Izmēģiniet bez maksas Rezervē demonstrāciju

Kas jāņem vērā, izvēloties hibrīdu pasākumu norises vietu

Piedāvātais attēls - kas jāņem vērā, izvēloties hibrīda pasākuma norises vietu

Hibrīdie pasākumi ir iecerēti kā vispopulārākais pasākumu veids 2021. gadā. Pārejot uz digitālajiem notikumiem pagājušajā gadā un pieaugot digitālajām tehnoloģijām, kas nodrošina hibrīdas sanāksmes, pasākumu tirgotājiem un pasākumu plānotājiem vajadzētu sagaidīt, ka tuvākajā laikā hibrīdie notikumi būs prioritāri. nākotnē.

Veiksmīgs hibrīds pasākums, līdzīgi kā jebkura cita veida pasākums, var radīt vai salauzt pasākuma panākumus. Tāpēc jūsu pasākuma norises vietai jābūt gatavai uzņemt plānotos digitālos komponentus.

Jūs domājat, ka jebkura vieta būs piemērota digitalizēšanai, taču padomājiet vēlreiz. Vietām jābūt gatavām digitālai izmantošanai. Šeit ir dažas lietas, kas jāpievērš uzmanība, izvēloties hibrīda pasākumu norises vietu:

Norises vietas izvēle: ar ko atšķiras hibrīdie notikumi?

Tur daudz kas iedziļinās izvēloties pareizo norises vietu. Atkarībā no jūsu pasākuma lieluma, ilguma un sagaidāmās auditorijas veida pasākumu organizatoriem ir jāņem vērā daudzi tiešraides vietas elementi, lai pārliecinātos, ka tas darbojas.

Pasākuma organizatori galvenokārt apsver:

  • Norises vietas izmaksas
  • Pasākuma lielums
  • Ēdināšana
  • autostāvvieta
  • Apmešanās
  • Norises vietas pieejamība
  • Un saskaņošana ar citām pasākuma komandām

Kad pāreja uz hibrīda formātu, šie faktori joprojām ir svarīgi. Tomēr jūs varat uz tiem paskatīties savādāk. Piemēram, kāda iemesla dēļ, iespējams, vēlēsities noteikt sava notikuma lielumu. Tas palīdzēs jums saglabāt nelielu apmeklētāju skaitu, un jūs varat izmantot “mazāku” vai vairāk veikala pasākumu norises vietu.

Tomēr ir daži kompromisi. Tas, ka varat samazināt, nenozīmē, ka norises vietas izmaksas arī būs mazākas vai pieejamākas. Hibrīdam notikumam ir nepieciešami daži citi faktori, piemēram, spēcīgs un stabils interneta savienojums un spēja savienot un integrēt, piemēram, AV aprīkojumu.

Kaut arī lielākajā daļā pasākumu norises vietu ir atjaunināta tehnoloģija, jums var nākties maksāt vairāk par agrīnu piekļuvi norises vietai, lai pārbaudītu aprīkojumu vai par nepieciešamo papildu elektroenerģijas padevi.

Jebkurā gadījumā hibrīdas vietas plānošana nedaudz atšķiras no standarta, klātienē norises vietas. Šeit ir dažas no galvenajām lietām, kas jāņem vērā:

Interneta savienojums

Jūsu pasākuma apmeklētāji vēlēsies savienojumu ar internetu, taču jūsu komandai būs nepieciešama arī augstas kvalitātes straume, lai tiešsaistes sesijas straumēšana būtu nepārtraukta. Vietai, ar kuru dodaties, būs nepieciešams, lai pasākuma interneta pakalpojumu sniedzējs (ISP) spētu apstrādāt lielu interneta joslas platumu un saglabāt savienojuma drošību.

