Prófaðu ókeypis Bókaðu kynningu

8 ráð varðandi fjárhagsáætlun fyrir viðburði sem allir skipuleggjendur viðburða ættu að vita

Fjárhagsáætlun fyrir viðburði getur verið þræta. Það getur verið krefjandi að halda sig við fjárhagsáætlun en það gæti virst ómögulegt fyrir aðra að búa til raunhæf fjárhagsáætlun. 

Þegar skipuleggja viðburð fjárhagsáætlun, það er margt sem skipuleggjendur viðburða verða að huga að. Til viðbótar nauðsynjum eins og kostnaði við vettvang og starfsfólk viðburðanna, viltu einnig gera ráð fyrir óvæntum útgjöldum, neyðarsjóði og duldum gjöldum sem myndast. 

Til að hjálpa þér, Hröðun hefur kortlagt átta ráðleggingar um fjárlagagerð viðburða sem gefnir eru af sérfræðingum í viðburði. Notaðu þessar ráð til að hjálpa þér við undirbúning fjárhagsáætlunar óþekktra aðila, nýta arðsemi þíns og setja viðburð þinn á réttan kjöl. 

1. Greindu markmið við fjárhagsáætlun og aðal KPI

Áður en þú getur byrjað að höggva út kostnaðarhámark viðburðar þíns skaltu vita að þú getur ekki byrjað án þess að skilja viðburðarmarkmið þitt og KPI (lykilárangursvísbendingar). Fjárhagsáætlunarferlið fyrir þinn Ráðstefna eða atburður mun venjulega eiga sér stað eftir að þú hefur greint meginmarkmið en áður en þú hefur lagt grunninn að skipulagsferlinu. Þetta er vegna þess að þú getur ekki skipulagt neinn viðburð án þess að vita hversu mikið þú getur eytt. 

markmið við fjárhagsáætlun viðburða

Þess vegna ættir þú að vera rétt á beinu brautinni til að samræma markmið viðburðarins þíns við KPI þinn. Til dæmis, ef aðalmarkmiðið er að gera sölu úr miðatekjum, greindu sölunúmer fyrir hversu mikið þú þarft, hversu mikið þú vilt helst og hversu mikið þú vilt best. Þaðan skaltu fara aftur í viðburðaráætlunina og áætla hversu stórt þú búist við að viðburðurinn þinn verði og hversu stórt þú heldur að þú getir stjórnað. 

Að sjálfsögðu mun miðaverð þitt lækka í kostnað við vettvang, reikninga starfsfólks viðburða og veitingakostnað. Þegar þú heldur áfram geturðu séð hversu mikið þú þarft að rukka eða hversu mikla miðasölu þú þarft að vinna til að ná tilteknum kostnaði. 

2. Notaðu fyrri gögn (annaðhvort frá fyrri atburðum þínum eða svipuðum atburðum) til upphafsmats

Eitt besta ráðið um fjárhagsáætlunargerð er að fara í reynslu þegar verðlagningu fyrir viðburð og fjárlagagerð viðburða. Ef þú hefur rekið svipaðan atburð að undanförnu, þá hefurðu tilfinningu fyrir kostnaðarhlutföllum og þróun. Ef þú hefur stjórnað viðburðum síðustu tvö ár og hefur farið yfir kostnaðaráætlun á hverju ári gætirðu haft tilhneigingu til að eyða umfram kostnaðaráætlun í hvert skipti. Þú getur reynt að gera grein fyrir mismuninum á neyðarsjóði eða búast við því þegar þú reiknar áætlaðan arðsemi. 

Í báðum tilvikum, reyndu að nota fyrri viðburðagögn annaðhvort frá atburðinum þínum eða svipuðum atburði svo þú getir séð raunverulegan kostnað hlutanna og hvaða útgjöld eru mikilvægari en önnur. Þú vilt gera grein fyrir gerð atburðarins (var það persónulega, á netinu eða blendingur ), staðsetningu viðburðarins, stærð viðburðarins, vörumerkið sem kynnt er og raunverulegt kostnaðarhámark þess viðburðar. Það ætti að vera tiltölulega svipað á hverju þessara svæða; annars getur verið vandasamt að breyta ákveðnum þáttum fjárhagsáætlunarinnar til að passa við þína.

Héðan frá geturðu dregið upp mynd af ballpark og byrjað að betrumbæta þessa tölu. 

