Prófaðu ókeypis Bókaðu kynningu

Helstu 6 þættir sem þarf að hafa í huga þegar hýst er sjálfbær sýndar- eða tvinnráðstefna

Sýndarráðstefna og sjálfbærni

Með auknum áhyggjum af hlýnun jarðar er skynsamlegt að þegar þú hýsir sýndar- eða tvinnráðstefnu viltu kynna hana sem sjálfbæra og loftslagsvæna. Að búa til sjálfbæra ráðstefnu tekur mikinn tíma og skipulagningu en það er vel þess virði að reyna að draga úr þeim áhrifum sem atburðariðnaðurinn hefur á loftslagsbreytingar.

Sjálfbærni snýst ekki alltaf um umhverfisáhrif og getur einnig þýtt að atburður þinn geti haldið uppi efnahagslegum, félagslegum og pólitískum breytingum.

Sem skipuleggjandi viðburða gætirðu þurft að verja tíma til að afla sjálfbærra vara, skapa sjálfbær markmið og koma á fót bestu venjum til að ná þessum markmiðum. Þetta gæti krafist nokkurrar samningagerðar þegar kemur að verði, vinnuflæði og ferlum, samstarfi og undirbúningi.

Ef þú hefur áhuga á að gera viðburðinn þinn að sjálfbærum, þá ertu á réttum stað. Hvort sem þú hýsir sýndarviðburð, tvinnviðburð eða persónulegan viðburð, þá geturðu gert nokkrar ráðstafanir til að draga úr umhverfisáhrifum þínum og auka sjálfbærni viðburðarins.

Sjálfbærni og hýsing sýndar- eða tvinnráðstefna

Áður en við kafum inn er nauðsynlegt að viðurkenna að tegund viðburðarins sem þú heldur mun ákvarða sjálfbærni sem þú getur náð. Ef þú vilt ná ákveðnum markmiðum um sjálfbærni þarftu að skoða hlutlægt fjölda viðburða sem þú heldur og hversu margir af þessum viðburðum verða hýstir á netinu.

Ef þú ætlar að hafa 20 persónulegar ráðstefnur á einu ári muntu sjálfkrafa brjóta upp háan reikning gegn loftslagsáhrifum. Að skipta nokkrum atburðum yfir á sýndarviðburðarform getur bætt umhverfisáhrifin. Sýndarráðstefnur veita einnig meiri möguleika á sjálfbærni ef þú hefur áhyggjur af því að ná til réttra markhópa. Sumir atburðir þrífast þó betur í persónulegu sniði, svo þú verður að huga að jafnvægi.

Þegar þú setur „grænu markmiðin“ skaltu gæta þess að hafa þessa tillitssemi í huga. Ef þú vilt til dæmis vera kolvitlaus, þá gæti það bætt líkurnar á því að ná því markmiði með því að færa suma atburði þína, eða þætti atburðanna, yfir á stafrænt snið. Gerðu þann snúning snemma til að ná kolefnishlutlausu markmiði þínu og notaðu þann tíma til að byggja upp það að vera kolefnishlutlaust, jafnvel þegar þú bætir persónulegum og blendingatburðum aftur í áætlunina.

Með því að færa gerð atburðarins yfir á allt á netinu eða að hluta til á netinu, muntu þegar komast að því að umhverfisáhrif þín hafa minnkað. Með sýndarviðburði eða möguleika á að taka þátt í tvinnviðburði á netinu gætirðu komist að því að færri þátttakendur fljúga inn á viðburðinn. Þetta dregur verulega úr magni kolefnis í loftinu og dregur úr óreiknanlegu kolefnisspori atburðar þíns.

Umhverfisáhrif ráðstefna og viðburða á eigin vegum

Umhverfisáhrif atburðar þíns fara eftir staðsetningu og stærð viðburðarins. En að mestu leyti hafa allir persónulegir atburðir neikvæð áhrif á umhverfið á einhvern hátt. Jafnvel að hýsa sýndarráðstefnur mun skaða umhverfið; upphæðin verður þó mun minni.

Samkvæmt forstöðumanni sjálfbærni hjá MeetGreen, Eric Wallinger, „Stórir viðburðir, sem byggjast á ráðstefnumiðstöð, tilkynna um magn úrgangs langt yfir 500,000 pund á 5-6 daga tímabili með reglulegu millibili.“ Þegar við hugsum um tíðni atburða í eigin persónu og magn úrgangs viðburða sem framleiddur er reglulega (sérstaklega á viðburði sem ekki telja sjálfbærni), sjáum við hversu skaðlegur viðburðariðnaðurinn getur verið.

