Isprobaj besplatno Rezervirajte demonstraciju

Što treba uzeti u obzir pri odabiru mjesta za hibridni događaj

istaknuta slika - Što treba uzeti u obzir pri odabiru mjesta za hibridni događaj

Hibridni događaji trebali bi biti najpopularniji tip događaja 2021. godine. Prelaskom na digitalne događaje u prošloj godini i porastom digitalnih tehnologija koje omogućavaju hibridne sastanke, trgovci i planeri događaja trebali bi očekivati ​​da hibridni događaji u bliskoj budućnosti dobiju prednost budućnost.

Uspješan hibridni događaj, slično kao i bilo koja druga vrsta događaja, može postići ili prekinuti uspjeh događaja. Zato vaše mjesto događaja mora biti pripremljeno za smještaj planiranih digitalnih komponenata.

Možda mislite da će bilo koje mjesto biti prikladno za digitalizaciju, ali razmislite još jednom. Mjesta treba pripremiti za digitalno prikazivanje. Evo nekoliko stvari na koje treba obratiti pažnju prilikom odabira mjesta hibridnih događaja:

Odabir mjesta: Po čemu se hibridni događaji razlikuju?

Puno se toga ulazi odabirom pravog mjesta. Ovisno o veličini vašeg događaja, trajanju i vrsti publike koju očekujete, organizatori događaja moraju uzeti u obzir mnoge elemente mjesta događaja uživo kako bi bili sigurni da to djeluje.

Organizatori događaja uglavnom uzimaju u obzir:

  • Trošak mjesta događaja
  • Veličina događaja
  • Ketering
  • Parkiralište
  • Smještaj
  • Dostupnost mjesta
  • I koordinacija s ostalim timovima događaja

Kada prelazak na hibridni format, ovi su čimbenici još uvijek važni. Međutim, možda ih gledate drugačije. Na primjer, iz nekog razloga možda želite ograničiti veličinu osobnog događaja. To će vam pomoći da smanjite broj polaznika, a možete koristiti "manje" ili više mjesta za održavanje butičnih događaja.

Međutim, postoje neki kompromisi. To što možete smanjiti ne znači da će i troškovi mjesta biti manji ili pristupačniji. Hibridnom događaju trebaju neki drugi čimbenici, poput jake i robusne internetske veze i mogućnosti povezivanja i integriranja AV opreme, na primjer.

Iako je većina mjesta događaja ažurirala svoju tehnologiju, možda ćete morati platiti više za rani pristup mjestu za testiranje opreme ili za potrebno dodatno napajanje.

U svakom slučaju, planiranje hibridnog mjesta malo je drugačije od standardnog, osobnog. Evo nekoliko glavnih stvari koje treba uzeti u obzir:

Internetska povezanost

Posjetitelji događaja željet će internetsku povezanost, ali vašem će timu također trebati visokokvalitetni stream, tako da mrežno strujanje sesija neće biti prekidano. Mjesto na koje idete morat će imati svog davatelja internetskih usluga (ISP) koji može obrađivati ​​veliku internetsku širinu i održavati vezu sigurnom.

Svakako uzmite u obzir sljedeće o Wifi događaju:

  • Sigurno i pouzdano, posebno u okruženjima visoke gustoće.
  • Podržava pouzdan mrežni inženjerski tim u slučaju nestanka.
  • Odaberite veliku namjensku širinu pojasa koja ograničava zastoje ISP-a koji mogu doživjeti u mjesec dana.
  • Ako mjesto događaja ne može dobiti namjensku propusnost, tada vjerojatno nemaju instaliran optički kabel.
  • Potražite najmanje 10 GB brzine strujanja s malim kašnjenjem.
  • Komercijalna mjesta obično imaju frekvenciju od 2.4 GHz, stoga svakako nađite mjesto koje nudi Wifi Dual Band (koji za 2.4 korisnika nudi 5 i XNUMX GHz).
  • Trebat će vam WiFi koji može biti ograničen na određene korisnike. Na primjer, ako nudite pristup gostu, prepoznajte da će oko 10% korisnika pristupiti Internetu odjednom. Taj bi iznos mogao biti veći na korporativnom događaju, hibridnoj konferenciji ili hibridnom sastanku. Uzmite u obzir količinu Wifi prometa.
  • 10 MB na 100 korisnika u redu je za veliku količinu korisnika; 2 MB na 100 korisnika u redu je za gužve s manjom potrošnjom ili manje događaje.
  • Vašem prijenosu uživo bit će potrebna veća kvaliteta prijenosa, velika propusnost i bit će potrebno više napajanja.
  • Brzina testa ili ping-a trebala bi raditi oko 30 ms ili manje i brzina od 2 MB na 100 korisnika.

Navigacija onim što vašem hibridnom događaju treba u smislu internetske povezanosti može biti nezgodno. Srećom, mnoga mjesta događaja već su na vrhu toga. Dakle, sve što trebate je obavijestiti mjesto događaja o svojim potrebama. Možda ćete morati odabrati veće streaming pakete (jer ovo može biti skalabilna opcija).

