حاول مجانا كتاب التجريبي

أهم 6 عوامل يجب مراعاتها عند استضافة مؤتمر افتراضي أو هجين مستدام

المؤتمر الافتراضي والاستدامة

مع تزايد القلق بشأن ظاهرة الاحتباس الحراري ، فمن المنطقي أنه عند استضافة مؤتمر افتراضي أو هجين ، قد ترغب في الترويج له باعتباره مستدامًا وصديقًا للمناخ. يستغرق إنشاء مؤتمر مستدام الكثير من الوقت والتنظيم ، ولكنه يستحق الجهد المبذول لتقليل تأثير صناعة الأحداث على تغير المناخ.

لا تتعلق الاستدامة دائمًا بالتأثير البيئي ويمكن أن تعني أيضًا أن هذا الحدث الخاص بك يمكن أن يحافظ على التغييرات الاقتصادية والاجتماعية والسياسية.

بصفتك منظم حدث ، قد تضطر إلى تخصيص وقت للحصول على منتجات مستدامة ، وإنشاء أهداف مستدامة ، ووضع أفضل الممارسات لتحقيق هذه الأهداف. قد يتطلب ذلك بعض التفاوض عندما يتعلق الأمر بالسعر وسير العمل والعمليات والشراكات والإعداد.

إذا كنت حريصًا على تحويل حدثك إلى حدث مستدام ، فأنت في المكان الصحيح. سواء كنت تستضيف حدثًا افتراضيًا أو حدثًا مختلطًا أو حدثًا شخصيًا ، يمكنك اتخاذ بعض الخطوات لتقليل التأثير البيئي وزيادة استدامة الحدث.

الاستدامة واستضافة المؤتمرات الافتراضية أو الهجينة

قبل أن نتعمق في الأمر ، من الضروري أن ندرك أن نوع الحدث الذي تقيمه سيحدد مستوى الاستدامة الذي يمكنك الوصول إليه. إذا كنت تريد تحقيق أهداف استدامة معينة ، فأنت بحاجة إلى النظر بموضوعية في عدد الأحداث التي تقيمها وعدد الأحداث التي ستستضيفها عبر الإنترنت.

إذا كنت تخطط لعقد 20 مؤتمرًا شخصيًا في عام واحد ، فستدفع تلقائيًا فاتورة عالية ضد تأثير المناخ. يمكن أن يؤدي تحويل بعض الأحداث إلى تنسيق حدث افتراضي إلى تحسين مستوى التأثير البيئي. المؤتمرات الافتراضية توفر أيضًا المزيد من فرص الاستدامة إذا كنت مهتمًا بالوصول إلى الجمهور المناسب. ومع ذلك ، تزدهر بعض الأحداث بشكل أفضل في التنسيق الشخصي ، لذلك يجب مراعاة التوازن.

عند تحديد "أهدافك الخضراء" ، تأكد من وضع هذا الاعتبار في الاعتبار. إذا كنت تريد أن تكون محايدًا للكربون ، على سبيل المثال ، فقد يؤدي ذلك إلى تحسين فرصك في تحقيق هذا الهدف عن طريق تحويل بعض الأحداث الخاصة بك ، أو جوانب الأحداث ، إلى التنسيق الرقمي. اجعل هذا المحور مبكراً للوصول إلى هدفك المحايد الكربوني ، ثم استخدم ذلك الوقت لتكوين حيادية الكربون حتى عند إضافة الأحداث الشخصية والهجينة مرة أخرى إلى الجدول الزمني.

من خلال تحويل نوع الحدث إلى الكل عبر الإنترنت أو عبر الإنترنت جزئيًا ، ستجد بالفعل أن تأثيرك على البيئة قد انخفض. مع الأحداث الافتراضية أو خيار حضور حدث مختلط عبر الإنترنت ، قد تجد أن عددًا أقل من الحاضرين يسافرون إلى الحدث. هذا يقلل بشكل كبير من كمية الكربون في الهواء ، مما يقلل من انبعاثات الكربون التي لا تُحصى لحدثك.

