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I 6 principali fattori da considerare quando si ospita una conferenza virtuale o ibrida sostenibile

Conferenza virtuale e sostenibilità

Con l'aumento della preoccupazione per il riscaldamento globale, ha senso che quando si ospita una conferenza virtuale o ibrida si voglia promuoverla come sostenibile e rispettosa del clima. La creazione di una conferenza sostenibile richiede molto tempo e organizzazione, ma vale la pena di ridurre l'impatto che l'industria degli eventi ha sul cambiamento climatico.

La sostenibilità non riguarda sempre l'impatto ambientale e può anche significare che il tuo evento può sostenere cambiamenti economici, sociali e politici.

In qualità di organizzatore di eventi, potresti dover dedicare del tempo alla ricerca di prodotti sostenibili, creare obiettivi sostenibili e mettere in atto le migliori pratiche per raggiungere questi obiettivi. Ciò potrebbe richiedere alcune negoziazioni quando si tratta di prezzo, flusso di lavoro e processi, partnership e preparazione.

Se desideri trasformare il tuo evento in uno sostenibile, sei nel posto giusto. Che tu stia ospitando un evento virtuale, un evento ibrido o un evento di persona, puoi adottare alcune misure per ridurre l'impatto ambientale e aumentare la sostenibilità dell'evento.

Sostenibilità e hosting di conferenze virtuali o ibride

Prima di immergerci, è essenziale riconoscere che il tipo di evento che organizzerai determinerà il livello di sostenibilità che puoi raggiungere. Se vuoi raggiungere determinati obiettivi di sostenibilità, devi guardare obiettivamente al numero di eventi che stai organizzando e quanti di questi eventi saranno ospitati online.

Se prevedi di tenere 20 conferenze di persona in un anno, ti verrà automaticamente addebitato un conto elevato contro l'impatto climatico. Il passaggio di alcuni degli eventi a un formato di evento virtuale può migliorare il livello di impatto ambientale. Conferenze virtuali fornisci anche maggiori possibilità di sostenibilità se sei preoccupato di raggiungere il pubblico giusto. Tuttavia, alcuni eventi prosperano meglio nel formato di persona, quindi devi considerare un equilibrio.

Quando imposti i tuoi "obiettivi verdi", assicurati di tenere a mente questa considerazione. Se vuoi essere a emissioni zero, ad esempio, potresti migliorare le tue possibilità di raggiungere quell'obiettivo spostando alcuni dei tuoi eventi, o aspetti degli eventi, nel formato digitale. Fai quel perno in anticipo per raggiungere il tuo obiettivo di emissioni zero, quindi usa quel tempo per diventare a zero emissioni anche se aggiungi eventi di persona e ibridi al programma.

Spostando il tipo di evento su tutto online o parzialmente online, scoprirai già che il tuo impatto ambientale è diminuito. Con gli eventi virtuali o l'opzione di partecipare a un evento ibrido online, potresti scoprire che meno partecipanti volano per l'evento. Questo riduce drasticamente la quantità di carbonio nell'aria, riducendo l'incalcolabile impronta di carbonio del tuo evento.

Impatti ambientali di conferenze ed eventi di persona

L'impatto ambientale del tuo evento dipenderà dal luogo e dalle dimensioni dell'evento. Tuttavia, per la maggior parte, tutti gli eventi di persona hanno un impatto negativo sull'ambiente in qualche modo. Anche ospitare conferenze virtuali danneggerà l'ambiente; tuttavia, l'importo sarà molto inferiore.

Secondo il direttore della sostenibilità di MeetGreen, Eric Wallinger, "I grandi eventi basati sui centri congressi riportano regolarmente volumi di rifiuti ben superiori a 500,000 libbre per un periodo di 5-6 giorni". Quando pensiamo alla frequenza degli eventi di persona e alla quantità di rifiuti di eventi prodotti regolarmente (soprattutto in occasione di eventi che non considerano la sostenibilità), possiamo vedere quanto possa essere dannosa l'industria degli eventi.

Guardando i seguenti numeri, possiamo vedere quanto può essere di impatto un evento:

  • Il tipico partecipante alla conferenza produce 1.89 kg di rifiuti scartati al giorno, di cui 1.16 kg in discarica e 176.67 kg di emissioni di CO2e al giorno.
  • Circa il 41% dei rifiuti tipici di un evento è una discarica. Solo il 35% può essere riciclato. Il 3% è donato e il 21% è biologico.
  • Il viaggio aereo contribuisce di gran lunga al maggior (70%) dell'impronta di carbonio rispetto a qualsiasi aspetto della partecipazione agli eventi.

A sostegno di questi numeri, la ricerca dei primi anni 2000 sosteneva che il viaggio fosse la forma più dominante dell'impatto ambientale che una conferenza internazionale potrebbe subire. La media 1,000 evento di persona produce circa 530 tonnellate di emissioni di CO2e dovute alla quantità media di viaggi aerei, consumo energetico e cibo in eccesso che ogni persona utilizza. Pertanto, gli eventi dovrebbero adottare misure per ridurre i rifiuti prodotti durante l'evento fisico e ridurre al minimo i viaggi aerei.

