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持続可能な仮想会議またはハイブリッド会議を主催する際に考慮すべき上位6つの要素

仮想会議と持続可能性

地球温暖化への懸念が高まっているため、仮想またはハイブリッドの会議を主催するときに、それを持続可能で気候に優しいものとして宣伝したいと思うのは当然のことです。 持続可能な会議を作成するには多くの時間と組織が必要ですが、イベント業界が気候変動に与える影響を減らす努力をする価値は十分にあります。

持続可能性は必ずしも環境への影響に関するものではなく、イベントが経済、社会、政治の変化を持続できることを意味する場合もあります。

イベントの主催者として、持続可能な製品を調達し、持続可能な目標を作成し、これらの目標を達成するためのベスト プラクティスを導入するための時間を確保する必要がある場合があります。 これには、価格、ワークフローとプロセス、パートナーシップ、準備に関して交渉が必要になる場合があります。

イベントを持続可能なものにしたいと考えているなら、あなたは正しい場所にいます。 バーチャル イベント、ハイブリッド イベント、対面式イベントのいずれを主催する場合でも、環境への影響を減らし、イベントの持続可能性を高めるためにいくつかの措置を講じることができます。

持続可能性と仮想またはハイブリッド会議の開催

本題に入る前に、開催するイベントの種類によって、到達可能な持続可能性のレベルが決まることを認識することが重要です。 特定の持続可能性の目標を達成したい場合は、開催しているイベントの数と、それらのイベントのうちオンラインでホストされるイベントの数を客観的に見る必要があります。

20 年に XNUMX 回の対面式会議を計画している場合、自動的に気候変動への影響に対して高額な請求書を作成することになります。 一部のイベントを仮想イベント形式に切り替えることで、環境への影響のレベルを向上させることができます。 バーチャル会議 また、適切なオーディエンスにリーチすることを懸念している場合は、持続可能性のためのより多くの機会を提供します。 ただし、一部のイベントは対面形式の方がうまくいくため、バランスを考慮する必要があります。

「環境に優しい目標」を設定するときは、この考慮事項を常に念頭に置いてください。 たとえば、カーボン ニュートラルになりたい場合は、イベントの一部、またはイベントの側面をデジタル形式に移行することで、その目標を達成する可能性が高まる可能性があります。 カーボン ニュートラルの目標を達成するために早い段階でそのピボットを行い、その時間を使って、対面イベントやハイブリッド イベントをスケジュールに戻しても、カーボン ニュートラルになるように構築します。

イベントの種類をすべてオンラインまたは一部オンラインに移行することで、環境への影響が軽減されていることがわかるでしょう。 バーチャル イベントまたはオンラインのハイブリッド イベントに参加するオプションを使用すると、イベントに飛行機で参加する参加者が少なくなる場合があります。 これにより、空気中の炭素量が大幅に削減され、イベントの計り知れない二酸化炭素排出量が削減されます。

対面式の会議やイベントの環境への影響

イベントの環境への影響は、イベントの場所と規模によって異なります。 ただし、ほとんどの場合、すべての対面イベントは何らかの形で環境に悪影響を及ぼします。 仮想会議を開催することでさえ、環境に害を及ぼします。 ただし、金額ははるかに少なくなります。

MeetGreen のサステナビリティ ディレクターであるエリック ウォリンジャー氏によると、「コンベンション センターを拠点とする大規模なイベントでは、定期的に 500,000 ~ 5 日間で 6 ポンドを超える廃棄物量が報告されています。」 対面イベントの頻度と定期的に発生するイベント廃棄物の量 (特に持続可能性を考慮していないイベント) を考えると、イベント業界にどれほどの損害を与える可能性があるかがわかります。

次の数字を見ると、イベントがどれほど影響力があるかがわかります。

  • 一般的な会議出席者は、1.89 日あたり 1.16 kg の廃棄物を排出し、そのうち 176.67 kg が埋め立て地であり、2 日あたり XNUMX kg の COXNUMXe を排出します。
  • イベントで発生する一般的な廃棄物の約 41% は埋め立て地です。 リサイクルできるのはわずか35%です。 3%が寄付、21%がオーガニックです。
  • 飛行機での旅行は、イベント参加者のあらゆる側面の中で、二酸化炭素排出量の最大 (70%) を占めています。

これらの数値を裏付けるように、2000 年代初頭の調査では、国際会議が経験する可能性のある環境への影響の最も支配的な形態は旅行であると主張しました。 平均1,000人 対面イベント は、530 人あたりの平均的な空の旅、エネルギー使用量、過剰な食品により、約 2 メートル トンの COXNUMXe 排出量を生み出します。 したがって、イベントでは、物理的なイベントで発生する廃棄物を削減し、空の旅を最小限に抑えるための措置を講じる必要があります。