التأثيرات البيئية للمؤتمرات والفعاليات الشخصية

يعتمد التأثير البيئي لحدثك على موقع الحدث وحجمه. ومع ذلك ، بالنسبة للجزء الأكبر ، تؤثر جميع الأحداث التي تحدث شخصيًا سلبًا على البيئة بطريقة ما. حتى استضافة المؤتمرات الافتراضية تضر بالبيئة ؛ ومع ذلك ، فإن المبلغ سيكون أقل بكثير.

وفقًا لمدير الاستدامة في MeetGreen ، إريك والينجر ، "تبلغ الأحداث الكبيرة التي تتم في مركز المؤتمرات عن حجم نفايات يزيد كثيرًا عن 500,000 رطل خلال فترة تتراوح من 5 إلى 6 أيام بشكل منتظم". عندما نفكر في تواتر الأحداث الشخصية وكمية نفايات الأحداث التي يتم إنتاجها بانتظام (خاصة في الأحداث التي لا تأخذ في الاعتبار الاستدامة) ، يمكننا أن نرى كيف يمكن أن تكون صناعة الحدث مضرة.

بالنظر إلى الأرقام التالية ، يمكننا أن نرى مدى تأثير الحدث:

  • ينتج الحاضرين النموذجيين في المؤتمر 1.89 كجم من النفايات المهملة يوميًا ، 1.16 كجم منها في مكب النفايات ، و 176.67 كجم من انبعاثات ثاني أكسيد الكربون يوميًا.
  • ما يقرب من 41 ٪ من النفايات النموذجية في حدث ما هي مكب النفايات. يمكن إعادة تدوير 35٪ فقط. 3٪ تم التبرع ، و 21٪ عضوي.
  • يساهم السفر الجوي إلى حد بعيد (70٪) في البصمة الكربونية من أي جانب من جوانب حضور الحدث.

لدعم هذه الأرقام ، جادل بحث من أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين أن السفر كان الشكل الأكثر انتشارًا للتأثير البيئي الذي قد يواجهه مؤتمر دولي. متوسط ​​2000 حدث شخصي تنتج حوالي 530 طنًا متريًا من انبعاثات مكافئ ثاني أكسيد الكربون بسبب متوسط ​​كمية السفر الجوي واستخدام الطاقة والغذاء الزائد الذي يستخدمه كل شخص. لذلك ، يجب أن تتخذ الأحداث خطوات لتقليل النفايات الناتجة عن الحدث المادي وتقليل السفر الجوي.

الاستدامة من حيث التأثير البيئي معروفة جيدًا ، لكن الاستدامة تشير أيضًا إلى القيمة التجارية والإنتاجية للحدث ، والتي لها آثار اجتماعية واقتصادية.

كيف تحول مؤتمرك الافتراضي أو الهجين إلى مؤتمر مستدام

تتضمن الاستدامة في الغالب تقليل كمية النفايات التي ينتجها الحدث. سواء كانت هذه نفايات في الشكل المادي أو نفايات مثل ناتج الكربون ، فهناك عدة طرق يمكن أن تساهم بها الأحداث في المزيد من الأساليب الواعية بالأرض.

تتضمن الخطوات السهلة التي يجب اتخاذها عند استضافة مؤتمر افتراضي أو حدث مختلط ما يلي:

  • توفير خيارات افتراضية أو مختلطة للحضور
  • اختيار المواقع بالقرب من المشاركين لتقليل وقت السفر (على الأقل السفر بالسيارة)
  • اختيار الأماكن والفنادق مع برامج الحد من الانبعاثات ، بما في ذلك شراء الطاقة الخضراء
  • تقديم الحوافز للحاضرين الذين يأخذون الترانزيت
  • القضاء على المكوكات الأرضية مع حي مناسب للمشي

احسب أيضًا البصمة الكربونية لحدثك حتى تتمكن من رؤية التأثير المحتمل لحدثك ومدى سهولة الحوافز في تقليل هذا التأثير.

