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8 suggerimenti per il budget degli eventi che ogni organizzatore di eventi dovrebbe conoscere

Il budget degli eventi può essere una seccatura. Può essere difficile attenersi a un budget, ma potrebbe sembrare impossibile per gli altri creare un budget realistico. 

quando organizzare un evento budget, ci sono molte cose che gli organizzatori di eventi devono considerare. Oltre alle necessità come i costi della sede e il personale dell'evento, ti consigliamo anche di tenere conto di spese impreviste, fondi di emergenza e commissioni nascoste che emergono. 

Per aiutarti Accenti ha tracciato otto suggerimenti per il budget degli eventi forniti da esperti pianificatori di eventi. Usa questi suggerimenti per aiutarti a prepararti per il budget delle incognite, capitalizzare il ROI del tuo evento e impostare il tuo evento sulla strada giusta. 

1. Identifica i tuoi obiettivi di budget per gli eventi e i KPI primari

Prima di iniziare a calcolare il budget dell'evento, sappi che non puoi iniziare senza comprendere l'obiettivo dell'evento e i KPI (indicatori chiave di prestazione). Il processo di budget per il tuo conferenza o l'evento di solito si verifica dopo aver identificato gli obiettivi principali ma prima di aver gettato le basi per il processo di pianificazione. Questo perché non puoi pianificare nessun evento senza sapere quanto puoi spendere. 

obiettivi di budget dell'evento

Pertanto, dovresti essere sulla buona strada per allineare gli obiettivi dell'evento con i tuoi KPI. Ad esempio, se l'obiettivo principale è realizzare vendite dai ricavi dei biglietti, identifica un numero di vendita per quanto ti serve, quanto vuoi idealmente e quanto vuoi in modo ottimale. Da lì, torna al piano dell'evento e stima quanto grande ti aspetti che sia il tuo evento e quanto grande pensi di poter gestire. 

Naturalmente, i prezzi dei biglietti si ridurranno ai costi della sede, alle fatture del personale dell'evento e ai costi del catering. Tuttavia, man mano che procedi, puoi vedere quanto devi addebitare o quante vendite di biglietti devi effettuare per raggiungere un determinato sovraccarico. 

2. Usa i dati passati (dai tuoi eventi passati o da eventi simili) per una stima iniziale

Uno dei migliori consigli per il budget è di andare fuori esperienza, quando prezzi per un evento e budget eventi. Se hai organizzato un evento simile in passato, hai un certo senso dei rapporti di spesa e delle tendenze. Se hai organizzato eventi negli ultimi due anni e hai superato il budget ogni anno, potresti tendere a spendere ogni volta oltre il tuo budget. Puoi provare a tenere conto delle differenze con i fondi di emergenza o aspettarti questo quando calcoli il ROI stimato. 

In entrambi i casi, prova a utilizzare i dati degli eventi passati del tuo evento o di un evento simile in modo da poter vedere il costo effettivo degli articoli e quali spese sono più importanti di altre. Dovrai tenere conto del tipo di evento (è stato di persona, online o ibrido ), il luogo dell'evento, le dimensioni dell'evento, il marchio promosso e il budget effettivo dell'evento. Dovrebbe essere relativamente simile in ciascuna di queste aree; in caso contrario, potrebbe essere difficile convertire alcuni aspetti di quel budget in modo che corrispondano al tuo.

Da qui, puoi estrarre una figura da baseball e iniziare a perfezionare questo numero. 

3. Ricerca le spese di budgeting dell'evento

Le spese del tuo evento sono probabilmente l'aspetto più essenziale del tuo budget. Ecco un modello di budget dell'evento dei costi da considerare:

Spese di sede:

  • Costo del locale stesso
  • Personale in loco e team dell'evento
  • Cibo e bevande; ristorazione
  • Tecnologia per eventi, come audio/video (sarà più costoso per gli eventi ibridi)
  • Relatori e altre forme di intrattenimento come gli MC
  • Sistemazione e trasporto vicino o intorno alla sede dell'evento
  • Sicurezza
  • Altro personale in loco, come ingegneri di rete, operatori video, maestri tecnici, pianificatori di eventi e coordinatori di eventi
  • Swag e altre dispense in loco
  • Stampe fisiche, poster e banner

Marketing e promozione di eventi:

  • Content marketing a pagamento e pubblicità a pagamento
  • Marketing di eventi
  • Commissioni di affiliazione o influencer
  • Pubblicità sui social media
  • Materiali di marketing stampati
  • Progettazione grafica per branding di eventi o loghi
  • Progettazione e/o hosting del sito web (se non incluso nella tecnologia di gestione degli eventi)

Tecnologia di gestione degli eventi:

  • Tariffe della piattaforma per eventi
  • Costi di prenotazione e biglietteria
  • Hosting di siti web per eventi
  • App per eventi mobili
  • Strumenti di acquisizione di piombo
  • Check-in e registrazione in loco
  • Streaming o integrazione di eventi virtuali
  • Dati e analisi

Poiché molti di questi costi possono facilmente sommarsi, è importante tagliare i costi dove puoi (di cui parleremo più avanti). Tuttavia, vorremmo sottolineare che la scelta della giusta piattaforma per eventi può ridurre drasticamente le commissioni o le spese impreviste. Ad esempio, a piattaforma di hosting di eventi virtuali come Accelevents può essere utilizzato per l'hosting di eventi in loco, come la biglietteria e la registrazione di eventi. Le sue funzionalità avanzate possono supportare l'acquisizione di lead, lo streaming, i dati e l'analisi, la prenotazione, l'hosting di un sito Web di eventi, il marketing e l'integrazione. 

