Isprobaj besplatno Rezervirajte demonstraciju

6 glavnih čimbenika koje treba uzeti u obzir prilikom organiziranja održive virtualne ili hibridne konferencije

Virtualna konferencija i održivost

S porastom zabrinutosti za globalno zagrijavanje, ima smisla da biste ga, kad budete domaćin virtualne ili hibridne konferencije, željeli promovirati kao održivu i klimatski prihvatljivu. Stvaranje održive konferencije oduzima puno vremena i organizacije, ali vrijedi se potruditi smanjiti utjecaj događaja koji industrija ima na klimatske promjene.

Održivost nije uvijek utjecaj na okoliš, a može značiti i da vaš događaj može održati ekonomske, socijalne i političke promjene.

Kao organizator događaja, možda ćete morati izdvojiti vrijeme za dobivanje održivih proizvoda, stvaranje održivih ciljeva i uspostavljanje najboljih praksi za postizanje tih ciljeva. To može zahtijevati određena pregovaranja kada su u pitanju cijena, tijek rada i procesi, partnerstva i priprema.

Ako želite svoj događaj pretvoriti u održiv, tada ste na pravom mjestu. Bez obzira jeste li domaćin virtualnog događaja, hibridnog događaja ili osobnog događaja, možete poduzeti neke korake kako biste smanjili utjecaj na okoliš i povećali održivost događaja.

Održivost i hosting virtualnih ili hibridnih konferencija

Prije nego što zaronimo, neophodno je prepoznati da će vrsta događaja koji održavate odrediti razinu održivosti koju možete doseći. Ako želite postići određene ciljeve održivosti, morate objektivno sagledati broj događaja koje održavate i koliko će tih događaja biti hostirano na mreži.

Ako planirate održati 20 osobnih konferencija u jednoj godini, automatski ćete sastaviti visoki račun protiv klimatskih utjecaja. Prebacivanje nekih događaja u virtualni format događaja može poboljšati razinu utjecaja na okoliš. Virtualne konferencije također pružaju više šansi za održivost ako ste zabrinuti za dosezanje prave publike. Međutim, neki događaji uspijevaju bolje u osobnom formatu, pa morate razmotriti ravnotežu.

Kada postavljate svoje „zelene ciljeve“, imajte na umu ovo razmatranje. Ako, na primjer, želite biti ugljično neutralni, to bi vam moglo poboljšati šanse za postizanje tog cilja premještanjem nekih vaših događaja ili aspekata događaja u digitalni format. Napravite to okretanje rano da biste postigli svoj cilj neutralan s ugljikom, a zatim iskoristite to vrijeme da biste postali neutralan s ugljikom, čak iako u raspored dodajete osobne i hibridne događaje.

Premještanjem vrste događaja na sve mrežne ili djelomično mrežne, već ćete otkriti da se vaš utjecaj na okoliš smanjio. Uz virtualne događaje ili mogućnost mrežnog prisustvovanja hibridnom događaju, možda ćete primijetiti da na taj događaj dolazi manje sudionika. Ovo drastično smanjuje količinu ugljika u zraku, smanjujući nesagledivi ugljični otisak vašeg događaja.

Učinci osobnih konferencija i događaja na okoliš

Utjecaj vašeg događaja na okoliš ovisit će o mjestu i veličini događaja. Međutim, uglavnom svi osobni događaji na neki način negativno utječu na okoliš. Čak će i održavanje virtualnih konferencija naštetiti okolišu; međutim, iznos će biti daleko manji.

Prema direktoru održivosti u MeetGreenu Ericu Wallingeru, "Veliki događaji sa sjedištem u kongresnim centrima redovito izvještavaju o količinama otpada iznad 500,000 funti tijekom razdoblja od 5-6 dana." Kad razmišljamo o učestalosti osobnih događaja i količini redovito proizvedenog otpada (posebno na događajima koji ne uzimaju u obzir održivost), možemo vidjeti koliko industrija događaja može biti štetna.

