Prova gratuitamente Prenota una demo

Cosa considerare quando si sceglie una sede per eventi ibrida

immagine in primo piano - Cosa considerare quando si sceglie una sede per eventi ibrida

Gli eventi ibridi dovrebbero essere il tipo di evento più popolare nel 2021. Con il passaggio agli eventi digitali nell'ultimo anno e l'aumento delle tecnologie digitali che consentono riunioni ibride, i marketer e gli organizzatori di eventi dovrebbero aspettarsi che gli eventi ibridi abbiano la precedenza nel prossimo futuro.

Un evento ibrido di successo, proprio come qualsiasi altro tipo di evento, può creare o distruggere il successo dell'evento. Ecco perché la sede dell'evento deve essere preparata per ospitare componenti digitali pianificati.

Potresti pensare che qualsiasi luogo sarà adatto per la digitalizzazione, ma ripensaci. I luoghi devono essere preparati per passare al digitale. Ecco alcune cose da cercare quando si sceglie una sede per eventi ibrida:

Scelta di una sede: in cosa differiscono gli eventi ibridi?

C'è molto da fare scegliere la sede giusta. A seconda delle dimensioni del tuo evento, della durata e del tipo di pubblico che ti aspetti, gli organizzatori di eventi devono considerare molti elementi di un luogo per eventi dal vivo per assicurarsi che funzioni.

Gli organizzatori di eventi considerano principalmente:

  • Il costo del locale
  • La dimensione dell'evento
  • Catering
  • Parcheggio
  • Alloggio
  • Disponibilità della sede
  • E coordinamento con altri team dell'evento

quando passaggio a un formato ibrido, questi fattori sono ancora importanti. Tuttavia, potresti guardarli in modo diverso. Ad esempio, potresti voler limitare le dimensioni del tuo evento di persona per qualche motivo. Ciò ti aiuterà a mantenere basso il numero di partecipanti e potrai utilizzare una sede per eventi "più piccola" o più boutique.

Tuttavia, ci sono alcuni compromessi. Solo perché è possibile ridimensionare non significa che anche il costo della sede sarà inferiore o più abbordabile. Un evento ibrido necessita di altri fattori, come una connessione Internet forte e robusta e la capacità di connettere e integrare apparecchiature AV, ad esempio.

Sebbene la maggior parte delle sedi degli eventi abbia aggiornato la propria tecnologia, potrebbe essere necessario pagare di più per l'accesso anticipato alla sede per testare le apparecchiature o per l'alimentazione aggiuntiva necessaria.

In ogni caso, la pianificazione di una sede ibrida è leggermente diversa da una sede standard di persona. Ecco alcune delle cose principali da considerare:

Connettività Internet

I tuoi frequentatori di eventi vorranno la connettività Internet, ma il tuo team avrà anche bisogno di uno streaming di alta qualità in modo che lo streaming della sessione online sia ininterrotto. La sede in cui andrai dovrà avere il suo provider di servizi Internet per eventi (ISP) in grado di elaborare una larghezza di banda Internet elevata e mantenere la connessione sicura.

Assicurati di considerare quanto segue per quanto riguarda l'evento Wifi:

  • Sicuro e affidabile, soprattutto in ambienti ad alta densità.
  • Supportato da un affidabile team di ingegneri di rete in loco in caso di interruzioni.
  • Scegli un'elevata larghezza di banda dedicata, che limiti la quantità di tempi di inattività che l'ISP potrebbe riscontrare in un mese.
  • Se la sede non può ottenere larghezza di banda dedicata, è probabile che non sia installato un cavo in fibra ottica.
  • Cerca un minimo di 10 GB di velocità di streaming con bassa latenza.
  • I locali commerciali in genere hanno una frequenza di 2.4 GHz, quindi assicurati di trovare un luogo che offra il Wi-Fi Dual Band (che fornisce sia 2.4 che 5 GHz per determinati utenti).
  • Avrai bisogno del Wi-Fi che può essere limitato a utenti specifici. Ad esempio, se offri l'accesso come ospite, tieni presente che circa il 10% degli utenti accederà a Internet contemporaneamente. Questo importo potrebbe essere maggiore in occasione di un evento aziendale, una conferenza ibrida o una riunione ibrida. Considera il volume del traffico Wi-Fi.
  • 10 MB per 100 utenti vanno bene per una folla ad alto utilizzo; 2 MB per 100 utenti vanno bene per folle a basso utilizzo o eventi più piccoli.
  • Il tuo live streaming avrà bisogno di una qualità di streaming più elevata, larghezza di banda elevata e richiederà più alimentazione.
  • Una velocità di test o ping dovrebbe essere di circa 30 ms o meno e una velocità di 2 MB per 100 utenti.

La navigazione di ciò di cui ha bisogno il tuo evento ibrido in termini di connettività Internet può essere complicata. Fortunatamente, molte sedi di eventi sono già in cima a questo. Quindi tutto ciò che devi fare è informare la sede delle tue esigenze. Potrebbe essere necessario scegliere pacchetti di streaming più grandi (poiché questa potrebbe essere un'opzione scalabile).

