Isprobaj besplatno Rezervirajte demonstraciju

8 savjeta za planiranje događaja za svaki organizator događaja

Budžetiranje događaja može biti gnjavaža. Držati se proračuna može biti izazov, ali drugima se može činiti nemogućim stvoriti realan proračun. 

Kada planiranje događaja proračuna, puno toga moraju uzeti u obzir planeri događaja. Uz potrebe kao što su troškovi događaja i osoblje događaja, morat ćete omogućiti i neočekivane troškove, novčana sredstva i skrivene naknade koje se pojave. 

Da vam pomognem, Ubrzanja je zacrtao osam savjeta za planiranje događaja koji pružaju stručni planeri događaja. Koristite ove savjete kako biste se pripremili za proračun nepoznanica, iskoristili ROI za svoj događaj i postavili događaj na pravi put. 

1. Odredite ciljeve proračuna događaja i primarne KPI-je

Prije nego što započnete s raspršivanjem proračuna događaja, znajte da ne možete započeti bez razumijevanja cilja događaja i KPI-a (ključnih pokazatelja uspješnosti). Proces izrade proračuna za vaš konferencija ili će se događaj obično dogoditi nakon što odredite glavne ciljeve, ali prije nego što postavite temelje za proces planiranja. To je zato što ne možete planirati nijedan događaj, a da ne znate koliko možete potrošiti. 

ciljevi proračuna događaja

Stoga biste trebali biti na pravom putu da svoje ciljeve događaja uskladite sa svojim KPI-ima. Na primjer, ako je primarni cilj ostvariti prodaju od prihoda od ulaznica, identificirajte prodajni broj koliko vam treba, koliko idealno želite i koliko želite optimalno. Odatle se vratite na svoj plan događaja i procijenite koliko očekujete da vaš događaj bude velik i koliko velikim mislite da možete upravljati. 

Naravno, vaše cijene ulaznica svodit će se na troškove mjesta, račune osoblja za priredbe i troškove prehrane. Međutim, kako idete dalje, možete vidjeti koliko trebate naplatiti ili koliko morate prodati karata da biste dosegli određeni režijski iznos. 

2. Koristite prošle podatke (bilo iz prošlih događaja ili sličnih događaja) za početnu procjenu

Jedan od najboljih savjeta za budžetiranje je kada se iskorištava iskustvo cijene događaja i planiranje događaja. Ako ste u prošlosti vodili sličan događaj, tada imate određeni osjećaj odnosa i trendova. Ako ste organizirali događaje u posljednje dvije godine i svake godine prelazili proračun, možda ćete svaki put morati potrošiti više od svog proračuna. Možete pokušati objasniti razlike s hitnim fondovima ili to očekivati ​​pri izračunavanju procijenjenog ROI-a. 

U oba slučaja pokušajte upotrijebiti podatke o prošlim događajima iz vašeg događaja ili sličnog događaja kako biste mogli vidjeti stvarni trošak predmeta i koji su troškovi važniji od ostalih. Morat ćete objasniti vrstu događaja (je li to bilo osobno, na mreži ili hibrid ), mjesto događaja, veličina događaja, marka koja se promovira i stvarni proračun tog događaja. Trebao bi biti relativno sličan u svakom od ovih područja; u suprotnom, može biti nezgodno pretvoriti određene aspekte tog proračuna u vaš.

Odavde možete izvući figuru s igrališta i započeti s pročišćavanjem ovog broja. 

