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ハイブリッド イベントを安全に保つために考慮しなければならない 5 つの要素

イベントでの安全

 

多くのイベントの専門家にとって、ライブ イベントを計画またはホストしてから長い年月が経過しています。 しかし、COVID-19 によって世界が停滞するのを許す代わりに、イベント業界は調整する方法を見つけました。 主催者は、バーチャル イベントを採用することで、熱心な視聴者にコンテンツを配信することができました。 

バーチャル ソーシャル イベント 今では一般的です。 そして、これらのイベントは私たちのつながりを維持する上で適切な仕事をしてくれました。 ただし、バーチャル イベントは、オンサイト イベントや他のユーザーとの交流の喜びに取って代わることはありません。 

ワクチンが容易に入手できるようになったことで、経験豊富なイベント主催者は将来に目を向けています。 そして、主要な新しいトレンドの XNUMX つは、 ハイブリッドイベント. ハイブリッド イベントには、仮想コンポーネントと対面コンポーネントがあります。 しかし、まだ存在するパンデミックのリスクから彼らを保護しながら、直接出席者と一緒にイベントを主催するにはどうすればよいでしょうか?

ハイブリッド イベントを成功させたい場合は、出席者の健康と安全を優先する必要があります。 このトリッキーな状況をナビゲートするのに役立つように、ハイブリッド イベントの安全に関するヒントのリストをまとめました。

次のハイブリッド イベントを安全に保つための 5 つの実証済みの方法

イベントを企画するときは、いろいろなことを考えなければなりません。 そして、世界的なパンデミックの最中にイベントを計画すると、複雑さが増すだけです。 ハイブリッド イベントの安全性について考えるときは、ここから始める必要があります。

1. 適切な会場を選択する

 

どのイベントでも、適切な会場を確保することが重要です。 しかし今、会場が COVID-19 プロトコルにどのように対応できるかを考える必要があります。 

会場の適合性を評価する際には、次の点を考慮してください。

  • 会場の広さ 

ハイブリッド イベントの参加者が動き回って社会的距離を保つのに十分なスペースはありますか? 会議室や会議室の先を見て、ロビー、ラウンジ、廊下のスペースを見てください。 

  • 会場の最大収容人数 

会場を最大限に満員にすることはまずありません。 ただし、CDC の推奨事項に基づいて、会場に新しいキャパシティがあるかどうかを確認する必要があります。 この番号を使用して、会場の適合性を評価します。 また、あなたのイベントの計画や イベントマーケティング戦略.

  • 会場契約

会場契約書をよく読んでください。 COVID の責任、延期、キャンセルに関連する条項を探します。 不可抗力条項がある場合は、どの COVID シナリオがカバーされているかを尋ねます。 COVID がカバーされていない場合は、同じ補償を提供する別の規定があるかどうかを尋ねます。 

  グローバル・バイオリスク・アドバイザリー・カウンシル (GBAC) は、組織が COVID-19 などのバイオハザード リスクを克服するのを支援します。 GBAC STAR は、適切な清掃および消毒手順を導入した施設に授与されます。 これらの措置により、COVID などの汚染物質の拡散が減少します。 

2. チェックインを安全にする

 

イベントの登録とチェックインは、多くの場合、ライブ イベントで最も混雑する場所です。 これにより、ハイブリッド イベントで最もリスクの高いものの XNUMX つになります。 イベントのチェックインを合理化し、待ち時間を減らし、XNUMX つのエリアに集まる人数を制限するための措置を講じます。 

  • できるだけ事前に行う 

年を使用して イベント登録プラットフォーム または イベント登録サイト オンサイト チェックインをなくすことができます。 参加者には、できるだけ早く登録することをお勧めします。 すべてのバッジと身分証明書を郵送してください。 これにより、到着時に列に並んだり、集まったりする必要がなくなります。 

