Isprobaj besplatno Rezervirajte demonstraciju

Top 5 čimbenika koje morate uzeti u obzir kako biste zaštitili svoj hibridni događaj

Sigurnost na priredbama

 

Mnogim profesionalcima već je prošlo puno vremena od planiranja ili organiziranja događaja uživo. No, umjesto da COVID-19 dopusti da svijet zaustavi, industrija događaja pronašla je način da se prilagodi. Prihvaćajući virtualne događaje, organizatori su mogli isporučiti sadržaj željnoj publici. 

Virtualni društveni događaji sada su uobičajene. A ti su događaji učinili pristojan posao održavajući nas povezanima. Virtualni događaj, međutim, nikada neće zamijeniti radosti događaja na licu mjesta i interakcije s drugima. 

Kako su cjepiva postala dostupnija, pametni organizator događaja gleda u budućnost. A jedan od glavnih novih trendova je hibridni događaji. Hibridni događaji imaju virtualne komponente i osobne komponente. Ali kako možete organizirati događaj s osobnim polaznicima, a pritom ih zaštititi od pandemijskih rizika koji još uvijek postoje?

Ako želite biti domaćin uspješnog hibridnog događaja, morate dati prednost zdravlju i sigurnosti polaznika. Kako bismo vam pomogli u navigaciji ovim škakljivim krajolikom, sastavili smo ovaj popis hibridnih savjeta o sigurnosti događaja!

Top 5 dokazanih načina da zaštitite svoj sljedeći hibridni događaj

Mnogo je toga o čemu treba razmišljati kad planirate bilo kakav događaj. A planiranje događaja tijekom globalne pandemije samo dodaje dodatne komplikacije. Ovdje trebate započeti razmišljanje o hibridnoj sigurnosti događaja.

1. Odaberite pravo mjesto

 

Osiguranje pravog mjesta važno je za svaki događaj. Ali sada morate razmisliti o tome kako mjesto može primiti COVID-19 protokole. 

Pri procjeni prikladnosti mjesta uzmite u obzir sljedeće:

  • Veličina mjesta održavanja 

Ima li dovoljno prostora za polaznike hibridnih događaja da se kreću i poštuju socijalno distanciranje? Pogledajte dalje od soba za sastanke ili konferencije i pogledajte predvorje, dnevni boravak i prostor hodnika. 

  • Maksimalni kapacitet mjesta 

Malo je vjerojatno da ćete smjeti ispuniti mjesto do maksimuma. No trebali biste saznati ima li mjesto novi kapacitet na temelju preporuka CDC-a. Pomoću ovog broja procijenite prikladnost mjesta. Također može informirati vaše planiranje događaja i marketinške strategije događaja.

  • Ugovor o mjestu

Svakako pažljivo pročitajte ugovor o mjestu. Potražite bilo koje klauzule povezane s odgovornošću za COVID, odgodama i / ili otkazivanjima. Ako postoji odredba o višoj sili, pitajte koji su COVID scenariji obuhvaćeni. Ako COVID nije pokriven, pitajte postoji li još jedna odredba koja bi pružala istu pokrivenost. 

Odlomak Globalno savjetodavno vijeće za biorizike (GBAC) pomaže organizacijama da prevladaju rizike od biološke opasnosti poput COVID-19. GBAC STAR dodjeljuje se objektima koji su pokrenuli odgovarajuće postupke čišćenja i dezinfekcije. Ovim će se mjerama smanjiti širenje onečišćenja poput COVID-a. 

2. Neka prijava bude sigurna

 

Registracija događaja i prijava često su mjesta s najviše gužve na događaju uživo. I to ih čini jednim od najrizičnijih na vašem hibridnom događaju. Poduzmite korake za pojednostavljivanje prijave na događaj, smanjite vrijeme čekanja i ograničite broj ljudi okupljenih na jednom području. 

  • Učinite što više unaprijed 

Korištenje an platforma za registraciju događaja ili web mjesto za registraciju događaja može eliminirati prijavu na licu mjesta. Potaknite polaznike da se prijave što ranije. Sve značke i identifikacijske podatke pošaljite poštom. To će eliminirati potrebu za čekanjem ili okupljanjem po dolasku. 

  • Teturajući dolasci 

Uz internetsku prijavu polaznici mogu odabrati vrijeme dolaska. To sprječava da velike kohorte ljudi dolaze istovremeno. Razmislite o tome da polaznici prepoznaju bilo kakve mjehuriće na socijalnom / radnom mjestu. Ako organizirate konferenciju s grupama koje dolaze iz istog ureda, možete ih grupirati. To znači da će stići istovremeno, ograničavajući kontakt s drugim društvenim mjehurićima. 

