Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

Co wziąć pod uwagę przy wyborze hybrydowego miejsca wydarzenia

wyróżniony obraz — co wziąć pod uwagę przy wyborze hybrydowego miejsca wydarzenia

Wydarzenia hybrydowe mają być najpopularniejszym typem wydarzeń w 2021 roku. Wraz z przejściem na wydarzenia cyfrowe w ubiegłym roku i rozwojem technologii cyfrowych, które umożliwiają spotkania hybrydowe, marketerzy wydarzeń i planiści wydarzeń powinni oczekiwać, że wydarzenia hybrydowe będą miały pierwszeństwo w najbliższym czasie przyszłość.

Udane wydarzenie hybrydowe, podobnie jak każdy inny rodzaj wydarzenia, może przyczynić się do sukcesu wydarzenia. Dlatego Twoje miejsce wydarzenia musi być przygotowane na organizację planowanych komponentów cyfrowych.

Możesz pomyśleć, że każde miejsce będzie odpowiednie do digitalizacji, ale pomyśl jeszcze raz. Miejsca muszą być przygotowane na przejście na technologię cyfrową. Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze hybrydowego miejsca wydarzenia:

Wybór miejsca: czym różnią się wydarzenia hybrydowe?

Jest dużo w to wybór odpowiedniego miejsca. W zależności od wielkości wydarzenia, czasu trwania i rodzaju publiczności, której oczekujesz, organizatorzy wydarzenia muszą wziąć pod uwagę wiele elementów miejsca wydarzenia na żywo, aby upewnić się, że działa.

Organizatorzy wydarzeń najczęściej biorą pod uwagę:

  • Koszt lokalu
  • Wielkość imprezy
  • Catering
  • miejsce do parkowania
  • Nocleg
  • Dostępność miejsca
  • Oraz koordynację z innymi zespołami eventowymi

Gdy przejście na format hybrydowy, czynniki te są nadal ważne. Możesz jednak spojrzeć na nie inaczej. Na przykład z jakiegoś powodu możesz chcieć ograniczyć rozmiar swojego osobistego wydarzenia. Pomoże to utrzymać niską liczbę uczestników i możesz skorzystać z „mniejszego” lub bardziej butikowego miejsca wydarzeń.

Istnieją jednak pewne kompromisy. Tylko dlatego, że możesz zmniejszyć skalę, nie oznacza to, że koszt miejsca będzie również mniejszy lub bardziej przystępny. Impreza hybrydowa wymaga innych czynników, takich jak silne i solidne połączenie internetowe oraz możliwość podłączenia i integracji sprzętu AV.

Podczas gdy większość obiektów imprezowych zaktualizowała swoją technologię, być może będziesz musiał zapłacić więcej za wczesny dostęp do obiektu w celu przetestowania sprzętu lub za dodatkowe potrzebne zasilanie.

W każdym razie planowanie obiektu hybrydowego jest nieco inne niż standardowe, osobiste miejsce. Oto kilka najważniejszych rzeczy do rozważenia:

Łączność internetowa

Twoi uczestnicy wydarzenia będą potrzebować łączności z Internetem, ale Twój zespół będzie również potrzebował wysokiej jakości transmisji strumieniowej, aby transmisja strumieniowa sesji online była nieprzerwana. Miejsce, do którego się udasz, będzie musiało mieć swojego dostawcę usług internetowych (ISP), który będzie w stanie przetworzyć dużą przepustowość Internetu i zapewnić bezpieczeństwo połączenia.

Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę następujące kwestie dotyczące Wifi wydarzenia:

  • Bezpieczne i niezawodne, szczególnie w środowiskach o dużej gęstości.
  • Wspierane przez niezawodny zespół inżynierów ds. sieci na miejscu w przypadku przerw w dostawie prądu. .
  • Wybierz wysoką dedykowaną przepustowość, która ogranicza przestoje, których może doświadczyć dostawca usług internetowych w ciągu miesiąca.
  • Jeśli miejsce nie może uzyskać dedykowanej przepustowości, prawdopodobnie nie ma zainstalowanego kabla światłowodowego.
  • Poszukaj co najmniej 10 GB szybkości przesyłania strumieniowego z małym opóźnieniem.
  • Obiekty komercyjne zazwyczaj mają częstotliwość 2.4 GHz, więc upewnij się, że znajdziesz miejsce, które oferuje Wi-Fi Dual Band (co zapewnia zarówno 2.4 i 5 GHz dla niektórych użytkowników).
  • Będziesz potrzebować Wifi, które można ograniczyć do określonych użytkowników. Na przykład, jeśli oferujesz dostęp dla gości, pamiętaj, że około 10% użytkowników będzie jednocześnie korzystać z internetu. Kwota ta może być większa na imprezie firmowej, konferencji hybrydowej lub spotkaniu hybrydowym. Weź pod uwagę natężenie ruchu Wi-Fi.
  • 10 MB na 100 użytkowników jest w porządku dla dużej liczby użytkowników; 2 MB na 100 użytkowników jest w porządku w przypadku tłumów o niskim natężeniu lub mniejszych wydarzeń.
  • Twoja transmisja na żywo będzie wymagała wyższej jakości strumienia, dużej przepustowości i będzie wymagać większego zasilania.
  • Szybkość testu lub ping powinna trwać około 30 ms lub mniej i wynosić 2 MB na 100 użytkowników.

