無料でお試しください デモを予約する

ハイブリッド イベント会場を選択する際の考慮事項

特集画像 - ハイブリッド イベント会場を選択する際の考慮事項

ハイブリッド イベントは、2021 年に最も人気のあるイベント タイプになる予定です。 過去 XNUMX 年間のデジタル イベントへの移行と、ハイブリッド ミーティングを可能にするデジタル テクノロジーの台頭により、イベント マーケティング担当者とイベント プランナーは、近い将来、ハイブリッド イベントが優先されることを期待する必要があります。未来。

他のタイプのイベントと同様に、成功したハイブリッド イベントは、イベントの成功を左右します。 そのため、イベント会場は、計画されたデジタル コンポーネントをホストする準備ができている必要があります。

どの会場もデジタル化に適していると思うかもしれませんが、もう一度考えてみてください。 会場はデジタル化に向けた準備が必要です。 ハイブリッド イベント会場を選択する際には、次の点に注意してください。

会場の選択: ハイブリッド イベントはどのように異なりますか?

入ることがたくさんあります 適切な会場の選択. イベントの規模、期間、予想される聴衆のタイプに応じて、イベント主催者はライブ イベント会場の多くの要素を考慮して、確実に機能するようにする必要があります。

イベント主催者は主に次のことを考慮します。

  • 会場費
  • イベントの規模
  • ケータリング
  • パーキング
  • 宿泊施設
  • 会場の空き状況
  • 他イベントチームとの調整

ブドウやコーヒーチェリーのような甘い果実の発酵過程において、野生酵母は糖類を用いてアルコール発酵します。 アルコールは酢酸菌によって更に<i> 酢酸</i>(お酢)に転化します。 ハイブリッドフォーマットへの切り替え、これらの要因は依然として重要です。 ただし、別の見方をすることもできます。 たとえば、何らかの理由で対面イベントのサイズを制限したい場合があります。 これにより、出席者数を低く抑えることができ、「小規模」またはより多くのブティック イベント会場を使用できます。

ただし、いくつかのトレードオフがあります。 規模を縮小できるからといって、会場のコストが小さくなったり、より手頃な価格になるとは限りません。 ハイブリッド イベントには、強力で堅牢なインターネット接続や AV 機器を接続して統合する機能など、他のいくつかの要素が必要です。

ほとんどのイベント会場はテクノロジーを更新していますが、設備をテストするために会場に早期にアクセスしたり、必要な追加の電源を確保したりするには、さらに費用がかかる場合があります。

いずれにせよ、ハイブリッド会場の計画は、標準的な対面式会場とは少し異なります。 考慮すべき重要事項は次のとおりです。

インターネットの接続性

イベント参加者はインターネット接続を望んでいますが、オンライン セッションのストリーミングが中断されないように、チームは高品質のストリームも必要とします。 参加する会場には、高いインターネット帯域幅を処理し、接続を安全に保つことができるイベント インターネット サービス プロバイダー (ISP) が必要です。

イベント Wi-Fi に関しては、次の点を考慮してください。

  • 特に高密度環境での安全性と信頼性。
  • 障害が発生した場合、信頼できるオンサイトのネットワーク エンジニアリング チームによってサポートされます。
  • 高い専用帯域幅を選択して、ISP が XNUMX か月に経験する可能性のあるダウンタイムを制限します。
  • 会場が専用帯域幅を確保できない場合、光ファイバーケーブルが設置されていない可能性があります。
  • 低遅延で最低 10GB のストリーミング速度を探します。
  • 商業施設の周波数は通常 2.4 GHz なので、Wifi デュアル バンド (特定のユーザーに 2.4 GHz と 5 GHz の両方を提供する) を提供する施設を必ず見つけてください。
  • 特定のユーザーに制限できる Wi-Fi が必要になります。 たとえば、ゲスト アクセスを提供している場合、約 10% のユーザーが一度にインターネットにアクセスすることを認識してください。 この量は、企業のイベント、ハイブリッド会議、またはハイブリッド会議では大きくなる可能性があります。 Wi-Fi トラフィック量を考慮してください。
  • 10 ユーザーあたり 100MB は、使用率の高いクラウドでは問題ありません。 使用量の少ない人混みや小規模なイベントでは、2 ユーザーあたり 100MB で十分です。
  • ライブ ストリームには、より高いストリーム品質、高帯域幅が必要であり、さらに多くの電力が必要になります。
  • テストまたは ping の速度は、約 30 ミリ秒以下で、2 ユーザーあたり 100MB の速度で実行する必要があります。

インターネット接続に関してハイブリッド イベントに必要なものをナビゲートするのは難しいかもしれません。 幸いなことに、多くのイベント会場がすでにこの上に乗っています。 したがって、あなたがする必要があるのは、あなたのニーズを会場に知らせることだけです。 より大きなストリーミング パッケージを選択する必要がある場合があります (これはスケーラブルなオプションである可能性があるため)。