4. Ottieni preventivi da più fornitori

Il tuo fornitore di eventi sarà uno dei costi più significativi associati al tuo evento. Quindi assicurati di guardarti intorno per ottenere le migliori quotazioni. Ottieni preventivi di più fornitori e informa i fornitori che stai cercando preventivi competitivi per ottenere la tariffa migliore. 

In alcuni casi, puoi negoziare i contratti che tentano di inserire extra all'insaputa dell'organizzatore dell'evento. Ad esempio, non dovrai pagare per la tecnologia di gestione degli eventi poiché puoi fornire quell'aspetto di essa. Tuttavia, dovrai controllare i costi della tecnologia per vedere se sarebbe più vantaggioso portare il tuo team di tecnici dell'evento piuttosto che affittare attraverso la sede. 

5. Creare un bilancio stimato delle entrate rispetto alle spese

Una volta che hai una buona idea di quanto ti aspetti di spendere per questo evento, puoi rivedere la vendita dei tuoi biglietti e come questo evento ti farà guadagnare. Investi in un modello di evento, che può aiutarti a farti un'idea migliore delle tue spese. Supponiamo di stimare tutte le tue spese e di vedere che devi vendere 2,000 biglietti per $ 1,000 ciascuno per raggiungere il pareggio. In tal caso, probabilmente dovrai valutare

a) se puoi vendere così tanti biglietti a quel prezzo,

b) se ne vale la pena, e

c) dove potresti tagliare i costi per offrire biglietti a prezzi più convenienti (se questo fa parte del tuo obiettivo). 

Inizia a tracciare diverse stime di vendita in modo da poter pianificare le tue strategie di vendita. Se hai bisogno di mantenere alti i biglietti, probabilmente avrai una campagna di marketing diretto adatta a questo. Le tue spese non dovrebbero nemmeno costringerti a raggiungere il pareggio, a meno che tu non sia determinato a utilizzare tattiche di marketing a lungo termine. 

6. Rivalutare gli obiettivi del budget degli eventi per identificare le aree per risparmiare denaro

Il più delle volte, se non disponi di un budget fisso o se questo è il tuo primo evento, potresti scoprire di essere troppo zelante nella pianificazione delle spese dell'evento. Alcuni organizzatori di eventi, tuttavia, sono l'opposto e non danno a se stessi o al proprio team spazio per respirare. 

Cerca di trovare l'equilibrio perfetto per la tua squadra. Non puoi e non dovresti operare con un budget ristretto, e questo causerebbe notevoli preoccupazioni durante l'evento. In ogni caso, dovresti cercare modi per risparmiare denaro, poiché questo aumenta sempre il tuo ROI o profitto. Scelta di una piattaforma tecnologica per eventi facilmente scalabile ti dà un'idea chiara di cosa puoi ottenere da ogni vendita di biglietti. 

Valutare gli obiettivi del budget dell'evento

Considera i modi in cui la sede dell'evento può ridurre i costi. Considera di chiedere al tuo avvocato di rivedere il contratto in modo che il tuo marchio non diventi responsabile per eventuali danni o incidenti che si verificano durante l'evento. Potresti anche trovare alcune scappatoie in cui potresti ridurre i costi associati alla sede, al catering, alle forniture per eventi, al marketing e altro ancora. 

Se non puoi tagliare i costi, prendi in considerazione altri modi in cui questo evento può farti guadagnare, inclusi i proventi della sponsorizzazione e raccolta di fondi

7. Tieni sempre conto di incidenti o emergenze

Anche l'evento più perfettamente pianificato incorrerà in costi imprevisti. Qualcosa è destinato a sorgere dalla necessità di materiali di marketing dell'ultimo minuto a problemi significativi con la tecnologia dell'evento. Potresti scoprire che un oratore non può più presentare e potresti dover rimediare in altri modi più costosi. 

Avere un fondo per i giorni di pioggia a cui è possibile accedere in loco per problemi del genere. Considera di mettere in preventivo un 10-20% in più del budget del tuo evento da tenere a portata di mano. Puoi persino procurarti una parte di questo denaro con una parte della vendita dei biglietti. Eventuali importi non utilizzati torneranno a profitto. 

Con questo denaro extra a portata di mano, sarai ben preparato per qualsiasi intoppo che ti capita. 

8. Mantieni le tue iniziative di budgeting per eventi documentate e le spese organizzate

Mentre ti muovi attraverso il budget dell'evento, assicurati di conservare tutte le tue ricevute, documentare le spese che entrano regolarmente e tutti i costi noti e ingenti che arriveranno in seguito. Dovrai riportare queste spese in seguito a fini fiscali e contabili e avere questi dati organizzati ora ti consentirà di avere successo. 

Tieni un foglio di calcolo con le spese mensili per sapere di cosa hai bisogno ogni mese prima dell'evento. Potrebbe essere necessario effettuare alcune spese in anticipo per compensare i costi maggiori in prossimità dell'evento. Ciò manterrà anche il tuo team organizzato quando si tratta di pianificare. 

 

Il budget per eventi di qualsiasi dimensione può essere complicato. Tuttavia, come organizzatore di eventi, devi tenere d'occhio i budget in modo che il tuo evento possa massimizzare i profitti e avere successo. Prendi in considerazione la possibilità di lavorare con un contabile o un pianificatore finanziario in modo da poter pianificare correttamente.

Hai bisogno di aiuto per conoscere gli strumenti e il software giusti che si adattano meglio al budget del tuo evento? Mettiti in contatto oggi e i nostri esperti di eventi possono mostrarti i modi semplici che possono fare una grande differenza per i tuoi obiettivi di budget dell'evento. 

 

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