Saiatu doan Erreserba ezazu demo bat

8 Gertaeren Aurrekontuen Aholkuak Gertaeren Antolatzaile Guztiek Jakin beharko Dituzte

Ekitaldien aurrekontua arazoa izan daiteke. Erronka izan daiteke aurrekontuari eustea, baina beste batzuek aurrekontu errealista sortzea ezinezkoa dirudi. 

Noiz ekitaldi bat antolatzen aurrekontua, asko da gertaeren antolatzaileek kontuan hartu beharrekoa. Lekuen kostuak eta ekitaldiko langileak bezalako beharrizanez gain, ustekabeko gastuak, larrialdi funtsak eta sortzen diren ezkutuko kuotak ere baimendu nahi dituzu. 

Laguntzeko, Accelevents gertaeren antolatzaile adituek emandako zortzi gertaeren aurrekonturako aholkuak mapatu ditu. Erabili aholku hauek aurrekontuen ezezagunak prestatzen laguntzeko, zure gertaeraren ROIa kapitalizatzeko eta zure gertaera bide onetik ezartzeko. 

1. Identifika itzazu zure ekitaldien aurrekontuen helburuak eta lehen mailako KPIak

Ekitaldiaren aurrekontua bereizten hasi aurretik, jakin ezin duzula hasi gertaeraren helburua eta KPIak (errendimendu adierazle nagusiak) ulertu gabe. Zure aurrekontuen prozesua Konferentzia edo gertaera normalean helburu nagusiak identifikatu ondoren baina plangintza prozesuaren oinarriak finkatu aurretik gertatzen da. Hau da, ezin duzula inolako gertaerarik planifikatu zenbat gastatu dezakezun jakin gabe. 

ekitaldien aurrekontuen helburuak

Hori dela eta, bide onean egon beharko zenuke zure gertaeren helburuak KPIekin bateratzeko. Adibidez, helburu nagusia sarreren sarrerarekin salmentak egitea bada, identifikatu salmenta zenbaki bat zenbat behar duzun, zenbat nahi duzun idealki eta zenbat nahi duzun modu egokian. Hortik aurrera, itzuli zure gertaera planera eta kalkulatu zure gertaera zein handia izango zaren eta zenbat kudeatu dezakezun uste duzun. 

Berez, zure sarreren prezioak tokiko kostuetara, ekitaldietako langileen fakturetara eta ostalaritzako kostuetara jaitsiko dira. Hala ere, aurrera egin ahala, ikus dezakezu zenbat kobratu behar duzun edo zenbat sarrera salmenta egin behar dituzun gastu jakin batera iristeko. 

2. Erabili iraganeko datuak (iraganeko gertaerak edo antzeko gertaerak) hasierako aurrekontua lortzeko

Aurrekontuetarako aholku onenetariko bat esperientzia noiz joatea da gertaera baten prezioak eta ekitaldien aurrekontua. Iraganean antzeko gertaerarik egin baduzu, orduan, gastuen erlazioak eta joerak dituzu. Azken bi urteetan ekitaldiak burutu badituzu eta urtero aurrekontua gainditu baduzu, baliteke zure aurrekontutik haratago gastatzea. Larrialdi funtsekin dauden desberdintasunak kontatzen saia zaitezke edo hori espero dezakezu ROI estimatua kalkulatzerakoan. 

Bi kasuetan, saiatu iraganeko gertaeren datuak erabiltzen zure gertaeratik edo antzeko gertaeratik, elementuen benetako kostua eta beste batzuk baino garrantzitsuagoak diren gastuak ikusteko. Gertaera motaren berri eman nahi duzu (aurrez aurre, linean edo hibrido ), gertaeraren kokalekua, gertaeraren tamaina, sustatzen ari den marka eta gertaera horren benetako aurrekontua. Eremu horietako bakoitzean nahiko antzekoa izan beharko luke; bestela, zaila izango da aurrekontu horretako zenbait alderdi zureekin bat etortzea.

Hemendik, pilotako irudia atera eta zenbaki hori hobetzen has zaitezke. 

