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एक सतत वर्चुअल या हाइब्रिड सम्मेलन की मेजबानी करते समय विचार करने के लिए शीर्ष 6 कारक

आभासी सम्मेलन और स्थिरता

ग्लोबल वार्मिंग के लिए बढ़ती चिंता के साथ, यह समझ में आता है कि वर्चुअल या हाइब्रिड सम्मेलन की मेजबानी करते समय आप इसे टिकाऊ और जलवायु-अनुकूल के रूप में बढ़ावा देना चाहेंगे। एक स्थायी सम्मेलन बनाने में बहुत समय और संगठन लगता है, लेकिन यह उस प्रभाव को कम करने के प्रयास के लायक है जो घटना उद्योग का जलवायु परिवर्तन पर पड़ता है।

स्थिरता हमेशा पर्यावरणीय प्रभाव के बारे में नहीं होती है और इसका मतलब यह भी हो सकता है कि आपकी घटना आर्थिक, सामाजिक और राजनीतिक परिवर्तनों को बनाए रख सकती है।

एक कार्यक्रम के आयोजक के रूप में, आपको स्थायी उत्पादों के स्रोत के लिए समय अलग करना पड़ सकता है, स्थायी लक्ष्य बनाना होगा, और इन लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना होगा। जब कीमत, वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं, साझेदारी और तैयारी की बात आती है तो इसके लिए कुछ बातचीत की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आप अपने ईवेंट को स्थायी आयोजन में बदलने के इच्छुक हैं, तो आप सही जगह पर हैं। चाहे आप वर्चुअल इवेंट, हाइब्रिड इवेंट या इन-पर्सन इवेंट होस्ट कर रहे हों, आप अपने पर्यावरणीय प्रभाव को कम करने और इवेंट की स्थिरता बढ़ाने के लिए कुछ कदम उठा सकते हैं।

सस्टेनेबिलिटी और होस्टिंग वर्चुअल या हाइब्रिड सम्मेलन

इससे पहले कि हम गोता लगाएँ, यह पहचानना आवश्यक है कि आप जिस प्रकार का आयोजन करेंगे, वह उस स्थिरता स्तर को निर्धारित करेगा जिस तक आप पहुँच सकते हैं। यदि आप कुछ स्थिरता लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं, तो आपको निष्पक्ष रूप से उन घटनाओं की संख्या को देखना होगा जो आप आयोजित कर रहे हैं और उनमें से कितने कार्यक्रम ऑनलाइन आयोजित किए जाएंगे।

यदि आप एक वर्ष में 20 व्यक्तिगत सम्मेलन करने की योजना बनाते हैं, तो आप स्वचालित रूप से जलवायु प्रभाव के खिलाफ एक उच्च बिल को खत्म कर देंगे। कुछ घटनाओं को आभासी घटना प्रारूप में बदलने से पर्यावरणीय प्रभाव के स्तर में सुधार हो सकता है। आभासी सम्मेलन यदि आप सही ऑडियंस तक पहुँचने के बारे में चिंतित हैं, तो स्थिरता के लिए अधिक अवसर भी प्रदान करते हैं। हालांकि, कुछ घटनाएं व्यक्तिगत रूप से बेहतर होती हैं, इसलिए आपको संतुलन पर विचार करना चाहिए।

अपने 'हरित लक्ष्य' निर्धारित करते समय, इस विचार को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप कार्बन तटस्थ होना चाहते हैं, तो यह आपकी कुछ घटनाओं, या घटनाओं के पहलुओं को डिजिटल प्रारूप में स्थानांतरित करके उस लक्ष्य को प्राप्त करने की संभावनाओं में सुधार कर सकता है। अपने कार्बन-तटस्थ लक्ष्य को हिट करने के लिए उस धुरी को जल्दी बनाएं, फिर उस समय का उपयोग कार्बन-तटस्थ होने के लिए करें, भले ही आप व्यक्तिगत और हाइब्रिड घटनाओं को शेड्यूल में वापस जोड़ते हैं।

ईवेंट प्रकार को सभी ऑनलाइन या आंशिक रूप से ऑनलाइन में स्थानांतरित करने से, आप पहले से ही पाएंगे कि आपका पर्यावरणीय प्रभाव कम हो गया है। वर्चुअल इवेंट या ऑनलाइन हाइब्रिड इवेंट में भाग लेने के विकल्प के साथ, आप पा सकते हैं कि इवेंट के लिए कम उपस्थित लोग उड़ान भर रहे हैं। यह हवा में कार्बन की मात्रा को बहुत कम कर देता है, जिससे आपके ईवेंट के अगणनीय कार्बन फ़ुटप्रिंट कम हो जाते हैं।

