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Come gestire le aspettative dei partecipanti intorno agli eventi virtuali

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Ospitare un evento virtuale è un ottimo modo per entrare in contatto con il tuo pubblico e promuovere il tuo marchio in modi nuovi ed entusiasmanti. Quindi, quando arriva il momento di ospitare l'evento online, vuoi essere preparato per quasi tutto.

Come organizzatori di eventi, dedichiamo molto tempo alla preparazione dei contenuti, alla commercializzazione dell'evento virtuale e alla cura dell'esperienza dei partecipanti. E in tutta questa attività, trascuriamo un aspetto molto importante dell'evento virtuale, e cioè il le aspettative dei partecipanti.

I partecipanti potrebbero venire al tuo evento virtuale da una serie di prospettive, aspettative e stili di vita. Non è compito tuo controllare tutti questi aspetti, ma dovresti tenerli in considerazione. La gestione delle aspettative dei partecipanti può migliorare il coinvolgimento del pubblico e aumentare la probabilità di a evento virtuale di successo. Continua a leggere per scoprire come!

Comprensione delle potenziali aspettative dei partecipanti virtuali

Gli eventi virtuali, che sono in aumento da oltre un decennio e sono stati potenziati a causa della pandemia di COVID-19, presentano una serie di sfide nettamente diverse dagli eventi di persona. I partecipanti scelgono di partecipare a eventi virtuali per una serie di motivi e dall'aumento di COVID-19, questi motivi sono cambiati.

In generale, il pubblico virtuale (non influenzato da COVDI-19) arriva agli eventi online con le seguenti aspettative:

  • Stanno partecipando all'evento digitale per comodità
  • Probabilmente non hanno potuto partecipare all'evento fisico a causa della pianificazione, dei costi o della posizione
  • Stanno cercando alcune informazioni piuttosto che conoscenze generali su un argomento
  • Potrebbero avere un'idea del marchio, del prodotto o delle informazioni condivise, ma non è sempre così
  • È improbabile che prestino piena attenzione alla conferenza virtuale, alla fiera commerciale virtuale o all'incontro virtuale
  • Il networking non è sempre una priorità più alta poiché il networking virtualmente non è comodo come il networking di persona
  • Sono interessati ad avere questo evento come rumore di sottofondo

Prima dell'aumento di COVID-19, abbiamo visto partecipanti a eventi virtuali, o addirittura a evento ibrido, come i partecipanti che cercano maggiori conoscenze su un determinato argomento e ottenere un vantaggio in quel settore.

Sebbene queste aspettative non siano sempre state il caso, l'organizzatore di eventi virtuali potrebbe riconoscere che solo una manciata di partecipanti online sarebbe altamente coinvolta nel contenuto. Il resto del pubblico online potrebbe venire alla conferenza virtuale, alla riunione virtuale o all'evento virtuale come un'altra attività in una giornata altrimenti impegnativa.

Ora, con l'aumento della pandemia di COVID-19, abbiamo visto tutti i nostri eventi passare a un formato virtuale, anche se quello stile di produzione degli eventi non aveva senso per il marchio. Quindi tutti i partecipanti, molti dei quali avrebbero partecipato di persona all'evento se avessero potuto, sono stati costretti a partecipare online. Con così tanta concorrenza nello spazio degli eventi virtuali, gestire le aspettative del pubblico può migliorare il tuo marchio ricettività e successo.

Mappatura del pubblico virtuale

Non sorprende che, a causa di questo cambiamento, gli organizzatori di eventi vedano diversi tipi di pubblico che partecipano agli eventi online. In questo modo, gli organizzatori di eventi non dovrebbero tenere conto di tutti i tipi di pubblico online. Gli organizzatori di eventi devono affrontare tutti questi diversi tipi di pubblico e le loro aspettative per garantire che l'evento si svolga senza intoppi.

Nell'affrontare le aspettative dei partecipanti, assicurati di mappare i tuoi diversi segmenti di pubblico, obiettivi del pubblico e personaggi dei clienti. Questo è vitale per la gestione aspettative dei partecipanti perché devi capire perché i partecipanti sono al tuo evento virtuale.

Prova a identificare:

  • Le conoscenze, le risorse o le connessioni specifiche che il pubblico cerca di creare partecipando al tuo evento
  • Spunti chiave che i membri del pubblico stanno cercando
  • Motivi per cui i partecipanti virtuali stanno partecipando all'evento (e avrebbero partecipato al tuo evento di persona se la possibilità fosse stata disponibile)
  • Tipi di pubblico per punti deboli

Fornire una comunicazione chiara

Una volta che hai un'idea chiara dei personaggi del tuo pubblico online, puoi iniziare a comunicare con questi pubblici in modo che si avvicinino all'evento con aspettative chiare.