1. كيفية اختيار أماكن المؤتمرات الافتراضية والمختلطة المستدامة

تعتمد القدرة على أن تكون أكثر صداقة للبيئة إلى حد كبير على قدرات المكان. قد يؤدي وجود اختيار محدود للمكان إلى جعل الاستدامة صعبة. إذا كانت هذه هي الحالة ، ولا يمكن للمكان أن يصل إلى معايير معينة ، فسيتعين عليك محاولة تعويض ذلك من خلال التركيز على بعض العناصر الأخرى في هذه القائمة.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند البحث عن المكان المناسب:

  • اكتشف ما إذا كان بائع المؤتمر الافتراضي أو المختلط الخاص بك يقبله ISO 20121 و ISO 14001، وهي معايير صناعية لأفضل الممارسات المستدامة. إذا كان المكان يفتخر بكونه مستدامًا أو صديقًا للبيئة ، فعليه إثبات أنه يتابع أنظمة الإدارة المستدامة.
  • ابحث عن الشفافية في التقارير والتقارير السابقة للأحداث المستضافة. يجب أن تتماشى هذه التقارير مع ممارسات إعداد التقارير الرئيسية ، مثل مبادرة إعداد التقارير العالمية ، أو قد تكون واضحة في تقرير بصمة فردي.
  • تعرف على ما إذا كان المكان يعمل مع استراتيجي تشغيلي لتحسين التأثير البيئي للمكان من خلال التعاون مع مديري المباني والمهندسين.
  • يجب أن تركز أماكن المؤتمرات المختلطة أيضًا على المسؤولية الاجتماعية ، بما في ذلك فرص الخدمة والمشاركة المجتمعية والعمل الخيري.
  • قد تظهر المزيد من المسؤولية مع الحصول على شهادة مستقلة لتصبح صديقة للبيئة. شهادات مثل معايير LEED أو Green Key تعني أن الأطراف الثالثة قامت بتقييم عمليات المبنى وتوافق على أنها تعمل بكفاءة.
  • حدد ما إذا كان مكان الحدث الهجين جزءًا من أي جهود للاستدامة مثل الطاقة المتجددة. يمكنك حتى الذهاب إلى أبعد من ذلك للنظر في أصحاب المصلحة الأساسيين في الشركة لتحديد احتمالية تحولهم إلى بيئة خضراء في المستقبل القريب. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تبحث عن علاقة تجارية طويلة الأمد معهم.

2. تعزيز التركيز على "الاستدامة"

حتى إذا كان لديك سيطرة محدودة على التركيز البيئي لمكان المؤتمر الخاص بك ، يمكنك الترويج للاتجاه المحدد للحدث. إذا كان مكانك يسمح بالاستخدام الخارجي للمنتجات ، ففكر في إعادة استخدام الأثاث أو التركيبات أو المعدات من البائعين السابقين ، والتسميد ، والمساهمة في عدم وجود أي نفايات بطرق مماثلة لما فعلته ألعاب الكومنولث في جلاسكو 2014.

بينما استفاد جلاسكو من الشراكة مع منظمي الألعاب الأولمبية والقدرة على إعادة استخدام العناصر من حدث سابق ، لا يزال بإمكانك التفكير في الترويج للحدث باعتباره حدثًا لا نفايات والحصول على المزيد من المنظمات للمساعدة.

