Isprobaj besplatno Rezervirajte demonstraciju

Kako upravljati očekivanjima sudionika oko virtualnih događaja

istaknuta slika - Kako upravljati očekivanjima sudionika oko virtualnih događaja

Hostiranje virtualnog događaja sjajan je način da se povežete sa publikom i promovirate svoj brend na nove i uzbudljive načine. Dakle, kada dođe vrijeme za internetsko događanje koje će biti domaćin, želite biti spremni za gotovo sve.

Kao organizatori događaja, provodimo puno vremena u pripremi sadržaja, marketingu virtualnog događaja i kuriranju iskustva sudionika. I u svoj toj zauzetosti zanemarujemo jedan vrlo važan aspekt virtualnog događaja, a to je očekivanja polaznika.

Sudionici koji dolaze mogu doći na vaš virtualni događaj iz niza perspektiva, očekivanja i načina života. Nije vaš posao kontrolirati sve ove aspekte, ali trebali biste ih uzeti u obzir. Upravljanje očekivanjima polaznika može poboljšati angažman publike i povećati vjerojatnost pojave a uspješan virtualni događaj. Pročitajte kako biste saznali kako!

Razumijevanje potencijalnih očekivanja virtualnih sudionika

Virtualni događaji, koji su u porastu već više od deset godina, a pojačani su zbog pandemije COVID-19, predstavljaju određeni skup izazova koji se bitno razlikuju od osobnih događaja. Sudionici se iz više razloga odlučuju sudjelovati u virtualnim događajima, a od uspona COVID-19 ti su se razlozi promijenili.

Općenito, virtualna publika (na koju COVDI-19 ne utječe) dolazi na mrežne događaje sa sljedećim očekivanjima:

  • Digitalnom događaju prisustvuju iz praktičnosti
  • Vjerojatno nisu mogli prisustvovati fizičkom događaju zbog rasporeda, troškova ili lokacije
  • Oni traže određene dijelove informacija, a ne opće znanje o nekoj temi
  • Možda imaju neku predodžbu o marki, proizvodu ili informacijama koje se dijele, ali to nije uvijek slučaj
  • Vjerojatno neće posvećivati ​​punu pozornost virtualnoj konferenciji, virtualnom sajmu ili virtualnom sastanku
  • Umrežavanje nije uvijek veći prioritet, jer umrežavanje zapravo nije tako ugodno kao umrežavanje u osobi
  • Zanima ih da ovaj događaj bude uključen kao pozadinska buka

Prije uspona COVID-19, vidjeli smo polaznike virtualnih događaja ili čak hibridni događaj, kao polaznici koji traže više znanja o određenoj temi i da bi stekli prednost u toj industriji.

Iako ta očekivanja nisu uvijek bila slučaj, virtualni planer događaja mogao bi prepoznati da bi samo nekolicina mrežnih sudionika bila visoko angažirana u sadržaju. Ostatak mrežne publike možda dolazi na virtualnu konferenciju, virtualni sastanak ili virtualni događaj kao još jedan zadatak u inače prometnom danu.

Sada, s porastom pandemije COVID-19, vidjeli smo kako se svi naši događaji prebacuju u virtualni format, čak iako taj stil proizvodnje događaja nije imao smisla za marku. Tako su svi sudionici, od kojih bi mnogi osobno prisustvovali događaju, da mogu, bili prisiljeni prisustvovati putem interneta. S toliko konkurencije u virtualnom prostoru događaja, upravljanje očekivanjima publike može poboljšati vaš brend prijemčivost i uspjeh.

Mapiranje virtualne publike

Nije iznenađenje da zbog ove promjene planeri događaja vide različite vrste publike koja prisustvuje internetskim događajima. Na taj način planeri događaja ne bi trebali računati sve vrste publike na mreži. Planeri događaja trebaju se obratiti svim tim različitim vrstama publike i njihovim očekivanjima kako bi osigurali da događaj teče bez problema.

Obraćajući se očekivanjima polaznika, svakako mapirajte svoju različitu publiku, ciljeve publike i ličnosti kupaca. Ovo je vitalno za upravljanje očekivanja polaznika jer morate razumjeti zašto su polaznici na vašem virtualnom događaju.

Pokušajte prepoznati:

  • Specifično znanje, resursi ili veze koje publika želi uspostaviti u pohađanju vašeg događaja
  • Ključni ponosi koje članovi publike traže
  • Razlozi zašto virtualni sudionici prisustvuju događaju (i bi li osobno prisustvovali vašem događaju da je prilika bila dostupna)
  • Vrste publike prema bodovima

Omogućite jasnu komunikaciju

Jednom kad imate jasnu ideju o osobama svoje mrežne publike, tada možete početi komunicirati s tom publikom tako da pristupe događaju s jasnim očekivanjima.