व्यक्तिगत सम्मेलनों और आयोजनों के पर्यावरणीय प्रभाव

आपके ईवेंट का पर्यावरणीय प्रभाव स्थान और ईवेंट के आकार पर निर्भर करेगा। हालांकि, अधिकांश भाग के लिए, सभी व्यक्तिगत घटनाएं किसी न किसी तरह से पर्यावरण को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती हैं। यहां तक ​​कि आभासी सम्मेलनों की मेजबानी भी पर्यावरण को नुकसान पहुंचाएगी; हालांकि, राशि बहुत कम होगी।

मीटग्रीन में सस्टेनेबिलिटी के निदेशक, एरिक वालिंगर के अनुसार, "बड़े सम्मेलन केंद्र-आधारित कार्यक्रम नियमित आधार पर 500,000-5 दिनों की अवधि में 6 पाउंड से अधिक अपशिष्ट मात्रा की रिपोर्ट कर रहे हैं।" जब हम व्यक्तिगत रूप से होने वाली घटनाओं की आवृत्ति और नियमित रूप से उत्पन्न होने वाले ईवेंट कचरे की मात्रा के बारे में सोचते हैं (विशेषकर ऐसे आयोजनों में जो स्थिरता पर विचार नहीं करते हैं), तो हम देख सकते हैं कि इवेंट उद्योग कितना हानिकारक हो सकता है।

निम्नलिखित संख्याओं को देखते हुए, हम देख सकते हैं कि कोई घटना कितनी प्रभावशाली हो सकती है:

  • विशिष्ट सम्मेलन में भाग लेने वाला प्रति दिन 1.89 किलोग्राम छोड़े गए कचरे का उत्पादन करता है, जिसमें से 1.16 किलोग्राम लैंडफिल है, और प्रति दिन 176.67 किलोग्राम CO2e उत्सर्जन है।
  • एक आयोजन में लगभग 41% सामान्य कचरा लैंडफिल होता है। केवल 35% को ही रिसाइकिल किया जा सकता है। 3% दान किया जाता है, और 21% जैविक है।
  • घटना उपस्थिति के किसी भी पहलू से हवाई यात्रा का अब तक का सबसे (70%) कार्बन फुटप्रिंट का योगदान है।

इन नंबरों के समर्थन में, 2000 के दशक की शुरुआत के शोध ने तर्क दिया कि यात्रा पर्यावरणीय प्रभाव का सबसे प्रमुख रूप था जो एक अंतरराष्ट्रीय सम्मेलन का अनुभव हो सकता है। औसत 1,000 व्यक्तिगत घटना हवाई यात्रा, ऊर्जा उपयोग और प्रत्येक व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जाने वाले अतिरिक्त भोजन की औसत मात्रा के कारण लगभग 530 मीट्रिक टन CO2e उत्सर्जन का उत्पादन करता है। इसलिए, घटनाओं को भौतिक घटना में उत्पन्न होने वाले कचरे को कम करने और हवाई यात्रा को कम करने के लिए कदम उठाने चाहिए।

पर्यावरणीय प्रभाव के संदर्भ में स्थिरता सर्वविदित है, लेकिन स्थिरता घटना के वाणिज्यिक और उत्पादक मूल्य को भी संदर्भित करती है, जिसका सामाजिक और आर्थिक प्रभाव पड़ता है।

अपने वर्चुअल या हाइब्रिड कॉन्फ़्रेंस को सस्टेनेबल में कैसे बदलें

स्थिरता में ज्यादातर कचरे की मात्रा को कम करना शामिल है जो घटना पैदा करता है। चाहे यह भौतिक रूप में अपशिष्ट हो या कार्बन उत्पादन की तरह अपशिष्ट, ऐसे कई तरीके हैं जिनसे घटनाएं अधिक पृथ्वी-सचेत तरीकों में योगदान कर सकती हैं।

वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस या हाइब्रिड इवेंट की मेजबानी करते समय उठाए जाने वाले आसान चरणों में शामिल हैं:

  • उपस्थित लोगों के लिए वर्चुअल या हाइब्रिड विकल्प प्रदान करना
  • यात्रा के समय को कम करने के लिए प्रतिभागियों के पास स्थान चुनना (कम से कम कार यात्रा तक)
  • हरित ऊर्जा खरीद सहित उत्सर्जन में कमी कार्यक्रमों के साथ स्थानों और होटलों का चयन
  • पारगमन लेने वाले उपस्थित लोगों को प्रोत्साहन प्रदान करना
  • चलने योग्य इवेंट पड़ोस के साथ ग्राउंड शटल को हटाना

साथ ही, अपने ईवेंट के कार्बन फ़ुटप्रिंट की गणना करें ताकि आप अपने ईवेंट के संभावित प्रभाव और इस प्रभाव को कम करने के लिए आसान प्रोत्साहन देख सकें।

1. सस्टेनेबल वर्चुअल और हाइब्रिड सम्मेलनों के लिए स्थान कैसे चुनें?