環境への影響の観点からの持続可能性はよく知られていますが、持続可能性は、社会的および経済的効果を持つイベントの商業的および生産的な価値も指します。

仮想またはハイブリッド会議を持続可能な会議に変える方法

持続可能性には、主にイベントが生み出す廃棄物の量を減らすことが含まれます。 これが物理的な形での廃棄物であろうと、炭素排出量のような廃棄物であろうと、イベントが地球に配慮した方法に貢献できる方法はいくつかあります。

仮想会議またはハイブリッド イベントを主催するときに実行する簡単な手順は次のとおりです。

  • 出席者に仮想またはハイブリッドのオプションを提供する
  • 参加者の近くの場所を選択して移動時間を短縮する (少なくとも車での移動まで)
  • グリーンエネルギー購入を含む排出削減プログラムのある会場とホテルの選択
  • トランジットを利用する参加者へのインセンティブの提供
  • 歩行可能なイベントエリアで地上シャトルを排除

また、イベントの二酸化炭素排出量を計算して、イベントの潜在的な影響と、簡単なインセンティブがこの影響を最小限に抑える方法を確認できます。

1. 持続可能な仮想およびハイブリッド会議の会場を選択する方法

より環境に配慮できるかどうかは、会場の能力に大きく依存します。 会場の選択肢が限られていると、持続可能性が難しくなる可能性があります。 これが事実で、会場が特定の基準を満たせない場合は、このリストの他の項目に焦点を当てて、これを相殺する必要があります。

適切な会場を探す際には、次の点を考慮してください。

  • 仮想またはハイブリッドの会議ベンダーが受け入れているかどうかを確認します ISO 20121 ISO 14001、持続可能なベスト プラクティスの業界標準です。 会場が持続可能または環境に優しいと自慢する場合、彼らは持続可能な管理システムに従っているという証拠を示す必要があります。
  • 主催するイベントの報告と過去の報告に透明性を求めます。 これらのレポートは、Global Reporting Initiative などの主要なレポート慣行に沿っている必要があります。または、単一のフットプリント レポートで明らかな場合もあります。
  • 会場が運営戦略家と協力して、建物の管理者やエンジニアと協力して会場の環境への影響を改善しているかどうかを確認します。
  • ハイブリッド会議の会場は、奉仕、地域社会の関与、慈善活動の機会を含む社会的責任にも焦点を当てるべきです.
  • 環境に配慮するための独立した認証により、より多くの責任が生じる可能性があります。 LEED 基準やグリーン キーなどの証明書は、第三者が建物の運営を評価し、効率的に運営されていることに同意したことを意味します。
  • ハイブリッド イベント会場が再生可能エネルギーなどの持続可能性への取り組みの一部であるかどうかを特定します。 会社の主要な利害関係者を調べて、近い将来に環境に配慮する可能性を判断することさえできます。 これは、彼らと長期的なビジネス関係を築きたい場合に特に重要です。

2. 「持続可能性」に焦点を当てる

会議会場の環境への焦点を限定的に制御できなくても、イベントの特定の方向性を促進することができます。 会場で製品の外部使用が許可されている場合は、以前のベンダーの家具、備品、設備の再利用、堆肥化、グラスゴー 2014 コモンウェルス ゲームズと同様の方法での廃棄物ゼロへの貢献を検討してください。

グラスゴーにはオリンピック主催者と提携し、以前のイベントのアイテムを再利用できるという利点がありましたが、このイベントをゼロ ウェイスト イベントとして推進し、より多くの組織に協力してもらうことを検討することもできます。

もう XNUMX つのアイデアは CIBJO です。これは、ジュエリー業界で初めてカーボン ニュートラルになったイベントです。 CIBJO は、会議に関連した温室効果ガス排出量を相殺するために、炭素クレジットを購入しました。 そのお金は、風力発電所やメタン回収システムなどのプロジェクトに寄付され、将来の二酸化炭素排出量を削減します。 売上の一部が寄付につながったので、参加者は自分の貢献を実感し、売上を押し上げた。 チケット購入に対する税制上の優遇措置を提供することもできます。

これらのアイデアを会場に提案するか、これを実現するのに役立つ外部ベンダーを調達することを検討してください。

3. 持続可能な仮想またはハイブリッド会議をホストするための地域のイニシアチブと提携する

会場で外部のケータリング業者が許可されている場合は、地元のケータリング業者を調達して地元の農家をサポートし、食品輸送における温室効果ガスの排出を削減することを検討してください。

