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8 इवेंट बजट टिप्स हर इवेंट प्लानर को पता होना चाहिए

इवेंट बजटिंग एक परेशानी हो सकती है। बजट पर टिके रहना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन दूसरों के लिए यथार्थवादी बजट बनाना असंभव लग सकता है। 

. एक घटना की योजना बनाना बजट, बहुत कुछ है जिस पर कार्यक्रम योजनाकारों को विचार करना चाहिए। आयोजन स्थल की लागत और इवेंट स्टाफ जैसी आवश्यकताओं के अलावा, आप अप्रत्याशित खर्चों, आपातकालीन निधियों और छिपी हुई फीस के लिए भी अनुमति देना चाहेंगे। 

आपकी मदद करने के लिए, Accelevents विशेषज्ञ कार्यक्रम योजनाकारों द्वारा प्रदान की गई आठ घटना बजट युक्तियों की मैपिंग की है। इन युक्तियों का उपयोग अज्ञात बजट के लिए तैयार करने, अपने ईवेंट ROI को भुनाने और अपने ईवेंट को सही रास्ते पर सेट करने में मदद करने के लिए करें। 

1. अपने ईवेंट बजट लक्ष्यों और प्राथमिक KPI की पहचान करें

इससे पहले कि आप अपना ईवेंट बजट हैश आउट करना शुरू करें, यह जान लें कि आप अपने ईवेंट लक्ष्य और KPI (प्रमुख प्रदर्शन संकेतक) को समझे बिना प्रारंभ नहीं कर सकते। आपके लिए बजट प्रक्रिया सम्मेलन या घटना आम तौर पर आपके द्वारा मुख्य उद्देश्यों की पहचान करने के बाद होगी, लेकिन इससे पहले कि आप योजना प्रक्रिया के लिए आधार तैयार कर लें। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप यह जाने बिना कि आप कितना खर्च कर सकते हैं, किसी भी कार्यक्रम की योजना नहीं बना सकते। 

घटना बजट लक्ष्य

इसलिए, आपको अपने ईवेंट उद्देश्यों को अपने KPI के साथ संरेखित करने के लिए सही रास्ते पर होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि प्राथमिक उद्देश्य टिकटिंग राजस्व से बिक्री करना है, तो आपको कितनी आवश्यकता है, आप आदर्श रूप से कितना चाहते हैं, और आप कितना बेहतर चाहते हैं, इसके लिए एक बिक्री संख्या की पहचान करें। वहां से, अपने ईवेंट प्लान पर वापस जाएं और अनुमान लगाएं कि आप अपने ईवेंट के कितने बड़े होने की उम्मीद करते हैं और आपको लगता है कि आप कितना बड़ा प्रबंधन कर सकते हैं। 

स्वाभाविक रूप से, आपके टिकट की कीमतें आयोजन स्थल की लागत, इवेंट स्टाफ के चालान और खानपान की लागत पर आ जाएंगी। हालाँकि, जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, आप देख सकते हैं कि किसी विशेष ओवरहेड तक पहुँचने के लिए आपको कितना शुल्क देना होगा या कितनी टिकट बिक्री करनी होगी। 

2. शुरुआती अनुमान के लिए पिछले डेटा (या तो आपकी पिछली घटनाओं या इसी तरह की घटनाओं से) का उपयोग करें

सबसे अच्छे बजट सुझावों में से एक अनुभव से दूर जाना है, जब एक घटना के लिए मूल्य निर्धारण और घटना बजट। यदि आपने अतीत में इसी तरह की घटना को चलाया है, तो आपको व्यय अनुपात और प्रवृत्तियों की कुछ समझ है। यदि आपने पिछले दो वर्षों में कार्यक्रम चलाए हैं और प्रत्येक वर्ष बजट से अधिक खर्च किया है, तो आप हर बार अपने बजट से अधिक खर्च कर सकते हैं। आप अनुमानित आरओआई की गणना करते समय आपातकालीन निधियों के साथ अंतर को ध्यान में रखने का प्रयास कर सकते हैं या इसकी अपेक्षा कर सकते हैं। 

