حاول مجانا كتاب التجريبي

أهم 5 عوامل يجب مراعاتها للحفاظ على حدثك الهجين آمنًا

السلامة في المناسبات

 

بالنسبة للعديد من محترفي الأحداث ، لقد مر وقت طويل منذ التخطيط أو استضافة حدث مباشر. ولكن بدلاً من السماح لـ COVID-19 بإيقاف العالم ، وجدت صناعة الأحداث طريقة للتكيف. من خلال احتضان الأحداث الافتراضية ، تمكن المنظمون من تقديم المحتوى إلى الجماهير المتحمسة. 

الأحداث الاجتماعية الافتراضية شائعة الآن. وقد أدت هذه الأحداث دورًا لائقًا في إبقائنا على اتصال. ومع ذلك ، فإن الحدث الافتراضي لن يحل أبدًا محل مباهج الحدث في الموقع والتفاعل مع الآخرين. 

نظرًا لأن اللقاحات أصبحت متاحة بسهولة ، يتطلع منظم الحدث الذكي إلى المستقبل. وأحد الاتجاهات الناشئة الرئيسية هو الأحداث الهجينة. الأحداث الهجينة لها مكونات افتراضية ومكونات شخصية. ولكن كيف يمكنك استضافة حدث بحضور شخصي مع الحفاظ على سلامتهم من مخاطر الوباء التي لا تزال موجودة؟

إذا كنت ترغب في استضافة حدث مختلط ناجح ، فأنت بحاجة إلى إعطاء الأولوية لصحة وسلامة الحضور. لمساعدتك على التنقل في هذا المشهد الصعب ، قمنا بتجميع هذه القائمة من نصائح الأمان المختلطة للأحداث!

أفضل 5 طرق مثبتة للحفاظ على أمان الحدث الهجين التالي

هناك الكثير مما يجب التفكير فيه عند التخطيط لحدث من أي نوع. والتخطيط لحدث خلال جائحة عالمي يضيف المزيد من التعقيدات. هنا حيث يجب أن تبدأ عند التفكير في سلامة الأحداث الهجينة.

1. اختر المكان المناسب

 

يعد تأمين المكان المناسب أمرًا مهمًا لأي حدث. ولكن الآن ، عليك التفكير في كيفية استيعاب المكان لبروتوكولات COVID-19. 

ضع في اعتبارك ما يلي عند تقييم ملاءمة المكان:

  • حجم المكان 

هل هناك مساحة كافية للحضور المختلط للتنقل واحترام التباعد الاجتماعي؟ انظر إلى ما وراء غرف الاجتماعات أو المؤتمرات ، وانظر إلى الردهة والصالة ومساحة الردهة. 

  • السعة القصوى للمكان 

من غير المحتمل أن يُسمح لك بملء المكان بأقصى سعته. ولكن يجب عليك معرفة ما إذا كان المكان يتمتع بسعة جديدة بناءً على توصيات مركز السيطرة على الأمراض. استخدم هذا الرقم لتقييم ملاءمة المكان. يمكنه أيضًا إعلام التخطيط لهذا الحدث الخاص بك و استراتيجيات تسويق الحدث.

  • عقد المكان

تأكد من قراءة عقد المكان الخاص بك بعناية. ابحث عن أي بنود تتعلق بمسؤولية COVID و / أو التأجيلات و / أو الإلغاء. إذا كان هناك شرط القوة القاهرة ، اسأل عن سيناريوهات COVID التي تمت تغطيتها. إذا لم يتم تغطية COVID ، اسأل عما إذا كان هناك حكم آخر من شأنه أن يوفر نفس التغطية. 

إن المجلس الاستشاري العالمي للأخطار البيولوجية يساعد (GBAC) المنظمات على التغلب على مخاطر المخاطر البيولوجية مثل COVID-19. يتم منح GBAC STAR للمنشآت التي وضعت إجراءات التنظيف والتعقيم المناسبة. ستعمل هذه الإجراءات على تقليل انتشار الملوثات مثل COVID. 

2. جعل تسجيل الوصول آمنًا

 

غالبًا ما يكون التسجيل في الحدث وتسجيل الوصول أكثر الأماكن ازدحامًا في الحدث المباشر. وهذا يجعلها واحدة من أكثر العناصر خطورة في حدثك الهجين. اتخذ خطوات لتبسيط تسجيل الوصول إلى الحدث وتقليل أوقات الانتظار والحد من عدد الأشخاص المجتمعين في منطقة واحدة. 

  • افعل الكثير مقدمًا قدر الإمكان 

استخدام العام منصة تسجيل الأحداث أو موقع تسجيل الحدث يمكن أن تقضي على تسجيل الوصول في الموقع. شجع الحاضرين على التسجيل في أقرب وقت ممكن. إرسال جميع الشارات والهويات عن طريق البريد. سيؤدي هذا إلى التخلص من الحاجة إلى الوقوف في طابور أو التجمع عند الوصول. 

  • وصول مذهل 

من خلال تسجيل الوصول عبر الإنترنت ، يمكن للحاضرين اختيار وقت وصولهم. هذا يمنع مجموعات كبيرة من الناس من الوصول في نفس الوقت. ضع في اعتبارك جعل الحاضرين يتعرفون على أي فقاعات اجتماعية / عمل. إذا كنت تستضيف مؤتمرًا مع مجموعات قادمة من نفس المكتب ، فيمكنك تجميعها. هذا يعني أنهم سيصلون في نفس الوقت ، مما يحد من اتصالهم بالفقاعات الاجتماعية الأخرى. 