فكرة أخرى هي CIBJO ، والتي أصبحت أول حدث في صناعة المجوهرات يكون محايدًا للكربون. اشترت CIBJO أرصدة الكربون لتعويض كمية انبعاثات غازات الاحتباس الحراري التي ارتبطت بمؤتمرهم. ثم يتم التبرع بالأموال لمشاريع مثل مزارع الرياح وأنظمة احتجاز الميثان لتقليل انبعاثات الكربون في المستقبل. نظرًا لأن جزءًا من المبيعات ساهم في هذا التبرع ، فقد شعر الحاضرون بالرضا عن مساهمتهم ، مما أدى إلى زيادة المبيعات. يمكنك أيضًا تقديم حافز ضريبي لشراء التذاكر الخاصة بهم.

ضع في اعتبارك اقتراح هذه الأفكار مع مكان إقامتك أو البحث عن بائعين خارجيين للمساعدة في جعل ذلك حقيقة واقعة.

3. الشراكة مع المبادرات المحلية لاستضافة المؤتمرات الافتراضية أو الهجينة المستدامة

إذا كان مكان إقامتك يسمح لمتعهدي تقديم الطعام بالخارج ، ففكر في الاستعانة بمصادر محلية لدعم المزارعين المحليين وتقليل انبعاثات غازات الاحتباس الحراري في نقل الطعام.

عند استضافة مؤتمر مختلط ، قد ترغب أيضًا في الشراكة مع مركز مجتمعي محلي يشجع على تقليل النفايات من بقايا الطعام. تتوفر هذه الروابط في بعض المطاعم أو مبادرات المجتمع المحلي. لذلك ، كل ما عليك القيام به هو الحصول على هؤلاء الأفراد.

إذا أراد مكانك المشاركة ، فأخبرهم أنك مهتم فقط ببرامج أو برامج الطعام الأخضر التي تدعم التبرع بالطعام الإضافي ، والأطباق القابلة للتسميد ، وتقليل هدر المياه ، واستخدام أدوات المائدة القابلة للتسميد ، أو المعاد تدويرها ، أو القابلة لإعادة التدوير ، وتسميد الطعام. نوصي بشدة بالشراكة مع أي من هذه المنظمات وتعويض سعر مكان الرعاية. نظرًا لأن الاستدامة ستكون محورًا رئيسيًا لجهودك التسويقية ، فإن هذا سيؤتي ثماره للشريك.

4. رقمنة حيثما أمكن ذلك

تعد استضافة مؤتمر افتراضي واحدة من أفضل الطرق لتقليل البصمة الكربونية لحدثك. إذا لم تتمكن من استخدام نظام هجين بالكامل ، فتأكد من الرقمنة حيثما أمكنك ذلك. عند استضافة مؤتمر افتراضي ، ستطبع عددًا أقل من حزم التسجيل والتذاكر والكتيبات ، وربما تقلل أيضًا من استخدام البلاستيك على علامات الأسماء.

يمكن أن يكون التقويم والملخصات الخاصة بجميع اجتماعاتك متاحة على تطبيق الهاتف المحمول الخاص بك من خلال منصة استضافة الأحداث الخاصة بك. يمكنك أيضًا الترويج لاستخدام الأجهزة المحمولة من خلال وضع أكشاك الشحن (أماكن اللقاء والترحيب الأنيقة) في جميع أنحاء مكان المؤتمر.

5. قلل من المواد البلاستيكية

إذا كنت تستخدم مواد بلاستيكية لأي من موادك التسويقية ، فستحتاج إلى التأكد من أن هذه المواد البلاستيكية قابلة لإعادة التدوير. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى مصدر بائع مختلف لهذه العناصر. ابحث عن المنتجات التي تمت الموافقة على إعادة تدويرها باستخدام TerraCycle أو يمكن الالتزام بها في برنامج إعادة التدوير المحلي.

يجب الترويج للبلاستيك المستخدم في الحدث الخاص بك (وليس للوجبات) للجمهور على أنه قابل لإعادة التدوير. اطلب من الحاضرين في الحدث الخاص بك وضع المواد القابلة لإعادة التدوير في حاوية في نهاية المؤتمر أو بعد إعادة تدوير الأكياس أو علب القمامة في جميع أنحاء المكان.

