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हाइब्रिड इवेंट वेन्यू का चयन करते समय क्या विचार करें

विशेष रुप से प्रदर्शित छवि - हाइब्रिड इवेंट स्थल का चयन करते समय क्या विचार करें

2021 में हाइब्रिड इवेंट सबसे लोकप्रिय इवेंट प्रकार होने की उम्मीद है। पिछले एक साल में डिजिटल इवेंट्स में बदलाव और हाइब्रिड मीटिंग्स को सक्षम करने वाली डिजिटल तकनीकों के उदय के साथ, इवेंट मार्केटर्स और इवेंट प्लानर्स को हाइब्रिड इवेंट्स को निकट भविष्य में प्राथमिकता देनी चाहिए। भविष्य।

एक सफल हाइब्रिड घटना, किसी भी अन्य प्रकार की घटना की तरह, घटना की सफलता को बना या बिगाड़ सकती है। इसलिए आपके कार्यक्रम स्थल को नियोजित डिजिटल घटकों की मेजबानी के लिए तैयार रहना चाहिए।

आप सोच सकते हैं कि कोई भी स्थल अंकीयकरण के लिए उपयुक्त होगा, लेकिन फिर से सोचें। डिजिटल होने के लिए जगहों को तैयार करने की जरूरत है। हाइब्रिड इवेंट वेन्यू चुनते समय देखने के लिए यहां कुछ चीजें दी गई हैं:

स्थान चुनना: हाइब्रिड ईवेंट कैसे भिन्न होते हैं?

बहुत कुछ है जो अंदर चला जाता है सही जगह का चुनाव. आपके ईवेंट के आकार, अवधि और आपके द्वारा अपेक्षित दर्शकों के प्रकार के आधार पर, ईवेंट आयोजकों को यह सुनिश्चित करने के लिए लाइव ईवेंट स्थल के कई तत्वों पर विचार करना होगा कि यह काम करता है।

कार्यक्रम के आयोजक ज्यादातर इस पर विचार करते हैं:

  • आयोजन स्थल की लागत
  • घटना का आकार
  • खानपान
  • पार्किंग
  • निवास
  • स्थान उपलब्धता
  • और अन्य इवेंट टीमों के साथ समन्वय

. हाइब्रिड प्रारूप में स्विच करना, ये कारक अभी भी महत्वपूर्ण हैं। हालाँकि, आप उन्हें अलग तरह से देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी कारण से अपने व्यक्तिगत ईवेंट के आकार को सीमित करना चाह सकते हैं। यह आपको सहभागी की संख्या कम रखने में मदद करेगा, और आप "छोटे" या अधिक बुटीक कार्यक्रम स्थल का उपयोग कर सकते हैं।

हालाँकि, कुछ ट्रेड-ऑफ़ हैं। सिर्फ इसलिए कि आप कम कर सकते हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आयोजन स्थल की लागत भी कम या अधिक सस्ती होगी। एक हाइब्रिड घटना के लिए कुछ अन्य कारकों की आवश्यकता होती है, जैसे एक मजबूत और मजबूत इंटरनेट कनेक्शन और एवी उपकरण को जोड़ने और एकीकृत करने की क्षमता, उदाहरण के लिए।

जबकि अधिकांश आयोजन स्थलों ने अपनी तकनीक को अपडेट कर दिया है, आपको उपकरण का परीक्षण करने के लिए या अतिरिक्त बिजली की आपूर्ति के लिए स्थल तक जल्दी पहुंच के लिए अधिक भुगतान करना पड़ सकता है।

किसी भी मामले में, एक हाइब्रिड स्थल की योजना एक मानक, व्यक्तिगत स्थान से थोड़ी अलग है। यहाँ कुछ शीर्ष बातों पर विचार किया गया है:

इंटरनेट कनेक्टिविटी

आपके ईवेंट-गोअर्स इंटरनेट कनेक्टिविटी की इच्छा रखेंगे, लेकिन आपकी टीम को एक उच्च-गुणवत्ता वाली स्ट्रीम की भी आवश्यकता होगी ताकि ऑनलाइन सत्र स्ट्रीमिंग निर्बाध हो। आप जिस स्थान के साथ जाएंगे, उसके लिए इसका इवेंट इंटरनेट सेवा प्रदाता (आईएसपी) होना चाहिए जो उच्च इंटरनेट बैंडविड्थ को संसाधित करने और कनेक्शन को सुरक्षित रखने में सक्षम हो।

इवेंट वाईफ़ाई के संबंध में निम्नलिखित पर विचार करना सुनिश्चित करें:

  • सुरक्षित और विश्वसनीय, विशेष रूप से उच्च घनत्व वाले वातावरण में।
  • आउटेज के मामले में एक विश्वसनीय ऑन-साइट नेटवर्किंग इंजीनियरिंग टीम द्वारा समर्थित।
  • एक उच्च समर्पित बैंडविड्थ चुनें, जो एक महीने में आईएसपी द्वारा अनुभव किए जा सकने वाले डाउनटाइम की मात्रा को सीमित करता है।
  • यदि स्थल को समर्पित बैंडविड्थ नहीं मिल सकता है, तो संभवतः उनके पास फाइबर ऑप्टिक केबल स्थापित नहीं है।
  • कम लेटेंसी के साथ कम से कम 10GB स्ट्रीमिंग स्पीड देखें।
  • वाणिज्यिक स्थानों में आम तौर पर 2.4 गीगाहर्ट्ज़ आवृत्ति होती है, इसलिए एक ऐसा स्थान ढूंढना सुनिश्चित करें जो वाईफ़ाई डुअल बैंड प्रदान करता है (जो कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए 2.4 और 5 गीगाहर्ट्ज दोनों प्रदान करता है)।
  • आप वाईफाई चाहते हैं जो विशिष्ट उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंधित हो। उदाहरण के लिए, यदि आप अतिथि पहुंच की पेशकश कर रहे हैं, तो मान लें कि लगभग 10% उपयोगकर्ता एक समय में इंटरनेट का उपयोग करेंगे। यह राशि किसी कॉर्पोरेट इवेंट, हाइब्रिड कॉन्फ़्रेंस या हाइब्रिड मीटिंग में अधिक हो सकती है। वाईफाई ट्रैफिक वॉल्यूम पर विचार करें।
  • उच्च उपयोग वाली भीड़ के लिए प्रति 10 उपयोगकर्ता 100MB ठीक है; कम उपयोग वाली भीड़ या छोटी घटनाओं के लिए प्रति 2 उपयोगकर्ता 100MB ठीक है।
  • आपकी लाइव स्ट्रीम को उच्च स्ट्रीम गुणवत्ता, उच्च बैंडविड्थ की आवश्यकता होगी, और इसके लिए अधिक बिजली की आपूर्ति की आवश्यकता होगी।
  • एक परीक्षण या पिंग गति लगभग 30ms या उससे कम और प्रति 2 उपयोगकर्ताओं पर 100MB की दर से चलनी चाहिए।

इंटरनेट कनेक्टिविटी के मामले में आपके हाइब्रिड ईवेंट की ज़रूरतों को नेविगेट करना मुश्किल हो सकता है। सौभाग्य से, कई आयोजन स्थल पहले से ही इसके शीर्ष पर हैं। तो आपको बस इतना करना है कि अपनी आवश्यकताओं के स्थान को सूचित करें। आपको बड़े स्ट्रीमिंग पैकेज चुनने पड़ सकते हैं (क्योंकि यह एक स्केलेबल विकल्प हो सकता है)।

अंतरिक्ष और उपकरण

आपका इवेंट स्पेस इसके साथ तैयार होना चाहिए:

  • कैमरा (एचडी, एकाधिक कैमरे, तिपाई और कैमरा स्टैंड, लाइव-स्ट्रीमिंग कैमरे, और कैमरे जो स्क्रीन आकारों की एक श्रृंखला का समर्थन करते हैं, सहित कई विकल्पों के साथ)।
  • उच्च गुणवत्ता वाले माइक्रोफ़ोन जो वीडियो स्ट्रीम से कनेक्ट हो सकते हैं।
  • एक एवी ऑपरेटर जो प्रतिक्रिया से बचने के लिए ऑडियो कनेक्शन के माइक को स्विच करने पर नियंत्रण कर सकता है और दर्शकों को प्रश्न और उत्तर सत्र के दौरान श्रव्य होने की अनुमति देता है।
  • वीडियो विकल्पों को नियंत्रित करने के लिए एक वीडियो ऑपरेटर, यह सुनिश्चित करता है कि वीडियो हर समय रिकॉर्ड किया जा रहा है और फ़ीड ऑनलाइन लाइव स्ट्रीम के लिए उचित रूप से स्विच कर रहा है।
  • यह सुनिश्चित करने के लिए उपकरणों का परीक्षण करने की क्षमता कि आभासी दर्शक सही ढंग से सुन और देख सकते हैं; आप अपने ऑनलाइन ईवेंट प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से ऑनलाइन स्ट्रीमिंग क्षमताओं की भी जांच करना चाहेंगे ताकि आप जान सकें कि स्ट्रीम किन ब्राउज़र और/या ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ काम करती है।
  • तकनीकी सहायता, न केवल वाईफाई के लिए बल्कि एवी उपकरण के लिए क्योंकि इस उपकरण के खराब होने की संभावना है।

इन-हाउस सपोर्ट

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, जिस स्थान पर आप जाते हैं, उसे ऑडियो, वीडियो, तकनीकी उपकरण (जो प्रदान किया जाना चाहिए) के प्रबंधन के लिए आंतरिक सहायता प्रदान करनी चाहिए, और वाईफ़ाई कनेक्टिविटी.

यदि वे इसे प्रदान नहीं कर रहे हैं, तो आपको संभावित आयोजन स्थल अनुबंधों के साथ मूल्य निर्धारण पर बातचीत करनी चाहिए क्योंकि आपको स्वयं प्रौद्योगिकी का स्रोत बनाना होगा। यह ध्यान में रखते हुए कि आपको कई दिनों के लिए अपने स्वयं के उपकरण लाने के लिए एक AV टीम को किराए पर लेना होगा, यह आपके बजट का एक बड़ा हिस्सा खा जाएगा।

पूछें कि क्या स्थल स्ट्रीमिंग, नेटवर्किंग इंजीनियरों, चार्जिंग स्टेशनों, प्रस्तुतकर्ताओं के लिए ईथरनेट हुकअप और उच्च वोल्टेज बिजली आपूर्ति के लिए आईटी समर्थन प्रदान करता है।

यदि स्थल इन सभी कारकों को प्रदान नहीं कर सकता है, तो आपको उनके लिए आउटसोर्स करने की संभावना होगी (या एक अलग स्थान चुनें)। ऑडियो, वीडियो, इंटरनेट और तकनीक की निगरानी करने वाले किसी व्यक्ति का होना महत्वपूर्ण है ताकि आपका ईवेंट व्यक्तिगत और दूरस्थ उपस्थित दोनों के लिए त्रुटिपूर्ण रूप से चले।

उपलब्धता और पहुंच

किसी भी तकनीक के साथ, आपको अपने कंप्यूटर और/या सॉफ़्टवेयर को जोड़ने और यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण करने की क्षमता की आवश्यकता है कि चीजें ऊपर और चल रही हैं। यदि आपकी कुछ टीम इन-हाउस तकनीकी सहायता के साथ मिलकर काम कर रही है, तो उन्हें विशिष्टताओं के माध्यम से जाना चाहिए ताकि आपकी टीम के प्रत्येक सदस्य को पता चले कि चीजें कैसे काम करती हैं और एवी उपकरण, ऑन-साइट कंप्यूटर से कैसे जुड़ना है। , इंटरनेट नेटवर्क, ओवरहेड प्रोजेक्टर इत्यादि।