अधिक पर्यावरण के अनुकूल होने की क्षमता काफी हद तक स्थल की क्षमताओं पर निर्भर करेगी। स्थल का सीमित विकल्प होने से स्थिरता मुश्किल हो सकती है। यदि ऐसा है, और स्थल कुछ मानकों को पूरा नहीं कर सकता है, तो आपको इस सूची में कुछ अन्य मदों पर ध्यान केंद्रित करके इसे ऑफसेट करने का प्रयास करना होगा।

सही जगह की तलाश करते समय कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए:

  • पता करें कि क्या आपका वर्चुअल या हाइब्रिड कॉन्फ़्रेंस विक्रेता गले लगाता है आईएसओ 20121 और आईएसओ 14001, जो टिकाऊ सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए उद्योग मानक हैं। यदि कोई स्थल टिकाऊ या पर्यावरण के अनुकूल होने का दावा करता है, तो उन्हें इस बात का प्रमाण दिखाना होगा कि वे स्थायी प्रबंधन प्रणालियों का पालन करते हैं।
  • होस्टेड इवेंट की रिपोर्टिंग और पिछली रिपोर्ट में पारदर्शिता की तलाश करें। ये रिपोर्ट प्रमुख रिपोर्टिंग प्रथाओं के अनुरूप होनी चाहिए, जैसे कि ग्लोबल रिपोर्टिंग इनिशिएटिव, या एकल पदचिह्न रिपोर्ट में स्पष्ट हो सकती है।
  • देखें कि क्या स्थल प्रबंधकों और इंजीनियरों के साथ सहयोग करके स्थल पर्यावरणीय प्रभाव में सुधार के लिए एक परिचालन रणनीतिकार के साथ काम कर रहा है।
  • हाइब्रिड सम्मेलनों के स्थानों को सामाजिक जिम्मेदारी पर भी ध्यान देना चाहिए, जिसमें सेवा, सामुदायिक जुड़ाव और परोपकार के अवसर शामिल हैं।
  • हरे रंग में जाने के लिए एक स्वतंत्र प्रमाणीकरण के साथ अधिक जिम्मेदारी उभर सकती है। LEED मानकों या ग्रीन की जैसे प्रमाणपत्रों का मतलब है कि तीसरे पक्ष ने भवन के संचालन का आकलन किया है और सहमत हैं कि वे कुशलता से चल रहे हैं।
  • पहचानें कि क्या हाइब्रिड इवेंट स्थल अक्षय ऊर्जा जैसे किसी भी स्थिरता के प्रयासों का हिस्सा है। आप यहां तक ​​कि कंपनी के प्राथमिक हितधारकों को देखने के लिए भी जा सकते हैं ताकि निकट भविष्य में उनके हरे होने की संभावना का निर्धारण किया जा सके। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप उनके साथ दीर्घकालिक व्यापार संबंध बनाना चाहते हैं।

2. एक 'स्थिरता' फोकस को बढ़ावा देना

यहां तक ​​​​कि अगर आपके सम्मेलन स्थल के पर्यावरणीय फोकस पर आपका सीमित नियंत्रण है, तो भी आप घटना की विशेष दिशा को बढ़ावा दे सकते हैं। यदि आपका स्थल उत्पादों के बाहरी उपयोग की अनुमति देता है, तो पिछले विक्रेताओं के फर्नीचर, फिटिंग या उपकरण का पुन: उपयोग करने, खाद बनाने और शून्य अपशिष्ट का योगदान उसी तरह से करने पर विचार करें जैसे ग्लासगो 2014 राष्ट्रमंडल खेलों ने किया था।

जबकि ग्लासगो को ओलंपिक आयोजकों के साथ भागीदारी करने का लाभ था, और पिछली घटना से वस्तुओं का पुन: उपयोग करने की क्षमता थी, फिर भी आप इस घटना को शून्य अपशिष्ट कार्यक्रम के रूप में प्रचारित करने और मदद के लिए बोर्ड पर अधिक संगठनों को प्राप्त करने पर विचार कर सकते हैं।

