Izmēģiniet bez maksas Rezervē demonstrāciju

6 galvenie faktori, kas jāņem vērā, rīkojot ilgtspējīgu virtuālu vai hibrīdu konferenci

Virtuālā konference un ilgtspēja

Pieaugot bažām par globālo sasilšanu, ir loģiski, ka, rīkojot virtuālu vai hibrīdu konferenci, jūs vēlaties to popularizēt kā ilgtspējīgu un klimatam draudzīgu. Ilgtspējīgas konferences izveide prasa daudz laika un organizēšanas, taču ir vērts pacensties, lai mazinātu pasākumu nozares ietekmi uz klimata pārmaiņām.

Ilgtspēja ne vienmēr ir saistīta ar ietekmi uz vidi, un tā var arī nozīmēt, ka jūsu pasākums var uzturēt ekonomiskas, sociālas un politiskas izmaiņas.

Kā pasākumu organizatoram, iespējams, nāksies atvēlēt laiku ilgtspējīgu produktu iegūšanai, ilgtspējīgu mērķu radīšanai un labāko mērķu sasniegšanai šo mērķu sasniegšanai. Tas var prasīt dažas sarunas, kad runa ir par cenu, darbplūsmu un procesiem, partnerattiecībām un sagatavošanos.

Ja jūs vēlaties pārvērst savu notikumu par ilgtspējīgu, tad esat īstajā vietā. Neatkarīgi no tā, vai jūs rīkojat virtuālu notikumu, hibrīds notikumu vai personisku pasākumu, varat veikt dažas darbības, lai samazinātu ietekmi uz vidi un palielinātu notikumu ilgtspēju.

Ilgtspējība un virtuālo vai hibrīdo konferenču mitināšana

Pirms ienirt, ir svarīgi atzīt, ka jūsu rīkotā pasākuma veids noteiks ilgtspējas līmeni, kuru varat sasniegt. Ja vēlaties sasniegt noteiktus ilgtspējības mērķus, jums objektīvi jāaplūko jūsu rīkoto notikumu skaits un to, cik no šiem pasākumiem tiks rīkoti tiešsaistē.

Ja vienā gadā plānojat organizēt 20 konferences klātienē, jūs automātiski atcelsit lielu rēķinu pret ietekmi uz klimatu. Dažu notikumu pārslēgšana uz virtuālo notikumu formātu var uzlabot ietekmes uz vidi līmeni. Virtuālās konferences nodrošiniet arī lielākas iespējas ilgtspējībai, ja jūs uztraucat pareizās auditorijas sasniegšana. Tomēr daži notikumi klājas labāk personiskā formātā, tāpēc jums jāņem vērā līdzsvars.

Nosakot “zaļos mērķus”, noteikti paturiet prātā šo apsvērumu. Piemēram, ja vēlaties būt neitrāls oglekļa dioksīdam, tas var uzlabot jūsu izredzes sasniegt šo mērķi, pārceļot dažus savus pasākumus vai notikumu aspektus uz digitālo formātu. Padariet šo pagrieziena punktu agri, lai sasniegtu oglekļa neitrālu mērķi, pēc tam izmantojiet šo laiku, lai izveidotu oglekļa neitrālu pat tad, kad grafikā atkal pievienojat personiskus un hibrīdus pasākumus.

Pārvietojot pasākuma veidu uz visiem tiešsaistē vai daļēji tiešsaistē, jūs jau pamanīsit, ka jūsu ietekme uz vidi ir mazinājusies. Izmantojot virtuālos pasākumus vai iespēju apmeklēt hibrīds notikumu tiešsaistē, iespējams, atklāsiet, ka mazāk dalībnieku lido uz pasākumu. Tas krasi samazina oglekļa daudzumu gaisā, samazinot jūsu notikuma neaprēķināmo oglekļa pēdu.

Personisku konferenču un pasākumu ietekme uz vidi

Jūsu pasākuma ietekme uz vidi būs atkarīga no pasākuma vietas un lieluma. Tomēr lielākoties visi notikumi klātienē kaut kādā veidā negatīvi ietekmē vidi. Pat virtuālu konferenču rīkošana kaitēs videi; tomēr summa būs daudz mazāka.

Saskaņā ar MeetGreen ilgtspējības direktora Ērika Valingera teikto: "Lielajos konferenču centrā notiekošajos pasākumos regulāri tiek ziņots par atkritumu daudzumu, kas ievērojami pārsniedz 500,000 5 mārciņu 6-XNUMX dienu laikā." Domājot par klātienē notiekošo notikumu biežumu un regulāri radīto notikumu atkritumu daudzumu (īpaši pasākumos, kas neņem vērā ilgtspēju), mēs varam redzēt, cik kaitīga var būt pasākumu nozare.