Noteikti ņemiet vērā sekojošo saistībā ar notikuma Wifi:

  • Droša un uzticama, it īpaši augsta blīvuma vidēs.
  • Darbības pārtraukuma gadījumā atbalsta uzticama tīkla inženieru komanda uz vietas.
  • Izvēlieties lielu īpašu joslas platumu, kas ierobežo dīkstāves laiku, ko ISP varētu piedzīvot mēneša laikā.
  • Ja vieta nevar iegūt īpašu joslas platumu, visticamāk, viņiem nav uzstādīts optiskās šķiedras kabelis.
  • Meklējiet vismaz 10 GB straumēšanas ātrumu ar zemu latentumu.
  • Komerciālajām vietām parasti ir 2.4 GHz frekvence, tāpēc noteikti atrodiet vietu, kas piedāvā Wifi Dual Band (kas nodrošina gan 2.4, gan 5 GHz noteiktiem lietotājiem).
  • Jūs vēlaties, lai Wifi būtu pieejams tikai konkrētiem lietotājiem. Piemēram, ja jūs piedāvājat viesiem piekļuvi, ņemiet vērā, ka aptuveni 10% lietotāju vienlaikus piekļūs internetam. Šī summa var būt lielāka korporatīvā pasākumā, hibrīdkonferencē vai hibrīdsapulcē. Apsveriet Wifi trafika apjomu.
  • 10 MB uz 100 lietotājiem ir piemērots lielam lietotāju skaitam; 2 MB uz 100 lietotājiem ir piemērots mazpulcīgiem pūļiem vai mazākiem pasākumiem.
  • Jūsu tiešraides straumei būs nepieciešama augstāka straumes kvalitāte, liels joslas platums, un tai būs nepieciešama lielāka strāvas padeve.
  • Testa vai ping ātrumam vajadzētu būt apmēram 30 ms vai mazākam, un ātrumam jābūt 2 MB uz 100 lietotājiem.

Pārvietošanās pēc nepieciešamības jūsu hibrīdpasākumam interneta savienojamības ziņā var būt sarežģīta. Par laimi, daudzas pasākumu norises vietas jau atrodas virs tā. Tāpēc viss, kas jums jādara, ir informēt norises vietu par savām vajadzībām. Iespējams, jums būs jāizvēlas lielākas straumēšanas paketes (jo tā var būt mērogojama opcija).

Kosmoss un aprīkojums

Jūsu pasākuma telpai jābūt sagatavotai ar:

  • kameras (ar virkni iespēju, ieskaitot HD, vairākas kameras, statīvus un kameru statīvus, tiešraides straumēšanas kameras un kameras, kas atbalsta dažādus ekrāna izmērus).
  • Augstas kvalitātes mikrofoni, ar kuriem var izveidot savienojumu ar video straumi.
  • AV operators, kurš var kontrolēt, kad audio savienojums pārslēdz mikrofonu, lai izvairītos no atgriezeniskās saites un ļautu auditorijai būt dzirdamai jautājumu un atbilžu sesiju laikā.
  • Video operators, lai kontrolētu video iespējas, nodrošinot, ka video vienmēr tiek ierakstīts un ka plūsma atbilstoši pārslēdzas tiešsaistes tiešraidei.
  • Spēja pārbaudīt aprīkojumu, lai pārliecinātos, ka virtuālā auditorija pareizi dzird un redz; jūs arī vēlaties pārbaudīt tiešsaistes straumēšanas iespējas, izmantojot tiešsaistes notikumu platformu, lai jūs zināt, ar kādām pārlūkprogrammām un / vai operētājsistēmām straume darbojas.
  • Tehniskais atbalsts ne tikai Wifi, bet arī AV aprīkojumam, jo ​​pastāv iespēja, ka šī iekārta darbojas nepareizi.

Iekšējais atbalsts

Kā jau minēts iepriekš, vietai, kurā apmeklējat, ir jānodrošina iekšējais atbalsts audio, video, tehniskā aprīkojuma pārvaldībai (kas jānodrošina) un Wifi savienojamība.

Ja viņi to nenodrošina, jums ir jāvienojas par cenu noteikšanu ar iespējamiem pasākuma norises vietas līgumiem, jo ​​jums būs jāiegūst šī tehnoloģija pašiem. Ņemot vērā to, ka jums vajadzētu nolīgt AV komandu, lai uz savu pasākumu uz vairākām dienām atvestu savu aprīkojumu, tas apēstu ievērojamu daļu no jūsu budžeta.

