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अपने हाइब्रिड इवेंट को सुरक्षित रखने के लिए आपको शीर्ष 5 कारकों पर विचार करना चाहिए

आयोजनों में सुरक्षा

कई इवेंट प्रोफेशनल्स के लिए, लाइव इवेंट की योजना बनाने या होस्ट करने में काफी समय हो गया है। लेकिन COVID-19 को दुनिया को एक ठहराव में लाने की अनुमति देने के बजाय, ईवेंट उद्योग ने समायोजित करने का एक तरीका ढूंढ लिया। आभासी आयोजनों को अपनाकर, आयोजक उत्सुक दर्शकों तक सामग्री पहुंचाने में सक्षम हुए हैं। 

आभासी सामाजिक कार्यक्रम अब आम हैं। और इन आयोजनों ने हमें जोड़े रखने का अच्छा काम किया है। एक आभासी घटना, हालांकि, कभी भी साइट पर होने वाली घटना और दूसरों के साथ बातचीत करने की खुशियों को प्रतिस्थापित नहीं करेगी। 

जैसा कि टीके अधिक आसानी से उपलब्ध हो गए हैं, जानकार कार्यक्रम आयोजक भविष्य की ओर देख रहे हैं। और प्रमुख उभरती प्रवृत्तियों में से एक है संकर घटनाओं. हाइब्रिड घटनाओं में आभासी घटक और व्यक्तिगत घटक होते हैं। लेकिन आप इन-पर्सन अटेंडीज़ के साथ एक कार्यक्रम की मेजबानी कैसे कर सकते हैं, जबकि उन्हें अभी भी मौजूद महामारी के जोखिमों से सुरक्षित रखते हैं?

यदि आप एक सफल हाइब्रिड कार्यक्रम की मेजबानी करना चाहते हैं, तो आपको उपस्थित लोगों के स्वास्थ्य और सुरक्षा को प्राथमिकता देनी होगी। इस मुश्किल परिदृश्य को नेविगेट करने में आपकी मदद करने के लिए, हमने हाइब्रिड इवेंट सुरक्षा युक्तियों की इस सूची को एक साथ रखा है!

आपकी अगली हाइब्रिड घटना को सुरक्षित रखने के लिए शीर्ष 5 सिद्ध तरीके

किसी भी प्रकार के आयोजन की योजना बनाते समय बहुत कुछ सोचना पड़ता है। और एक वैश्विक महामारी के दौरान एक कार्यक्रम की योजना बनाना केवल और जटिलताएं जोड़ता है। हाइब्रिड इवेंट सेफ्टी के बारे में सोचते समय आपको यहीं से शुरुआत करनी होगी।

1. सही स्थान चुनें

 

किसी भी आयोजन के लिए सही जगह की सुरक्षा जरूरी है। लेकिन अब, आपको यह सोचने की जरूरत है कि स्थल कैसे COVID-19 प्रोटोकॉल को समायोजित कर सकता है। 

स्थल उपयुक्तता का आकलन करते समय निम्नलिखित पर विचार करें:

  • स्थल का आकार 

क्या हाइब्रिड इवेंट अटेंडीज़ के लिए घूमने-फिरने और सोशल डिस्टेंसिंग का सम्मान करने के लिए पर्याप्त जगह है? मीटिंग या कॉन्फ़्रेंस रूम से परे देखें, और लॉबी, लाउंज और हॉलवे स्पेस देखें। 

  • स्थल की अधिकतम क्षमता 

यह संभावना नहीं है कि आपको स्थल को अधिकतम क्षमता तक भरने की अनुमति दी जाएगी। लेकिन आपको यह पता लगाना चाहिए कि सीडीसी की सिफारिशों के आधार पर स्थल में नई क्षमता है या नहीं। स्थल की उपयुक्तता का आकलन करने के लिए इस नंबर का उपयोग करें। यह आपके कार्यक्रम की योजना और . को भी सूचित कर सकता है घटना विपणन रणनीतियाँ.