Gledajući sljedeće brojeve, možemo vidjeti koliko jedan događaj može biti utjecajan:

  • Tipični sudionik konferencije dnevno proizvede 1.89 kg bačenog otpada, od čega je 1.16 kg odlagališta otpada, a 176.67 kg emisije CO2e dnevno.
  • Otprilike 41% tipičnog otpada na nekom događaju je odlagalište otpada. Samo 35% se može reciklirati. Donira se 3%, a 21% organskih proizvoda.
  • Zračni promet doprinosi daleko najviše (70%) ugljičnog otiska iz bilo kojeg aspekta posjećenosti događaja.

U prilog tim brojkama, istraživanja s početka 2000-ih tvrdila su da su putovanja najdominantniji oblik utjecaja na okoliš koji bi međunarodna konferencija mogla doživjeti. Prosječno 1,000 lični događaj proizvodi oko 530 metričkih tona emisije CO2e zbog prosječne količine putovanja zrakom, potrošnje energije i viška hrane koju svaka osoba koristi. Stoga bi događaji trebali poduzeti korake za smanjenje otpada koji nastaje pri fizičkom događaju i minimiziranje putovanja zrakom.

Održivost u smislu utjecaja na okoliš dobro je poznata, ali održivost se također odnosi na komercijalnu i produktivnu vrijednost događaja koji ima socijalne i ekonomske učinke.

Kako pretvoriti svoju virtualnu ili hibridnu konferenciju u održivu

Održivost uglavnom uključuje smanjenje količine otpada koji događaj stvara. Bez obzira radi li se o otpadu u fizičkom obliku ili otpadu poput proizvodnje ugljika, postoji nekoliko načina na koje događaji mogu doprinijeti zemaljski svjesnijim metodama.

Jednostavni koraci prilikom organiziranja virtualne konferencije ili hibridnog događaja uključuju:

  • Pružanje virtualnih ili hibridnih opcija za polaznike
  • Odabir mjesta u blizini sudionika radi smanjenja vremena putovanja (barem do putovanja automobilom)
  • Odabir mjesta i hotela s programima smanjenja emisija, uključujući kupnju zelene energije
  • Davanje poticaja polaznicima koji prelaze na javni prijevoz
  • Uklanjanje kopnenih brodova sa prohodnim susjedstvom

Također, izračunajte emisiju ugljika vašeg događaja tako da možete vidjeti potencijalni utjecaj vašeg događaja i kako jednostavni poticaji taj utjecaj minimiziraju.

1. Kako odabrati mjesta za održive virtualne i hibridne konferencije

Sposobnost ekološke prihvatljivosti uvelike će ovisiti o mogućnostima mjesta održavanja. Ograničeni izbor mjesta događaja može otežati održivost. Ako je to slučaj, a mjesto događaja ne može doseći određene standarde, morat ćete to pokušati nadoknaditi fokusiranjem na neke druge stavke s ovog popisa.

Evo nekoliko stvari koje biste trebali uzeti u obzir kada tražite pravo mjesto:

  • Otkrijte prihvaća li vaš dobavljač virtualnih ili hibridnih konferencija ISO 20121 i ISO 14001, koji su industrijski standardi za najbolju održivu praksu. Ako se mjesto pohvali da je održivo ili ekološki prihvatljivo, moraju pokazati dokaz da slijede sustave održivog upravljanja.
  • Potražite transparentnost u izvješćivanju i prošlim izvješćima o domaćinima događaja. Ta bi izvješća trebala biti u skladu s glavnom praksom izvještavanja, poput Globalne inicijative za izvještavanje, ili bi mogla biti vidljiva u pojedinačnom izvješću o otisku.
  • Pogledajte radi li mjesto s operativnim strategom na poboljšanju utjecaja na okoliš, suradnjom s upraviteljima zgrada i inženjerima.
  • Mjesta za hibridne konferencije također bi se trebala usredotočiti na društvenu odgovornost, uključujući mogućnosti za uslugu, angažman u zajednici i filantropiju.
  • Više odgovornosti moglo bi se pojaviti neovisnim certifikatom za zeleno zelenje. Certifikati poput LEED standarda ili Zelenog ključa znače da su treće strane procijenile rad zgrade i slažu se da rade učinkovito.
  • Utvrdite je li mjesto hibridnih događaja dio bilo kakvih napora u održivosti poput obnovljivih izvora energije. Mogli biste čak otići toliko daleko da pogledate primarne dionike tvrtke kako biste utvrdili vjerojatnost da će oni postati zeleni u bliskoj budućnosti. To je osobito važno ako s njima želite uspostaviti dugoročni poslovni odnos.