3. Ikertu ekitaldien aurrekontuen gastuak

Zure ekitaldien gastuak dira aurrekontuen funtsezko alderdiak. Hona hemen kontuan hartu beharreko ekitaldien aurrekontuen txantiloia:

Leku gastuak:

  • Aretoaren kostua bera
  • Guneko langileak eta ekitaldien taldea
  • Janaria eta edaria; ostalaritza
  • Gertaeren teknologia, ikus-entzunezkoa bezalakoa (garestiagoa izango da gertaera hibridoetarako)
  • Hizlariak eta bestelako entretenimendu moduak MCak bezalakoak
  • Ostatuak eta garraioa ekitaldiaren inguruan edo inguruan
  • Segurtasuna
  • Guneko beste langile batzuk, hala nola sareko ingeniariak, bideogileak, maisu teknikoak, gertaeren antolatzaileak eta gertaeren koordinatzaileak
  • Swag eta bestelako esku-orriak bertan
  • Inprimaketa fisikoak, kartelak eta pankartak

Marketina eta gertaeren sustapena:

  • Ordaindutako edukien marketina eta ordaindutako iragarkiak
  • Gertaeren marketina
  • Bazkide edo eragileen tasak
  • Komunikabide sozialen publizitatea
  • Inprimatutako marketin materialak
  • Diseinu grafikoa gertaeren marka edo logotipoetarako
  • Webguneen diseinua eta / edo hostinga (zure ekitaldiak kudeatzeko teknologian sartzen ez badira)

Gertaerak kudeatzeko teknologia:

  • Gertaera plataformaren kuotak
  • Erreserba eta sarreren tasak
  • Ekitaldien webgunea
  • Mugikorretarako gertaeraren aplikazioa
  • Beruna harrapatzeko tresnak
  • Gunean check-in eta erregistroa
  • Gertaera birtualen erreprodukzioa edo integrazioa
  • Datuak eta analitika

Kostu horietako asko erraz gehi daitezkeenez, garrantzitsua da kostuak murriztu ahal duzun lekuan (jarraian ikusiko dugu). Hala ere, nabarmendu nahi dugu ekitaldi plataforma egokia aukeratzeak tasak edo ustekabeko gastuak izugarri murriztu ditzakeela. Adibidez, a Accelevents bezalako ekitaldi birtualak antolatzeko plataforma tokian tokiko gertaerak antolatzeko erabil daiteke, hala nola sarrerak saltzeko eta gertaerak erregistratzeko. Bere ezaugarri aurreratuek beruna harrapatzea, erreproduzitzea, datuak eta analitikoak, erreserbak egitea, gertaeren webgunea ostatatzea, merkaturatzea eta integratzea onartzen dituzte. 

4. Lortu saltzaileen aurrekontu ugari

Zure gertaeren saltzailea zure gertaerarekin lotutako kosturik garrantzitsuenetako bat izango da. Beraz, ziurtatu erosketak egiten dituzula aurrekonturik onenak lortzeko. Lortu saltzaileen aurrekontu ugari eta jakinarazi saltzaileei aurrekontu lehiakorrak bilatzen ari zarela tasarik onena lortzeko. 

Zenbait kasutan, gertaeren antolatzailearen konturako gehigarriak jartzen saiatzen diren kontratuak negoziatu ditzakezu. Adibidez, ez duzu gertaerak kudeatzeko teknologia ordaindu beharko horren alderdi hori hornitu ahal izango baituzu. Hala ere, teknologiaren kostuak albaitatu beharko dituzu, zure ekitaldiko talde teknologikoa ekartzea abantailatsuagoa izango litzatekeen lekuan zehar alokatzea baino. 

5. Sortu diru-sarreren eta gastuen aurrekontu-balantzea

Ekitaldi honetarako gastatzea espero duzunaren ideia ona izan ondoren, sarreren salmenta berriro ikusi ahal izango duzu eta ekitaldi honek dirua nola irabaziko duen. Inbertitu an gertaeraren txantiloia, horrek zure gastuen ideia hobea lortzen lagun dezake. Demagun zure gastu guztiak kalkulatzen dituzula eta ikusten baduzu 2,000 sarrera saldu behar dituzula bakoitza 1,000 euroren truke berdintasuna lortzeko. Kasu horretan, litekeena da ebaluatzea

a) ea sarrera asko saldu ditzakezun prezio horretan,

b) merezi duen ala ez egitea eta

c) kostuak murriztu ahal izango dituzu sarreren prezio merkeagoak eskaintzeko (hori zure helburuaren zati bat bada). 

Hasi salmenten zenbatespen desberdinak mapatzen, zure salmenta estrategiak planifikatu ahal izateko. Sarrerak handitzen jarraitu behar baduzu, ziurrenik horretara egokitzen den marketin zuzeneko kanpaina izango duzu. Zure gastuek ere ez lukete berdinketa egitera behartuko, epe luzerako marketin taktikak erabiltzea erabakitzen ez baduzu behintzat. 