  • स्थान अनुबंध

अपने स्थल अनुबंध को ध्यान से पढ़ना सुनिश्चित करें। COVID दायित्व, स्थगन, और/या रद्द करने से संबंधित किसी भी खंड को देखें। यदि कोई अप्रत्याशित घटना का प्रावधान है, तो पूछें कि कौन से COVID परिदृश्य शामिल हैं। यदि COVID कवर नहीं है, तो पूछें कि क्या कोई अन्य प्रावधान है जो समान कवरेज प्रदान करेगा। 

RSI वैश्विक बायोरिस्क सलाहकार परिषद (GBAC) संगठनों को COVID-19 जैसे बायोहैज़र्ड जोखिमों से उबरने में मदद करता है। GBAC STAR उन सुविधाओं को प्रदान किया जाता है जिन्होंने उचित सफाई और कीटाणुरहित प्रक्रियाओं की स्थापना की है। इन उपायों से COVID जैसे दूषित पदार्थों के प्रसार को कम किया जा सकेगा। 

2. चेक-इन को सुरक्षित बनाएं

 

इवेंट रजिस्ट्रेशन और चेक-इन अक्सर लाइव इवेंट में सबसे अधिक भीड़-भाड़ वाले स्थान होते हैं। और यह उन्हें आपके हाइब्रिड इवेंट में सबसे जोखिम भरा बनाता है। ईवेंट चेक-इन को सुव्यवस्थित करने, प्रतीक्षा समय को कम करने और एक क्षेत्र में एकत्रित लोगों की संख्या को सीमित करने के लिए कदम उठाएं। 

  • जितना हो सके पहले से करें 

वर्ष का उपयोग करना घटना पंजीकरण मंच या एक घटना पंजीकरण वेबसाइट ऑनसाइट चेक-इन को समाप्त कर सकते हैं। उपस्थित लोगों को जल्द से जल्द पंजीकरण करने के लिए प्रोत्साहित करें। मेल द्वारा सभी बैज और पहचान भेजें। यह आगमन पर कतार या एकत्र होने की आवश्यकता को समाप्त कर देगा। 

  • डगमगाता आगमन 

ऑनलाइन चेक-इन के साथ, उपस्थित लोग अपने आगमन का समय चुन सकते हैं। यह लोगों के बड़े समूहों को एक ही समय पर पहुंचने से रोकता है। उपस्थित लोगों को किसी भी सामाजिक/कार्य बुलबुले की पहचान करने पर विचार करें। यदि एक ही कार्यालय से आने वाले समूहों के साथ एक सम्मेलन की मेजबानी कर रहे हैं, तो आप उन्हें समूहित कर सकते हैं। इसका मतलब है कि वे एक ही समय में पहुंचेंगे, अन्य सामाजिक बुलबुले के साथ अपने संपर्क को सीमित कर देंगे। 

  • अधिक स्थान लें 

यदि आपके पास ऑनसाइट पंजीकरण होना चाहिए, तो एक बड़े स्थान का उपयोग करने का प्रयास करें। आपके पास जितना अधिक स्थान होगा, उतना ही आप सामाजिक दूरी को प्रोत्साहित और लागू कर सकते हैं। जबकि आपके हाइब्रिड ईवेंट में आपके कम उपस्थित हो सकते हैं, आप ईवेंट चेक-इन के लिए दो बार स्थान का उपयोग करना चाहेंगे। 

  • ट्रैफ़िक प्रवाह बनाएँ 

घटना स्थान में आवाजाही को नियंत्रित करने का एक तरीका स्पष्ट और परिभाषित यातायात प्रवाह बनाना है। आप समर्पित प्रवेश और निकास बनाना चाहेंगे। उस दिशा को लेबल करें जिसे आप चाहते हैं कि लोग कार्यक्रम स्थल में प्रवेश करने के बाद ले जाएँ। इस प्रवाह को लागू करने और सुविधा प्रदान करने में सहायता के लिए स्थल या घटना कर्मचारी हाथ में हैं।

  • स्पष्ट रूप से संवाद करें 

यह महत्वपूर्ण है कि दर्शक समझें कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। उन्हें यह जानना और समझना होगा कि कार्यक्रम स्थल पर कैसे व्यवहार करना है। लेकिन उन्हें किसी भी स्वास्थ्य और सुरक्षा जांच के बारे में भी पता होना चाहिए। यदि आप चाहते हैं कि मेहमान एक नकारात्मक COVID-19 परीक्षण करें, तो उन्हें पहले से जानना होगा। आप उन्हें एक पाने के लिए पर्याप्त समय देना चाहते हैं। 

3. सुरक्षा के लिए डिजाइन

 