3. Rannsakaðu kostnað vegna fjárlagagerðar

Viðburðarkostnaður þinn er líklega mikilvægasti þátturinn í fjárlagagerð þinni. Hér er kostnaðarhátíðarsniðmát fyrir viðburði sem þarf að hafa í huga:

Staðurskostnaður:

  • Kostnaður við vettvanginn sjálfan
  • Starfsfólk á staðnum og viðburðarteymi
  • Matur og drykkur; veisluþjónusta
  • Atburðatækni, eins og hljóð / mynd (verður dýrara fyrir tvinnviðburði)
  • Ræðumenn og aðrar skemmtanir eins og MC
  • Gisting og samgöngur nálægt eða í kringum viðburðarstaðinn
  • Öryggi
  • Önnur starfsmenn á staðnum, svo sem netverkfræðingar, myndatökur, tæknimeistarar, skipuleggjendur viðburða og umsjónarmenn viðburða
  • Swag og önnur dreifibréf á staðnum
  • Líkamleg útprentun, veggspjöld og borðar

Markaðssetning og kynning á viðburði:

  • Greidd markaðssetning á efni og greiddar auglýsingar
  • Viðburðamarkaðssetning
  • Tengd gjald eða áhrifavaldur
  • Auglýsingar á samfélagsmiðlum
  • Prentað markaðsefni
  • Grafísk hönnun fyrir vörumerki eða lógó
  • Vefsíðuhönnun og / eða hýsing (ef hún er ekki innifalin í tækni fyrir viðburðastjórnun þína)

Viðburðastjórnunartækni:

  • Pallagjöld fyrir viðburði
  • Bókunar- og miðagjöld
  • Hýsing vefsíðu viðburðar
  • Forrit fyrir farsíma
  • Leiða handtaka verkfæri
  • Innritun og skráning á staðnum
  • Sýndarviðburður eða streymi
  • Gögn og greining

Þar sem margir af þessum kostnaði geta auðveldlega bætt við sig er mikilvægt að skera niður kostnað hvar þú getur (sem við munum komast að hér að neðan). Hins vegar viljum við taka fram að val á réttum viðburðarpalli getur lækkað gjöld eða óvænt útgjöld til muna. Til dæmis, a sýndarviðburður hýsingarvettvangur eins og Accelevents hægt að nota til að hýsa viðburði á staðnum, eins og miða og skráningu viðburða. Háþróaðir eiginleikar þess geta stutt við töku leiða, straumspilun, gögn og greiningu, bókun, hýsingu á vefsíðu viðburða, markaðssetningu og samþættingu. 

4. Fáðu margar tilboð í söluaðila

Viðburðasali þinn verður einn mikilvægasti kostnaðurinn sem fylgir viðburðinum þínum. Svo vertu viss um að versla til að fá bestu tilboðin. Fáðu mörg tilboð í söluaðila og tilkynntu söluaðilum að þú sért að leita að samkeppnishæfum tilboðum til að fá sem besta verð. 

Í sumum tilvikum er hægt að semja um samningana sem reyna að setja aukahluti án vitundar fyrir atburðarásina. Til dæmis þarftu ekki að greiða fyrir viðburðastjórnunartækni þar sem þú getur veitt þann þátt hennar. Hins vegar þarftu að dýralæknir tæknikostnaðinn til að sjá hvort það væri hagstæðara að koma með tækniteymið þitt frekar en að leigja í gegnum staðinn. 

5. Búðu til áætlaðan efnahagsreikning yfir útgjöld vegna tekna

Þegar þú hefur fengið góða hugmynd um hvað þú býst við að eyða í þennan viðburð geturðu farið aftur yfir miðasöluna og hvernig þessi viðburður mun skila þér peningum. Fjárfestu í atburðasniðmát, sem getur hjálpað þér að fá betri hugmynd um útgjöldin. Segjum að þú áætlir öll útgjöld þín og sjáir að þú þarft að selja 2,000 miða á $ 1,000 hver til að jafna sig. Í því tilfelli þarftu líklega að meta

a) hvort þú getur selt svona marga miða á því verði,

b) hvort það sé þess virði að gera það, og

c) þar sem þú gætir lækkað kostnaðinn til að bjóða upp á hagkvæmara miðaverð (ef það er hluti af markmiði þínu). 

Byrjaðu að kortleggja mismunandi söluáætlanir svo að þú getir skipulagt söluaðferðir þínar. Ef þú þarft að halda háum miðum muntu líklega hafa beina markaðsherferð sem hentar þessu. Útgjöld þín ættu ekki heldur að neyða þig til að jafna, nema þú sért staðráðinn í að nota langtíma markaðsaðferðir. 

