبر الباب؟ هل تحاول رفع الوعي؟

بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة ، سيكون لديك الأساس لبدء التخطيط منه. ستساعدك هذه المعلومات في تحديد الجمهور المستهدف للحدث وتتيح لك وضع أهداف قابلة للقياس وقابلة للتنفيذ من البداية.

نصيحة #2: وضع ميزانية

يعد التأكد من تعيين ميزانية (والتمسك بها!) جزءًا أساسيًا من التخطيط لحدث ناجح.

لا شيء يفسد الخطط تمامًا مثل نفاد الأموال. إذا كنت تعرف المبلغ الذي عليك إنفاقه ، فيمكنك حينئذٍ تعيين تفاصيل الحدث لتتماشى مع الميزانية.

الأشياء التي ستحتاج إلى مراعاتها في ميزانيتك هي:

  • المكان: سوف تشمل هذه التكلفة استئجار وكذلك أي رسوم الإعداد أو التأمين المطلوب.
  • طعام وشراب: قد يكون من الضروري تعيين موظفين خارجيين للخدمة والخدمة. تأكد من قصر مبيعات التذاكر على عدد الأشخاص الذين يمكنك إطعامهم في حدود ميزانيتك! في بعض الحالات ، قد يتم تضمين هذه التكلفة كجزء من رسوم مكانك.
  • الترفيه: تعتمد التكاليف المرتبطة بالترفيه على نوع الحدث الذي تخطط له. يمكن أن تشمل خيارات الترفيه مكبرات صوت للضيوف أو فرقة موسيقية أو دي جي أو أي شيء مختلف وفريد ​​من نوعه. تأكد من أن لديك أموال إضافية مخصصة للترفيه حتى تتمكن من تغطية أي رسوم سفر أو أماكن إقامة خاصة قد تكون مطلوبة. النظر في أي استئجار المعدات A / V التي قد تكون مطلوبة للفنانين الخاص بك.
  • ديكور المكان: مرة أخرى ، قد يتم تضمين بعض عناصر هذا في استئجار مكانك ولكن إذا كنت تخطط لوضع علامة تجارية كاملة على حدثك أو التأكيد على موضوع معين (ويجب عليك!) ، فسوف تحتاج إلى ترك مساحة له في ميزانيتك.
  • الترويج: الترويج للحدث هو مفتاح الأحداث الناجحة. يمكنك القيام بالكثير من العروض الترويجية على وسائل التواصل الاجتماعي مجانًا ولكن تأكد من ترك مساحة لشراء بعض الإعلانات في أماكن مثل Facebook إذا كان ذلك مناسبًا. اعتمادًا على جمهورك المستهدف ، قد يكون من الجيد أيضًا ترك مساحة للإعلانات المطبوعة في الصحف المحلية أو المنشورات الصناعية.
  • البرمجيات: إذا كنت تستخدم نظام التذاكر الحدث أو تخطيط البرامج ، تأكد من تضمين هذه التكاليف في ميزانيتك. هذه الأدوات يمكن تحسين التسجيل عبر الإنترنت و الحدث في الاختيار، وزيادة رضا الحضور.
  • أموال الطوارئ: في بعض الأحيان ، تحدث الأشياء. تأكد من وجود أموال إضافية في ميزانيتك لتغطية النفقات غير المتوقعة أو تغييرات اللحظة الأخيرة على خطتك الأصلية.

يعد وضع الميزانية والالتزام بها أمرًا ضروريًا لحدث ناجح

نصيحة #3: تعيين تفاصيل الحدث

بمجرد تحديد أهدافك وترسيخ ميزانيتك ، يمكنك البدء في تأكيد تفاصيل الحدث الخاص بك. لقد حان الوقت للبدء في التفكير في مكان وموعد هذا الحدث الخاص بك. اختيار التاريخ و البدء في النظر في الأماكن. تأكد من إعطاء نفسك الكثير من الوقت. إذا سمحت لنفسك بشهور 4-6 ، فسيتاح لك الوقت الكافي للتوصل إلى التفاصيل واستئصال أي تجاعيد ، مما يضمن حدثًا أكثر نجاحًا (وأقل إرهاقًا).

انتبه لأي عطلة دينية أو مدرسية ، وإذا أمكن ، حاول تجنب حجز هذا الحدث الخاص بك في نفس الوقت الذي تفعل فيه الأحداث الكبيرة الأخرى في المدينة.

لا تنس التحقق من هذه التواريخ مع السماعات أو الفنانين الذين تريد الحجز للتأكد من توفرهم.

مع وجود التاريخ والمكان ، يمكنك العمل على حجز أي بائعين خارجيين قد تحتاجهم وترسيخ استراتيجية التسويق الخاصة بك.

نصيحة #4: إنشاء أدوار الفريق

من الجيد دائمًا إنشاء أدوار واضحة لفريق إدارة الأحداث لديك. وبهذه الطريقة ، يعرف الجميع مسؤولياتهم ويمكنك ، كمخطط الأحداث ، أن تعرف من تتحدث إليه إذا كان لديك اهتمام محدد.