  • شغل مساحة أكبر 

إذا كان يجب أن يكون لديك تسجيل في الموقع ، فحاول استخدام مساحة كبيرة. كلما زادت المساحة المتوفرة لديك ، زادت قدرتك على تشجيع التباعد الاجتماعي وفرضه. بينما قد يكون لديك عدد أقل من الحضور في حدثك المختلط ، ستحتاج إلى استخدام ضعف المساحة لتسجيلات الوصول إلى الحدث. 

  • إنشاء تدفق حركة المرور 

تتمثل إحدى طرق التحكم في الحركة في مساحة الحدث في إنشاء تدفقات حركة مرور واضحة ومحددة. ستحتاج إلى إنشاء مداخل ومخارج مخصصة. قم بتسمية الاتجاه الذي تريد أن يسلكه الأشخاص بمجرد دخولهم مكان الحدث. اجعل المكان أو طاقم الحدث في متناول اليد للمساعدة في فرض وتسهيل هذا التدفق.

  • التواصل بوضوح 

من المهم أن يفهم الجمهور ما هو متوقع منهم. سيحتاجون إلى معرفة وفهم كيفية التصرف أثناء تواجدهم في مكان الحدث. ولكن يجب عليهم أيضًا معرفة أي فحوصات تتعلق بالصحة والسلامة يتم إجراؤها. إذا طلبت من الضيوف إجراء اختبار COVID-19 سلبيًا ، فسوف يحتاجون إلى معرفة ذلك مسبقًا. تريد أن تمنحهم الوقت الكافي للحصول على واحدة. 

3. التصميم من أجل السلامة

 

يعد إجراء تسجيل الوصول عبر الإنترنت وإنشاء تدفق حركة مرور اتجاهي أمرًا رائعًا. ولكن هناك المزيد من الأشياء الفريدة والإبداعية التي يمكنك القيام بها! قم بإنشاء ديكور للمناسبات من شأنه تعزيز سلامة الأحداث الهجينة. والعديد من هؤلاء عناصر ديكور الحدث يمكن تنفيذه دون التأثير على تجربة الحضور. 

بعض جوانب التصميم التي يجب مراعاتها هي:

  • معدات الوقاية الشخصية ذات العلامات التجارية الخاصة بالحدث
  • النباتات الكبيرة والترتيبات الزهرية كمقسمات للغرفة
  • الوسائد ذات العلامات التجارية للحدث مع رسالة تقول شيئًا مثل "لاحترام التباعد الاجتماعي ، من فضلك لا تجلس هنا." هذه طريقة لفرض التباعد في الأماكن العامة مثل الصالات
  • مقسمات طاولة شبكي
  • قم بإنشاء مجموعات من الطاولات والكراسي لخلق التباعد
  • حدث أو العلامة التجارية الراعي محطات معقمات اليد
  • خيارات تقديم الطعام من نوع Grab and Go

4. إبلاغ القواعد والتوقعات للحضور

 

عند تخطيط وتسويق الحدث الهجين الخاص بك ، تأكد من إبراز جهود السلامة الخاصة بك. بالنسبة لبعض الأشخاص ، قد يكون هذا هو سبب الاختلاف في قرار الشراء. 

على الخاص موقع الحدث، قم بالتفصيل بالخطوات التي اتخذتها لتأمين المكان. اذكر بالتفصيل أي قواعد وضعتها للحضور. 

بمجرد التسجيل ، أرسل للضيوف دليلًا تفصيليًا أو قائمة بالقواعد والتوقعات. إذا كان عليك تغيير أو تحديث القواعد الخاصة بك ، أرسل هذه التحديثات بالبريد الإلكتروني إلى المسجلين. عادة ، قد ترغب في تجنب إرسال عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني إلى الحاضرين. لكن هذه ليست الأوقات العادية وقد يكون التوضيح موضع ترحيب بالفعل. 

كلما زادت المعلومات التي يمكنك تقديمها للحضور ، زادت ثقتهم في حضور الحدث الخاص بك. 

5. كن على اطلاع دائم بتوصيات مركز السيطرة على الأمراض

 

يتغير مشهد الوباء طوال الوقت. من المهم أن تكون على دراية بأحدث التوصيات من مراكز السيطرة على الأمراض (CDC)

افحص ال موقع CDC بانتظام أثناء عملية التخطيط. يمكن أن تساعدك إرشاداتهم في صياغة القواعد والمبادئ التوجيهية الخاصة بك. 

تأكد من فحص الموقع بشكل متكرر مع اقتراب موعد الحدث الهجين الخاص بك. قد يُطلب منك تعديل خططك الخاصة. لديك دائمًا خيارات أخرى ، مثل التحول إلى حدث افتراضي إذا أصبح التجميع مستحيلًا.

يجب أن تكون حماية الحاضرين شخصيًا من COVID-19 على رأس أولوياتك. اتباع نصيحتنا واستخدام التسجيل و منصة إدارة الأحداث استطيع المساعدة. يمكن للمنصة تسهيل التواصل مع الحاضرين وتقليل نقاط الاتصال عند تسجيل الوصول عبر الإنترنت.

تبحث لاستضافة الحدث الخاص بك المقبل؟ احجز عرضًا تجريبيًا اليوم  وتعرف على المزيد حول كيف يمكن لمنصة الأحداث الهجينة والافتراضية أن تساعدك في تكوين تجربة حدث مذهلة وآمنة حقًا

 

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.