एक अन्य विचार सीआईबीजेओ है, जो ज्वेलरी उद्योग में कार्बन न्यूट्रल होने वाला पहला आयोजन बन गया। CIBJO ने अपने कांग्रेस से जुड़े ग्रीनहाउस गैस उत्सर्जन की मात्रा को ऑफसेट करने के लिए कार्बन क्रेडिट खरीदा। फिर पैसा भविष्य के लिए कार्बन उत्सर्जन को कम करने के लिए पवन खेतों और मीथेन कैप्चर सिस्टम जैसी परियोजनाओं को दान किया जाता है। चूंकि बिक्री के एक हिस्से ने इस दान में योगदान दिया, इसलिए उपस्थित लोगों ने अपने योगदान के बारे में अच्छा महसूस किया, जिससे बिक्री में वृद्धि हुई। आप संभावित रूप से उनकी टिकट खरीद के लिए भी कर प्रोत्साहन की पेशकश कर सकते हैं।

इन विचारों को अपने स्थल के साथ प्रस्तावित करने या इसे वास्तविकता बनाने में मदद करने के लिए बाहरी विक्रेताओं को सोर्स करने पर विचार करें।

3. स्थायी आभासी या हाइब्रिड सम्मेलनों की मेजबानी के लिए स्थानीय पहल के साथ भागीदार

यदि आपका स्थान बाहरी कैटरर्स को अनुमति देता है, तो स्थानीय किसानों को समर्थन देने और खाद्य परिवहन में ग्रीनहाउस गैस उत्सर्जन को कम करने के लिए स्थानीय कैटरर्स को सोर्स करने पर विचार करें।

हाइब्रिड सम्मेलन की मेजबानी करते समय, आप एक स्थानीय सामुदायिक केंद्र के साथ साझेदारी करना चाहेंगे जो बचे हुए भोजन की बर्बादी में कमी को बढ़ावा देता है। कुछ कैटरर्स या स्थानीय सामुदायिक पहलों में ये कनेक्शन उपलब्ध हैं। इसलिए, आपको बस इतना करना होगा कि इन व्यक्तियों को स्रोत बनाया जाए।

यदि आपका स्थल शामिल होना चाहता है, तो उन्हें बताएं कि आप केवल हरे खाद्य कार्यक्रमों या कार्यक्रमों में रुचि रखते हैं जो अतिरिक्त भोजन, कंपोस्टेबल प्लेट, पानी की बर्बादी को कम करने, कम्पोस्टेबल, पुनर्नवीनीकरण, या रिसाइकिल करने योग्य कटलरी और खाद्य खाद का उपयोग करने में सहायता करते हैं। हम इन संगठनों में से किसी एक के साथ साझेदारी करने और एक प्रायोजन स्थान के लिए मूल्य की भरपाई करने की अत्यधिक अनुशंसा करते हैं। चूंकि स्थिरता आपके मार्केटिंग प्रयासों का एक प्रमुख फोकस होगा, यह भागीदार के लिए भुगतान करेगा।

4. जहां लागू हो वहां डिजिटाइज करें

वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस की मेजबानी करना आपके ईवेंट के कार्बन फ़ुटप्रिंट को कम करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि आप पूरी तरह से हाइब्रिड नहीं जा सकते हैं, तो जहां आप कर सकते हैं वहां डिजिटाइज करना सुनिश्चित करें। वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस की मेजबानी करते समय, आप कम पंजीकरण पैकेट, टिकट, पुस्तिकाएं प्रिंट कर रहे होंगे, और यहां तक ​​​​कि प्लास्टिक पर नेमटैग पर भी कटौती कर सकते हैं।

आपकी सभी मीटिंग का कैलेंडर और सार आपके ईवेंट होस्टिंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से आपके मोबाइल ऐप पर उपलब्ध हो सकता है। आप पूरे सम्मेलन स्थल में चार्जिंग कियोस्क (निफ्टी मीट-एंड-ग्रीट स्पॉट) लगाकर मोबाइल उपकरणों के उपयोग को बढ़ावा दे सकते हैं।

5. प्लास्टिक पर वापस कटौती

यदि आप अपनी किसी भी मार्केटिंग सामग्री के लिए प्लास्टिक सामग्री का उपयोग करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि ये प्लास्टिक पुन: उपयोग योग्य हैं। यदि नहीं, तो आपको इन वस्तुओं के लिए एक अलग विक्रेता को स्रोत बनाना होगा। टेरासाइकिल के साथ पुनर्नवीनीकरण के लिए स्वीकृत उत्पादों को खोजें या स्थानीय रीसाइक्लिंग कार्यक्रम के लिए प्रतिबद्ध हो सकते हैं।

