Izmēģiniet bez maksas Rezervē demonstrāciju

Kā pārvaldīt dalībnieku gaidas saistībā ar virtuālajiem notikumiem

Featured image- Kā pārvaldīt dalībnieku gaidas saistībā ar virtuālajiem notikumiem

Virtuāla pasākuma vadīšana ir lielisks veids, kā sazināties ar auditoriju un reklamēt savu zīmolu jaunos un aizraujošos veidos. Tāpēc, kad pienāks laiks rīkot tiešsaistes pasākumu, jūs vēlaties būt gatavam gandrīz visam.

Kā pasākumu organizētāji mēs daudz laika pavadām satura sagatavošanā, virtuālā pasākuma mārketingā un apmeklētāju pieredzes kūrēšanā. Un visā šajā aizņemtībā mēs atstājam novārtā vienu ļoti svarīgu virtuālā notikuma aspektu, un tas ir dalībnieka cerības.

Nākamie dalībnieki, iespējams, nāk uz jūsu virtuālo pasākumu no vairākām perspektīvām, cerībām un dzīvesveida. Jūsu pienākums nav kontrolēt visus šos aspektus, taču jums tie jāņem vērā. Apmeklētāju cerību pārvaldīšana var uzlabot auditorijas iesaisti un palielināt a veiksmīgs virtuālais pasākums. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā!

Izpratne par potenciālajām virtuālo dalībnieku gaidām

Virtuālie notikumi, kuru skaits ir palielinājies jau vairāk nekā desmit gadus un kurus ir pastiprinājusi COVID-19 pandēmija, rada zināmu izaicinājumu kopumu, kas atšķiras no citiem. Dalībnieki izvēlas piedalīties virtuālos pasākumos vairāku iemeslu dēļ, un kopš COVID-19 pieauguma šie iemesli ir mainījušies.

Parasti virtuālās auditorijas (kuras neietekmē COVDI-19) apmeklē tiešsaistes pasākumus ar šādām cerībām:

  • Viņi apmeklē digitālo pasākumu ērtības labad
  • Viņi, visticamāk, nevarēja apmeklēt fizisko pasākumu plānošanas, izmaksu vai atrašanās vietas dēļ
  • Viņi meklē noteiktu informācijas gabalu, nevis vispārēju zināšanu par tēmu
  • Viņiem varētu būt kāda ideja par koplietojamo zīmolu, produktu vai informāciju, taču tas ne vienmēr notiek
  • Viņi, visticamāk, nepievērsīs pilnu uzmanību virtuālajai konferencei, virtuālajai izstādei vai virtuālajai sapulcei
  • Tīklošana ne vienmēr ir augstāka prioritāte, jo tīkls faktiski nav tik ērts kā klātienes tīkls
  • Viņi ir ieinteresēti, lai šis notikums būtu kā fona troksnis

Pirms COVID-19 pieauguma mēs redzējām virtuālo pasākumu apmeklētājus vai pat a hibrīds notikums, kā apmeklētāji, kuri vēlas iegūt vairāk zināšanu par konkrētu tēmu un iegūt priekšrocības šajā nozarē.

Lai gan šīs cerības ne vienmēr notika, virtuālais notikumu plānotājs varētu atzīt, ka tikai daži tiešsaistes apmeklētāji ļoti iesaistīsies saturā. Pārējā tiešsaistes auditorija, iespējams, nāk uz virtuālo konferenci, virtuālo sapulci vai virtuālo pasākumu kā citu uzdevumu citādi aizņemtā dienā.

Tagad, pieaugot COVID-19 pandēmijai, mēs esam redzējuši, ka visi mūsu notikumi tiek pārslēgti uz virtuālo formātu, pat ja šādam notikumu izgatavošanas stilam zīmolam nebija jēgas. Tāpēc visi dalībnieki, no kuriem daudzi, ja vien būtu varējuši, būtu apmeklējuši pasākumu personīgi, bija spiesti apmeklēt internetu. Ar tik lielu konkurenci virtuālo pasākumu telpā, auditorijas vēlmju pārvaldīšana var uzlabot jūsu zīmolu uzņēmība un veiksme.