ハイブリッド会議を主催する場合、残り物の廃棄物の削減を促進する地元のコミュニティ センターと提携することもできます。 一部のケータリング業者や地域コミュニティのイニシアチブでは、こうしたつながりを利用できます。 したがって、あなたがする必要があるのは、これらの個人を調達することだけです。

あなたの会場が関与したい場合は、グリーン フード プログラム、または余分な食品、堆肥可能な皿、水の無駄を最小限に抑え、堆肥、リサイクル、またはリサイクル可能なカトラリーの使用、および食品の堆肥化をサポートするプログラムのみに関心があることを伝えてください。 これらの組織のいずれかと提携し、スポンサー スポットの価格を相殺することを強くお勧めします。 持続可能性はあなたのマーケティング活動の主要な焦点であるため、これはパートナーに利益をもたらします。

4. 該当する場合はデジタル化

仮想会議を開催することは、イベントの二酸化炭素排出量を削減するための最良の方法の XNUMX つです。 完全にハイブリッド化できない場合は、可能な限りデジタル化してください。 仮想会議を主催する場合、印刷する登録パケット、チケット、小冊子が減り、名札のプラスチックも削減される可能性があります。

すべての会議のカレンダーと要約は、イベント ホスティング プラットフォームを介してモバイル アプリで利用できます。 また、会議会場全体に充電キオスク (素敵な出会いスポット) を配置して、モバイル デバイスの使用を促進することもできます。

5. プラスチックの削減

マーケティング資料にプラスチック素材を使用している場合は、これらのプラスチックがリサイクル可能であることを確認する必要があります。 そうでない場合は、これらのアイテムを別のベンダーから調達する必要があります。 TerraCycle でのリサイクルが承認されている製品、または地域のリサイクル プログラムに参加できる製品を見つけてください。

イベントで使用されるプラスチック (食事用ではない) は、再生利用できるものとして聴衆に宣伝する必要があります。 イベントの参加者に、会議の最後にごみ箱にリサイクル品を捨てるように依頼するか、会場全体にリサイクル用のポッドやゴミ箱を設置してください。

6. 物理的なイベントをより大きなサミットに集約する

旅行はイベントの影響に大きく影響するため、旅行を減らす方法を検討してください。 ハイブリッド化または仮想会議のホストへの移行は XNUMX つの方法ですが、前述のように、これが常に可能であるとは限りません。

年間を通じて開催するイベントを減らし、代わりに主要なサミットに焦点を移すことを検討してください。 大規模なサミットを主催することで、有名人からの関心が高まり、参加者が増える可能性があります。 著名なサミットは、ネットワーキングとつながりを作るのに最適です。 また、遠隔地のビジネスや産業が集まる時間を増やすことができます。

2021年に持続可能な仮想またはハイブリッド会議を開催

ほとんどのイベントがオンラインまたはハイブリッド形式で行われることを考えると、2021 年に仮想会議を開催する方が簡単かもしれません。 ただし、今年対面式のカンファレンスを主催する場合、持続可能なベンダーを短期間で確保するのは難しいと感じるかもしれません。

2021 年に持続可能な仮想会議を開催することを検討している場合は、ベスト プラクティスを段階的に実装して、完全に環境に配慮した取り組みの負担を軽減してください。

国連の持続可能な開発目標は、誰が、何を、何をどのように持続可能なものにするかを検討する際の開始点として最適です。

17 の目標と実行可能なステップはすべて、ハイブリッド会議を作成するときに実装できます。 注目すべき点は次のとおりです。

  • 使わないものを寄付する
  • 廃棄物を減らし、地元の農家を支援する
  • 水を無駄にしない
  • エネルギー効率の高い器具と電球のみを使用する
  • 疎外され、恵まれない人々を支援する
  • 自転車、徒歩、または公共交通機関を利用する
  • 紙、プラスチック、ガラス、アルミニウムのリサイクル
  • 気候変動対策に焦点を当てる
  • 海をきれいに保つためにビニール袋を避ける
  • 木を植えて環境を守る
  • 人権のために立ち上がれ
  • 地域開発と資金調達のためのロビー(パートナーシップ)

すべてのイベントが、上記および国連によって提示されたすべての目標または実行可能な項目に焦点を当てることができるわけではありません。 ただし、これらの持続可能な目標を促進するために、実行可能な方法でイベントに実装することができます。

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