Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

8 typowych błędów podczas przeprowadzania wirtualnych wydarzeń i jak ich uniknąć

8 typowych błędów podczas przeprowadzania wirtualnych wydarzeń i jak ich uniknąć

Pandemia COVID-19 zmusiła organizatorów wydarzeń do szybkiego przejścia od wydarzeń osobistych do wydarzeń wirtualnych.

Ta zmiana zmusiła wielu planistów i gospodarzy do wyjścia poza ich strefę komfortu i sprawiła, że ​​wielu zastanawiało się, czy w ogóle robią to dobrze!

Prowadzenie udanego wirtualnego wydarzenia jest łatwe, jeśli chcesz uczyć się na błędach popełnionych przez Ciebie i innych.

Oto 8 błędów w wirtualnych wydarzeniach i kilka zaleceń, co możesz zrobić, aby ich uniknąć!

8 typowych błędów podczas uruchamiania wirtualnych wydarzeń

Oto kilka bardzo powszechnych błędów związanych z wirtualnymi wydarzeniami i kilka sugestii, jak uniknąć ich samodzielnego popełniania!

1. Niezrozumienie celów wydarzenia

Zanim przejdziesz do sedna planowania wirtualnych wydarzeń, musisz dobrze zrozumieć, co Ty lub Twój klient macie nadzieję osiągnąć dzięki temu wydarzeniu.

Upewnij się, że cele można właściwie przełożyć na format wirtualny i że dobrze rozumiesz, co metryki będą używane do pomiaru sukcesu wydarzenia.

Poświęcając czas na zrozumienie celów, możesz lepiej zaplanować i zbudować swoje wydarzenie wokół osiągnięcia tego celu.

2. Za dużo treści

Wydarzenia wirtualne mają wiele zalet. Mogą być oferowane szerszej publiczności, generować wyższe przychody i pozwalać na bardziej zróżnicowane treści.

Jeśli nie jesteś ograniczony określonym położeniem geograficznym, możesz stworzyć niesamowity program z ekspertami i prezenterami z całego świata. Ale jest coś takiego jak za dużo.

Jednym z kluczy do udanego wydarzenia wirtualnego jest znalezienie odpowiedniej równowagi. Za mało treści, a Twoi docelowi odbiorcy nie zobaczą wartości w tym, co robisz i albo w ogóle się nie zarejestrują, albo znikną w połowie wydarzenia. Ale za dużo treści i publiczność prawdopodobnie poczuje się przytłoczona i wyjdzie.

Zastanów się dokładnie nad liczbą sesji, które będziesz oferować, i długością tych sesji. Twoi widzowie będą mieli trudności z przesiadywaniem w sesjach maratonu i kontynuowaniem zdobywania nowych informacji. Twoje treści będą musiały konkurować z wieloma rozpraszaczami w domu, a im bardziej odpowiedni i skoncentrowany jest Twój program, tym lepiej.

Wszystkim mówcom należy polecić, aby prezentowali swoje informacje w kawałkach „wielkości kęsa”. Im więcej informacji starają się zapakować w swoje sesje, tym mniej publiczność może wchłonąć i przetworzyć. Mówcy powinni być zachęcani do tego, aby rzeczy były jak najbardziej bezpośrednie i zwięzłe. Nikt nie chce siedzieć przy godzinnej prezentacji PowerPoint!

Zrozumiałe jest, że niektóre tematy sprawiają, że jest to trudniejsze niż inne, ale należy wziąć wszystko pod uwagę, aby uniemożliwić słuchaczom wyłączenie się.

3. Niezarządzanie oczekiwaniami uczestników

Wydarzenia wirtualne, choć obecnie bardziej powszechne niż kiedykolwiek, nadal są nowym doświadczeniem dla większości uczestników. Ważne jest, aby dać im znać, czego mogą się spodziewać.

Nie chcesz, aby ktokolwiek pojawił się na Twoim wydarzeniu i spodziewał się czegoś podobnego do Twoich wydarzeń na żywo. Chcesz, aby wirtualni uczestnicy wiedzieli, jak korzystać z technologii i czego się od nich oczekuje w zakresie uczestnictwa. Daj im znać, czy powinni przygotować pytania z wyprzedzeniem, czy co możliwości nawiązywania kontaktów są dostępne.

Odpowiednie informacje, takie jak sposób logowania i wchodzenia w sesje lub korzystania z funkcji czatu, należy podać na swoim Strona wydarzenie i w twoim e-mail marketingu Kampania.

Im więcej możesz zrobić, aby przygotować zdalnych uczestników, tym większe prawdopodobieństwo, że będą mogli cieszyć się i czerpać korzyści z Twojego wydarzenia.

4. Nie nadawanie priorytetu zaangażowaniu odbiorców

Wirtualne wydarzenia nie są łatwe dla publiczności. Bez przebywania w tym samym pomieszczeniu z innymi uczestnikami może być trudno czuć się połączonym.

Zaangażowanie publiczności musi być istotną częścią planowania wydarzenia. Konieczne będzie podjęcie kroków, aby zapewnić odbiorcom wciągające i połączone wrażenia.

Sama próba przełożenia fizycznego wydarzenia na przestrzeń cyfrową nie wystarczy. Błędem jest nie skupianie się na tym, co sprawi, że publiczność będzie aktywna i zainteresowana.