Virtuālo auditoriju kartēšana

Nav pārsteigums, ka šo izmaiņu dēļ pasākumu plānotāji redz dažādu veidu auditorijas, kas apmeklē tiešsaistes pasākumus. Tādā veidā pasākumu plānotājiem nevajadzētu tiešsaistē uzskaitīt visus auditorijas veidus. Pasākumu plānotājiem ir jāpievēršas visiem šiem dažādajiem mērķauditoriju veidiem un viņu vēlmēm, lai nodrošinātu pasākuma nevainojamu norisi.

Risinot dalībnieku cerības, noteikti iezīmējiet dažādas auditorijas, mērķauditorijas mērķus un klientu personas. Tas ir vitāli svarīgi pārvaldībai dalībnieku cerības jo jums ir jāsaprot, kāpēc apmeklētāji ir jūsu virtuālajā pasākumā.

Mēģiniet noteikt:

  • Īpašās zināšanas, resursi vai savienojumi, ko auditorija vēlas iegūt, apmeklējot jūsu pasākumu
  • Galvenie līdzņemšanas veidi, kurus auditorijas dalībnieki meklē
  • Iemesli, kāpēc virtuālie apmeklētāji apmeklē pasākumu (un vai viņi būtu apmeklējuši jūsu pasākumu klātienē, ja būtu iespēja)
  • Mērķauditorijas veidi pēc sāpju punktiem

Nodrošiniet skaidru komunikāciju

Kad jums ir skaidrs priekšstats par tiešsaistes auditorijas personībām, varat sākt sazināties ar šīm auditorijām, lai viņi tuvotos notikumam ar skaidrām cerībām.

Sazinoties ar auditoriju, noteikti atrodiet iespējas, kuras viņi, iespējams, izmantos. Visticamāk, tas sakritīs ar jūsu pasākumu mārketinga kanāliem. Nodrošiniet skaidrus un lietišķus priekšmetus, kurus viņi var saprast pirms pasākuma. Viņiem jābūt sagatavotiem atbilstoši jūsu rīkotā pasākuma tipam (ti, konferencei, sapulcēm, tīkla pasākumam) vai arī, ja jūsu vienotajā pasākumā ir vairāki mazāki notikumu veidi vai sesijas.

Pasākumu grafiks un vadītāji ir doti. Sesijas informācija, piemēram, runātāji, viņu izcelsme un īss pārskats par to, par ko viņi runās, dos auditorijai pareizo iespēju atrast nepieciešamo informāciju un apmeklēt tikai tad, kad viņiem tas nepieciešams.

Tiešsaistes auditorijai jābūt gatavai arī virtuālo notikumu platformai. Lai gan tam nevajadzētu būt galvenajam saziņas avotam, tas ir svarīgi, un tas ir jānosūta skaidrā valodā, viegli pieejamos izplatīšanas kanālos un ar skaidrām vadlīnijām.

Tiešsaistes dalībnieku pieredzes veidošana

Jūsu tiešsaistes auditorijas pieredze ietver visu, sākot no agrīnajiem notikumu mārketinga e-pastiem līdz pasākumu reģistrācijai un video kvalitātei. Jums kā pasākumu organizatoram ir jāiet cauri precīzam procesam, kuru apmeklētājs apmeklēs, lai nokļūtu jūsu pasākumā. Vai ziņapmaiņa ir skaidra un pieejama? Ja tā nav, tad virtuālā pieredze ir jāpārveido.

Izveidojiet dalībnieka pieredzes priekšlikumu vai iepazīstieties ar šiem dokumentiem darbības, kuras jāveic parastajiem dalībniekiem. Sākot no pirmo mārketinga materiālu pieredzes līdz reģistrēšanās pasākumam, pieteikšanās pasākuma tehnoloģijā, prezentāciju grāmatzīmēm un tamlīdzīgi.

Izmantojot apmeklētāju pieredzi par lietām, jūs labāk sapratīsit dalībnieku noskaņojumu un emocijas, kad viņi ierodas jūsu pasākumā, un uzlabosiet dalībnieku iesaistīšanos.