Spazio e attrezzature

Il tuo spazio per eventi dovrebbe essere preparato con:

  • Camere (con una gamma di opzioni, tra cui HD, fotocamere multiple, treppiedi e supporti per fotocamere, fotocamere per lo streaming live e fotocamere che supportano un'ampia gamma di dimensioni dello schermo).
  • Microfoni di alta qualità che possono connettersi al flusso video.
  • Un operatore AV che può controllare quando la connessione audio commuta i microfoni per evitare feedback e consentire al pubblico di essere udibile durante le sessioni di domande e risposte.
  • Un operatore video per controllare le opzioni video, assicurando che il video venga registrato in ogni momento e che il feed stia cambiando in modo appropriato per il live streaming online.
  • La possibilità di testare l'attrezzatura per assicurarsi che il pubblico virtuale possa sentire e vedere correttamente; vorrai anche controllare le capacità di streaming online attraverso la tua piattaforma di eventi online in modo da sapere con quali browser e/o sistemi operativi funziona lo streaming.
  • Supporto tecnico, non solo per il Wifi ma per le apparecchiature AV in quanto esiste la possibilità che queste apparecchiature non funzionino.

Supporto interno

Come accennato in precedenza, il luogo in cui vai dovrebbe fornire supporto interno per la gestione dell'audio, del video, dell'attrezzatura tecnica (che dovrebbe essere fornita) e Connettività Wi-Fi.

Se non lo forniscono, dovresti negoziare i prezzi con potenziali contratti per sedi di eventi poiché dovrai procurarti tu stesso la tecnologia. Considerando che dovresti assumere un team AV per portare la propria attrezzatura al tuo evento per più giorni, questo consumerebbe una parte considerevole del tuo budget.

Chiedi se la sede offre supporto IT per lo streaming, ingegneri di rete, stazioni di ricarica, collegamenti ethernet per i presentatori e alimentatori ad alta tensione.

Se la sede non è in grado di fornire tutti questi fattori, probabilmente dovrai esternalizzarli (o scegliere un luogo diverso). Avere qualcuno che monitora l'audio, il video, Internet e la tecnologia è fondamentale in modo che il tuo evento si svolga perfettamente sia per i partecipanti di persona che per quelli remoti.

Disponibilità e accesso

Con qualsiasi tecnologia, hai bisogno della capacità di collegare i tuoi computer e/o software e testarli per assicurarti che le cose siano funzionanti. Se alcuni membri del tuo team lavorano in tandem con il supporto tecnico interno, dovrebbero esaminare le specifiche in modo che ogni membro del tuo team sappia come funzionano le cose e come connettersi alle apparecchiature AV, ai computer in loco , la rete Internet, le lavagne luminose e così via.

Se la tua sede ibrida è disponibile durante il periodo di tempo che desideri, assicurati che l'organizzatore dell'evento e il team possano accedere al sito in anticipo per esaminare questi parametri di test e impostare la tua attrezzatura. Potresti anche voler arrivare sul posto con qualche settimana di anticipo in modo da poter confermare che i tuoi sistemi operativi e altre tecnologie sono configurati e compatibili con la tecnologia della sede.

Se puoi, coordina questo periodo di tempo con un membro del pubblico online di prova e un presentatore online in modo da poter controllare tutti gli aspetti della tecnologia e piattaforma di eventi virtuali.

Alimentazione adeguata

Alcuni vecchi locali potrebbero ancora cavarsela con un alimentatore datato. Un alimentatore datato o piccolo significherà che la tecnologia del tuo evento potrebbe andare in cortocircuito o guastarsi nel bel mezzo dell'evento. È necessario che l'alimentatore per eventi sia sufficientemente robusto da gestire diversi partecipanti, lavoratori e richieste tecnologiche.

Se disponi di computer di alta qualità, avrai bisogno di un alimentatore che possa corrispondere a questo. La sede dovrebbe avere un alimentatore commerciale disponibile, ma può scalare correttamente? La sede può essere in grado di ospitare 500-1,000 partecipanti. Tuttavia, devi confermare se possono gestire apparecchiature AV (come microfoni e altoparlanti per il pubblico di persona), connettersi a un centralino, encoder e computer a torre e caricare quel video/audio dal vivo attraverso la tua piattaforma virtuale.

Più persone l'evento può ospitare, più è probabile che avrai bisogno di più attrezzature, tecnologia e potenza. Considera questi aspetti prima di scegliere una location per grandi eventi "semplice".

Passare a eventi ibridi ha senso per la maggior parte dei marchi. Tuttavia, senza un'adeguata preparazione, c'è la possibilità che tu scelga un luogo per eventi che non sia all'altezza. Considera fortemente la capacità di quella sede dell'evento di fornire hosting di eventi ibrido senza soluzione di continuità. Verifica che abbiano ospitato eventi ibridi in passato e mettano al centro le tue preoccupazioni tecnologiche.

 

Eventi stanno evolvendo. Non perdere mai un colpo.

Iscriviti alla nostra newsletter per ricevere le nostre ultime notizie, strategie, tattiche, idee, aggiornamenti sui prodotti e altro ancora.