La sostenibilità in termini di impatto ambientale è nota, ma la sostenibilità si riferisce anche al valore commerciale e produttivo dell'evento, che ha ricadute sociali ed economiche.

Come convertire la tua conferenza virtuale o ibrida in una sostenibile

La sostenibilità riguarda principalmente la riduzione della quantità di rifiuti che l'evento produce. Che si tratti di rifiuti in forma fisica o di rifiuti come la produzione di carbonio, ci sono diversi modi in cui gli eventi possono contribuire a metodi più consapevoli della terra.

I semplici passaggi da eseguire quando si ospita una conferenza virtuale o un evento ibrido includono:

  • Fornire opzioni virtuali o ibride per i partecipanti
  • Scelta di località vicine ai partecipanti per ridurre i tempi di viaggio (almeno per i viaggi in auto)
  • Selezione di locali e hotel con programmi di riduzione delle emissioni, compreso l'acquisto di energia verde
  • Fornire incentivi ai partecipanti che prendono il transito
  • Eliminazione delle navette di terra con un quartiere per eventi percorribile a piedi

Inoltre, calcola l'impronta di carbonio del tuo evento in modo da poter vedere il potenziale impatto del tuo evento e la facilità con cui gli incentivi riducono al minimo questo impatto.

1. Come scegliere sedi per conferenze virtuali e ibride sostenibili

La capacità di essere più rispettosi dell'ambiente dipenderà in gran parte dalle capacità della sede. Avere una scelta limitata di location potrebbe rendere difficile la sostenibilità. Se questo è il caso e la sede non può raggiungere determinati standard, dovrai cercare di compensare questo problema concentrandoti su altri elementi di questo elenco.

Ecco alcune cose da considerare quando si cerca la sede giusta:

  • Scopri se il tuo fornitore di conferenze virtuali o ibride abbraccia ISO 20121 e ISO 14001, che sono gli standard del settore per le migliori pratiche sostenibili. Se una sede si vanta di essere sostenibile o rispettosa dell'ambiente, deve dimostrare di seguire sistemi di gestione sostenibili.
  • Cerca trasparenza nei rapporti e nei rapporti passati degli eventi ospitati. Questi report dovrebbero essere in linea con le principali pratiche di reporting, come la Global Reporting Initiative, o potrebbero essere evidenti in un singolo report sull'impronta.
  • Verifica se la sede sta lavorando con uno stratega operativo per migliorare l'impatto ambientale della sede collaborando con i responsabili dell'edificio e gli ingegneri.
  • I luoghi per le conferenze ibride dovrebbero anche concentrarsi sulla responsabilità sociale, comprese le opportunità di servizio, l'impegno della comunità e la filantropia.
  • Potrebbero emergere maggiori responsabilità con una certificazione indipendente per il rispetto dell'ambiente. Certificati come gli standard LEED o Green Key significano che terze parti hanno valutato le operazioni dell'edificio e concordano che stanno funzionando in modo efficiente.
  • Identifica se la sede dell'evento ibrido fa parte di eventuali sforzi di sostenibilità come l'energia rinnovabile. Potresti persino andare al punto di esaminare i principali stakeholder dell'azienda per determinare la loro probabilità di diventare ecologici nel prossimo futuro. Questo è particolarmente importante se stai cercando di avere un rapporto d'affari a lungo termine con loro.

2. Promuovere un focus sulla "sostenibilità"

Anche se hai un controllo limitato sul focus ambientale della tua sede della conferenza, puoi promuovere la direzione particolare dell'evento. Se la tua sede consente l'uso esterno di prodotti, prendi in considerazione il riutilizzo di mobili, accessori o attrezzature di fornitori precedenti, compostaggio e contributo zero rifiuti in modi simili ai Giochi del Commonwealth di Glasgow 2014.

Anche se Glasgow ha avuto il vantaggio di essere una partnership con gli organizzatori olimpici e la possibilità di riutilizzare gli oggetti di un evento precedente, potresti comunque considerare di promuovere l'evento come Evento Zero Waste e coinvolgere più organizzazioni per aiutarti.

Un'altra idea è il CIBJO, che è diventato il primo evento nel settore della gioielleria ad essere carbon neutral. CIBJO ha acquistato crediti di carbonio per compensare la quantità di emissioni di gas serra associate al loro congresso. Il denaro viene quindi donato a progetti come parchi eolici e sistemi di cattura del metano per ridurre le emissioni di carbonio per il futuro. Poiché una parte delle vendite ha contribuito a questa donazione, i partecipanti si sono sentiti bene con il loro contributo, aumentando le vendite. Potresti anche offrire un incentivo fiscale per l'acquisto del biglietto.

Considera di proporre queste idee con la tua sede o di rivolgerti a fornitori esterni per aiutarti a renderlo realtà.