Aplūkojot šādus skaitļus, mēs varam redzēt, cik notikums var būt iespaidīgs:

  • Parastais konferences apmeklētājs dienā saražo 1.89 kg izmestu atkritumu, no kuriem 1.16 kg ir atkritumu poligoni, un 176.67 kg CO2e izmešu dienā.
  • Aptuveni 41% no tipiskajiem pasākuma atkritumiem ir poligoni. Tikai 35% var pārstrādāt. 3% tiek ziedoti, un 21% ir organiski.
  • Gaisa satiksme rada vislielāko (70%) oglekļa emisiju no jebkura pasākuma apmeklējuma aspekta.

Lai pamatotu šos skaitļus, 2000. gadu sākumā veiktie pētījumi apgalvoja, ka ceļošana ir visizplatītākā ietekmes uz vidi forma, ko var piedzīvot starptautiska konference. Vidēji 1,000 klātienes pasākums rada aptuveni 530 metriskās tonnas CO2e emisijas, pateicoties vidējam gaisa ceļojuma daudzumam, enerģijas patēriņam un katras personas pārmērīgai pārtikai. Tādēļ pasākumos jāveic pasākumi, lai samazinātu fiziskajā notikumā radītos atkritumus un samazinātu gaisa satiksmi.

Ilgtspējība ietekmes uz vidi ziņā ir plaši pazīstama, taču ilgtspēja attiecas arī uz notikuma komerciālo un produktīvo vērtību, kurai ir sociālas un ekonomiskas sekas.

Kā pārveidot virtuālo vai hibrīdo konferenci par ilgtspējīgu

Ilgtspējība galvenokārt ietver atkritumu daudzuma samazināšanu, ko rada pasākums. Neatkarīgi no tā, vai tie ir atkritumi fiziskā formā, vai atkritumi, piemēram, oglekļa izmeši, ir vairāki veidi, kā notikumi var veicināt zemes apzināšanās metodes.

Ērti veicami virtuālās konferences vai hibrīdpasākuma rīkošanas soļi.

  • Virtuālu vai hibrīdu iespēju nodrošināšana dalībniekiem
  • Vietu izvēle dalībnieku tuvumā, lai samazinātu ceļa laiku (vismaz līdz braucienam ar automašīnu)
  • Vietu un viesnīcu izvēle ar emisiju samazināšanas programmām, ieskaitot zaļās enerģijas iegādi
  • Veicinot stimulus tranzīta apmeklētājiem
  • Sauszemes vilcienu likvidēšana ar pastaigu apkārtni

Aprēķiniet arī sava pasākuma oglekļa dioksīda emisiju, lai jūs varētu redzēt sava pasākuma iespējamo ietekmi un to, cik viegli stimuli samazina šo ietekmi.

1. Kā izvēlēties ilgtspējīgu virtuālo un hibrīdo konferenču norises vietas

Spēja būt videi draudzīgākam lielā mērā būs atkarīga no norises vietas iespējām. Ierobežota vietas izvēle var apgrūtināt ilgtspēju. Ja tas tā ir, un vieta nevar izpildīt noteiktus standartus, jums būs jāmēģina to kompensēt, koncentrējoties uz dažiem citiem šī saraksta elementiem.

Šeit ir dažas lietas, kas jāņem vērā, meklējot īsto vietu:

  • Uzziniet, vai jūsu virtuālo vai hibrīdo konferenču pārdevējs aptver ISO 20121 un ISO 14001, kas ir nozares standarti ilgtspējīgai paraugpraksei. Ja norises vieta lepojas ar to, ka tā ir ilgtspējīga vai videi draudzīga, tām ir jāpierāda, ka tās ievēro ilgtspējīgas pārvaldības sistēmas.
  • Meklējiet pārredzamību ziņojumos un iepriekšējos pārskatos par rīkotajiem notikumiem. Šiem ziņojumiem ir jāatbilst galvenajai ziņošanas praksei, piemēram, Globālās ziņošanas iniciatīvai, vai arī tie var būt redzami vienskaitļa pēdas ziņojumā.
  • Skatiet, vai norises vieta sadarbojas ar operatīvo stratēģu, lai uzlabotu vietas ietekmi uz vidi, sadarbojoties ar ēku vadītājiem un inženieriem.
  • Hibrīdkonferenču norises vietās arī jākoncentrējas uz sociālo atbildību, tostarp iespējām kalpot, iesaistīties sabiedrībā un filantropijā.
  • Lielāka atbildība var parādīties, ja par neatkarīgu sertifikātu tiek saudzēta vide. Sertifikāti, piemēram, LEED standarti vai Zaļā atslēga, nozīmē, ka trešās puses ir novērtējušas ēkas darbību un piekrīt, ka tās darbojas efektīvi.
  • Nosakiet, vai hibrīda pasākumu norises vieta ir daļa no visiem ilgtspējības centieniem, piemēram, atjaunojamās enerģijas. Jūs pat varētu iet tik tālu, lai izpētītu uzņēmuma galvenās ieinteresētās puses, lai noteiktu to iespējamību tuvākajā nākotnē kļūt videi draudzīgam. Tas ir īpaši svarīgi, ja jūs meklējat ilgtermiņa biznesa attiecības ar viņiem.