6. Berriro ebaluatu zure gertaeren aurrekontuen helburuak, dirua aurrezteko eremuak identifikatzeko

Sarritan, aurrekontu finkorik ez baduzu edo zure lehenengo gertaera bada, gertaeren gastuak planifikatzeko gehiegizko gogoa duzula ikusiko duzu. Gertaeren antolatzaile batzuk kontrakoak dira, baina ez diete arnasa hartzeko aukerarik ematen bere buruari edo bere taldeari. 

Saiatu zure taldearen oreka perfektua aurkitzen. Ezin duzu eta ez zenuke aurrekontu zorrotzik erabili behar, eta horrek kezka handiak sortuko lituzke ekitaldian. Edozein gertaerarekin, dirua aurrezteko moduak bilatu beharko zenituzke, horrek beti zure ROI edo etekina handitzen baitu. Erraz eskalatzeko gertaeren plataforma teknologikoa aukeratzea sarrera salmenta bakoitzetik zer eraman dezakezun argi eta garbi ematen dizu. 

Gertaeren aurrekontuen helburuak ebaluatzea

Ikusi ekitaldiak lekuak kostuak murrizteko dituen moduak. Demagun zure abokatuari kontratua berrikusteko eskatzea, zure marka gertaeran gertatutako kalte edo istripuen erantzule izan ez dadin. Lokalari, ostalaritzari, ekitaldien hornikuntzari, marketinari eta abarri lotutako kostuak murrizteko zenbait zirrikitu aurki ditzakezu. 

Ezin baduzu kostuak murriztu, kontuan hartu gertaera honek dirua irabazteko beste modu batzuk, babes-sarrerak eta diru bilketa

7. Beti kontuan izan gorabeherak edo larrialdiak

Ezin hobeto antolatutako gertaerak ustekabeko kostuak izango ditu. Zerbait sortuko da azken orduko marketin materialak behar izatetik gertaeraren teknologiarekin arazo garrantzitsuak izatera. Baliteke hizlari bat jada ezin dela aurkeztea eta baliteke beste modu garestiagoetan konpontzea. 

Euri eguneko funtsa horrelako arazoetarako bertan sar daiteke. Demagun gertaeraren aurrekontuaren% 10-20 gehigarria aurrekontua eskura izatea. Diru horietako batzuk sarrera salmenten zati batekin ere lor ditzakezu. Erabili gabeko zenbatekoak irabazietara itzuliko dira. 

Diru gehigarri hau eskura duzula, ondo prestatuta egongo zara etortzen zaizkizun edozein arazoren aurrean. 

8. Jarrai itzazu zure ekitaldien aurrekontuen ekimenak dokumentatuta eta gastuak antolatuta

Ekitaldiaren aurrekontua aurrera egin ahala, ziurtatu ordainagiri guztiak gordetzen dituzula, aldian-aldian sartzen diren gastuak eta gero ezagutzen dituzun kostu handiak ezagutzen dituzun dokumentatu. Gastu horien berri zerga eta kontabilitate helburuetarako jakinarazi beharko duzu aurrerago, eta datu hauek orain antolatuta izateak arrakasta izateko konfiguratuko zaitu. 

Mantendu kalkulu orria hileko gastuekin, gertaeraren aurreko hilero zer behar duzun jakiteko. Baliteke hasieran zenbait gastu egin behar izatea ekitalditik gertuago dauden kostu nagusiak konpentsatzeko. Horrek zure taldea antolatuta mantenduko du plangintza egiterako orduan. 

 

Edozein tamainako gertaeraren aurrekontua zaila izan daiteke. Hala ere, gertaeren antolatzaile gisa, aurrekontuei erreparatu behar diezu, gertaerak etekinak maximizatu eta arrakasta izan dezan. Demagun kontulari edo finantza plangintza batekin lan egitea, aurrekontua behar bezala egin ahal izateko.

Laguntza behar duzu zure ekitaldiaren aurrekonturako egokienak diren tresna eta software egokiak ezagutzeko? Jarri harremanetan gaur eta gure ekitaldietako adituek zure gertaeren aurrekontuen helburuetan aldaketa handia eragin dezaketen modu errazak erakuts ditzakete. 

 

Ekitaldiak garatzen ari dira. Ez galdu sekula.

Eman izena gure buletinean gure azken berriak, estrategiak, taktikak, ideiak, produktuen eguneratzeak eta beste jasotzeko.