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6 migliori strategie di marketing per eventi per potenziare le tue esperienze di eventi ibridi

Eventi ibridi di marketing di eventi

Le strategie di marketing degli eventi per sfruttare gli eventi ibridi sono la necessità del moderno marketer di oggi. Con l'aumento degli eventi virtuali, sempre più aziende stanno vedendo che le piattaforme virtuali possono produrre eventi di alta qualità. E ora che le cose stanno iniziando a riaprirsi, aspettati più eventi ibridi, o peventi artigianalmente di persona.

Gli eventi ibridi consentono a più partecipanti di prendere parte a un evento del marchio; la portata è maggiore e spesso gli eventi ibridi hanno più successo. Con un intuitivo piattaforma di eventi virtuali, non ci vuole molto per aggiungere l'elemento virtuale extra a un evento già live.

Sappiamo che partecipare a un evento virtuale non è sempre il più divertente. Dopotutto, vuoi andare a un evento per vedere i tuoi amici e la tua rete. Se stai ospitando un piccolo evento ibrido, anche l'energia nell'evento fisico può essere tutt'altro che ideale. Ci sono modi in cui il tuo marchio può migliorare questa energia e migliorare l'esperienza ibrida.

Piani di marketing per eventi ed eventi ibridi

Sebbene gli eventi ibridi siano in circolazione da un po', sono aumentati di popolarità e di richiesta a causa della pandemia di coronavirus. La necessità di operare in gran parte online o in remoto ha consentito alle aziende di utilizzare riunioni online, sia per eventi che per ospitare riunioni aziendali.

Gli eventi ibridi non sono il tipo di riunione ideale per tutti i settori, ma mantengono i settori in movimento quando gli eventi fisici sono impossibili. Quando crei la tua strategia di marketing per eventi, tieni presente che ci sono diversi vantaggi nell'ospitare un componente online nel tuo evento fisico, tra cui:

  • Maggiore copertura attingendo a mercati potenzialmente globali
  • Opzioni di accessibilità consentendo ai partecipanti aziendali di utilizzare riunioni online e tecnologia online per partecipare
  • Migliore digitalizzazione dei dati dei partecipanti virtuali
  • Maggiore facilità d'uso per i partecipanti aziendali che partecipano all'evento
  • Più dati sulle prestazioni degli eventi, accesso ad analisi e approfondimenti
  • L'opzione per ospitare eventi in live streaming o registrare contenuti dietro un paywall
  • Transizione senza soluzione di continuità in opportunità di coinvolgimento online post-evento

Naturalmente, mentre ci sono vantaggi, ci sono anche sfide. Quando pianifichi la strategia dell'evento di marketing, tieni presente che, sebbene gli eventi ibridi abbiano una portata molto maggiore rispetto agli eventi di persona, non forniscono alle persone le connessioni e le esperienze di persona che potrebbero aspettarsi in un evento fisico. Pertanto, è necessario affrontare questo problema durante la pianificazione delle idee di marketing per gli eventi.

Ospita mixer individuali, chat di caffè o sessioni in stile speed-dating per aumentare il coinvolgimento e le opportunità di networking. Mostra al tuo pubblico virtuale che aziendale efficace networking è possibile in un evento ibrido.

Vuoi che il tuo pubblico torni dal tuo evento ibrido con recensioni entusiastiche. Per aiutarti a iniziare, ecco 6 strategie di marketing per eventi che potrebbero aiutarti a migliorare la tua esperienza di evento aziendale ibrido:

Strategia n. 1 - Concentrarsi sulle esigenze dei partecipanti

In generale, lo staff di pianificazione dell'evento deve concentrarsi nuovamente sui partecipanti. Molti brand partono male concentrandosi semplicemente sulle proprie esigenze, sugli obiettivi dell'evento e su ciò che vogliono realizzare. Sfortunatamente, questo può lasciare una cattiva impressione sui tuoi partecipanti che semplicemente sentono di volerli usare solo per l'obiettivo del tuo marchio.

Quando raccogli idee di marketing per eventi, fai un passo indietro, rallenta e concentrati sul far brillare i partecipanti! Digli quanto apprezzi la loro presenza. Meglio ancora, mostra loro che apprezzi la loro presenza. Pensa ai modi in cui i partecipanti interagiranno con il tuo evento e cerca di migliorarli.

Se avrai un pubblico online più ampio, il tuo evento virtuale dovrà essere truccato con funzionalità di gamification, premi e badge, omaggi, sondaggi e video divertenti. Tieni presente che può essere piuttosto noioso sedersi alla scrivania e guardare un evento! Cerca di trovare modi per tenerli impegnati.

I partecipanti di persona avranno bisogno dello stesso livello di rispetto. Mostra loro che hai pensato due passi avanti preparando l'arredamento della sede, seguendo le linee guida sulla salute e le precauzioni di sicurezza, condividendo informazioni pre-evento e altro ancora.

Strategia n. 2 - Progetta la tua sede ibrida concentrandoti sulle esigenze dell'evento

A volte, le frustrazioni emergono quando i partecipanti all'evento non sono sicuri di dove andare o non sentono che lo spazio riflette come sarà l'evento. Pertanto, quando pianifichi le tue strategie di marketing per eventi, assicurati che il tuo team di pianificazione degli eventi presti una buona dose di attenzione al to progettazione di eventi. Considera i modi in cui i tuoi partecipanti di persona si sposteranno nello spazio. Ci sono abbastanza spazi di ritrovo sociale, tavolini da caffè e aree lounge?

