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仮想イベントに関する出席者の期待を管理する方法

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バーチャル イベントを開催することは、視聴者とつながり、新しくてエキサイティングな方法でブランドを宣伝するための優れた方法です。 そのため、オンライン イベントを開催するときは、ほぼすべての準備を整えておく必要があります。

イベントの主催者として、私たちはコンテンツの準備、仮想イベントのマーケティング、参加者の体験のキュレーションに多くの時間を費やしています。 その忙しさの中で、私たちはバーチャル イベントの XNUMX つの非常に重要な側面を無視しています。 出席者の期待.

出席者は、さまざまな観点、期待、ライフスタイルから仮想イベントに参加している可能性があります。 これらすべてを制御するのはあなたの仕事ではありませんが、考慮に入れる必要があります。 出席者の期待を管理することで、聴衆の関与を改善し、 成功した仮想イベント. 方法を学ぶために読んでください!

潜在的な仮想出席者の期待を理解する

19 年以上前から増加傾向にあり、COVID-19 のパンデミックによって盛り上がりを見せているバーチャル イベントには、対面イベントとは明らかに異なる一連の課題があります。 出席者が仮想イベントに参加する理由はいくつかありますが、COVID-XNUMX の台頭以降、これらの理由は変わりました。

一般に、仮想の聴衆 (COVDI-19 の影響を受けない) は、次のような期待を持ってオンライン イベントに参加します。

  • 彼らは便宜上デジタルイベントに参加している
  • スケジュール、費用、場所のいずれかにより、物理的なイベントに参加できなかった可能性が高い
  • 彼らは、主題に関する一般的な知識ではなく、特定の情報を求めています。
  • 共有されているブランド、製品、または情報について何らかの考えを持っているかもしれませんが、必ずしもそうであるとは限りません。
  • バーチャル カンファレンス、バーチャル トレード ショー、バーチャル ミーティングに十分な注意を払っている可能性は低い
  • ネットワーキングは実際に対面でのネットワーキングほど快適ではないため、ネットワーキングは常に優先度が高いとは限りません。
  • 彼らは、このイベントをバックグラウンド ノイズとしてオンにすることに関心があります。

COVID-19 の出現前に、仮想イベントの参加者、または ハイブリッドイベント、特定の主題についてより多くの知識を求め、その業界での優位性を獲得しようとしている参加者として。

これらの期待が常に当てはまるとは限りませんが、仮想イベント プランナーは、オンライン参加者のほんの一握りだけがコンテンツに熱心に参加することを認識している場合があります。 他のオンライン視聴者は、忙しい日の別のタスクとして、仮想会議、仮想会議、または仮想イベントに参加する可能性があります。

現在、COVID-19 のパンデミックの台頭に伴い、イベント制作のスタイルがブランドにとって意味をなさなかったとしても、すべてのイベントがバーチャル形式に切り替わるのを見てきました。 そのため、参加者の多くは、可能であれば直接イベントに参加していたはずですが、オンラインでの参加を余儀なくされました。 バーチャル イベント スペースでの競争が激化する中、視聴者の期待を管理することでブランドを向上させることができます。 受容性と成功.

仮想オーディエンスのマッピング

この変更により、イベント プランナーがオンライン イベントに参加するさまざまなタイプの聴衆を目にするようになったことは驚くことではありません。 このように、イベント プランナーは、オンラインのすべての聴衆タイプを考慮する必要はありません。 イベント プランナーは、イベントがスムーズに進行するように、これらのさまざまなタイプの視聴者とその期待にすべて対応する必要があります。

出席者の期待に応える際には、さまざまなオーディエンス、オーディエンスの目標、顧客のペルソナを計画してください。 これは経営に欠かせない 出席者の期待 出席者が仮想イベントに参加する理由を理解する必要があるためです。

以下を特定してみてください:

  • 聴衆があなたのイベントに参加する際に求めている特定の知識、リソース、またはつながり
  • 聴衆が求めている重要なポイント
  • 仮想出席者がイベントに参加する理由 (また、機会があれば直接イベントに参加しただろう)
  • ペイン ポイント別のオーディエンス タイプ

明確なコミュニケーションを提供する

オンラインのオーディエンスのペルソナを明確に理解したら、オーディエンスとのコミュニケーションを開始して、彼らが明確な期待を持ってイベントにアプローチできるようにします。