किसी भी मामले में, अपने ईवेंट या इसी तरह के ईवेंट से पिछले ईवेंट डेटा का उपयोग करने का प्रयास करें ताकि आप आइटम की वास्तविक लागत देख सकें और कौन से खर्च दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं। आप घटना के प्रकार का हिसाब देना चाहेंगे (क्या यह व्यक्तिगत रूप से, ऑनलाइन था, या संकर ), ईवेंट का स्थान, ईवेंट का आकार, प्रचारित किया जा रहा ब्रांड और उस ईवेंट का वास्तविक बजट. यह इनमें से प्रत्येक क्षेत्र में अपेक्षाकृत समान होना चाहिए; अन्यथा, उस बजट के कुछ पहलुओं को अपने से मेल खाने के लिए परिवर्तित करना मुश्किल हो सकता है।

यहां से, आप बॉलपार्क का आंकड़ा निकाल सकते हैं और इस संख्या को परिष्कृत करना शुरू कर सकते हैं। 

3. घटना बजट व्यय पर शोध करें

आपके ईवेंट खर्च शायद आपके बजट का सबसे आवश्यक पहलू हैं। यहां पर विचार करने के लिए लागतों का एक ईवेंट बजट टेम्प्लेट है:

स्थान खर्च:

  • आयोजन स्थल की लागत
  • साइट पर कर्मचारी और घटना दल
  • खाद्य और पेय पदार्थ; खानपान
  • ईवेंट तकनीक, जैसे ऑडियो/विज़ुअल (हाइब्रिड ईवेंट के लिए अधिक महंगा होगा)
  • स्पीकर और मनोरंजन के अन्य रूप जैसे MC
  • घटना स्थल के पास या आसपास आवास और परिवहन
  • सुरक्षा
  • अन्य ऑन-साइट स्टाफिंग, जैसे नेटवर्क इंजीनियर, वीडियोग्राफर, तकनीकी मास्टर्स, इवेंट प्लानर्स और इवेंट कोऑर्डिनेटर
  • स्वैग और अन्य हैंडआउट ऑनसाइट
  • भौतिक प्रिंटआउट, पोस्टर और बैनर

मार्केटिंग और इवेंट प्रमोशन:

  • सशुल्क सामग्री विपणन और सशुल्क विज्ञापन
  • ईवेंट मार्केटिंग
  • संबद्ध या प्रभावित करने वाली फीस
  • सोशल मीडिया विज्ञापन
  • मुद्रित विपणन सामग्री
  • इवेंट ब्रांडिंग या लोगो के लिए ग्राफिक डिजाइन
  • वेबसाइट डिजाइन और/या होस्टिंग (यदि आपकी इवेंट मैनेजमेंट तकनीक में शामिल नहीं है)

इवेंट मैनेजमेंट टेक्नोलॉजी:

  • इवेंट प्लेटफ़ॉर्म शुल्क
  • बुकिंग और टिकट शुल्क
  • घटना वेबसाइट होस्टिंग
  • मोबाइल इवेंट ऐप
  • लीड कैप्चर टूल
  • साइट पर चेक-इन और पंजीकरण
  • वर्चुअल इवेंट स्ट्रीमिंग या इंटीग्रेशन
  • डेटा और एनालिटिक्स

चूंकि इनमें से कई लागतें आसानी से जुड़ सकती हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि व्यय कम करना जहां आप कर सकते हैं (जो हम नीचे प्राप्त करेंगे)। हालाँकि, हम इस बात पर प्रकाश डालना चाहेंगे कि सही ईवेंट प्लेटफ़ॉर्म चुनने से शुल्क या अप्रत्याशित व्यय में भारी कमी आ सकती है। उदाहरण के लिए, ए वर्चुअल इवेंट होस्टिंग प्लेटफॉर्म जैसे Accelevents टिकटिंग और इवेंट पंजीकरण जैसे ऑन-साइट ईवेंट होस्टिंग के लिए उपयोग किया जा सकता है। इसकी उन्नत विशेषताएं लीड कैप्चरिंग, स्ट्रीमिंग, डेटा और एनालिटिक्स, बुकिंग, एक इवेंट वेबसाइट की मेजबानी, मार्केटिंग और एकीकरण का समर्थन कर सकती हैं। 