3. Istražite troškove planiranja događaja

Troškovi vaših događaja vjerojatno su najvažniji aspekt vašeg proračuna. Evo predloga proračuna događaja koji treba uzeti u obzir:

Troškovi mjesta:

  • Troškovi samog mjesta
  • Osoblje i tim za događanja na licu mjesta
  • Hrane i pića; ugostiteljstvo
  • Tehnologija događaja, poput audio / vizualnih (bit će skuplja za hibridne događaje)
  • Zvučnici i drugi oblici zabave poput MC-a
  • Smještaj i prijevoz u blizini ili oko mjesta događaja
  • sigurnosti
  • Ostalo osoblje na licu mjesta, poput mrežnih inženjera, snimatelja, tehničkih majstora, planera događaja i koordinatora događaja
  • Swag i ostali dijeljeni materijali na licu mjesta
  • Fizički ispisi, plakati i natpisi

Marketing i promocija događaja:

  • Marketing uz plaćeni sadržaj i plaćeni oglasi
  • Marketing događaja
  • Naknade pridruženim društvima ili influencerima
  • Oglašavanje na društvenim medijima
  • Tiskani marketinški materijali
  • Grafički dizajn za brendiranje događaja ili logotipe
  • Dizajn i / ili hosting web stranica (ako nije uključen u vašu tehnologiju upravljanja događajima)

Tehnologija upravljanja događajima:

  • Naknade za platformu događaja
  • Naknade za rezervaciju i prodaju ulaznica
  • Web hosting događaja
  • Aplikacija za mobilne uređaje
  • Alati za hvatanje olova
  • Prijava i registracija na licu mjesta
  • Prijenos virtualnih događaja ili integracija
  • Podaci i analitika

Budući da se mnogi od ovih troškova mogu lako zbrajati, važno je smanjiti troškove gdje možete (na što ćemo doći u nastavku). Međutim, željeli bismo naglasiti da odabir prave platforme za događaje može drastično smanjiti naknade ili neočekivane troškove. Na primjer, a virtualna platforma za hosting događaja poput Accelevents može se koristiti za organiziranje događaja na licu mjesta, poput prodaje ulaznica i registracije događaja. Njegove napredne značajke mogu podržati hvatanje olova, streaming, podatke i analitiku, rezervacije, hosting web mjesta događaja, marketing i integraciju. 

4. Nabavite više ponuda dobavljača

Dobavljač vašeg događaja bit će jedan od najznačajnijih troškova povezanih s vašim događajem. Stoga budite sigurni da kupujete i potražite najbolje cijene. Nabavite više ponuda dobavljača i obavijestite dobavljače da tražite konkurentne ponude kako biste dobili najbolju cijenu. 

U nekim slučajevima možete pregovarati o ugovorima koji pokušavaju ubaciti dodatke ne znajući planera događaja. Na primjer, nećete trebati platiti tehnologiju upravljanja događajima jer možete navesti taj njezin aspekt. Međutim, morat ćete provjeriti troškove tehnologije da biste vidjeli bi li bilo povoljnije uključiti svoj tim za tehničke događaje, a ne iznajmljivati ​​kroz mjesto događaja. 

5. Stvorite procjenu bilance prihoda prema troškovima

Nakon što steknete dobru ideju o tome što očekujete potrošiti za ovaj događaj, možete ponovno posjetiti prodaju ulaznica i način na koji će vam ovaj događaj donijeti novac. Uložite u predložak događaja, što vam može pomoći da bolje shvatite svoje troškove. Pretpostavimo da procijenite sve svoje troškove i vidite da trebate prodati 2,000 ulaznica za 1,000 američkih dolara da biste izjednačili troškove. U tom ćete slučaju vjerojatno trebati procijeniti

a) možete li prodati toliko karata po toj cijeni,

b) isplati li se to učiniti i

c) gdje biste mogli smanjiti troškove kako biste ponudili pristupačnije cijene karata (ako je to dio vašeg cilja). 

Počnite mapirati različite procjene prodaje kako biste mogli planirati svoje prodajne strategije. Ako trebate držati karte visoke, vjerojatno ćete imati kampanju izravnog marketinga koja tome odgovara. Ni vaši vas troškovi ne bi trebali prisiljavati na rentabilnost, osim ako niste odlučni u korištenju dugoročnih marketinških taktika. 