Prostor i oprema

Prostor za vaše događaje trebao bi biti pripremljen sa:

  • Kamere (s nizom opcija, uključujući HD, više kamera, stativa i postolja za kamere, kamere za streaming uživo i kamere koje podržavaju niz veličina zaslona).
  • Kvalitetni mikrofoni koji se mogu povezati s video streamom.
  • AV operator koji može kontrolirati kada audio veza prebacuje mikrofon kako bi izbjegao povratne informacije i omogućio publici da bude zvučna tijekom sesija pitanja i odgovora.
  • Video operater za kontrolu opcija video zapisa, osiguravajući da se video zapis snima cijelo vrijeme i da se feed pravilno prebacuje za mrežni prijenos uživo.
  • Sposobnost testiranja opreme kako bi virtualna publika mogla ispravno čuti i vidjeti; također ćete htjeti provjeriti mogućnosti mrežnog streaminga putem vaše mrežne platforme događaja, tako da znate s kojim preglednicima i / ili operativnim sustavima stream radi.
  • Tehnička podrška, ne samo za Wifi, već i za AV opremu, jer postoji mogućnost da ova oprema ne radi.

Interna podrška

Kao što je prethodno spomenuto, mjesto na kojem idete treba pružiti internu podršku za upravljanje audio, video, tehničkom opremom (koja bi trebala biti osigurana) i Wifi povezanost.

Ako to ne pružaju, trebali biste dogovoriti cijene s potencijalnim ugovorima o mjestu događaja, jer ćete tehnologiju morati sami nabaviti. Uzimajući u obzir da biste morali angažirati AV tim koji će na vaš događaj dovoditi vlastitu opremu na više dana, to bi vam pojelo značajan dio proračuna.

Pitajte nudi li mjesto informatičku podršku za streaming, mrežne inženjere, stanice za punjenje, ethernet priključke za izlagače i visokonaponske izvore napajanja.

Ako mjesto održavanja ne može pružiti sve ove čimbenike, vjerojatno ćete ih morati prepustiti (ili odabrati drugo mjesto). Imati nekoga tko nadgleda audio, video, internet i tehnologiju je od vitalne važnosti kako bi vaš događaj protekao besprijekorno i za osobne i za udaljene sudionike.

Dostupnost i pristup

Uz bilo koju tehnologiju trebate sposobnost povezivanja vlastitih računala i / ili softvera i testiranje kako biste bili sigurni da su stvari pokrenute. Ako neki od vašeg tima radi zajedno s internom tehničkom podrškom, trebali bi proći specifikacije kako bi svaki član vašeg tima znao kako stvari funkcioniraju i kako se povezati s AV opremom, računalima na licu mjesta , internetska mreža, grafoskopi i tako dalje.

Ako je vaše hibridno mjesto dostupno u željenom vremenskom razdoblju, budite sigurni da vaš organizator događaja i tim mogu rano pristupiti web mjestu kako bi prošli kroz ove parametre testiranja i postavili opremu. Možda ćete htjeti doći i na web mjesto nekoliko tjedana unaprijed kako biste mogli potvrditi da su vaši operativni sustavi i druge tehnologije postavljeni i kompatibilni s tehnologijom mjesta događaja.

Ako možete, uskladite ovaj vremenski period s testnim članom mrežne publike i mrežnim voditeljem kako biste mogli provjeriti sve aspekte tehnologije i platforma za virtualne događaje.

Adekvatno napajanje

Neka starija mjesta možda se još uvijek izvlače sa zastarjelim napajanjem. Zastarelo ili malo napajanje značit će da vaša tehnologija događaja može doći do kratkog spoja ili kvara usred događaja. Potrebno je da vaše napajanje za događaje bude dovoljno robusno da podnese nekoliko sudionika, radnika i tehnološke zahtjeve.

Ako imate visokokvalitetna računala, trebat će vam napajanje koje može odgovarati ovome. Mjesto bi trebalo imati dostupan komercijalni izvor napajanja, ali može li se pravilno prilagoditi? Mjesto događaja može stati 500-1,000 polaznika. Ipak, trebate potvrditi mogu li se nositi s AV opremom (poput mikrofona i zvučnika za osobnu publiku), povezivanjem s razvodnom pločom, kodorom i računalom u tornju te prijenos tog video / zvuka uživo putem vaše virtualne platforme.

Što više ljudi može ugostiti događaj, to je vjerojatnije da će vam trebati više opreme, tehnologije i snage. Razmotrite ove aspekte prije nego što krenete na "jednostavno" veliko mjesto događaja.

Prelazak na hibridne događaje ima smisla za većinu marki. Međutim, bez odgovarajuće pripreme, postoji šansa da odaberete mjesto događaja koje nije do volje. Dobro razmotrite sposobnost tog mjesta događaja da pruži neometan hibridni hosting događaja. Provjerite jesu li u prošlosti bili domaćini hibridnih događaja i stavljaju li vaše tehnološke brige u središte.

 

Događaji razvijaju se. Nikad ne propustite ritam.

Prijavite se za naš bilten da biste dobivali naše najnovije vijesti, strategije, taktike, ideje, ažuriranja proizvoda i još mnogo toga.