Þegar litið er á eftirfarandi tölur sjáum við hversu áhrifamikill atburður getur verið:

  • Hinn dæmigerði þátttakandi í ráðstefnunni framleiðir 1.89 kg af fargaðri úrgangi á dag, þar af er 1.16 kg urðunarstaður og 176.67 kg af losun CO2e á dag.
  • Um það bil 41% af dæmigerðum úrgangi á viðburði er urðun. Aðeins er hægt að endurvinna 35%. 3% eru gefin og 21% lífræn.
  • Flugferðir stuðla að langmestu (70%) kolefnisfótspori af öllum þáttum viðburðarins.

Til stuðnings þessum tölum héldu rannsóknir frá því snemma á 2000. áratugnum fram að ferðalög væru mest ráðandi form umhverfisáhrifa sem alþjóðleg ráðstefna gæti orðið fyrir. Að meðaltali 1,000 persónulegur atburður framleiðir um 530 tonn af losun CO2e vegna meðaltals flugferða, orkunotkunar og umfram matar sem hver einstaklingur notar. Þess vegna ættu atburðir að gera ráðstafanir til að draga úr úrgangi sem myndast við líkamlega atburðinn og lágmarka flugsamgöngur.

Sjálfbærni hvað varðar umhverfisáhrif er vel þekkt en sjálfbærni vísar einnig til viðskipta- og afurðagildis atburðarins sem hefur félagsleg og efnahagsleg áhrif.

Hvernig á að umbreyta sýndar- eða tvinnráðstefnu þinni á sjálfbæra

Sjálfbærni felur aðallega í sér að draga úr magni úrgangs sem atburðurinn framleiðir. Hvort sem þetta er úrgangur á líkamlegu formi eða úrgangur eins og kolefnisframleiðsla, þá eru ýmsar leiðir til að atburðir geti stuðlað að fleiri jarðvitundaraðferðum.

Einföld skref til að taka þegar gestgjafi er sýndarráðstefna eða blendingur viðburður eru:

  • Að bjóða sýndar- eða tvinnvalkosti fyrir þátttakendur
  • Að velja stað nálægt þátttakendum til að draga úr ferðatíma (í að minnsta kosti bílferðir)
  • Velja vettvang og hótel með losunaráætlun, þar með talin innkaup á grænum orkum
  • Að veita hvatningu til þátttakenda sem taka flutning
  • Að útrýma skutlum til jarðar með ganganlegu atburðarhverfi

Reiknið einnig kolefnisfótspor viðburðarins svo að þú getir séð hugsanleg áhrif atburðar þíns og hversu auðveldir hvatar lágmarka þessi áhrif.

1. Hvernig á að velja staði fyrir sjálfbærar sýndar- og tvinnráðstefnur

Hæfileikinn til að vera umhverfisvænni fer að miklu leyti eftir getu staðarins. Að hafa takmarkað val á vettvangi gæti gert sjálfbærni erfitt. Ef þetta er raunin og vettvangurinn nær ekki ákveðnum stöðlum, verður þú að reyna að vega upp á móti þessu með því að einbeita þér að nokkrum öðrum hlutum á þessum lista.

Hér eru nokkur atriði sem þarf að huga að þegar rétti vettvangurinn er leitaður:

  • Finndu út hvort sýndar- eða tvinnráðstefnusalinn þinn tekur undir ISO 20121 og ISO 14001, sem eru iðnaðarstaðlar fyrir sjálfbæra bestu starfshætti. Ef vettvangur státar af því að vera sjálfbær eða umhverfisvænn, þurfa þeir að sýna fram á að þeir fylgi sjálfbærum stjórnunarkerfum.
  • Leitaðu að gagnsæi í skýrslugerð og fyrri skýrslum um hýst viðburði. Þessar skýrslur ættu að vera í samræmi við helstu vinnubrögð við skýrslugerð, eins og Global Reporting Initiative, eða gætu komið fram í stakri skýrslu um fótspor.
  • Athugaðu hvort vettvangurinn vinnur með rekstrarfræðingi til að bæta umhverfisáhrif vettvangs með samstarfi við byggingarstjóra og verkfræðinga.
  • Staðir fyrir tvinnráðstefnur ættu einnig að einbeita sér að samfélagslegri ábyrgð, þ.mt tækifæri til þjónustu, samfélags þátttöku og góðgerðarstarfsemi.
  • Meiri ábyrgð gæti komið fram með sjálfstæðri vottun fyrir að verða græn. Vottorð eins og LEED staðlarnir eða Green Key þýða að þriðju aðilar hafa metið starfsemi hússins og eru sammála um að þeir gangi vel.
  • Greindu hvort blendingur viðburðarstaður er hluti af sjálfbærni viðleitni eins og endurnýjanlegri orku. Þú gætir jafnvel gengið svo langt að skoða helstu hagsmunaaðila fyrirtækisins til að ákvarða líkur þeirra á að verða grænt á næstunni. Þetta er sérstaklega mikilvægt ef þú ert að leita að því að eiga langtímasambönd við þá.