आपके ईवेंट द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्लास्टिक (और भोजन के लिए नहीं) को आपके दर्शकों के लिए पुन: प्रयोज्य के रूप में प्रचारित किया जाना चाहिए। पूछें कि आपके ईवेंट में उपस्थित लोग कॉन्फ़्रेंस के अंत में रिसाइकिल योग्य वस्तुओं को एक बिन में छोड़ दें या पूरे स्थल पर रीसाइक्लिंग पॉड्स या कचरा डिब्बे पोस्ट करें।

6. भौतिक घटनाओं को बड़े शिखर सम्मेलन में शामिल करें

चूंकि यात्रा आपके आयोजन के प्रभावों में बहुत योगदान देती है, इसलिए विचार करें कि आप यात्रा को कैसे कम कर सकते हैं। हाइब्रिडाइजेशन या वर्चुअल कॉन्फ्रेंस की मेजबानी की ओर जाना एक तरीका है, लेकिन जैसा कि हमने पहले बताया, यह हमेशा संभव नहीं होता है।

साल भर में कम कार्यक्रमों की मेजबानी करने पर विचार करें और इसके बजाय अपना ध्यान एक प्रमुख शिखर सम्मेलन में स्थानांतरित करें। एक प्रमुख शिखर सम्मेलन की मेजबानी करके, आपको बड़े-नाम वाले उपस्थित लोगों से अधिक रुचि मिलने की संभावना है, और आप शायद बेहतर मतदान देखेंगे! नेटवर्किंग और कनेक्शन बनाने के लिए प्रमुख शिखर सम्मेलन महान हैं। साथ ही, वे दूरस्थ व्यवसायों या उद्योगों को बुलाने के लिए अधिक समय देंगे।

2021 में सस्टेनेबल वर्चुअल या हाइब्रिड सम्मेलन की मेजबानी

2021 में वर्चुअल कॉन्फ्रेंस की मेजबानी करना आसान हो सकता है, यह देखते हुए कि ज्यादातर इवेंट ऑनलाइन या हाइब्रिड फॉर्मेट में होंगे। हालाँकि, यदि आप इस वर्ष एक व्यक्तिगत सम्मेलन की मेजबानी कर रहे हैं, तो आपको कम समय में स्थायी विक्रेताओं को सुरक्षित करना चुनौतीपूर्ण लग सकता है।

यदि आप 2021 में एक स्थायी आभासी सम्मेलन की मेजबानी करना चाहते हैं, तो सर्वोत्तम प्रथाओं को क्रमिक रूप से लागू करें ताकि आप पूरी तरह से हरे होने के तनाव को कम कर सकें।

संयुक्त राष्ट्र के सतत विकास लक्ष्य कौन, क्या और किस तरह से टिकाऊ बनाया जा सकता है, इस पर विचार करते हुए शुरू करने के लिए एक उत्कृष्ट स्थान है।

हाइब्रिड कॉन्फ़्रेंस बनाते समय सभी 17 लक्ष्यों और कार्रवाई योग्य चरणों को लागू किया जा सकता है। यहाँ कुछ बातों पर ध्यान देना है:

  • वह दान करें जिसका आप उपयोग नहीं करते हैं
  • कम बर्बाद करें और स्थानीय किसानों का समर्थन करें
  • पानी बर्बाद करने से बचें
  • केवल ऊर्जा कुशल उपकरणों और प्रकाश बल्बों का प्रयोग करें
  • हाशिए पर और वंचितों का समर्थन करें
  • बाइक चलाना, पैदल चलना या सार्वजनिक परिवहन का उपयोग करना
  • कागज, प्लास्टिक, कांच और एल्यूमीनियम को रीसायकल करें
  • जलवायु कार्रवाई पर ध्यान दें
  • महासागरों को साफ रखने के लिए प्लास्टिक की थैलियों से बचें
  • एक पेड़ लगाएं और पर्यावरण को बचाने में मदद करें
  • मानवाधिकारों के लिए खड़े हों
  • स्थानीय विकास और वित्तपोषण के लिए लॉबी (साझेदारी)

प्रत्येक घटना ऊपर और संयुक्त राष्ट्र द्वारा निर्धारित सभी लक्ष्यों या कार्रवाई योग्य मदों पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकती है; हालाँकि, इन स्थायी लक्ष्यों को बढ़ावा देने के लिए उन्हें एक घटना में व्यवहार्य तरीकों से लागू किया जा सकता है।

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