  • Zauzmite više prostora 

Ako morate imati registraciju na licu mjesta, pokušajte iskoristiti velik prostor. Što više prostora imate, to više možete poticati i provoditi socijalno distanciranje. Iako ćete možda imati manje sudionika na vašem hibridnom događaju, morat ćete iskoristiti dvostruko više prostora za prijave na događaje. 

  • Stvorite protok prometa 

Jedan od načina kontrole kretanja u prostoru događaja je stvaranje jasnih i definiranih prometnih tokova. Morali biste stvoriti namjenske ulaze i izlaze. Označite smjer u kojem želite da ljudi krenu nakon što uđu na mjesto događaja. Imajte na raspolaganju osoblje s događaja ili događaja koji će vam pomoći u provođenju i olakšavanju ovog tijeka.

  • Jasno komunicirajte 

Važno je da publika razumije što se od nje očekuje. Morat će znati i razumjeti kako se ponašati dok su na mjestu događaja. Ali trebali bi znati i za sve uspostavljene zdravstvene i sigurnosne provjere. Ako od gostiju trebate izraditi negativni test za COVID-19, morat će to znati unaprijed. Želite im dati dovoljno vremena da ga dobiju. 

3. Dizajn za sigurnost

 

Premještanje online prijave i uspostavljanje usmjerenog protoka prometa je sjajno. Ali ima još jedinstvenih i kreativnih stvari koje možete učiniti! Stvorite dekor za događaje koji će promovirati hibridnu sigurnost događaja. I mnogi od ovih elementi dekor događaja može se implementirati bez utjecaja na iskustvo sudionika. 

Neki aspekti dizajna koje treba uzeti u obzir su:

  • OZO s oznakom događaja
  • Velike biljke i cvjetni aranžmani kao razdjelnici prostorija
  • Jastuci s oznakom događaja s porukom koja kaže nešto poput "Da biste poštivali socijalno distanciranje, nemojte sjediti ovdje." Ovo je način za provođenje distanciranja u zajedničkim prostorima poput salona
  • Stolne pregrade od pleksiglasa
  • Stvorite kombinacije stola i stolica kako biste stvorili distanciranje
  • Događaj odn sponzor markiran stanice za dezinfekciju ruku
  • Mogućnosti ugostiteljstva Grab and Go

4. Obavijestite polaznike o pravilima i očekivanjima

 

Kada planirate i plasirate svoj hibridni događaj, svakako naglasite svoje sigurnosne napore. Za neke bi ljude ovo moglo donijeti razlika u odluci o kupnji. 

Na vašem web mjesto događaja, detaljno objasnite korake koje ste poduzeli da osigurate mjesto održavanja. Detaljno odredite pravila koja ste postavili za polaznike. 

Jednom kad se registrirate, pošaljite gostima detaljan vodič ili popis pravila i očekivanja. Ako morate promijeniti ili ažurirati svoja pravila, pošaljite ta ažuriranja podnositeljima registracije. Obično biste željeli izbjeći slanje previše e-maila polaznicima. No, to su daleko od uobičajenih vremena i pojašnjenje bi zapravo moglo biti dobrodošlo. 

Što više informacija možete pružiti sudionicima, oni će biti sigurniji da će prisustvovati vašem događaju. 

5. Budite u toku s CDC preporukama

 

Pandemijski se krajolik cijelo vrijeme mijenja. Važno je da ste upoznati s najnovijim preporukama Centri za kontrolu bolesti (CDC)

Provjeri Web stranica CDC-a redovito dok je u procesu planiranja. Njihove smjernice mogu vam pomoći u formuliranju vlastitih pravila i smjernica. 

Svakako provjeravajte web mjesto što je bliže datum vašeg hibridnog događaja. Možda ćete morati prilagoditi vlastite planove. Uvijek imajte druge mogućnosti, poput prebacivanja na virtualni događaj ako okupljanje postane nemoguće.

Zaštita osobnih polaznika od COVID-19 trebao bi vam biti glavni prioritet. Slijedimo naš savjet i koristimo registraciju i platforma za upravljanje događajima mogu pomoći. Platforma može olakšati komunikaciju sa sudionicima i smanjiti kontaktne točke putem mrežne prijave.

Želite li ugostiti vaš sljedeći događaj? Rezervirajte demo danas  i saznajte više o tome kako vam naša hibridna i virtualna platforma događaja može pomoći da sastavite uistinu nevjerojatno, a opet sigurno iskustvo događaja!

 

Događaji razvijaju se. Nikad ne propustite ritam.

Prijavite se za naš bilten da biste dobivali naše najnovije vijesti, strategije, taktike, ideje, ažuriranja proizvoda i još mnogo toga.