2. Veicināt “Ilgtspējības” fokusu

Pat ja jums ir ierobežota kontrole pār konferences norises vietas uzmanību videi, jūs varat veicināt pasākuma īpašo virzienu. Ja jūsu vieta ļauj ārīgi izmantot produktus, apsveriet iespēju atkārtoti izmantot iepriekšējo pārdevēju mēbeles, furnitūru vai aprīkojumu, kompostēt un radīt bezatkritumu līdzīgos veidos, kā rīkojās Glāzgovas 2014. gada Sadraudzības spēles.

Kaut arī Glāzgovai bija izdevīgi sadarboties ar olimpiskajiem organizatoriem un spēja atkārtoti izmantot iepriekšējā pasākuma priekšmetus, jūs joprojām varat apsvērt iespēju popularizēt šo pasākumu kā nulles atkritumu notikumu un piesaistīt vairāk organizāciju, lai palīdzētu.

Vēl viena ideja ir CIBJO, kas kļuva par pirmo juvelierizstrādājumu nozares pasākumu, kas neitralizē oglekli. CIBJO iegādājās oglekļa kredītus, lai kompensētu ar viņu kongresu saistīto siltumnīcefekta gāzu emisiju daudzumu. Pēc tam nauda tiek ziedota tādiem projektiem kā vēja parki un metāna uztveršanas sistēmas, lai nākotnē samazinātu oglekļa emisijas. Tā kā daļu no pārdošanas veicināja šis ziedojums, dalībnieki jutās labi par viņu ieguldījumu, palielinot pārdošanas apjomus. Jūs, iespējams, varētu piedāvāt nodokļu atvieglojumus arī viņu biļešu iegādei.

Apsveriet iespēju piedāvāt šīs idejas savai vietai vai piesaistīt citus piegādātājus, lai palīdzētu to īstenot.

3. Sadarbojieties ar vietējām iniciatīvām ilgtspējīgu virtuālu vai hibrīdu konferenču rīkošanai

Ja jūsu norises vieta ļauj nodrošināt ēdināšanas pakalpojumus no ārpuses, apsveriet iespēju iegādāties vietējos ēdinātājus, lai atbalstītu vietējos lauksaimniekus un samazinātu siltumnīcefekta gāzu emisijas pārtikas transportā.

Rīkojot hibrīdkonferenci, jūs vēlaties arī sadarboties ar vietējo sabiedrisko centru, kas veicina pārtikas atlikumu samazināšanu. Dažiem ēdināšanas uzņēmumiem vai vietējās sabiedrības iniciatīvām šie savienojumi ir pieejami. Tāpēc viss, kas jums būtu jādara, ir šo personu iegūšana.

Ja jūsu norises vieta vēlas iesaistīties, pastāstiet viņiem, ka jūs interesē tikai zaļās pārtikas programmas vai programmas, kas atbalsta papildu pārtikas, kompostējamo šķīvju ziedošanu, ūdens izšķērdēšanas samazināšanu līdz minimumam, izmantojot kompostējamus, pārstrādātus vai pārstrādājamus galda piederumus un pārtikas kompostēšanu. Mēs ļoti iesakām sadarboties ar kādu no šīm organizācijām un kompensēt sponsorēšanas vietas cenu. Tā kā ilgtspējība būtu jūsu mārketinga centienu galvenā uzmanība, tas partnerim atmaksāsies.

4. Digitalizējiet, kur tas ir iespējams

Virtuālās konferences rīkošana ir viens no labākajiem veidiem, kā samazināt pasākuma oglekļa dioksīda emisijas. Ja jūs nevarat iet pilnībā hibrīdā veidā, noteikti digitalizējiet to, kur varat. Uzturot virtuālu konferenci, jūs drukāsit mazāk reģistrācijas paketes, biļetes, bukletus un, iespējams, pat samazināsiet plastmasu uz Nametags.

