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I 5 principali fattori da considerare per mantenere al sicuro il tuo evento ibrido

Sicurezza agli eventi

Per molti professionisti degli eventi, è passato molto tempo da quando si pianifica o si organizza un evento dal vivo. Ma invece di consentire al COVID-19 di portare il mondo a un punto morto, l'industria degli eventi ha trovato un modo per adattarsi. Abbracciando eventi virtuali, gli organizzatori sono stati in grado di fornire contenuti a un pubblico desideroso. 

Eventi sociali virtuali sono ormai comuni. E questi eventi hanno svolto un lavoro decente nel tenerci connessi. Un evento virtuale, tuttavia, non sostituirà mai le gioie di un evento in loco e dell'interazione con gli altri. 

Poiché i vaccini sono diventati più facilmente disponibili, l'esperto organizzatore di eventi sta guardando al futuro. E una delle principali tendenze emergenti è eventi ibridi. Gli eventi ibridi hanno componenti virtuali e componenti di persona. Ma come puoi ospitare un evento con partecipanti di persona mantenendoli al sicuro dai rischi di pandemia che esistono ancora?

Se desideri ospitare un evento ibrido di successo, devi dare la priorità alla salute e alla sicurezza dei partecipanti. Per aiutarti a navigare in questo difficile panorama, abbiamo messo insieme questo elenco di suggerimenti per la sicurezza degli eventi ibridi!

I 5 migliori modi comprovati per proteggere il tuo prossimo evento ibrido

C'è molto a cui pensare quando si pianifica un evento di qualsiasi tipo. E pianificare un evento durante una pandemia globale aggiunge solo più complicazioni. Ecco da dove devi iniziare quando pensi alla sicurezza degli eventi ibridi.

1. Scegli il luogo giusto

 

Garantire la giusta location è importante per qualsiasi evento. Ma ora, devi pensare a come la sede può ospitare i protocolli COVID-19. 

Considerare quanto segue quando si valuta l'idoneità della sede:

  • Le dimensioni del locale 

C'è abbastanza spazio per i partecipanti agli eventi ibridi per muoversi e rispettare il distanziamento sociale? Guarda oltre le sale riunioni o conferenze e guarda la hall, il salotto e lo spazio del corridoio. 

  • La capienza massima del locale 

È improbabile che ti sia permesso di riempire la sede fino alla capacità massima. Ma dovresti scoprire se la sede ha una nuova capacità in base alle raccomandazioni del CDC. Utilizzare questo numero per valutare l'idoneità della sede. Può anche informare la pianificazione dell'evento e strategie di marketing per eventi.

  • Contratto di sede

Assicurati di leggere attentamente il contratto della sede. Cerca eventuali clausole relative a responsabilità COVID, rinvii e/o cancellazioni. Se c'è una disposizione di forza maggiore, chiedi quali scenari COVID sono coperti. Se COVID non è coperto, chiedi se c'è un'altra disposizione che fornirebbe la stessa copertura. 

I Consiglio consultivo globale sul rischio biologico (GBAC) aiuta le organizzazioni a superare i rischi di rischio biologico come il COVID-19. Il GBAC STAR viene assegnato alle strutture che hanno istituito adeguate procedure di pulizia e disinfezione. Queste misure ridurranno la diffusione di contaminanti come il COVID. 

2. Rendi sicuro il check-in

 

La registrazione all'evento e il check-in sono spesso i luoghi più affollati di un evento dal vivo. E questo li rende uno dei più rischiosi al tuo evento ibrido. Adotta misure per semplificare il check-in degli eventi, ridurre i tempi di attesa e limitare il numero di persone riunite in un'area. 

  • Fai il più in anticipo possibile 

Utilizzando anno piattaforma di registrazione eventi o un sito web di registrazione dell'evento può eliminare il check-in in loco. Incoraggia i partecipanti a registrarsi il prima possibile. Invia tutti i badge e l'identificazione per posta. Ciò eliminerà la necessità di fare la fila o riunirsi all'arrivo. 

  • Arrivi scaglionati 

Con il check-in online, i partecipanti possono scegliere l'orario di arrivo. Ciò impedisce a grandi coorti di persone di arrivare contemporaneamente. Considera che i partecipanti identifichino eventuali bolle sociali/di lavoro. Se si ospita una conferenza con gruppi che arrivano dallo stesso ufficio, è possibile raggrupparli. Ciò significa che arriveranno contemporaneamente, limitando il loro contatto con altre bolle sociali. 