Inoltre, considera il layout del design della stanza. Un allestimento della sala coinvolgente è la chiave per assicurarsi che l'evento aziendale brilli. L'allestimento della sala dovrebbe essere basato sul numero di partecipanti programmati per essere presenti, gli spazi disponibili, le priorità dell'evento (sono priorità le riunioni di lavoro?), se verranno serviti o meno rinfreschi o cibo, arredamento e opzioni e preferenze di arredamento, se è necessaria una fase, le attività da svolgere e altre linee guida per la salute e la sicurezza.

Sia che tu vada con un allestimento in stile teatro, un'aula scolastica o forse un cabaret, vuoi assicurarti che il luogo lo supporti e che abbia senso per gli obiettivi dell'evento. Considera i modi in cui il pubblico online interagirà con il pubblico di persona. Avere un computer per lo streaming live a ogni scrivania può incoraggiare i partecipanti online a attingere a diverse discussioni al tavolo.

Strategia n. 3 - Imposta le aspettative per ogni tipo di pubblico

Le tue strategie di marketing per eventi includeranno una gamma di tipi di pubblico che partecipano allo stesso evento. Poiché stai organizzando una riunione ibrida, avrai membri del pubblico di persona e partecipanti virtuali. All'interno di ogni gruppo, avrai anche accesso a più livelli.

Dai partecipanti VIP all'ammissione generale e tutto il resto, assicurati di avvicinare ogni partecipante prima dell'evento, tramite e-mail o un opuscolo inviato per posta, per prepararli e impostare le loro aspettative. Dovresti considerare di indirizzarli prima alla tecnologia dell'evento in modo che sappiano come navigare.

Inoltre, prepara materiale didattico a seconda delle esigenze dell'evento. Questi dovrebbero essere accessibili a tutti i tuoi partecipanti virtuali e anche stampati o inclusi nell'app dell'evento per il pubblico di persona.

Con l'accesso a livelli, assicurati che ogni tipo di partecipante sia preparato con un programma e tutti i vantaggi che ottengono con il loro modello di prezzo.

Strategia n. 4 - Digital First

Gli eventi ibridi richiedono molta pianificazione della produzione in anticipo. Devi anche assicurarti che la sede dell'evento ibrido che hai scelto sia preparata con collegamenti digitali. Questo è estremamente importante, poiché non tutte le sedi saranno preparate per ospitare il tuo pubblico digitale.

Oltre a tutti gli altri elementi che includi nelle strategie di marketing degli eventi, un organizzatore di eventi deve assicurarsi che la sede dell'evento sia ben preparata per la componente virtuale:

  • Funzionalità di connettività Internet ideali, tra cui connessioni sicure e affidabili e funzionalità di streaming a bassa latenza e larghezza di banda di alta qualità
  • Noleggio di videocamere, microfoni, apparecchiature AV e supporto tecnico OPPURE una configurazione che ti consente di portare la tua your
  • Un alimentatore adeguato per ospitare il numero di partecipanti e le capacità di alimentazione della tua attrezzatura CA
  • E la disponibilità per la tua squadra di arrivare e prepararsi in anticipo in modo da poter evitare grandi sfide tecniche

Poiché i partecipanti digitali non sono fisicamente presenti e potrebbe essere più difficile valutare la loro ricettività, le loro esperienze e ricevere feedback, devi concentrarti davvero sulla tua esperienza digitale prima di tutto in modo che non vengano lasciati indietro.

Il tuo pubblico digitale fornirà molto valore al tuo evento, inclusi dati sul pubblico, ROI e semplici tecniche di marketing come la possibilità di condividere il tuo evento sui social media. Quindi non abbiate paura di inondarli d'amore!

Strategia n. 5: mantenere la registrazione flessibile

Non c'è niente di peggio che arrivare con qualche ora di ritardo a un evento per scoprire di aver perso la registrazione. Conduciamo tutti una vita molto impegnata e mantenere flessibile la tabella di registrazione è un must. Ciò non solo consentirà ai tuoi partecipanti di effettuare il check-in quando è conveniente per loro, ma non si sentiranno affrettati a connettersi con questo stand in orari strani.

Se stai utilizzando un'app per eventi virtuali come la piattaforma Accelevents, i partecipanti avranno accesso al check-in online. Consenti il ​​check-in e i dettagli della registrazione tramite l'interfaccia dell'app in modo che i partecipanti possano effettuare il check-in e ricevere i propri dettagli e risorse il prima possibile.

Strategia n. 6- Incoraggiare la collaborazione con i partner della sede

La collaborazione in un evento ibrido è necessaria affinché i partecipanti si sentano connessi al marchio. Consenti ai tuoi partecipanti di contribuire all'evento, ma cerca anche il supporto di partner o sponsor della sede. Avendo più persone investite nel tuo evento, scoprirai che il livello di energia aumenta, più persone si emozionano e più sono disposte a impegnarsi con l'evento.

Considera i modi in cui i partner della sede sarebbero disposti a collaborare con il tuo marchio. Forse il catering vuole organizzare un pranzo sponsorizzato con pasti dalla fattoria alla tavola. Questo potrebbe essere qualcosa che i tuoi partecipanti apprezzano davvero e vedrai un aumento del coinvolgimento del pubblico a causa di ciò.

Non sai mai a cosa sono interessati i tuoi partner e, considerando che entrambi siete coinvolti nella relazione e nell'impegno dell'evento, chiedi loro cosa vorrebbero fare e come vorrebbero far parte dell'evento.

Gestire un evento ibrido richiede molto lavoro e devi prepararti con la giusta tecnologia per eventi, una strategia per eventi intelligente e idee di coinvolgimento per i partecipanti sia virtuali che in loco.

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