3. Collaborare con iniziative locali per ospitare conferenze virtuali o ibride sostenibili

Se la tua sede consente ristoratori esterni, prendi in considerazione l'approvvigionamento di catering locali per supportare gli agricoltori locali e ridurre le emissioni di gas serra nel trasporto alimentare.

Quando si ospita una conferenza ibrida, si vorrebbe anche collaborare con un centro comunitario locale che promuove la riduzione degli sprechi di cibo avanzato. Alcuni ristoratori o iniziative della comunità locale hanno queste connessioni disponibili. Pertanto, tutto ciò che dovresti fare è procurarti questi individui.

Se il tuo locale vuole essere coinvolto, dì loro che sei interessato solo a programmi di cibo verde o programmi che supportano la donazione di cibo extra, piatti compostabili, riducendo al minimo lo spreco d'acqua, usando posate compostabili, riciclate o riciclabili e compostaggio alimentare. Consigliamo vivamente di collaborare con una di queste organizzazioni e di compensare il prezzo per un posto di sponsorizzazione. Poiché la sostenibilità sarebbe uno degli obiettivi principali dei tuoi sforzi di marketing, questo pagherà per il partner.

4. Digitalizza dove applicabile

Ospitare una conferenza virtuale è uno dei modi migliori per ridurre l'impronta di carbonio del tuo evento. Se non puoi diventare completamente ibrido, assicurati di digitalizzare dove puoi. Quando organizzi una conferenza virtuale, stamperai meno pacchetti di registrazione, biglietti, opuscoli e forse anche ridurrai la plastica sulle targhette.

Il calendario e gli abstract di tutti i tuoi incontri possono essere disponibili sulla tua app mobile attraverso la tua piattaforma di hosting di eventi. Potresti anche promuovere l'uso dei dispositivi mobili posizionando chioschi di ricarica (simpatici punti di incontro e saluto) in tutta la sede della conferenza.

5. Riduci la plastica

Se utilizzi materiali plastici per i tuoi materiali di marketing, dovrai assicurarti che queste plastiche siano riciclabili. In caso contrario, dovrai procurarti un fornitore diverso per questi articoli. Trova prodotti approvati per essere riciclati con TerraCycle o possono essere impegnati in un programma di riciclaggio locale.

La plastica utilizzata dal tuo evento (e non per i pasti) dovrebbe essere promossa al tuo pubblico come riciclabile. Chiedi ai partecipanti all'evento di gettare i materiali riciclabili in un cestino alla fine della conferenza o di inviare contenitori per il riciclaggio o bidoni della spazzatura in tutta la sede.

6. Condensare gli eventi fisici in vertici più grandi

Poiché i viaggi contribuiscono notevolmente all'impatto del tuo evento, considera come puoi ridurre i viaggi. L'ibridazione o l'organizzazione di una conferenza virtuale è un modo, ma come accennato in precedenza, non è sempre possibile.

Prendi in considerazione l'idea di ospitare meno eventi durante l'anno e di concentrarti invece su un vertice importante. Ospitando un vertice importante, probabilmente otterrai più interesse da parte dei partecipanti di grandi nomi e probabilmente vedrai un'affluenza migliore! I vertici importanti sono ottimi per il networking e la creazione di connessioni. Inoltre, concederanno più tempo alle aziende o alle industrie remote per riunirsi.

Ospitare una conferenza virtuale o ibrida sostenibile nel 2021

Ospitare una conferenza virtuale nel 2021 potrebbe essere più semplice, considerando che la maggior parte degli eventi si svolgerà online o in un formato ibrido. Tuttavia, se stai organizzando una conferenza di persona quest'anno, potresti trovare difficile garantire fornitori sostenibili con breve preavviso.

Se stai cercando di ospitare una conferenza virtuale sostenibile nel 2021, implementa le migliori pratiche in modo incrementale in modo da ridurre la fatica di diventare completamente ecologici.

Gli obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni Unite sono un ottimo punto di partenza quando si considera chi, cosa e come intorno a ciò che può essere reso sostenibile.

Tutti i 17 obiettivi e i passaggi attuabili possono essere implementati durante la creazione di una conferenza ibrida. Ecco alcune cose su cui concentrarsi:

  • Dona quello che non usi
  • Meno rifiuti e sostieni gli agricoltori locali
  • Evita di sprecare acqua
  • Utilizzare solo elettrodomestici e lampadine a risparmio energetico
  • Sostieni gli emarginati e gli svantaggiati
  • Pedala, cammina o usa i mezzi pubblici
  • Riciclare carta, plastica, vetro e alluminio
  • Focus sull'azione per il clima
  • Evita i sacchetti di plastica per mantenere puliti gli oceani
  • Pianta un albero e aiuta a proteggere l'ambiente
  • Difendi i diritti umani
  • Lobby per lo sviluppo locale e il finanziamento (partnership)

Non tutti gli eventi possono concentrarsi su tutti gli obiettivi o gli elementi attuabili indicati sopra e dall'ONU; tuttavia, possono essere implementati in un evento in modi fattibili per promuovere questi obiettivi sostenibili.

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