6. Ponovno procijenite ciljeve planiranja događaja kako biste utvrdili područja za uštedu novca

Češće nego ne, ako nemate čvrst proračun ili je ovo vaš prvi događaj, možda ćete utvrditi da pretjerano planirate troškove događaja. Neki su planeri događaja suprotno i ne daju sebi ili svom timu prostora za disanje. 

Pokušajte pronaći savršenu ravnotežu za svoj tim. Ne možete i ne biste smjeli raditi sa strogim budžetom, a to bi moglo izazvati značajne zabrinutosti tijekom događaja. U svakom slučaju, trebali biste potražiti načine kako uštedjeti novac, jer to uvijek povećava vaš ROI ili dobit. Odabir lako skalabilne tehnološke platforme za događaje daje vam jasnu predodžbu o tome što možete oduzeti od svake prodaje ulaznica. 

Procijenite ciljeve proračuna događaja

Razmotrite načine na koje mjesto događaja može smanjiti troškove. Razmislite o tome da zamolite svog odvjetnika da pregleda ugovor kako vaša marka ne bi odgovarala za bilo kakvu štetu ili nesreću koja se dogodi na događaju. Također možete pronaći rupe u kojima biste mogli smanjiti troškove povezane s mjestom održavanja, ugostiteljstvom, priborom za priredbe, marketingom i još mnogo toga. 

Ako ne možete smanjiti troškove, razmislite o drugim načinima na koje ovaj događaj može zaraditi novac, uključujući prihode od sponzorstva i prikupljanje sredstava

7. Uvijek uzmite u obzir slučajne slučajeve ili hitne slučajeve

Čak i najsavršenije planirani događaj rezultirat će neočekivanim troškovima. Nešto će se zasigurno pojaviti od potrebe marketinških materijala u zadnji trenutak do značajnih problema s tehnologijom događaja. Možda ćete otkriti da zvučnik više ne može predstavljati, a možda ćete ga morati nadoknaditi na druge, skuplje načine. 

Imajte fond za kišni dan kojem možete pristupiti na licu mjesta za takve probleme. Razmislite o proračunu dodatnih 10-20% vašeg proračuna događaja koji biste imali pri ruci. Nešto od ovog novca možete dobiti i dijelom prodaje ulaznica. Svi neiskorišteni iznosi vratit će se na dobit. 

S ovim dodatnim novcem na raspolaganju bit ćete dobro pripremljeni za svako štucanje koje vam se dogodi. 

8. Neka vaše inicijative za planiranje događaja budu dokumentirane, a troškovi organizirani

Dok se krećete kroz proračun događaja, čuvajte sve račune, dokumentirajte redovno dolazne troškove i sve poznate, velike troškove koji dolaze kasnije. Te troškove morat ćete prijaviti kasnije u porezne i računovodstvene svrhe, a ako sada organizirate ove podatke, postat ćete uspješni. 

Vodite proračunsku tablicu s mjesečnim troškovima kako biste znali što vam treba svakog mjeseca uoči događaja. Možda ćete rano morati izvršiti određene troškove kako biste nadoknadili veće troškove bliže događaju. To će također održati vaš tim organiziranim što se tiče planiranja. 

 

Izrada proračuna za bilo koji događaj veličine može biti nezgodna. Međutim, kao organizator događaja morate paziti na proračune kako bi vaš događaj mogao maksimalizirati dobit i uspješno se izvoditi. Razmislite o suradnji s knjigovođom ili financijskim planerom kako biste mogli pravilno financirati.

Trebate pomoć da biste znali prave alate i softver koji najbolje odgovaraju vašem proračunu događaja? Javite se danas a naši stručnjaci za događaje mogu vam pokazati jednostavne načine koji mogu uvelike utjecati na vaše ciljeve planiranja događaja. 

 

Događaji razvijaju se. Nikad ne propustite ritam.

Prijavite se za naš bilten da biste dobivali naše najnovije vijesti, strategije, taktike, ideje, ažuriranja proizvoda i još mnogo toga.