2. Stuðla að „sjálfbærni“ áherslu

Jafnvel þó þú hafir takmarkaða stjórn á umhverfisáherslum ráðstefnustaðarins, getur þú kynnt sérstaka stefnu viðburðarins. Ef vettvangur þinn gerir ráð fyrir utanaðkomandi notkun vara skaltu íhuga að endurnýta húsgögn, innréttingar eða búnað frá fyrri söluaðilum, jarðgerð og leggja til núll úrgangs á svipaðan hátt og samveldisleikarnir í Glasgow 2014 gerðu.

Þó að Glasgow hafi haft þann hag af því að vera í samstarfi við skipuleggjendur Ólympíuleikanna og getu til að endurnýta hluti frá fyrri viðburði, þá gætirðu samt íhugað að kynna viðburðinn sem Zero Waste Event og fá fleiri samtök um borð til að hjálpa.

Önnur hugmynd er CIBJO, sem varð fyrsti viðburðurinn í skartgripaiðnaðinum til að vera kolvitlaus. CIBJO keypti kolefniseiningar til að vega upp magn losunar gróðurhúsalofttegunda sem tengdust þingi þeirra. Peningarnir eru síðan gefnir til verkefna eins og vindorkuvera og metanfangakerfa til að draga úr losun kolefnis til framtíðar. Þar sem hluti af sölunni stuðlaði að þessu framlagi fundu fundarmenn vel fyrir framlagi sínu og efldu söluna. Þú gætir einnig boðið upp á skattaívilnun fyrir miðakaup þeirra.

Íhugaðu að leggja þessar hugmyndir fram við vettvang þinn eða fá utanaðkomandi söluaðila til að hjálpa til við að gera þetta að veruleika.

3. Vertu í samstarfi við staðbundnar frumkvæði fyrir hýsingu sjálfbærra sýndar- eða blendingráðstefna

Ef vettvangur þinn leyfir veitingamönnum utanhúss skaltu íhuga að fá staðbundna veitinga til að styðja við bændur á staðnum og draga úr losun gróðurhúsalofttegunda við flutning matvæla.

Þegar þú hýsir tvinnráðstefnu, þá myndirðu líka vilja vera í félagi við samfélagsmiðstöð á staðnum sem stuðlar að því að draga úr úrgangi matar. Sum veitingar eða frumkvæði sveitarfélaga hafa þessar tengingar í boði. Þess vegna er allt sem þú þarft að gera að fá þessa einstaklinga.

Ef vettvangur þinn vill taka þátt skaltu segja þeim að þú hafir aðeins áhuga á grænmetisforritum eða forritum sem styðja við að gefa aukamat, jarðgerðarplötur, lágmarka vatnsúrgang, nota rotmassa, endurunnið eða endurvinnanlegt hnífapör og jarðgerð. Við mælum eindregið með samstarfi við einhver þessara samtaka og skuldajafna verðinu fyrir kostunarstað. Þar sem sjálfbærni væri megináhersla í markaðsstarfi þínu borgar þetta sig fyrir makann.

4. Stafræna þar sem við á

Að hýsa sýndarráðstefnu er ein besta leiðin til að draga úr kolefnisspori viðburðarins. Ef þú getur ekki farið að fullu blendingur, vertu viss um að stafræna hvar þú getur. Þegar þú hýsir sýndarráðstefnu muntu prenta færri skráningapakka, miða, bæklinga og jafnvel skera niður plastið á nafnamerkjunum.