Rozważ zaoferowanie:

  • Sesje grupowe
  • Czaty przy kominku lub okresy pytań i odpowiedzi
  • Grywalizacja zdarzeń
  • Opcje czatu tekstowego i wideo
  • Wirtualna godzina koktajlowa
  • Sesje sieciowe
  • Udział w mediach społecznościowych za pośrednictwem Twittera lub Facebooka

5. Wybór niewłaściwych sponsorów

Sponsorzy często odgrywają dużą rolę w sukcesie każdego wydarzenia. A wirtualne wydarzenia to świetna okazja, aby potencjalni sponsorzy oferując lepszy wgląd w dane demograficzne i zachowania uczestników.

Ale nie chcesz byle sponsora. Potrzebujesz sponsora, który pomoże nadać wydarzeniu ton i nastrój. W rzeczywistości, jeśli to możliwe, możesz nawet chcieć, aby Twoi sponsorzy prezentowali lub wystawiali swoje produkty lub usługi w ramach Twojego programu.

Najlepszy sposób na znalezienie prawo sponsorem jest zacząć od przyjrzenia się markom, które działają w branży związanej z tematem wydarzenia i mają podobną grupę docelową. Szanse są dobre, że ich obserwatorzy będą zainteresowani treścią wydarzenia, a uczestnicy będą zainteresowani ich produktami i usługami.

Ograniczając sponsoring do powiązanych branż, możesz skupić uczestników na tematach wydarzeń i zapewnić im dodatkowe wartościowe treści.

6. Nie przeprowadzanie próby

Niezależnie od tego, czy transmitujesz wydarzenie na żywo, czy publikujesz nagrane wcześniej treści, będziesz chciał zrobić próbę.

Jeśli tego nie zrobisz, możesz napotkać problemy techniczne lub problemy z czasem w dniu wydarzenia.

Oczywiście niektóre problemy mogą się pojawić niezależnie, ale większości można uniknąć przy odrobinie praktyki.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, poproś wszystkich prezenterów, aby dołączyli z sali i komputera, którego będą używać do prowadzenia prezentacji w dniu wydarzenia. Możesz przetestować ich kamerę, oświetlenie i dźwięk. Zachęć ich, aby spróbowali uruchomić PowerPoint lub uruchomić dowolny pomocniczy film, z którego mogą korzystać. Pomoże Ci to zidentyfikować usterki i dać prezenterowi spokój ducha, wiedząc dokładnie, co musi zrobić, aby zacząć.

Uruchom cały program tak, jakby był na żywo. Upewnij się, że zespoły obsługi klienta i wsparcia technicznego są częścią tego procesu, aby mogły zrozumieć, jak potoczy się dzień i wykryć potencjalne słabe punkty w Twojej konfiguracji.

7. Wybór niewłaściwej platformy wydarzeń wirtualnych

Wybór niewłaściwej platformy na wydarzenie online to częsty błąd, który może okazać się katastrofalny.

Do wyboru jest wiele wirtualnych platform eventowych i bardzo ważne jest, aby znaleźć taką, która ma niezbędne funkcje, aby spełnić Twoje specyficzne potrzeby. Niektóre platformy koncentrują się na wirtualne targi podczas gdy inne lepiej nadają się do środowiska konferencyjnego, podczas gdy inne nadal są przydatne do wirtualnych spotkań i webinariów.

Zidentyfikuj swoje potrzeby na wczesnym etapie procesu planowania i odpowiednio wybierz swoją platformę.

Poszukaj platformy, która wesprze Cię od etapu planowania po kontynuację. Platforma jak Accelevents może pomóc na każdym kroku.

Dzięki Accelevents możesz projektować niestandardowe strony wydarzeń i materiały marketingowe. Integracje z platformą e-mail ułatwiają informowanie zarejestrowanych uczestników o wydarzeniu. Accelevents ma zintegrowane funkcje przesyłania strumieniowego wideo na żywo i produkcji, więc nie ma potrzeby szukania dodatkowej platformy dla treści wideo.

Od sprzedaży biletów i rejestracji po sesje breakoutowe, wirtualne parkiety, zbieranie funduszy i wiele danych w czasie rzeczywistym — wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w jednym miejscu!

8. Nie podążanie za uczestnikami.

Jednym z największych błędów, jakie możesz popełnić jako planista imprez, jest pominięcie tego ankieta po wydarzeniu. Określenie prawdziwego sukcesu Twojego wydarzenia może być trudne bez pytania osób, które w nim uczestniczyły.

To, że wygenerowałeś ogromne przychody, nie oznacza, że ​​Twoi uczestnicy dobrze się bawili ani że nie ma miejsca na poprawę.

Ankieta po wydarzeniu może zostać wysłana dzień lub dwa po wydarzeniu, gdy jest jeszcze świeża w pamięci uczestników. Da ci to lepsze wyobrażenie o tym, co zrobiłeś dobrze i co możesz poprawić w przyszłości.

Wyślij tę ankietę do uczestników, sponsorów, prelegentów/prezenterów, wolontariuszy i pracowników. Będziesz chciał mieć perspektywy pod każdym możliwym kątem.

Oprócz tej ankiety, nie zapomnij o szybkim podziękowaniu. Bez wszystkich uczestników wydarzenia impreza nie byłaby możliwa. Upewnij się, że każda osoba wie, że doceniasz ich zaangażowanie.

Błędy związane z wydarzeniami wirtualnymi są łatwe do uniknięcia dzięki odpowiedniemu planowaniu i rozważaniom. Planując swoje wydarzenie, zapoznaj się z tą listą, aby upewnić się, że każdy Twój krok będzie dla Ciebie korzystny! Wydarzenia wirtualne nigdzie się nie zbliżają w najbliższym czasie, więc mądrze jest opracować najlepsze praktyki wcześniej niż później!

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.