2022 Annual General Meeting (AGM)

Notice to members is hereby given of the Annual General Meeting of AthletesCAN – Athletes Association of Canada, to be held in virtually online on November 19^th, 2022 at 12:00pm – 1:30pm ET.

Location: VIRTUALLY via ZOOM.

Register for the meeting on this page to be sent the link.

Members of AthletesCAN as of October 31^st, 2022 shall be entitled to one vote at such meeting. New members who register in the period of Nov. 1^st - 19^th, 2021 shall not be eligible to attend or vote at the AGM.

At the Annual General Meeting, you will be asked to:

• Receive and consider the reports of the Directors of the organization for the year 2021 - 2022;
• Approve any proposed Policies and/or revisions, if any;
• Receive and consider the audited financial statements of the organization for the year ended March 31, 2022;
• Appoint Auditors of the organization for the year ending March 31, 2023
• Announce winners of the election of new board members, Confirm them into their roles.

Assemblée générale annuelle (AGA) 2022

la présente se veut un avis de convocation des membres à l’assemblée générale annuelle d’AthlètesCAN - Association des athlètes du Canada, qui se tiendra virtuellement en ligne le 19 novembre 2022 de 12 h à 13 h 30 HE.

Lieu : VIRTUELLEMENT via ZOOM.

Les membres d'AthlètesCAN au 31 octobre 2021 auront droit à un vote lors de cette assemblée. Les nouveaux membres qui s'inscrivent au cours de la période du 1^er au 9 novembre 2021 ne seront pas admissibles à participer à l'AGA ou à voter.

Lors de l’assemblée générale annuelle, on vous demandera :

• D’approuver le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2021;
• De recevoir et de consulter les rapports des administrateurs de l’organisation pour l’année 2021-2022;
• D’approuver les politiques et/ou révisions proposées, le cas échéant;
• De recevoir et de consulter les états financiers vérifiés de l’organisation pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2022;
• De nommer les vérificateurs de l’organisation pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2023,
• Annoncez les gagnants de l'élection des nouveaux membres du conseil d'administration, confirmez-les dans leurs rôles.

2022 Call for AthletesCAN Director Nominations

The AthletesCAN board of directors recently approved an update to the Board Nominations & Election Policy which is available here: https://athletescan.ca/wp-content/uploads/2021/11/board_nomination_and_election_policy_-_en_2021.pdf

The objective of updating the policy is to align it with facilitating a virtual election which takes place prior to our annual general meeting. The board also supports a shift to a virtual election in order to encourage additional candidates which are unable to attend the AGM. For any clarification or questions regarding the updated policy please contact info@athletescan.ca

Three (3) director positions each with 3-year terms are available for election this year.

Board Nomination Period: 9:00am ET Oct. 15^th – 5:00pm ET Oct. 28^th

Board Nomination Form: http://athletescan.ca/wp-content/uploads/2022/10/Board-Nomination-Form-Bilingual-2022-23.pdf

All interested candidates shall provide the completed nomination form in the language of their choice and a photo to info@athletescan.ca within the above noted Board Nomination Period. Candidates should review the organization’s strategic plan (link) and Director Job Description (link) to fully understand the prospective role.

In accordance with the Board Nomination & Election Policy AthletesCAN shall translate all nominations to both official languages for the voting period which are received by Oct. 28^th, 2022.

Appel de candidatures 2021 pour les administrateurs d'AthlètesCAN

Le conseil d'administration d'AthlètesCAN a récemment approuvé une mise à jour des Procédures de mise en candidature et d’élection des membres du conseil d’administration qui sont disponibles ici : http://athletescan.ca/wp-content/uploads/2017/12/board_nomination_and_election_policy_-_fr_2022-2.pdf 

L'objectif de la mise à jour de ces procédures est de les aligner sur la facilitation d’une élection virtuelle qui a lieu avant notre assemblée générale annuelle. Le conseil appuie également le passage à une élection virtuelle afin d'encourager d'autres candidats qui ne sont pas en mesure de participer à l'AGA. Pour toute clarification ou question concernant les procédures mises à jour, veuillez envoyer un courriel à info@athletescan.ca .

Trois (3) postes d'administrateur accompagnés d’un mandat de 3 ans sont à pourvoir lors de l’élection de cette année.

Période de mise en candidature : du 15 octobre à 9 h HE au 28 octobre à 17 h HE

Formulaire de mise en candidature : https://athletescan.ca/wp-content/uploads/2014/03/athletescan_board_nominationform_2020_enfrvf-1.pdf

Tous les candidats intéressés doivent envoyer le formulaire de mise en candidature rempli dans la langue de leur choix et une photo à info@athletescan.com pendant la période de mise en candidature susmentionnée. Les candidats doivent examiner le plan stratégique de l'organisation (lien) et la description de poste d’administrateur (lien) pour bien comprendre le rôle.

Conformément aux Procédures de mise en candidature et d’élection des membres du conseil d’administration, AthlètesCAN traduira dans les deux langues officielles toutes les candidatures qui seront reçues d'ici le 28 octobre 2022 en vue de la période de vote.

2022 Election

Access to the voting platform shall be provided to the members at the opening of the voting period (9:00am ET Nov 1^st) at which time all members may review the nominees and cast their votes virtually. The slate of current directors shall be provided for the membership to consider in electing the new members.

Voting Period: 9:00am Nov 1^st ET – 5:00pm ET Nov 9^th 

Successful candidates will be contacted following the end of the voting period and invited to attend the board of directors meeting November 19th - 20th in Toronto, Ontario. The newly elected directors will be announced at the annual general meeting on November 19^th.

Élection 2022

L'accès à la plateforme de vote sera fourni aux membres à l'ouverture de la période de vote (le 1^er novembre à 9 h HE), à laquelle tous les membres pourront examiner les candidatures et voter virtuellement. La liste des administrateurs actuels doit être fournie aux membres pour qu'ils en tiennent compte lors de l'élection des nouveaux membres.

Période de vote : du 1^er novembre à 9 h HE au 9 novembre à 17 h HE

Les candidats retenus seront contactés après la fin de la période de vote et seront invités à participer à la réunion du conseil d'administration qui aura lieu du 19-20 novembre à Toronto, en Ontario. L’annonce des administrateurs nouvellement élus aura lieu lors de l'assemblée générale annuelle du 19 novembre.