يعتمد عدد الأدوار التي تحتاجها على نوع وحجم الحدث الذي تخطط له. ولكن بصفة عامة ، ستحتاج إلى شخص يدير التسويق ، ومبيعات / استفسارات التذاكر ، والفنانين ، وأماكن إقامة الحفار ، والتسجيل أو تسجيل الوصول في يوم الحدث.

قبل تعيين هذه الأدوار ، قد يكون من المفيد صياغة مستند يحدد مهام ومسؤوليات كل دور بوضوح. القيام بهذا يعني أن الفريق بأكمله يمكنه معرفة ما هو متوقع منهم ومعرفة من يجب أن يتحدثوا إليه في حالة حدوث شيء ما على جانب الطريق.

إذا كان لديك متطوعون يعملون في عناصر هذا الحدث الخاص بك ، فتأكد من وجود عضو في الفريق مسؤول عن المتطوعين ومجموعة واضحة من المهام لهؤلاء المتطوعين. أنت لا تريد أن يقف أي شخص حوله بالملل.

نصيحة #5: إنشاء جدول زمني

في وقت مبكر من مراحل التخطيط الخاصة بك ، ووضع جدول زمني أو قائمة بالنسبة لك وفريقك. تشمل المواعيد النهائية الصعبة وتعيين الشخص المسؤول عن المهام المحددة. هذه هي أفضل طريقة للحفاظ على تقدم فريقك بأكمله إلى الأمام وضمان عدم إغفال أي شخص للأهداف والغايات التي تم تحديدها في بداية عملية التخطيط.

هذه طريقة فعالة وبسيطة للتأكد من بقاء جميع الأطراف المعنية على المسار الصحيح وأن يتم تنفيذ جميع الأشياء الضرورية متى وكيف من المفترض أن يتم ذلك.

يعد الجدول الزمني للتخطيط للحدث أيضًا طريقة جيدة للتأكد من معالجة أي مشاكل تنشأ في الوقت المناسب.

وضع والتمسك بجدول زمني لحدث ناجح

نصيحة #6: استخدام مسح العلامة التجارية

العلامة التجارية الحدث سوف تحدد وتميز الحدث الخاص بك عن طريق إخبار الحضور من أنت وماذا عن. يسمح لك بلعب دور أكبر في تجربة الحضور لهذا الحدث.

تأكد من أن علامة الحدث الخاصة بك مرئية في جميع نقاط اللمس. هذا يعني استخدام شعار الحدث وسطر العلامة قدر الإمكان. عندما لا تكون قادرًا على استخدام الشعار ، تأكد من استخدام نظام الألوان الخاص بك.

بجعل علامتك التجارية متسقة ، فإنك تنشئ رابطة واضحة للحضور. تعمل العلامات التجارية الواضحة على الحد من الخلط بين الرسائل والتخمين ، مما يتيح للناس الاستمتاع فقط بأنفسهم. يُعد الاستمتاع بالحضور جزءًا أساسيًا من نجاح الحدث ، وسوف ينعكس ذلك في ردود استطلاع الرأي بعد الحدث.

نصيحة #7: البحث عن الرعاية

الرعاية ضرورية لنجاح الحدث حيث يمكنهم تقديم شيئين: الإثبات الاجتماعي والمال.

إذا كنت تستطيع جذب الرعاة لهذا الحدث الخاص بكسواء أكانت أعمالًا تجارية محلية أم علامات تجارية محلية كبيرة الحجم ، فسوف تمنح هذا الحدث مستوى معينًا من المصداقية. نظرًا لأن من المرجح أن يثق جمهورك بهذه العلامات التجارية ، فإن هذه الشراكة ستجعلهم أكثر ثقة في ثقتك كذلك. يمكن للرعاية أن تضيف شرعية ، لا سيما إلى الأحداث الجديدة ، وأن تتحقق من صحة أهدافك في أعين الحضور.

وبالطبع ، يمكن أن تساعدك الشراكة مع بعض العلامات التجارية على جذب شريحة معينة من جمهورك قد يصعب الوصول إليها.

يمكن أن تزودك الرعايات أيضًا بتدفق نقدي قد يساعد في زيادة ميزانية حدثك. قد تكون أموال الرعاية ما هو ضروري لمساعدتك في جذب العناصر الأكبر والأكثر إثارة في هذا الحدث.

نصيحة #8: تعيين استراتيجية تسويق الأحداث

لا يمكنك استضافة حدث ناجح دون استراتيجية تسويقية مناسبة. يعتمد مدى دقة هذه الاستراتيجية على حجم ونوع الحدث الخاص بك.

تبدأ من خلال إنشاء موقع الحدث ذات العلامات التجارية. استخدم هذا كنقطة انطلاق. بمجرد بناء هذه الصفحة ، يمكنك مشاركتها مع منصات التواصل الاجتماعي وبدء حملة تسويق عبر البريد الإلكتروني.

على موقع الويب الخاص بك ، احتفظ بالأشياء جديدة من خلال مشاركة أي محتوى مدون ذي صلة ، وراء تفاصيل الكواليس ، وإلقاء نظرة خاطفة على مقاطع الفيديو إذا كان ذلك مناسبًا.