6. Endurmetið viðburðarmarkmið þín um fjárhagsáætlun til að bera kennsl á svæði til sparnaðar

Oftar en ekki, ef þú ert ekki með föst fjárhagsáætlun til staðar eða ef þetta er fyrsti viðburðurinn þinn, gætirðu fundið fyrir því að þú sért ofurhugi í að skipuleggja útgjöld viðburða. Sumir viðburðarskipuleggjendur eru þó hið gagnstæða og gefa sér eða liðinu ekki svigrúm til að anda. 

Reyndu að finna hið fullkomna jafnvægi fyrir þitt lið. Þú getur ekki og ættir ekki að starfa utan strangrar fjárhagsáætlunar og það gæti valdið verulegum áhyggjum meðan á viðburðinum stendur. Með hvaða atburði sem er ættirðu að leita leiða til að spara peninga, þar sem þetta eykur ávallt arðsemi þína eða hagnað. Velja auðvelt stigstærð tæknivettvang viðburða gefur þér skýra hugmynd um hvað þú getur tekið frá hverri miðasölu. 

Metið markmið um fjárhagsáætlun viðburða

Hugleiddu leiðir sem viðburðarstaðurinn getur dregið úr kostnaði. Íhugaðu að biðja lögfræðing þinn að fara yfir samninginn svo vörumerkið þitt verði ekki ábyrgt fyrir tjóni eða slysum sem verða á atburðinum. Þú gætir líka fundið nokkrar glufur þar sem þú gætir lækkað kostnað í tengslum við vettvanginn, veitingar, viðburð, markaðssetningu og fleira. 

Ef þú getur ekki lækkað kostnaðinn skaltu íhuga aðrar leiðir sem þessi viðburður getur skilað þér peningum, þar á meðal styrktartekjur og fjáröflun

7. Gerðu ávallt grein fyrir atvikum eða neyðartilvikum

Jafnvel fullkomlega skipulagði atburðurinn mun hafa óvæntan kostnað í för með sér. Eitthvað hlýtur að myndast frá því að þurfa markaðsgögn á síðustu stundu til verulegra vandamála varðandi tækni atburðarins. Þú gætir komist að því að hátalari getur ekki lengur verið viðstaddur og þú gætir þurft að bæta fyrir það með öðrum, dýrari leiðum. 

Hafa rigningardagssjóð sem hægt er að nálgast á staðnum fyrir málefni sem þessi. Íhugaðu að gera 10-20% aukalega af kostnaðarhámarki þínu til að hafa fyrir hendi. Þú getur jafnvel fengið hluta af þessum peningum með hluta af miðasölunni. Allar ónotaðar fjárhæðir fara aftur í hagnað. 

Með þetta aukalega reiðufé innan handar verður þú vel undirbúinn fyrir hiksta sem verður á vegi þínum. 

8. Haltu verkefnum þínum að fjárhagsáætlunargerð skjalfest og kostnaðurinn skipulagður

Þegar þú ferð í gegnum viðburðarfjárhagsáætlunina, vertu viss um að geyma allar kvittanir þínar, skjalaðu útgjöldin sem koma reglulega inn og allir þekktir, stórir kostnaður sem koma inn síðar. Þú verður að tilkynna þessi útgjöld síðar í skattalegum og bókhaldslegum tilgangi og með því að skipuleggja þessi gögn núna mun það koma þér til árangurs. 

Haltu töflureikni með mánaðarlegum útgjöldum til að vita hvað þú þarft í hverjum mánuði fram að viðburðinum. Þú gætir þurft að gera ákveðin útgjöld snemma til að vega upp meiri kostnað nær viðburðinum. Þetta mun einnig halda skipulagi á liði þínu þegar kemur að skipulagningu. 

 

Fjárhagsáætlun fyrir hvaða stærðarviðburð sem er getur verið erfiður. Hins vegar, sem skipuleggjandi viðburða, verður þú að hafa auga með fjárveitingum svo atburðurinn þinn geti hámarkað hagnaðinn og framkvæmt með góðum árangri. Hugleiddu að vinna með endurskoðanda eða fjármálaáætlun svo að þú getir gert fjárhagsáætlun almennilega.

Þarftu hjálp til að þekkja réttu tækin og hugbúnaðinn sem henta best fyrir kostnaðaráætlun þína? Hafðu samband í dag og viðburðasérfræðingar okkar geta sýnt þér þær einföldu leiðir sem geta skipt miklu fyrir markmið þín um fjárhagsáætlunargerð. 

 

viðburðir eru að þróast. Aldrei missa af takti.

Skráðu þig í fréttabréfið okkar til að fá nýjustu fréttir okkar, stefnu, tækni, hugmyndir, vöruuppfærslur og fleira.