聴衆とコミュニケーションする際には、聴衆が使いそうな手段を必ず見つけてください。 これは、イベント マーケティング チャネルと一致する可能性があります。 イベントの前に理解できる明確で実行可能なアイテムを提供します。 主催するイベントの種類 (会議、会議、ネットワーキング イベントなど) や、単一のイベントに多数の小規模なイベント タイプやセッションがある場合は、それらを準備する必要があります。

イベントのスケジュールとプレゼンターは決まっています。 講演者、バックグラウンド、講演内容の簡単な概要などのセッションの詳細は、聴衆が必要な情報を見つけ、必要なときにだけ出席するための適切な機会を提供します。

オンラインの視聴者も、仮想イベント プラットフォームに備える必要があります。 これはコミュニケーションの主なソースではありませんが、重要であり、明確な言葉で、ソースが簡単に入手できる配布チャネルで、明確なガイドラインとともに送信する必要があります。

オンライン出席者エクスペリエンスの設計

オンラインの視聴者体験には、初期のイベント マーケティング メールからイベントの登録やビデオの品質まで、すべてが含まれます。 イベントの主催者として、あなたは出席者があなたのイベントに行くためにたどる正確なプロセスをたどる必要があります。 メッセージは明確でアクセス可能ですか? そうでない場合は、仮想体験を再設計する必要があります。

出席者のエクスペリエンスの提案を作成するか、通常の出席者が実行する手順を文書化します。 最初のマーケティング資料の体験から、イベントへの登録、イベント テクノロジーへのログイン、プレゼンターのブックマークなどを行います。

出席者の体験を活用することで、イベントに到着したときの出席者の気分や感情をよりよく理解し、出席者のエンゲージメントを向上させることができます。

イベント テクノロジーのウォークスルー

出席者全体のエクスペリエンスを設計するのと同様に、イベントの前に必ずイベント テクノロジーをテストしてください。 Accelevents のようなスマートなイベント テクノロジーは、ユーザーに明確なウォークスルーを提供しますが、ブランドで機能するようにソフトウェアを構成する必要があります。 [ネットワーキング] タブを使用していない場合は、ユーザーがこれらのオプションを使用できないようにします。

イベントの前にプラットフォームに登録する必要があるかどうかなど、オンラインの視聴者に「知っておくべき」情報を提供します。 ソフトウェア内のナビゲーション ボタンは、気を散らさずに明確に使用でき、ラベルが明確でなければなりません。

彼らの立場に立ってください。 彼らはイベント プラットフォームのシンボル、ラベル、エリアを理解していますか? 明確でない場合は、これらのラベルを説明する資料を紹介してください。

イベントの作成に関するよくある質問

イベント FAQ は、仮想イベントの基本的な側面を明確に教育する最も簡単な方法の XNUMX つです。 FAQ は、より多くの顧客にイベントへのサインアップを促し、将来のオンライン参加者を顧客サポート サービスから遠ざけます。 イベントのよくある質問を明確にしておけば、イベントの主催者は、大量の電子メールでは迷惑になる特定の質問と回答のためのスペースを確保できます。

スペースを節約するための明確な検索可能なポイントとインタラクティブなコンポーネントを使用して、FAQ を短く簡潔にします。 潜在的な出席者と登録済みの出席者がページを見つけられるように、このページを SEO 重視にする必要があるため、FAQ ページの SEO に注意してください。

バーチャル イベントの FAQ は、聴衆の関与を改善します。なぜなら、彼らはイベントを受け入れやすく、大きな疑問や懸念が残っていない場合は、他の出席者に固執して交流する傾向があるからです。

トレーニングウェビナー

バーチャル イベントの計画には、バーチャル イベントのプレゼンターや出席者にとって最適なトレーニング ウェビナーを含めることもできます。 プラットフォームの操作方法、オンラインでのプレゼンテーションのベスト プラクティスなどに関するトレーニング ウェビナーは、プレゼンターと仮想の聴衆の両方が仮想環境でより快適に感じるのに役立ちます。

トレーニング ウェビナーを開発できない場合は、信頼できるウェビナーを探すようにしてください。 ウェビナーは、これらのスキルを将来の仮想イベントやハイブリッド イベントに適用できるため、参加者を長期的に支援できる認定資格です。

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出席者の期待を管理することで、出席者の体験が向上するだけでなく、よりスムーズな仮想イベント体験の機会も提供されます。 出席者もプレゼンターも、ブランドにプラスの影響を与える、よりポジティブな体験を得ることができます。

使用を検討する Accelevents これは、出席者のエクスペリエンスを向上させるスマートでスケーラブルなイベント テクノロジーです。

 

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