Jautājiet, vai vieta piedāvā IT atbalstu straumēšanai, tīkla inženieriem, uzlādes stacijām, Ethernet pieslēgumiem vadītājiem un augstsprieguma barošanas avotiem.

Ja norises vieta nespēj nodrošināt visus šos faktorus, visticamāk, jums būs jānodrošina to ārpakalpojumi (vai jāizvēlas cita vieta). Ir svarīgi, lai kāds pārrauga audio, video, internetu un tehnoloģijas, lai jūsu pasākums noritētu nevainojami gan klātienē, gan attālināti.

Pieejamība un piekļuve

Izmantojot jebkuru tehnoloģiju, jums ir jāspēj piesaistīt savus datorus un / vai programmatūru un pārbaudīt, vai lietas darbojas un darbojas. Ja kāds no jūsu komandas strādā kopā ar iekšējo tehnisko atbalstu, viņiem vajadzētu iepazīties ar specifikācijām, lai katrs jūsu komandas loceklis zinātu, kā lietas darbojas un kā izveidot savienojumu ar AV aprīkojumu, uz vietas esošajiem datoriem. , interneta tīkls, kodoprojektori utt.

Ja jūsu hibrīdā vieta ir pieejama vēlamajā laika periodā, pārliecinieties, ka jūsu pasākumu organizators un komanda var savlaicīgi piekļūt vietnei, lai veiktu šos testēšanas parametrus un iestatītu jūsu aprīkojumu. Varat arī vēlēties nokļūt uz vietas dažas nedēļas iepriekš, lai jūs varētu apstiprināt, ka jūsu operētājsistēmas un citas tehnoloģijas ir iestatītas un saderīgas ar norises vietas tehnoloģijām.

Ja jūs varat, saskaņojiet šo laika periodu ar testa tiešsaistes auditorijas dalībnieku un tiešsaistes prezentētāju, lai jūs varētu pārbaudīt visus tehnoloģijas aspektus un virtuāla notikumu platforma.

Atbilstošs barošanas avots

Dažas vecākas vietas, iespējams, joprojām tiek galā ar datētu barošanas avotu. Datēta vai maza enerģijas padeve nozīmēs, ka pasākuma tehnoloģija notikuma vidū var izraisīt īssavienojumu vai neizdoties. Pasākumu barošanas avotam jābūt pietiekami izturīgam, lai varētu rīkoties ar vairākiem dalībniekiem, darbiniekiem un tehnoloģiskām prasībām.

Ja jums ir augstas kvalitātes datori, jums būs nepieciešams barošanas avots, kas to varētu saskaņot. Vietai vajadzētu būt pieejamai komerciālai elektroapgādei, bet vai tā var pareizi mērogoties? Vieta, iespējams, var uzņemt 500-1,000 dalībnieku. Tomēr jums ir jāapstiprina, vai viņi var rīkoties ar AV aprīkojumu (piemēram, mikrofoniem un skaļruņiem personīgai auditorijai), pieslēdzoties sadales skapim, kodētājam un torņa datoram, un augšupielādējiet šo video / audio tiešraidē, izmantojot virtuālo platformu.

Jo vairāk cilvēku varēs uzņemt pasākums, jo lielāka varbūtība, ka jums būs nepieciešams vairāk aprīkojuma, tehnoloģiju un enerģijas. Apsveriet šos aspektus, pirms dodaties uz “vienkāršu” lielu pasākumu norises vietu.

Pārslēgšanās uz hibrīdiem notikumiem ir jēga lielākajai daļai zīmolu. Tomēr bez pienācīgas sagatavošanās ir iespēja izvēlēties notikuma vietu, kas nav šņaucama. Stingri apsveriet šīs notikuma vietas spēju nodrošināt vienmērīgu hibrīdu pasākumu mitināšanu. Pārbaudiet, vai viņi iepriekš ir rīkojuši hibrīdus pasākumus un vai jūsu tehnoloģiskās problēmas ir izvirzītas priekšā un centrā.

 

Pasākumi attīstās. Nekad nepalaid garām sitienu.

Reģistrējieties mūsu jaunumiem, lai saņemtu mūsu jaunākās ziņas, stratēģijas, taktiku, idejas, produktu atjauninājumus un daudz ko citu.