2. Promovirati fokus „održivosti“

Čak i ako imate ograničenu kontrolu nad fokusom na okoliš vašeg mjesta konferencije, možete promovirati određeni smjer događaja. Ako vaše mjesto dopušta vanjsku upotrebu proizvoda, razmislite o ponovnoj upotrebi namještaja, okova ili opreme prethodnih dobavljača, kompostiranju i doprinosu bez otpada na slične načine kao što su to učinile Igre Commonwealtha u Glasgowu 2014.

Iako je Glasgow imao prednost suradnje s olimpijskim organizatorima i mogućnosti ponovne upotrebe predmeta s prethodnog događaja, ipak biste mogli razmotriti promociju događaja kao Nulti otpad i privući više organizacija da pomognu.

Druga ideja je CIBJO, koji je postao prvi događaj u industriji nakita koji je ugljično neutralan. CIBJO je kupio ugljične kredite kako bi nadoknadio količinu emisija stakleničkih plinova povezanih s njihovim kongresom. Novac se zatim donira projektima poput vjetroelektrana i sustava za prikupljanje metana kako bi se smanjile emisije ugljika u budućnosti. Budući da je dio prodaje doprinio ovoj donaciji, sudionici su se osjećali dobro zbog svog doprinosa, povećavajući prodaju. Potencijalno biste mogli ponuditi porezni poticaj i za njihovu kupnju karata.

Razmislite o tome da predložite ove ideje kod svog mjesta ili potražite dobavljače koji bi pomogli u ostvarenju ove ideje.

3. Partnerite se s lokalnim inicijativama za organiziranje održivih virtualnih ili hibridnih konferencija

Ako vaše mjesto dopušta vanjske ugostitelje, razmislite o nabavci lokalnih ugostitelja za podršku lokalnim poljoprivrednicima i smanjenje emisije stakleničkih plinova u prijevozu hrane.

Prilikom domaćinstva hibridne konferencije, željeli biste se udružiti i s lokalnom zajednicom koja promiče smanjenje otpada ostataka hrane. Neki ugostitelji ili inicijative lokalne zajednice imaju ove veze na raspolaganju. Stoga, sve što biste trebali učiniti je potražiti te pojedince.

Ako vaše mjesto želi biti uključeno, recite im da vas zanimaju samo programi zelene hrane ili programi koji podržavaju doniranje dodatne hrane, pločice za kompostiranje, minimiziranje otpadnih voda, upotrebu pribora za jelo koji se može kompostirati, reciklirati ili reciklirati i kompostiranje hrane. Toplo preporučujemo partnerstvo s bilo kojom od ovih organizacija i nadoknađivanje cijene sponzorskog mjesta. Kako bi održivost bila glavni fokus vaših marketinških napora, to će se partneru isplatiti.

4. Digitalizirajte gdje je to primjenjivo

Organiziranje virtualne konferencije jedan je od najboljih načina za smanjenje emisije ugljika u vašem događaju. Ako ne možete potpuno hibridno, svakako digitalizirajte gdje možete. Prilikom domaćinstva virtualne konferencije ispisat ćete manje registracijskih paketa, ulaznica, knjižica, a možda čak i smanjiti plastiku na natpisima.