Visu sapulču kalendārs un kopsavilkumi var būt pieejami jūsu mobilajā lietotnē, izmantojot pasākumu mitināšanas platformu. Jūs varētu arī veicināt mobilo ierīču lietošanu, visā konferences norises vietā izvietojot uzlādes kioskus (izveicīgas satikšanās un apsveikuma vietas).

5. Samaziniet plastmasu

Ja kādam no mārketinga materiāliem izmantojat plastmasas materiālus, jums jāpārliecinās, ka šīs plastmasas ir pārstrādājamas. Ja nē, jums būs jāiegūst cits piegādātājs šiem vienumiem. Atrodiet produktus, kas apstiprināti pārstrādei, izmantojot TerraCycle, vai arī varat iesaistīties vietējā pārstrādes programmā.

Plastmasas, kuras izmanto jūsu pasākumā (nevis ēdienreizēs), jūsu auditorijai ir jāpopularizē kā pārstrādājamas. Palūdziet, lai jūsu pasākuma apmeklētāji konferences beigās nomestu otrreizējās izejvielas vai ievietotu pārstrādes pākstis vai atkritumu tvertnes visā norises vietā.

6. Ievietojiet fiziskos notikumus lielākos samitos

Tā kā ceļošana lielā mērā ietekmē jūsu notikumu ietekmi, apsveriet, kā samazināt ceļojumu skaitu. Hibridizācija vai virtuālās konferences rīkošana ir viens no veidiem, taču, kā jau minējām iepriekš, tas ne vienmēr ir iespējams.

Apsveriet iespēju rīkot mazāk pasākumu visa gada garumā un tā vietā pārorientēties uz galveno samitu. Rīkojot lielu samitu, jūs, iespējams, saņemsiet lielāku interesi no dalībniekiem ar lielu vārdu, un jūs, iespējams, redzēsiet labāku aktivitāti! Ievērojami samiti ir lieliski piemēroti tīklošanai un savienojumu veidošanai. Turklāt tie ļaus vairāk laika sanākt attāliem uzņēmumiem vai nozarēm.

Ilgtspējīgas virtuālas vai hibrīdas konferences rīkošana 2021. gadā

Virtuālās konferences rīkošana 2021. gadā varētu būt vienkāršāka, ņemot vērā, ka lielākā daļa pasākumu notiks tiešsaistē vai hibrīdā formātā. Tomēr, ja jūs šogad rīkojat konferenci klātienē, jums var būt grūti nodrošināt ilgtspējīgus piegādātājus īsā laikā.

Ja jūs plānojat 2021. gadā rīkot ilgtspējīgu virtuālu konferenci, pakāpeniski ieviesiet labāko praksi, lai jūs varētu mazināt saspringumu, kad iet pilnībā zaļi.

ANO ilgtspējīgas attīstības mērķi ir lieliska vieta, kur sākt, apsverot, kas, ko un kā var padarīt ilgtspējīgu.

Veidojot hibrīdkonferenci, var īstenot visus 17 mērķus un ar tiem saistītos soļus. Šeit ir dažas lietas, kurām jāpievērš uzmanība:

  • Ziedojiet to, ko neizmantojat
  • Izšķērdējiet mazāk un atbalstiet vietējos lauksaimniekus
  • Izvairieties no ūdens izšķērdēšanas
  • Izmantojiet tikai energoefektīvas ierīces un spuldzes
  • Atbalstiet atstumtos un nelabvēlīgos apstākļos esošos
  • Brauciet ar velosipēdu, ejiet kājām vai izmantojiet sabiedrisko transportu
  • Pārstrādājiet papīru, plastmasu, stiklu un alumīniju
  • Koncentrējieties uz klimata pasākumiem
  • Izvairieties no plastmasas maisiņiem, lai okeāni būtu tīri
  • Stādiet koku un palīdziet aizsargāt vidi
  • Nostāties par cilvēktiesībām
  • Vietējās attīstības un finansēšanas lobijs (partnerības)

Ne katrs pasākums var koncentrēties uz visiem iepriekš un ANO noteiktajiem mērķiem vai darbībām, kas ir piemērojamas; tomēr tos var īstenot kādā iespējamā veidā, lai veicinātu šos ilgtspējīgos mērķus.

Vai vēlaties rīkot savu nākamo virtuālo vai hibrīdkonferenci? Sazinieties jau šodien un uzziniet par mūsu godalgotajiem all-in-one virtuālā platforma risinājums, kas var palīdzēt palielināt jūsu zīmola centienus.

 

Pasākumi attīstās. Nekad nepalaid garām sitienu.

Reģistrējieties mūsu jaunumiem, lai saņemtu mūsu jaunākās ziņas, stratēģijas, taktiku, idejas, produktu atjauninājumus un daudz ko citu.