Izmēģiniet bez maksas Rezervē demonstrāciju

Pieci galvenie faktori, kas jums jāapsver, lai jūsu hibrīdais notikums būtu drošībā

Drošība pasākumos

Daudziem pasākumu profesionāļiem ir pagājis ilgs laiks kopš tiešraides pasākuma plānošanas vai rīkošanas. Bet tā vietā, lai ļautu COVID-19 apturēt pasauli, notikumu nozare atrada veidu, kā pielāgoties. Aplūkojot virtuālos pasākumus, organizatori ir spējuši piegādāt saturu ieinteresētai auditorijai. 

Virtuāli saviesīgi notikumi tagad ir izplatītas. Šie notikumi ir paveikuši pienācīgu darbu, lai mūs uzturētu savienojumu. Virtuāls notikums tomēr nekad neaizstās uz vietas notiekoša pasākuma un mijiedarbības ar citiem priekus. 

Kad vakcīnas ir kļuvušas vieglāk pieejamas, prātīgs pasākumu organizators raugās nākotnē. Un viena no galvenajām topošajām tendencēm ir hibrīdi pasākumi. Hibrīdiem notikumiem ir virtuāli komponenti un personiski komponenti. Bet kā jūs varat rīkot pasākumu ar klātienes apmeklētājiem, vienlaikus pasargājot viņus no joprojām pastāvošajiem pandēmijas riskiem?

Ja vēlaties uzņemt veiksmīgu hibrīdpasākumu, jums jānosaka prioritāte dalībnieku veselībai un drošībai. Lai palīdzētu jums orientēties šajā sarežģītajā ainavā, mēs esam izveidojuši šo hibrīdo pasākumu drošības padomu sarakstu!

Top 5 pārbaudītie veidi, kā saglabāt savu nākamo hibrīdo pasākumu drošībā

Plānojot jebkāda veida notikumu, ir daudz jādomā. Un notikuma plānošana globālās pandēmijas laikā tikai vēl vairāk sarežģī. Domājot par hibrīdu pasākumu drošību, jums jāsāk šeit.

1. Izvēlieties pareizo norises vietu

 

Pareiza norises vieta ir svarīga jebkuram pasākumam. Bet tagad jums jādomā par to, kā vieta var uzņemt COVID-19 protokolus. 

Novērtējot vietas piemērotību, apsveriet sekojošo:

  • Norises vietas lielums 

Vai hibrīdo pasākumu apmeklētājiem ir pietiekami daudz vietas, lai pārvietotos un ievērotu sociālo distancēšanos? Skatieties ārpus sanāksmju vai konferenču telpām un apskatiet vestibilu, atpūtas telpu un gaiteni. 

  • Vietas maksimālā ietilpība 

Maz ticams, ka jums tiks atļauts aizpildīt vietu maksimāli. Bet jums vajadzētu uzzināt, vai vietai ir jauna jauda, ​​pamatojoties uz CDC ieteikumiem. Izmantojiet šo numuru, lai novērtētu vietas piemērotību. Tas var arī informēt jūsu pasākumu plānošanu un pasākumu mārketinga stratēģijas.

  • Norises vieta

Noteikti uzmanīgi izlasiet norises vietas līgumu. Meklējiet visus noteikumus, kas saistīti ar COVID atbildību, atlikšanu un / vai atcelšanu. Ja pastāv nepārvaramas varas apstāklis, jautājiet, kādi COVID scenāriji ir iekļauti. Ja COVID nav iekļauts, jautājiet, vai ir kāds cits noteikums, kas nodrošinātu tādu pašu pārklājumu. 

Jūsu darbs IR Klientu apkalpošana Globālā Biorisk konsultatīvā padome (GBAC) palīdz organizācijām pārvarēt tādus bioloģiski bīstamus riskus kā COVID-19. GBAC STAR piešķir objektiem, kuri ir ieviesuši pienācīgas tīrīšanas un dezinfekcijas procedūras. Šie pasākumi samazinās tādu piesārņotāju kā COVID izplatību. 

2. Padariet reģistrāciju drošu

 

Pasākumu reģistrācija un reģistrēšanās bieži ir visvairāk pārpildītas vietas tiešraidē. Un tas padara viņus par vienu no riskantākajiem jūsu hibrīda pasākumā. Veiciet pasākumus, lai vienkāršotu reģistrēšanos pasākumos, samazinātu gaidīšanas laiku un ierobežotu vienā apgabalā pulcēto cilvēku skaitu. 

  • Dariet pēc iespējas vairāk iepriekš 

Izmantojot notikumu reģistrācijas platforma vai pasākuma reģistrācijas vietne var novērst reģistrēšanos uz vietas. Mudiniet dalībniekus reģistrēties pēc iespējas ātrāk. Nosūtiet visas nozīmītes un identifikācijas dokumentus pa pastu. Tas novērsīs vajadzību pēc rindas vai pulcēšanās pēc ierašanās. 

  • Pakāpeniski ierašanās 

Izmantojot tiešsaistes reģistrēšanos, dalībnieki var izvēlēties savu ierašanās laiku. Tas neļauj vienlaikus ierasties lielām cilvēku grupām. Apsveriet iespēju apmeklētājiem identificēt sociālos / darba burbuļus. Ja rīko konferenci ar grupām, kas ierodas no viena biroja, varat tās grupēt. Tas nozīmē, ka viņi ieradīsies vienlaikus, ierobežojot kontaktu ar citiem sociālajiem burbuļiem. 