Pasākumu tehnoloģija

Līdzīgi kā plānojot kopējo apmeklētāju pieredzi, pirms pasākuma noteikti izmēģiniet sava pasākuma tehnoloģiju. Gudra notikumu tehnoloģija, piemēram, Accelevents, nodrošina lietotājiem skaidrus pārskatus, taču jums tomēr jākonfigurē programmatūra, lai tā darbotos jūsu zīmolam. Ja neizmantojat cilni Tīklošana, tad šīs opcijas lietotājiem nav pieejamas.

Sniedziet tiešsaistes auditorijai informāciju par nepieciešamību zināt, piemēram, vai pirms pasākuma viņiem būs jāreģistrējas platformā. Programmatūras navigācijas pogām jābūt skaidri redzamām lietošanai, tās nedrīkst novērst uzmanību un tām jābūt skaidrām etiķetēm.

Ielieciet sevi viņu kurpēs. Vai viņi saprastu notikuma platformas simbolus, etiķetes un zonas? Ja tas nav skaidrs, iepazīstiniet ar materiāliem, kas izskaidro šīs etiķetes.

Izveidot FAQ par notikumu

Bieži uzdotie jautājumi ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā skaidri izglītot virtuālo notikumu pamataspektus. Bieži uzdotie jautājumi mudina vairāk klientu reģistrēties pasākumam, un tas ļauj turpmākajiem tiešsaistes apmeklētājiem izvairīties no klientu atbalsta pakalpojumiem. Skaidri uzdotie bieži uzdotie jautājumi var ļaut pasākumu organizatoriem atstāt vietu dažiem jautājumiem un atbildēm, kas būtu pārāk kaitinoši e-pasta ziņojumos.

Lai ietaupītu vietu, saglabājiet bieži uzdotos jautājumus ar īsiem un pievilcīgiem jautājumiem, ar skaidrām punktiem un interaktīviem komponentiem. Esiet uzmanīgs SEO vietnē FAQ, jo vēlaties, lai šī lapa būtu ļoti smaga SEO, lai potenciālie apmeklētāji un reģistrētie apmeklētāji varētu atrast šo lapu.

Bieži uzdotie jautājumi par virtuālo notikumu uzlabos auditorijas iesaisti, jo viņi, visticamāk, būs uzņēmīgi pret pasākumu un turēsies un mijiedarbosies ar citiem dalībniekiem, ja viņiem nav nopietnu kavēšanos un problēmu.

Apmācības vebinārs

Virtuālo pasākumu plānošana varētu ietvert arī apmācības vebinārus, kas ir lieliski piemēroti virtuālo pasākumu vadītājiem un apmeklētājiem. Apmācot vebinārus par to, kā strādāt ar platformu, paraugpraksi tiešsaistes prezentēšanai un daudz ko citu, gan prezentētāja, gan virtuālā auditorija var palīdzēt justies ērtāk virtuālajā vidē.

Ja nevarat izveidot apmācības vebinārus, mēģiniet atrast uzticamus vebinārus. Tīmekļa semināri ir sertifikāti, kas var palīdzēt apmeklētājiem ilgtermiņā, jo šīs prasmes var izmantot nākotnes virtuālajos un hibrīdos pasākumos.

Sākot no

Apmeklētāju cerību pārvaldīšana ne tikai uzlabos apmeklētāja pieredzi, bet arī piedāvās vienmērīgāku virtuālo notikumu pieredzi. Gan dalībniekiem, gan vadītājiem būs pozitīvāka pieredze, kas pozitīvi atspoguļos zīmolu.

Apsveriet iespēju izmantot Paātrinājumi kā jūsu pasākuma tehnoloģija, kas ir gudra un pielāgojama pasākumu tehnoloģija, kas var uzlabot apmeklētāju pieredzi.

 

Pasākumi attīstās. Nekad nepalaid garām sitienu.

Reģistrējieties mūsu jaunumiem, lai saņemtu mūsu jaunākās ziņas, stratēģijas, taktiku, idejas, produktu atjauninājumus un daudz ko citu.