4. एकाधिक विक्रेता उद्धरण प्राप्त करें

आपका ईवेंट विक्रेता आपके ईवेंट से जुड़ी सबसे महत्वपूर्ण लागतों में से एक होगा। तो सर्वोत्तम उद्धरण प्राप्त करने के लिए खरीदारी करना सुनिश्चित करें। कई विक्रेता उद्धरण प्राप्त करें और विक्रेताओं को सूचित करें कि आप सर्वोत्तम दर प्राप्त करने के लिए प्रतिस्पर्धी उद्धरण खोज रहे हैं। 

कुछ मामलों में, आप उन अनुबंधों पर बातचीत कर सकते हैं जो इवेंट प्लानर को अनजाने में एक्स्ट्रा डालने का प्रयास करते हैं। उदाहरण के लिए, आपको इवेंट मैनेजमेंट तकनीक के लिए भुगतान करने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि आप इसके उस पहलू की आपूर्ति कर सकते हैं। हालाँकि, आपको यह देखने के लिए तकनीकी लागतों की जांच करने की आवश्यकता होगी कि क्या स्थल के माध्यम से किराए पर लेने के बजाय अपनी इवेंट टेक टीम को लाना अधिक फायदेमंद होगा। 

5. आय बनाम व्यय की अनुमानित बैलेंस शीट बनाएं

एक बार जब आपको इस बात का अच्छा अंदाजा हो जाता है कि आप इस आयोजन के लिए क्या खर्च करने की उम्मीद करते हैं, तो आप अपनी टिकट बिक्री पर फिर से विचार कर सकते हैं और यह घटना आपको कैसे पैसा देगी। में निवेश करें घटना टेम्पलेट, जिससे आपको अपने खर्चों का बेहतर अंदाजा लगाने में मदद मिल सकती है। मान लीजिए कि आप अपने सभी खर्चों का अनुमान लगाते हैं और देखते हैं कि आपको प्रत्येक को तोड़ने के लिए 2,000 टिकटों को $1,000 में बेचने की आवश्यकता है। उस स्थिति में, आपको संभवतः मूल्यांकन करने की आवश्यकता होगी

क) क्या आप इतने टिकट उस कीमत पर बेच सकते हैं,

बी) क्या ऐसा करना इसके लायक है, और

सी) जहां आप अधिक किफायती टिकट कीमतों की पेशकश करने के लिए लागत में कटौती कर सकते हैं (यदि यह आपके लक्ष्य का हिस्सा है)। 

विभिन्न बिक्री अनुमानों को मैप करना शुरू करें ताकि आप अपनी बिक्री रणनीतियों की योजना बना सकें। यदि आपको उच्च टिकट जारी रखने की आवश्यकता है, तो आपके पास एक प्रत्यक्ष विपणन अभियान होने की संभावना है जो इसके अनुरूप हो। जब तक आप लंबी अवधि की मार्केटिंग रणनीति का उपयोग करने के लिए दृढ़ नहीं हैं, तब तक आपके खर्च आपको भी तोड़ने के लिए मजबूर नहीं करना चाहिए। 

6. पैसे बचाने के लिए क्षेत्रों की पहचान करने के लिए अपने ईवेंट बजट लक्ष्यों का पुनर्मूल्यांकन करें

अधिक बार नहीं, यदि आपके पास ठोस बजट नहीं है या यदि यह आपकी पहली घटना है, तो आप पा सकते हैं कि आप आयोजन के खर्चों की योजना बनाने में अति उत्साही हैं। कुछ इवेंट प्लानर इसके विपरीत होते हैं, और खुद को या अपनी टीम को सांस लेने के लिए कोई जगह नहीं देते हैं। 

अपनी टीम के लिए सही संतुलन खोजने की कोशिश करें। आप एक सख्त बजट का संचालन नहीं कर सकते हैं और नहीं करना चाहिए, और यह घटना के दौरान महत्वपूर्ण चिंता का कारण होगा। किसी भी घटना के साथ, आपको पैसे बचाने के तरीकों की तलाश करनी चाहिए, क्योंकि इससे आपका आरओआई या लाभ हमेशा बढ़ता है। आसानी से स्केलेबल इवेंट टेक्नोलॉजी प्लेटफॉर्म चुनना आपको एक स्पष्ट विचार देता है कि आप प्रत्येक टिकट बिक्री से क्या ले सकते हैं। 