यदि आपका हाइब्रिड स्थल आपकी इच्छित समयावधि के दौरान उपलब्ध है, तो सुनिश्चित करें कि आपका ईवेंट आयोजक और टीम इन परीक्षण मापदंडों के माध्यम से जाने और अपने उपकरण सेट अप करने के लिए साइट तक जल्दी पहुंच सकते हैं। आप कुछ सप्ताह पहले साइट पर जाना भी चाह सकते हैं ताकि आप पुष्टि कर सकें कि आपके ऑपरेटिंग सिस्टम और अन्य प्रौद्योगिकियां स्थापित हैं और स्थल की तकनीक के साथ संगत हैं।

यदि आप कर सकते हैं, तो इस समय अवधि को एक परीक्षण ऑनलाइन ऑडियंस सदस्य और ऑनलाइन प्रस्तुतकर्ता के साथ समन्वयित करें ताकि आप प्रौद्योगिकी के सभी पहलुओं की जांच कर सकें और आभासी घटना मंच.

पर्याप्त बिजली आपूर्ति

कुछ पुराने स्थान अभी भी एक दिनांकित बिजली आपूर्ति से दूर हो रहे हैं। एक दिनांकित या छोटी बिजली आपूर्ति का मतलब होगा कि आपकी ईवेंट तकनीक आपके ईवेंट के बीच में शॉर्ट-सर्किट या विफल हो सकती है। कई उपस्थित लोगों, श्रमिकों और तकनीकी मांगों को संभालने के लिए आपको अपनी घटना बिजली की आपूर्ति पर्याप्त मजबूत होनी चाहिए।

यदि आपके पास उच्च गुणवत्ता वाले कंप्यूटर हैं, तो आपको बिजली की आपूर्ति की आवश्यकता होगी जो इससे मेल खा सके। स्थल के पास एक वाणिज्यिक बिजली आपूर्ति उपलब्ध होनी चाहिए, लेकिन क्या यह ठीक से बढ़ सकता है? स्थल 500-1,000 उपस्थित लोगों को फिट करने में सक्षम हो सकता है। फिर भी, आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि क्या वे एवी उपकरण (जैसे व्यक्तिगत दर्शकों के लिए माइक्रोफोन और स्पीकर) को संभाल सकते हैं, एक स्विचबोर्ड, एन्कोडर और टावर कंप्यूटर से कनेक्ट कर सकते हैं, और उस वीडियो/ऑडियो को अपने वर्चुअल प्लेटफॉर्म के माध्यम से लाइव अपलोड कर सकते हैं।

ईवेंट जितने अधिक लोगों की मेजबानी कर सकता है, उतनी ही अधिक संभावना है कि आपको अधिक उपकरण, प्रौद्योगिकी और शक्ति की आवश्यकता होगी। "साधारण" बड़े आयोजन स्थल के साथ जाने से पहले इन पहलुओं पर विचार करें।

अधिकांश ब्रांडों के लिए हाइब्रिड इवेंट में शिफ्ट होना समझ में आता है। हालांकि, उचित तैयारी के बिना, यह मौका है कि आप एक ऐसा आयोजन स्थल चुनें जो सूंघने के लिए न हो। निर्बाध हाइब्रिड इवेंट होस्टिंग प्रदान करने के लिए उस आयोजन स्थल की क्षमता पर दृढ़ता से विचार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि उन्होंने अतीत में हाइब्रिड ईवेंट की मेजबानी की है और आपकी तकनीकी चिंताओं को सामने और केंद्र में रख रहे हैं।

 

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