スペースと設備

イベントスペースには次のものを用意する必要があります。

  • カメラ (HD、複数のカメラ、三脚とカメラ スタンド、ライブ ストリーミング カメラ、さまざまな画面サイズをサポートするカメラなど、さまざまなオプションがあります)。
  • ビデオ ストリームに接続できる高品質のマイク。
  • フィードバックを回避し、質疑応答セッション中に聴衆の声が聞こえるようにするために、オーディオ接続がマイクを切り替えるタイミングを制御できる AV オペレーター。
  • ビデオ オプションを制御するビデオ オペレータ。ビデオが常に記録され、オンライン ライブ ストリーム用にフィードが適切に切り替わるようにします。
  • 機器をテストして、仮想の聴衆が正しく聞こえたり見えたりすることを確認する機能。 また、オンライン イベント プラットフォームを介したオンライン ストリーミング機能を精査して、ストリームが動作するブラウザやオペレーティング システムを知る必要があります。
  • Wi-FiだけでなくAV機器も故障の可能性があるのでテクニカルサポート。

社内サポート

前述のように、あなたが行く会場は、オーディオ、ビデオ、技術機器 (提供する必要があります) を管理するための社内サポートを提供する必要があります。 Wifi接続.

彼らがこれを提供していない場合は、技術を自分で調達する必要があるため、潜在的なイベント会場の契約と価格設定を交渉する必要があります。 AV チームを雇って自分の機材を数日間イベントに持ち込む必要があることを考えると、これは予算のかなりの部分を消費することになります。

会場がストリーミング、ネットワーク エンジニア、充電ステーション、プレゼンター用のイーサネット接続、および高電圧電源の IT サポートを提供しているかどうかを尋ねます。

会場がこれらすべての要素を提供できない場合は、外部委託する必要があります (または別の会場を選択する必要があります)。 音声、ビデオ、インターネット、およびテクノロジーを監視する人を配置することは、直接出席する参加者とリモートの参加者の両方にとってイベントを問題なく実行するために不可欠です。

可用性とアクセス

どんなテクノロジーでも、自分のコンピュータやソフトウェアを接続してテストを行い、問題なく動作していることを確認する必要があります。 チームの一部が社内のテクニカル サポートと連携して作業している場合は、チームの各メンバーがどのように動作し、AV 機器やオンサイト コンピューターに接続する方法を理解できるように、仕様を確認する必要があります。 、インターネット ネットワーク、オーバーヘッド プロジェクターなど。

ハイブリッド会場が希望する時間帯に利用できる場合は、イベント主催者とチームが早期にサイトにアクセスして、これらのテスト パラメータを調べ、機器をセットアップできるようにしてください。 また、オペレーティング システムやその他のテクノロジーがセットアップされ、会場のテクノロジーと互換性があることを確認できるように、数週間前に現場に行くことをお勧めします。

可能であれば、この期間をオンラインのテスト対象者およびオンライン プレゼンターと調整して、テクノロジーのすべての側面を精査し、 仮想イベントプラットフォーム.

十分な電源

一部の古い会場では、古い電源装置がまだ使用されていない可能性があります。 古くなった電源装置や小型の電源装置は、イベントの途中でイベント テクノロジーがショートしたり故障したりする可能性があることを意味します。 イベントの電源は、複数の参加者、従業員、および技術的な要求に対応できるほど堅牢である必要があります。

高品質のコンピュータを使用している場合は、これに匹敵する電源が必要です。 会場には商用電源が必要ですが、適切に拡張できますか? 会場は500~1,000名の参加者を収容できる可能性があります。 それでも、彼らが AV 機器 (対面の聴衆用のマイクやスピーカーなど) を処理できるかどうか、スイッチボード、エンコーダー、タワー型コンピューターに接続できるかどうかを確認し、仮想プラットフォームを介してそのビデオ/オーディオをライブでアップロードできるかどうかを確認する必要があります。

イベントが主催できる人数が多いほど、より多くの機器、テクノロジー、および電力が必要になる可能性が高くなります。 「シンプルな」大規模なイベント会場に行く前に、これらの側面を考慮してください。

ハイブリッド イベントへの移行は、ほとんどのブランドにとって理にかなっています。 しかし、準備をしっかりしておかないと、思いもよらないイベント会場を選んでしまう可能性があります。 そのイベント会場がシームレスなハイブリッド イベント ホスティングを提供できるかどうかを十分に考慮してください。 過去にハイブリッド イベントを開催したことがあり、技術的な懸念を前面に押し出していることを確認してください。

 

イベント 進化しています。 ビートを逃すことはありません。

ニュースレターにサインアップして、最新のニュース、戦略、戦術、アイデア、製品の最新情報などを入手してください。