घटना बजट लक्ष्यों का मूल्यांकन करें

उन तरीकों पर विचार करें जिनसे आयोजन स्थल लागत में कटौती कर सकता है। अपने वकील से अनुबंध की समीक्षा करने के लिए कहने पर विचार करें ताकि आपका ब्रांड घटना में होने वाली किसी भी क्षति या दुर्घटना के लिए उत्तरदायी न हो। आपको कुछ खामियां भी मिल सकती हैं जहां आप आयोजन स्थल, खानपान, कार्यक्रम की आपूर्ति, विपणन, और बहुत कुछ से जुड़ी लागतों में कटौती कर सकते हैं। 

यदि आप लागतों में कटौती नहीं कर सकते हैं, तो अन्य तरीकों पर विचार करें जिनसे यह आयोजन आपको पैसा कमा सकता है, जिसमें प्रायोजन राजस्व और धन उगाहने

7. हमेशा घटनाओं या आपात स्थितियों के लिए खाता

यहां तक ​​​​कि सबसे अच्छी तरह से नियोजित घटना में कुछ अप्रत्याशित लागतें होंगी। इवेंट टेक के साथ महत्वपूर्ण मुद्दों के लिए अंतिम-मिनट की मार्केटिंग सामग्री की आवश्यकता से कुछ फसल होने के लिए बाध्य है। आप पा सकते हैं कि एक वक्ता अब उपस्थित नहीं हो सकता है, और आपको इसके लिए अन्य, अधिक महंगे तरीकों से क्षतिपूर्ति करनी पड़ सकती है। 

एक बरसात के दिन का फंड रखें जिसे उस तरह के मुद्दों के लिए साइट पर एक्सेस किया जा सकता है। अपने इवेंट बजट के अतिरिक्त 10-20% बजट को हाथ में लेने पर विचार करें। आप इस नकद में से कुछ टिकट बिक्री के एक हिस्से के साथ भी प्राप्त कर सकते हैं। कोई भी अप्रयुक्त राशि लाभ में वापस चली जाएगी। 

हाथ में इस अतिरिक्त नकदी के साथ, आप अपने रास्ते में आने वाली किसी भी हिचकी के लिए अच्छी तरह से तैयार होंगे। 

8. अपने कार्यक्रम के बजट संबंधी पहलों को प्रलेखित और व्ययों को व्यवस्थित रखें

जैसे ही आप इवेंट बजट के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, अपनी सभी रसीदें रखना सुनिश्चित करें, नियमित रूप से आने वाले खर्चों और बाद में आने वाली किसी भी ज्ञात, बड़ी लागतों का दस्तावेजीकरण करें। आपको इन खर्चों को बाद में कर और लेखांकन उद्देश्यों के लिए रिपोर्ट करना होगा, और इस डेटा को अभी व्यवस्थित करने से आप सफलता के लिए तैयार हो जाएंगे। 

मासिक खर्चों के साथ एक स्प्रैडशीट रखें ताकि यह पता चल सके कि आपको हर महीने किस चीज की जरूरत है जो कि घटना से पहले हो। घटना के करीब प्रमुख लागतों को ऑफसेट करने के लिए आपको कुछ खर्च जल्दी करने की आवश्यकता हो सकती है। जब योजना बनाने की बात आती है तो यह आपकी टीम को भी व्यवस्थित रखेगा। 

 

किसी भी आकार के आयोजन के लिए बजट बनाना मुश्किल हो सकता है। हालांकि, एक कार्यक्रम के आयोजक के रूप में, आपको बजट पर अपनी नजर रखनी होगी ताकि आपका कार्यक्रम अधिक से अधिक मुनाफा कमा सके और सफलतापूर्वक प्रदर्शन कर सके। एक एकाउंटेंट या वित्तीय योजनाकार के साथ काम करने पर विचार करें ताकि आप ठीक से बजट कर सकें।

सही टूल और सॉफ़्टवेयर जानने के लिए सहायता चाहिए जो आपके ईवेंट बजट के लिए सबसे उपयुक्त हैं? आज संपर्क करें और हमारे ईवेंट विशेषज्ञ आपको सरल तरीके दिखा सकते हैं जो आपके ईवेंट बजट लक्ष्यों के लिए एक बड़ा अंतर ला सकते हैं। 

 

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