Nel comunicare con il tuo pubblico, assicurati di trovare le strade che è probabile che utilizzino. Questo probabilmente coinciderà con i tuoi canali di marketing per eventi. Fornire elementi chiari e utilizzabili che possano comprendere prima dell'evento. Dovrebbero essere preparati con il tipo di evento che stai ospitando (ad es. conferenza, riunioni, evento di networking) o se ci sono un numero di tipi di eventi o sessioni più piccoli nel tuo singolo evento.

Il programma dell'evento e i presentatori sono un dato di fatto. I dettagli della sessione, come i relatori, il loro background e una breve panoramica di ciò di cui parleranno daranno al pubblico l'opportunità giusta per trovare le informazioni di cui hanno bisogno e partecipare solo quando necessario.

Anche il pubblico online deve essere preparato per la piattaforma dell'evento virtuale. Anche se questa non dovrebbe essere la principale fonte di comunicazione, è importante e dovrebbe essere trasmessa in un linguaggio chiaro, in canali di distribuzione di facile consultazione e con linee guida chiare.

Progettare l'esperienza dei partecipanti online

La tua esperienza con il pubblico online include tutto, dalle prime email di marketing dell'evento alla registrazione dell'evento e alla qualità del video. In qualità di organizzatore di eventi, devi seguire l'esatto processo che un partecipante dovrebbe seguire per arrivare al tuo evento. Il messaggio è chiaro e accessibile? In caso contrario, l'esperienza virtuale deve essere riprogettata.

Crea una proposta di esperienza per i partecipanti o esaminala per documentare i passaggi che i partecipanti normali dovrebbero seguire. Dall'esperienza dei primi materiali di marketing alla registrazione per l'evento, l'accesso alla tecnologia dell'evento, l'aggiunta di segnalibri ai presentatori e così via.

Attingendo all'esperienza dei partecipanti, capirai meglio gli stati d'animo e le emozioni dei partecipanti quando arrivano al tuo evento e migliorerai il coinvolgimento dei partecipanti.

Panoramica sulla tecnologia degli eventi

Analogamente alla progettazione dell'esperienza complessiva dei partecipanti, assicurati di testare la tecnologia dell'evento prima dell'evento. Una tecnologia per eventi intelligente come Accelevents fornisce agli utenti procedure dettagliate, ma dovresti comunque configurare il software in modo che funzioni per il tuo marchio. Se non stai utilizzando la scheda di rete, non hai queste opzioni disponibili per i tuoi utenti.

Fornisci al pubblico online le informazioni "necessarie a sapere", ad esempio se dovranno registrarsi alla piattaforma prima dell'evento. I pulsanti di navigazione all'interno del software dovrebbero essere ovvi da usare, non distrarre e avere etichette chiare.

Mettiti nei loro panni. Capirebbero i simboli, le etichette e le aree della piattaforma dell'evento? Se non è chiaro, introduci materiali che spieghino queste etichette.

Crea un evento FAQ

Le FAQ sugli eventi sono uno dei modi più semplici per educare chiaramente sugli aspetti di base degli eventi virtuali. Le domande frequenti incoraggiano più clienti a iscriversi a un evento e tengono lontani i futuri partecipanti online dai servizi di assistenza clienti. Le domande frequenti sugli eventi chiare possono consentire agli organizzatori di eventi uno spazio per determinate domande e risposte che sarebbero troppo fastidiose nelle e-mail esplosive.

Mantieni le FAQ brevi e semplici, con punti ricercabili chiari e componenti interattivi per risparmiare spazio. Fai attenzione al SEO nella pagina delle domande frequenti poiché vorrai che questa pagina sia pesante sul SEO in modo che i potenziali partecipanti e i partecipanti registrati possano trovare la pagina.

Le domande frequenti sugli eventi virtuali miglioreranno il coinvolgimento del pubblico perché è più probabile che siano ricettivi all'evento e restino e interagiscano con gli altri partecipanti se non hanno grandi domande e preoccupazioni persistenti.

Webinar di formazione

La pianificazione di eventi virtuali potrebbe includere anche webinar di formazione, perfetti per presentatori e partecipanti di eventi virtuali. Webinar di formazione su come utilizzare la piattaforma, best practice per la presentazione online e altro ancora possono aiutare sia il presentatore che il pubblico virtuale a sentirsi più a proprio agio nell'ambiente virtuale.

Se non riesci a sviluppare webinar di formazione, prova a trovare webinar affidabili. I webinar sono certificazioni che possono aiutare i partecipanti a lungo termine, poiché queste competenze possono essere applicate a futuri eventi virtuali e ibridi.

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Gestire le aspettative dei partecipanti non solo migliorerà l'esperienza dei partecipanti, ma offrirà anche l'opportunità di un'esperienza virtuale più fluida. Sia i partecipanti che i presentatori avranno un'esperienza più positiva che si rifletterà positivamente sul marchio.

Prendi in considerazione l'utilizzo Accenti come tecnologia per eventi, ovvero una tecnologia per eventi intelligente e scalabile che può migliorare l'esperienza dei partecipanti.

 

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