  • 到着をずらす 

オンライン チェックインを使用すると、出席者は到着時間を選択できます。 これにより、大勢の人々が同時に到着するのを防ぎます。 出席者に社会的/仕事上のバブルを特定してもらうことを検討してください。 同じオフィスから到着したグループで会議を主催する場合は、グループ化することができます。 これは、彼らが同時に到着することを意味し、他のソーシャル バブルとの接触を制限します。 

  • より多くのスペースを占める 

オンサイト登録が必要な場合は、広いスペースを使用するようにしてください。 スペースがあればあるほど、ソーシャルディスタンスを促進し、実施することができます。 ハイブリッド イベントでは出席者が少ない場合がありますが、イベントのチェックインには XNUMX 倍のスペースを使用する必要があります。 

  • トラフィック フローを作成する 

イベント スペースでの動きを制御する XNUMX つの方法は、明確で定義されたトラフィック フローを作成することです。 専用の入口と出口を作成する必要があります。 イベント会場に入った後に人々が取るべき方向にラベルを付けます。 会場またはイベントのスタッフを用意して、このフローの実施と促進を支援してください。

  • 明確に伝える 

聴衆が彼らに何を期待しているかを理解することが重要です。 彼らは、イベント会場での振る舞い方を知り、理解する必要があります。 ただし、実施されている健康と安全のチェックについても知っておく必要があります。 ゲストに COVID-19 陰性検査の結果を出すように要求する場合は、事前に知らせる必要があります。 XNUMX つを取得するのに十分な時間を与える必要があります。 

3. 安全設計

 

チェックインをオンラインに移行し、方向性のあるトラフィック フローを確立することは素晴らしいことです。 しかし、もっとユニークで創造的なことができます! ハイブリッド イベントの安全性を促進するイベント装飾を作成します。 そして、これらの多くは イベント装飾要素 出席者のエクスペリエンスに影響を与えることなく実装できます。 

考慮すべきいくつかの設計の側面は次のとおりです。

  • イベントブランドのPPE
  • 大きな植物やフラワーアレンジメントを部屋の仕切りに
  • 「社会的距離を保つため、ここには座らないでください」などのメッセージが書かれたイベント ブランドの枕。 これは、ラウンジなどの共有スペースで距離を置く方法です。
  • プレキシガラス製テーブルディバイダー
  • 間隔をあけるためにテーブルと椅子の組み合わせを作成する
  • イベントまたは スポンサーブランド 手の消毒ステーション
  • グラブ アンド ゴーのケータリング オプション

4. 参加者にルールと期待を伝える

 

ハイブリッド イベントを計画およびマーケティングするときは、安全への取り組みを強調するようにしてください。 人によっては、これが購入決定の違いを生む可能性があります。 

あなたの上に イベントのウェブサイト、会場を確保するために行った手順を詳しく説明します。 出席者のために確立したルールを詳しく説明します。 

登録したら、ゲストにルールと期待の詳細なガイドまたはリストを送信します。 ルールを変更または更新する必要がある場合は、これらの更新を登録者に電子メールで送信してください。 通常、出席者に大量の電子メールを送信することは避けたいものです。 しかし、これらは通常の時代とはかけ離れたものであり、実際には明確化は歓迎されるかもしれません。 

出席者に提供できる情報が多いほど、イベントに出席する自信が高まります。 

5. CDC の推奨事項を最新の状態に保つ

 

パンデミックの状況は常に変化しています。 からの最新の推奨事項を知っておくことが重要です。 疾病管理センター(CDC)

チェック CDCのウェブサイト 計画プロセス中に定期的に。 彼らのガイドラインは、独自のルールとガイドラインを策定するのに役立ちます。 

ハイブリッド イベントの日付が近づくにつれて、サイトをより頻繁にチェックするようにしてください。 お客様ご自身でプラン調整をお願いする場合がございます。 収集が不可能になった場合は仮想イベントに移行するなど、常に他のオプションを用意してください。

対面式の参加者を COVID-19 から保護することが最優先事項です。 私たちのアドバイスに従い、登録を使用して、 イベント管理プラットフォーム 助けられる。 このプラットフォームは、オンライン チェックインによって出席者とのコミュニケーションを促進し、連絡先を減らすことができます。

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