  • Aizņemiet vairāk vietas 

Ja jums ir jāveic reģistrācija uz vietas, mēģiniet izmantot lielu vietu. Jo vairāk vietas jums ir, jo vairāk jūs varat mudināt un īstenot sociālo distancēšanos. Kaut arī jūsu hibrīdā pasākumā var būt mazāk dalībnieku, reģistrēšanās pasākumos vēlaties izmantot divreiz vairāk vietas. 

  • Izveidojiet satiksmes plūsmu 

Viens no veidiem, kā kontrolēt kustību notikumu telpā, ir izveidot skaidras un noteiktas satiksmes plūsmas. Jūs vēlaties izveidot īpašas ieejas un izejas. Iezīmējiet virzienu, kādā vēlaties doties cilvēkiem, tiklīdz viņi ir iegājuši pasākuma norises vietā. Uz vietas ir vietas vai pasākuma darbinieki, kas palīdz īstenot un atvieglot šo plūsmu.

  • Sazinieties skaidri 

Ir svarīgi, lai auditorija saprastu, ko no viņiem gaida. Viņiem būs jāzina un jāsaprot, kā uzvesties, atrodoties pasākuma norises vietā. Bet viņiem būtu jāzina arī par visām ieviestajām veselības un drošības pārbaudēm. Ja jūs pieprasāt viesiem uzrādīt negatīvu COVID-19 testu, viņiem tas būs iepriekš jāzina. Jūs vēlaties dot viņiem pietiekami daudz laika, lai to iegūtu. 

3. Dizains drošībai

 

Reģistrēšanās tiešsaistē un virzītas satiksmes plūsmas noteikšana ir lieliska. Bet jūs varat darīt vairāk unikālu un radošu lietu! Izveidojiet pasākumu dekoru, kas veicinās hibrīdu pasākumu drošību. Un daudzi no šiem pasākuma dekoru elementi var īstenot, neietekmējot apmeklētāju pieredzi. 

Daži dizaina aspekti, kas jāņem vērā, ir:

  • Pasākuma firmas AAL
  • Lieli augi un ziedu kārtojumi kā telpu dalītāji
  • Pasākuma firmas spilveni ar ziņojumu, kurā teikts: “Lai respektētu sociālo distancēšanos, lūdzu, nesēdieties šeit. Tas ir veids, kā panākt distancēšanos koplietošanas telpās, piemēram, atpūtas telpās
  • Plexiglass galda dalītāji
  • Izveidojiet galdu un krēslu kombinācijas, lai izveidotu distancēšanos
  • Pasākums vai sponsora firmas zīmols roku tīrīšanas stacijas
  • Grab and Go ēdināšanas iespējas

4. Paziņojiet klātesošajiem noteikumus un gaidas

 

Plānojot un tirgojot savu hibrīdo pasākumu, noteikti izceliet savus drošības pasākumus. Dažiem cilvēkiem tas varētu būt atšķirība lēmumā par pirkumu. 

Uz jūsu Pasākuma tīmekļa vietne, sīki aprakstiet darbības, kuras esat veicis, lai nodrošinātu norises vietu. Sīkāk aprakstiet visus noteikumus, ko esat izveidojis dalībniekiem. 

Pēc reģistrēšanās nosūtiet viesiem detalizētu ceļvedi vai noteikumu un cerību sarakstu. Ja jums ir jāmaina vai jāatjaunina kārtulas, nosūtiet šos atjauninājumus reģistrētājiem pa e-pastu. Parasti vēlaties izvairīties no pārāk daudz e-pasta ziņojumu sūtīšanas dalībniekiem. Bet šie ir tālu no parastajiem laikiem, un skaidrojums patiesībā varētu būt apsveicams. 

Jo vairāk informācijas jūs varat sniegt apmeklētājiem, jo ​​pārliecinātāki viņi būs apmeklēt jūsu pasākumu. 

5. Sekojiet jaunumiem, izmantojot CDC ieteikumus

 

Pandēmijas ainava visu laiku mainās. Ir svarīgi, lai jūs būtu informēti par jaunākajiem ieteikumiem Slimību kontroles centri (CDC)

Pārbaudīt CDC vietne regulāri plānošanas procesā. Viņu vadlīnijas var palīdzēt jums formulēt savus noteikumus un vadlīnijas. 

Noteikti pārbaudiet vietni biežāk, jo tuvojas jūsu hibrīdā pasākuma datums. Jums var būt nepieciešams pielāgot savus plānus. Vienmēr ir citas iespējas, piemēram, pāreja uz virtuālo notikumu, ja vākšana kļūst neiespējama.

Jūsu galvenā prioritāte ir nodrošināt klātienes apmeklētāju pasargāšanu no COVID-19. Ievērojot mūsu padomu un izmantojot reģistrāciju un pasākumu vadības platforma var palīdzēt. Platforma var atvieglot saziņu ar apmeklētājiem un samazināt kontaktpunktus, reģistrējoties tiešsaistē.

Vai vēlaties rīkot savu nākamo pasākumu? Rezervējiet demonstrāciju šodien  un uzziniet vairāk par to, kā mūsu hibrīdā un virtuālā notikumu platforma var palīdzēt jums apvienot patiesi neticamu, tomēr drošu notikumu pieredzi!

 

Pasākumi attīstās. Nekad nepalaid garām sitienu.

Reģistrējieties mūsu jaunumiem, lai saņemtu mūsu jaunākās ziņas, stratēģijas, taktiku, idejas, produktu atjauninājumus un daudz ko citu.