  • Occupa più spazio 

Se devi avere una registrazione in loco, prova a utilizzare uno spazio ampio. Più spazio hai, più puoi incoraggiare e imporre il distanziamento sociale. Anche se potresti avere meno partecipanti al tuo evento ibrido, ti consigliamo di utilizzare il doppio dello spazio per i check-in dell'evento. 

  • Crea un flusso di traffico 

Un modo per controllare il movimento nello spazio degli eventi è creare flussi di traffico chiari e definiti. Vorrai creare ingressi e uscite dedicati. Etichetta la direzione che vuoi che le persone prendano una volta che sono entrate nella sede dell'evento. Avere a disposizione il personale della sede o dell'evento per aiutare a far rispettare e facilitare questo flusso.

  • Comunicare chiaramente 

È importante che il pubblico capisca cosa ci si aspetta da loro. Dovranno conoscere e capire come comportarsi mentre si trovano nella sede dell'evento. Ma dovrebbero anche essere a conoscenza di eventuali controlli sanitari e di sicurezza messi in atto. Se richiedi agli ospiti di produrre un test COVID-19 negativo, dovranno saperlo in anticipo. Vuoi dare loro abbastanza tempo per averne uno. 

3. Design per la sicurezza

 

Spostare il check-in online e stabilire un flusso di traffico direzionale è fantastico. Ma ci sono cose più uniche e creative che puoi fare! Crea decorazioni per eventi che promuovano la sicurezza degli eventi ibridi. E molti di questi elementi di arredo per eventi può essere implementato senza influire sull'esperienza dei partecipanti. 

Alcuni aspetti del design da considerare sono:

  • DPI a marchio evento
  • Grandi piante e composizioni floreali come divisori per ambienti
  • Cuscini con marchio dell'evento con un messaggio che dice qualcosa come "Per rispettare il distanziamento sociale, per favore non sederti qui". Questo è un modo per imporre il distanziamento negli spazi comuni come i lounge
  • Divisori da tavolo in plexiglass
  • Crea combinazioni di tavolo e sedia per creare il distanziamento
  • Evento o con marchio dello sponsor sponsor stazioni disinfettanti per le mani
  • Opzioni di ristorazione Grab and Go

4. Comunicare regole e aspettative ai partecipanti

 

Quando pianifichi e pubblichi il tuo evento ibrido, assicurati di evidenziare i tuoi sforzi per la sicurezza. Per alcune persone, questo potrebbe essere il fattore decisivo nella loro decisione di acquisto. 

Sul tuo sito web dell'evento, dettagliare i passaggi che hai intrapreso per mettere in sicurezza la sede. Dettaglia tutte le regole che hai stabilito per i partecipanti. 

Una volta registrato, invia agli ospiti una guida dettagliata o un elenco di regole e aspettative. Se devi modificare o aggiornare le tue regole, invia questi aggiornamenti via e-mail ai registranti. Normalmente, dovresti evitare di inviare troppe e-mail ai partecipanti. Ma questi sono tempi lontani dall'ordinario e il chiarimento potrebbe effettivamente essere il benvenuto. 

Più informazioni puoi fornire ai partecipanti, più saranno sicuri di partecipare al tuo evento. 

5. Rimani aggiornato con le raccomandazioni del CDC

 

Il panorama della pandemia cambia continuamente. È importante che tu sia a conoscenza delle ultime raccomandazioni del Centri per il controllo delle malattie (CDC)

Controlla il Sito web di CDC regolarmente durante il processo di pianificazione. Le loro linee guida possono aiutarti a formulare le tue regole e linee guida. 

Assicurati di controllare il sito più frequentemente man mano che la data del tuo evento ibrido si avvicina. Potrebbe essere necessario modificare i propri piani. Avere sempre altre opzioni, come passare a un evento virtuale se la raccolta diventa impossibile.

Mantenere i partecipanti di persona al sicuro da COVID-19 dovrebbe essere la tua massima priorità. Seguendo i nostri consigli e utilizzando una registrazione e piattaforma di gestione degli eventi può aiutare. La piattaforma può facilitare la comunicazione con i partecipanti e ridurre i punti di contatto con il check-in online.

Vuoi ospitare il tuo prossimo evento? Prenota una demo oggi  e scopri di più su come la nostra piattaforma per eventi ibrida e virtuale può aiutarti a creare un'esperienza di evento davvero incredibile ma sicura!

 

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