استفد من وسائل التواصل الاجتماعي للوصول إلى جزء أكبر من جمهورك المستهدف. لا يمكنك فقط استخدام هذه المنصات لإشراك الناس ، ولكن يمكنك أيضًا شراء إعلانات لتوسيع نطاق وصولك. النظر في إنشاء الإعلانات التي تستهدف جمهور يشبهه. وهذا يعني أن الإعلانات سوف تستهدف الأشخاص الذين من المحتمل أن يكونوا مهتمين بالحدث الخاص بك لأنهم يشاركون صفات مشابهة لجمهورك الحالي.

أحد أكثر الأشياء الفعالة التي يمكنك القيام بها على وسائل التواصل الاجتماعي هو إنشاء علامة تصنيف. سيؤدي ذلك إلى توليد ضجة وإعطاء الناس شيئًا لمشاهدته عندما يريدون معرفة ما يقوله الناس. إنها أيضًا طريقة لتشجيع المحتوى الذي ينشئه المستخدم وزيادة المشاركات.

من المؤكد أن وسائل التواصل الاجتماعي هي الغضب ولكن لا تنس الترويج للترويج لهذا الحدث من خلال الأشكال التقليدية للإعلان. يمكن أيضًا أن تكون ملصقات الأحداث / النشرات الإعلانية والإعلانات المطبوعة في الصحف أو المنشورات التجارية والبث الإذاعي و / أو لوحات النشر المجتمعية وسيلة فعالة للوصول إلى جمهورك ونشر الكلمة.

نصيحة #9: تعيين "يوم من" جدول أعمال

يمكن أن يكون يوم الحدث مرهقًا لمدير الحدث. حدد نفسك للنجاح من خلال وضع جدول زمني وقائمة المهام.

تأكد من أن الجميع يعرفون متى يفترض أن يصلوا إلى مكان الحدث وأنهم يعرفون بالضبط ما يجب فعله عند وصولهم.

قم بإجراء جولة تجول في وقت مبكر قبل وصول الحضور. هذا سيساعدك على اكتشاف أي مشاكل أو أشياء في اللحظة الأخيرة تحتاج إلى معالجة. بمجرد اكتمال التنقل ، اجتمع مع فريق عمل قصير للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. أرسل كل شخص إلى منشوراته ثم مرر مرة أخرى للتأكد من أن كل شخص لديه ما يحتاجه.

لا تنسى أن تشمل teardown المكان وتنظيف كجزء من جدول الأعمال / قائمة المراجعة الخاصة بك. أنت لا تريد أن تكون الشخص الوحيد المتبقي في نهاية الحدث!

نصيحة #10: لديك خطة للطوارئ

في بعض الأحيان تسوء الأمور. إنها فكرة جيدة أن يكون لديك خطة احتياطية للتخفيف من الكوارث.

لديك بائعين بديلين ، المطاعم، وحتى في مكان بديل في الاعتبار حتى تتمكن من إجراء تغييرات إذا لزم الأمر.

على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف حدثًا في الهواء الطلق ، فتأكد من أن لديك ترتيبات قائمة للتعامل مع الطقس العاصف. نعم ، مديرو الأحداث أقوياء لكن حتى الآن ، لم نسمع عن أي شخص تمكن من السيطرة على الطبيعة الأم!

في هذا المثال ، ربما ستقوم باختيار خيمة الأحداث ، أو تحديد موعد للمطر ، أو اختيار مكان داخلي كنسخة احتياطية.

سيتعين تحديد خطة الطوارئ حسب نوع الحدث وحجمه وميزانيتك ، ولكن إذا كنت تريد أن ينجح هذا الحدث ، فاستعد دائمًا لسيناريو الحالة الأسوأ.

كن مستعدًا لأي نوع من التغيير في يوم الحدث

نصيحة #11: جمع تقييم ما بعد الحدث والتعليقات

يتم بناء الأحداث الناجحة غالبًا على ظهور الأحداث الأخرى. أرسل مسح ما بعد الحدث لقياس تجربة الحضور.

الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها تحسين الأحداث الخاصة بك هي معرفة ما حدث بشكل صحيح ، وما الخطأ الذي حدث وأفضل طريقة لجمع هذه المعلومات هو أن تطلب فقط.
تضمين أسئلة حول:

  • مكان
  • المطاعم
  • ترفيه
  • والتجربة الشاملة

إنها لفكرة جيدة أيضًا إرسال استبيان للمتطوعين في الحدث والجهات الراعية للحدث. مرة أخرى ، سيساعدك هذا على تحديد أي فجوات في مؤسستك وتحسين علاقتك مع الرعاة.

-

في Accelevents ، نحن نعرف مقدار العمل الذي يتم في إنشاء حدث. لاستضافة حدث ناجح ، تحتاج إلى إعداد نفسك بشكل صحيح. باتباع هذه النصائح ، ستكون في وضع جيد لاستضافة حدث يصبح حديث المدينة لجميع الأسباب الصحيحة!

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.