चेक-इन को ऑनलाइन स्थानांतरित करना और दिशात्मक यातायात प्रवाह स्थापित करना बहुत अच्छा है। लेकिन और भी अनोखी और रचनात्मक चीजें हैं जो आप कर सकते हैं! इवेंट डेकोर बनाएं जो हाइब्रिड इवेंट सुरक्षा को बढ़ावा देगा। और इनमें से कई घटना सजावट तत्व सहभागी अनुभव को प्रभावित किए बिना कार्यान्वित किया जा सकता है। 

विचार करने के लिए कुछ डिजाइन पहलू हैं:

  • इवेंट ब्रांडेड पीपीई
  • कमरे के डिवाइडर के रूप में बड़े पौधे और फूलों की व्यवस्था
  • इवेंट ब्रांडेड तकिए के साथ कुछ इस तरह का संदेश लिखा हो, "सोशल डिस्टेंसिंग का सम्मान करने के लिए, कृपया यहां न बैठें।" यह लाउंज जैसे सामान्य स्थानों में दूरी को लागू करने का एक तरीका है
  • प्लेक्सीग्लस टेबल डिवाइडर
  • दूरी बनाने के लिए टेबल और कुर्सी का संयोजन बनाएं combination
  • घटना या प्रायोजक ब्रांडेड हैंड सैनिटाइजर स्टेशन
  • पकड़ो और जाओ खानपान विकल्प

4. उपस्थित लोगों को नियम और अपेक्षाएं बताएं

 

अपने हाइब्रिड इवेंट की योजना और मार्केटिंग करते समय, अपने सुरक्षा प्रयासों को उजागर करना सुनिश्चित करें। कुछ लोगों के लिए, यह उनके खरीद निर्णय में अंतर-निर्माता हो सकता है। 

अपने पर घटना वेबसाइट, स्थल को सुरक्षित करने के लिए आपके द्वारा उठाए गए कदमों का विवरण दें। उपस्थित लोगों के लिए आपके द्वारा स्थापित किसी भी नियम का विवरण दें। 

एक बार पंजीकृत होने के बाद, मेहमानों को एक विस्तृत गाइड या नियमों और अपेक्षाओं की सूची भेजें। अगर आपको अपने नियम बदलने या अपडेट करने हैं, तो इन अपडेट को रजिस्ट्रेंट को ईमेल करें. आमतौर पर, आप उपस्थित लोगों को बहुत अधिक ईमेल भेजने से बचना चाहेंगे। लेकिन, ये सामान्य समय से बहुत दूर हैं और स्पष्टीकरण का वास्तव में स्वागत किया जा सकता है। 

आप उपस्थित लोगों को जितनी अधिक जानकारी प्रदान कर सकते हैं, वे आपके कार्यक्रम में भाग लेने के लिए उतने ही अधिक आश्वस्त होंगे। 

5. सीडीसी अनुशंसाओं के साथ वर्तमान रहें

 

महामारी का परिदृश्य हर समय बदल रहा है। यह महत्वपूर्ण है कि आप से नवीनतम अनुशंसाओं से अवगत हों रोग नियंत्रण केंद्र (सीडीसी)

चेक सीडीसी की वेबसाइट नियोजन प्रक्रिया के दौरान नियमित रूप से। उनके दिशानिर्देश आपको अपने नियम और दिशानिर्देश तैयार करने में मदद कर सकते हैं। 

साइट को अधिक बार देखना सुनिश्चित करें क्योंकि आपके हाइब्रिड इवेंट की तारीख नजदीक आ रही है। आपको अपनी योजनाओं को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। हमेशा अन्य विकल्प होते हैं, जैसे कि अगर सभा असंभव हो जाती है तो किसी आभासी घटना में स्थानांतरित हो जाना।

व्यक्तिगत रूप से उपस्थित लोगों को COVID-19 से सुरक्षित रखना आपकी सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। हमारी सलाह का पालन करना और पंजीकरण का उपयोग करना और इवेंट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म मदद कर सकते है। मंच उपस्थित लोगों के साथ संचार की सुविधा प्रदान कर सकता है और ऑनलाइन चेक-इन के साथ संपर्क बिंदुओं को कम कर सकता है।

अपने अगले कार्यक्रम की मेजबानी करना चाहते हैं? आज ही डेमो बुक करें  और इस बारे में अधिक जानें कि कैसे हमारा हाइब्रिड और वर्चुअल इवेंट प्लेटफॉर्म आपको वास्तव में अविश्वसनीय अभी तक सुरक्षित इवेंट अनुभव को एक साथ रखने में मदद कर सकता है!

 

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