U komunikaciji sa svojom publikom, svakako pronađite načine koje će vjerojatno koristiti. To će se vjerojatno podudarati s vašim marketinškim kanalima događaja. Navedite jasne i djelotvorne predmete koje mogu razumjeti prije događaja. Trebali bi biti pripremljeni s vrstom događaja koji vodite (npr. Konferencija, sastanci, mrežni događaj) ili ako postoji veći broj manjih vrsta događaja ili sesija na vašem pojedinačnom događaju.

Raspored događaja i voditelji su dani. Pojedinosti sa sesije, poput govornika, njihovog podrijetla i kratkog pregleda o čemu će razgovarati pružit će publici pravu priliku da pronađe potrebne informacije i prisustvuje im samo kada trebaju.

Internet publiku također treba pripremiti za platformu virtualnih događaja. Iako ovo ne bi trebao biti glavni izvor komunikacije, važno je i trebalo bi ga slati jasnim jezikom, lakim izvorima distribucijskih kanala i s jasnim smjernicama.

Dizajniranje iskustva internetskog polaznika

Vaše iskustvo internetske publike uključuje sve, od marketinških e-adresa s ranih događaja do registracije događaja i kvalitete videozapisa. Kao organizator događaja, morate proći kroz točan postupak koji bi polaznik prošao da bi došao do vašeg događaja. Je li razmjena poruka jasna i dostupna? Ako nije, tada je potrebno preoblikovati virtualno iskustvo.

Stvorite prijedlog za iskustvo sudionika ili prođite kroz te dokumente kroz korake koje bi prolazili normalni sudionici. Od iskustva s prvim marketinškim materijalima do registracije za događaj, prijave na tehnologiju događaja, označavanja prezentatora i tako dalje.

Uključivanjem iskustva sudionika u stvari, tada ćete bolje razumjeti raspoloženja i emocije sudionika kad stignu na vaš događaj i poboljšati angažman polaznika.

Prolaz kroz tehnologiju događaja

Slično dizajniranju cjelokupnog iskustva sudionika, svakako testirajte svoju tehnologiju događaja prije događaja. Pametna tehnologija događaja, poput Accelevents, korisnicima pruža jasne prolazne korake, ali svejedno biste trebali konfigurirati softver da radi za vašu marku. Ako ne upotrebljavate karticu umrežavanja, nemojte imati ove opcije dostupne za svoje korisnike.

Dajte internetskoj publici informacije o „potrebno je znati“, na primjer hoće li se trebati registrirati na platformi prije događaja. Navigacijske tipke unutar softvera trebale bi biti očite za upotrebu, ne smetati i imati jasne naljepnice.

Stavite se na njihovo mjesto. Bi li razumjeli simbole, oznake i područja platforme događaja? Ako nije jasno, uvedite materijale koji objašnjavaju ove oznake.

Stvorite česta pitanja o događajima

Česta pitanja o događajima jedan su od najlakših načina jasnog obrazovanja o osnovnim aspektima virtualnih događaja. Česta pitanja potiču više kupaca da se prijave za događaj, a buduće mrežne polaznike udaljava od usluga korisničke podrške. Jasna česta pitanja o događajima mogu organizatorima događaja omogućiti prostor za određena pitanja i odgovore koji bi bili previše dosadni u e-porukama.

Česta pitanja neka budu kratka i slatka, s jasnim točkama za pretraživanje i interaktivnim komponentama kako biste uštedjeli prostor. Imajte na umu SEO na stranici s čestim pitanjima jer ćete htjeti da ova stranica bude naporna za SEO kako bi je potencijalni sudionici i registrirani sudionici mogli pronaći.

Česta pitanja o virtualnim događajima poboljšat će angažman publike jer je vjerojatnije da će biti prihvatljiviji za događaj te će se zadržati i komunicirati s drugim sudionicima ako nemaju većih dugotrajnih pitanja i nedoumica.

Trening Webinar

Virtualno planiranje događaja također može uključivati ​​webinare za obuku, koji su savršeni za virtualne voditelje događaja i polaznike. Obuka webinara o radu s platformom, najboljim praksama za predstavljanje na mreži i još mnogo toga može pomoći voditelju i virtualnoj publici da se osjećaju ugodnije u virtualnom okruženju.

Ako niste u mogućnosti razviti webinare za obuku, pokušajte pronaći pouzdane webinare. Webinari su certifikati koji mogu dugoročno pomoći polaznicima, jer se te vještine mogu primijeniti na buduće virtualne i hibridne događaje.

-

Upravljanje očekivanjima sudionika ne samo da će poboljšati iskustvo sudionika, već će pružiti i mogućnost glatkog doživljaja virtualnih događaja. Sudionici i izlagači imat će pozitivnije iskustvo koje će se pozitivno odraziti na marku.

Razmislite o upotrebi Ubrzanja kao vašu tehnologiju događaja, koja je pametna i skalabilna tehnologija događaja koja može poboljšati iskustvo sudionika.

 

Događaji razvijaju se. Nikad ne propustite ritam.

Prijavite se za naš bilten da biste dobivali naše najnovije vijesti, strategije, taktike, ideje, ažuriranja proizvoda i još mnogo toga.