Kalendar i sažeci svih vaših sastanaka mogu biti dostupni u vašoj mobilnoj aplikaciji putem vaše platforme za hosting događaja. Također biste mogli promovirati upotrebu mobilnih uređaja postavljanjem kioska za punjenje (izvrsnih mjesta za okupljanje i pozdravljanje) po cijelom mjestu konferencije.

5. Smanjite plastiku

Ako za bilo koji od svojih marketinških materijala koristite plastične materijale, morat ćete osigurati da se ta plastika može reciklirati. Ako nije, morat ćete potražiti drugog dobavljača za ove stavke. Pronađite proizvode koji su odobreni za reciklažu TerraCycleom ili se mogu predati lokalnom programu recikliranja.

Plastika koja se koristi na vašem događaju (a ne za jelo) trebala bi biti promovirana kod publike kao reciklirana. Zamolite svoje sudionike događaja da na kraju konferencije odlože materijale za recikliranje u kantu za smeće ili postave mahanje za recikliranje ili kante za smeće po cijelom mjestu.

6. Sažeti fizičke događaje na veće vrhove

Budući da putovanja uvelike doprinose utjecajima vašeg događaja, razmislite kako možete smanjiti putovanja. Hibridizacija ili organiziranje virtualne konferencije jedan je od načina, ali kao što smo ranije spomenuli, to nije uvijek moguće.

Razmislite o organiziranju manje događaja tijekom cijele godine i umjesto toga fokus prebacite na glavni summit. Domaćinom velikog summita vjerojatno ćete dobiti veće zanimanje sudionika velikih imena i vjerojatno ćete vidjeti bolji odaziv! Istaknuti vrhovi izvrsni su za umrežavanje i povezivanje. Također, omogućit će više vremena za sazivanje udaljenih poduzeća ili industrija.

Organiziranje održive virtualne ili hibridne konferencije 2021. godine

Organiziranje virtualne konferencije 2021. godine moglo bi biti lakše s obzirom na to da će se većina događaja odvijati bilo na mreži ili u hibridnom formatu. Međutim, ako ste ove godine domaćin osobne konferencije, možda će vam biti izazov osigurati održive dobavljače u kratkom roku.

Ako želite biti domaćin održive virtualne konferencije 2021. godine, postupno primjenjujte najbolje prakse kako biste mogli smanjiti napor da postanete potpuno zeleni.

UN-ovi ciljevi održivog razvoja izvrsno su mjesto za početak kada se razmatra tko, što i kako može učiniti što održivim.

Svih 17 ciljeva i koraka koji se mogu realizirati mogu se primijeniti prilikom stvaranja hibridne konferencije. Evo nekoliko stvari na koje se morate usredotočiti:

  • Donirajte ono što ne koristite
  • Manje otpada i podrška lokalnim poljoprivrednicima
  • Izbjegavajte rasipanje vode
  • Koristite samo energetski učinkovite uređaje i žarulje
  • Podržati marginalizirane i osobe u nepovoljnom položaju
  • Vozite bicikl, hodajte ili koristite javni prijevoz
  • Reciklirajte papir, plastiku, staklo i aluminij
  • Usredotočite se na klimatsko djelovanje
  • Izbjegavajte plastične vrećice kako bi oceani bili čisti
  • Sadite drvo i zaštitite okoliš
  • Založite se za ljudska prava
  • Lobi za lokalni razvoj i financiranje (partnerstva)

Ne može se svaki događaj usredotočiti na sve gore navedene ciljeve ili stavke koje je moguće poduzeti, a koje su iznijeli UN; međutim, oni se mogu provesti u slučaju na izvedive načine za promicanje ovih održivih ciljeva.

Želite li ugostiti sljedeću virtualnu ili hibridnu konferenciju? Stupite u kontakt danas i saznajte više o našem nagrađivanom all-in-one virtualna platforma rješenje koje vam može pomoći da povećate napore svog brenda.

 

Događaji razvijaju se. Nikad ne propustite ritam.

Prijavite se za naš bilten da biste dobivali naše najnovije vijesti, strategije, taktike, ideje, ažuriranja proizvoda i još mnogo toga.