Dagatalið og ágrip allra fundanna þinna er hægt að nálgast í farsímaforritinu þínu í gegnum hýsingarvettvang þinn. Þú gætir einnig stuðlað að því að nota farsíma með því að setja hleðslutölur (fínir fundar-og-kveðja blettir) um allan ráðstefnustaðinn.

5. Skerið niður á plasti

Ef þú notar plastefni fyrir eitthvað af markaðsefnum þínum, þá þarftu að tryggja að þessi plast sé endurvinnanlegur. Ef ekki, þá þarftu að fá annan söluaðila fyrir þessi atriði. Finndu vörur sem eru samþykktar til að endurvinna með TerraCycle eða geta verið skuldbundnar til staðbundinnar endurvinnsluáætlunar.

Plast sem notað er af viðburðinum þínum (og ekki til máltíða) ætti að kynna fyrir áhorfendum þínum sem endurvinnanlegt. Biddu um að þátttakendurnir í viðburðinum sleppi endurvinnsluefnunum í ruslatunnu í lok ráðstefnunnar eða setji endurvinnslu belgjar eða ruslatunnur út um allan stað.

6. Þétta líkamlega atburði á stærri leiðtogafundi

Þar sem ferðalög stuðla mjög að áhrifum viðburðarins skaltu íhuga hvernig þú getur dregið úr ferðalögum. Tenging eða að fara í átt að sýndarráðstefnu er ein leið, en eins og við nefndum áðan er þetta ekki alltaf mögulegt.

Íhugaðu að hýsa færri viðburði allt árið og í staðinn færa áherslu þína á stóran leiðtogafund. Með því að halda meiriháttar leiðtogafund muntu líklega fá meiri áhuga frá þátttakendum í stórum nöfnum og þú munt líklega sjá betri þátttöku! Áberandi leiðtogafundir eru frábærir fyrir tengslanet og tengingu. Eins munu þeir veita lengri tíma fyrir afskekkt fyrirtæki eða atvinnugreinar að koma saman.

Hýst sjálfbæra sýndar- eða tvinnráðstefnu árið 2021

Það gæti verið auðveldara að hýsa sýndarráðstefnu árið 2021, miðað við að flestir viðburðir verða annað hvort á netinu eða á blendingaformi. Hins vegar, ef þú hýsir ráðstefnu á þessu ári, getur þér fundist það krefjandi að tryggja sjálfbæra söluaðila með stuttum fyrirvara.

Ef þú vilt hýsa sjálfbæra sýndarráðstefnu árið 2021 skaltu framkvæma bestu starfshætti stigvaxandi svo þú getir dregið úr álaginu við að verða að fullu grænt.

Sjálfbær þróunarmarkmið Sameinuðu þjóðanna eru frábær staður til að byrja þegar haft er í huga hver, hvað og hvernig í kringum það sem hægt er að gera sjálfbært.

Öll 17 markmiðin og aðgerðarhæfar skref geta verið útfærð þegar þú býrð til tvinnráðstefnu. Hér eru nokkur atriði sem þarf að einbeita sér að:

  • Gefðu það sem þú notar ekki
  • Sóa minna og styðja bændur á staðnum
  • Forðist að sóa vatni
  • Notaðu aðeins sparneytin tæki og ljósaperur
  • Styðjið jaðarsett og illa stödd
  • Hjóla, ganga eða nota almenningssamgöngur
  • Endurvinnu pappír, plast, gler og ál
  • Einbeittu þér að aðgerðum í loftslagsmálum
  • Forðist plastpoka til að halda sjónum hreinum
  • Gróðursettu tré og hjálpaðu til við að vernda umhverfið
  • Stattu upp fyrir mannréttindum
  • Anddyri fyrir þróun og fjármögnun sveitarfélaga (samstarf)

Ekki geta allir atburðir einbeitt sér að öllum þeim markmiðum eða aðgerðarhlutum sem settir eru fram hér að ofan og af SÞ; þó er hægt að hrinda þeim í framkvæmd á raunhæfan hátt til að stuðla að þessum sjálfbæru markmiðum.

Viltu hýsa næstu sýndar- eða tvinnráðstefnu? Hafðu samband í dag og kynntu þér margverðlaunaða allt í einu sýndarvettvangur lausn sem getur hjálpað þér að stækka viðleitni vörumerkisins.

 

viðburðir eru að þróast. Aldrei missa af takti.

Skráðu þig í fréttabréfið okkar til að fá nýjustu fréttir okkar, stefnu, tækni, hugmyndir, vöruuppfærslur og fleira.