6. اختصر الأحداث المادية في مؤتمرات القمة الأكبر

نظرًا لأن السفر يساهم بشكل كبير في تأثيرات الحدث الخاص بك ، فكر في كيفية تقليل السفر. يعد التهجين أو التوجه نحو استضافة مؤتمر افتراضي إحدى الطرق ، ولكن كما ذكرنا سابقًا ، هذا ليس ممكنًا دائمًا.

ضع في اعتبارك استضافة عدد أقل من الأحداث على مدار العام وبدلاً من ذلك حوّل تركيزك إلى قمة كبرى. من خلال استضافة قمة رئيسية ، من المحتمل أن تحظى باهتمام أكبر من الحاضرين ذوي الأسماء الكبيرة ، ومن المحتمل أن ترى إقبالًا أفضل! تعتبر القمم البارزة رائعة للتواصل وإجراء الاتصالات. بالإضافة إلى ذلك ، ستتيح مزيدًا من الوقت للشركات أو الصناعات البعيدة للاجتماع.

استضافة مؤتمر مستدام افتراضي أو هجين في عام 2021

قد تكون استضافة مؤتمر افتراضي في عام 2021 أسهل ، مع الأخذ في الاعتبار أن معظم الأحداث ستحدث إما عبر الإنترنت أو بتنسيق مختلط. ومع ذلك ، إذا كنت تستضيف مؤتمرًا شخصيًا هذا العام ، فقد تجد صعوبة في تأمين بائعين مستدامين في غضون مهلة قصيرة.

إذا كنت تتطلع إلى استضافة مؤتمر افتراضي مستدام في عام 2021 ، فقم بتنفيذ أفضل الممارسات بشكل تدريجي حتى تتمكن من تقليل إجهاد التحول إلى البيئة الخضراء بالكامل.

تعد أهداف التنمية المستدامة للأمم المتحدة مكانًا ممتازًا للبدء عند التفكير في من وماذا وكيف يمكن جعله مستدامًا.

يمكن تنفيذ جميع الأهداف السبعة عشر والخطوات القابلة للتنفيذ عند إنشاء مؤتمر مختلط. إليك بعض الأشياء التي يجب التركيز عليها:

  • تبرع بما لا تستخدمه
  • إهدار أقل ودعم المزارعين المحليين
  • تجنب إهدار الماء
  • استخدم فقط الأجهزة الموفرة للطاقة والمصابيح الكهربائية
  • دعم المهمشين والمحرومين
  • اركب الدراجة أو امش أو استخدم وسائل النقل العام
  • أعد تدوير الورق والبلاستيك والزجاج والألمنيوم
  • ركز على العمل المناخي
  • تجنب الأكياس البلاستيكية للحفاظ على نظافة المحيطات
  • ازرع شجرة وساعد في حماية البيئة
  • دافعوا عن حقوق الإنسان
  • الضغط من أجل التنمية المحلية والتمويل (الشراكات)

لا يمكن لكل حدث أن يركز على جميع الأهداف أو العناصر القابلة للتنفيذ الموضحة أعلاه ومن قبل الأمم المتحدة ؛ ومع ذلك ، يمكن تنفيذها في حدث بطرق مجدية لتعزيز هذه الأهداف المستدامة.

هل تتطلع لاستضافة مؤتمرك الافتراضي أو الهجين القادم؟ تواصل معنا اليوم وتعرّف على جهاز الكل في واحد الحائز على جوائز منصة افتراضية الحل الذي يمكن أن يساعدك على توسيع نطاق جهود علامتك التجارية.

 

فعاليات تتطور. أبدا تفويت للفوز.

اشترك في النشرة الإخبارية لتلقي أحدث الأخبار والاستراتيجيات والتكتيكات والأفكار وتحديثات المنتجات والمزيد.