Poruszanie się po tym, czego potrzebuje Twoje wydarzenie hybrydowe, jeśli chodzi o łączność z Internetem, może być trudne. Na szczęście wiele obiektów eventowych jest już na tym szczycie. Wszystko, co musisz zrobić, to poinformować lokal o swoich potrzebach. Być może będziesz musiał wybrać większe pakiety przesyłania strumieniowego (ponieważ może to być opcja skalowalna).

Przestrzeń i wyposażenie

Twoja przestrzeń eventowa powinna być przygotowana z:

  • Aparaty (z szeroką gamą opcji, w tym HD, wiele kamer, statywy i stojaki na aparaty, kamery do transmisji na żywo i kamery obsługujące różne rozmiary ekranów).
  • Wysokiej jakości mikrofony, które można podłączyć do strumienia wideo.
  • Operator AV, który może kontrolować, kiedy połączenie audio przełącza mikrofony, aby uniknąć sprzężenia zwrotnego i umożliwić słuchaczom słyszenie podczas sesji pytań i odpowiedzi.
  • Operator wideo, który kontroluje opcje wideo, zapewniając, że wideo jest nagrywane przez cały czas i że kanał jest odpowiednio przełączany do transmisji na żywo online.
  • Możliwość przetestowania sprzętu, aby upewnić się, że wirtualna publiczność dobrze słyszy i widzi; Będziesz także chciał sprawdzić możliwości transmisji strumieniowej online za pośrednictwem swojej platformy wydarzeń online, aby wiedzieć, z jakimi przeglądarkami i/lub systemami operacyjnymi współpracuje strumień.
  • Wsparcie techniczne, nie tylko dla Wifi, ale dla sprzętu AV, ponieważ istnieje ryzyko, że ten sprzęt będzie działał nieprawidłowo.

Wsparcie wewnętrzne

Jak wspomniano wcześniej, miejsce, do którego się udajesz, powinno zapewniać wewnętrzne wsparcie w zakresie zarządzania dźwiękiem, wideo, sprzętem technicznym (który powinien być zapewniony) oraz Łączność Wi-Fi.

Jeśli nie zapewniają tego, powinieneś negocjować ceny z potencjalnymi umowami dotyczącymi miejsca wydarzenia, ponieważ będziesz musiał sam pozyskać technologię. Biorąc pod uwagę, że musiałbyś wynająć zespół AV, aby przywiózł własny sprzęt na wydarzenie przez wiele dni, pochłonęłoby to znaczną część twojego budżetu.

Zapytaj, czy miejsce oferuje wsparcie IT dla przesyłania strumieniowego, inżynierów sieci, stacje ładowania, złącza Ethernet dla prezenterów i zasilacze wysokiego napięcia.

Jeśli miejsce nie może zapewnić wszystkich tych czynników, prawdopodobnie będziesz musiał zlecić im outsourcing (lub wybrać inne miejsce). Posiadanie kogoś, kto monitoruje audio, wideo, Internet i technologię, jest niezbędne, aby Twoje wydarzenie przebiegało bezbłędnie zarówno dla uczestników osobiście, jak i zdalnych.

Dostępność i dostęp

W przypadku każdej technologii potrzebujesz możliwości podłączenia własnych komputerów i/lub oprogramowania oraz testowania, aby upewnić się, że wszystko działa. Jeśli masz część swojego zespołu pracującego w tandemie z wewnętrzną pomocą techniczną, powinni oni zapoznać się ze specyfikacją, aby każdy członek Twojego zespołu wiedział, jak to działa i jak podłączyć się do sprzętu AV, komputerów na miejscu , sieć internetowa, rzutniki i tak dalej.

Jeśli Twoje miejsce hybrydowe jest dostępne w wybranym przez Ciebie okresie, upewnij się, że organizator imprezy i zespół mogą wcześniej uzyskać dostęp do witryny, aby przejść przez te parametry testowe i skonfigurować sprzęt. Możesz również chcieć stawić się na miejscu z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, aby upewnić się, że Twoje systemy operacyjne i inne technologie są skonfigurowane i kompatybilne z technologią obiektu.

Jeśli możesz, skoordynuj ten okres z testowym użytkownikiem online i prezenterem online, aby móc sprawdzić wszystkie aspekty technologii i platforma wirtualnego wydarzenia.

Odpowiednie zasilanie

Niektóre starsze lokale mogą nadal uciekać z przestarzałym zasilaczem. Przestarzały lub mały zasilacz będzie oznaczał, że Twoja technologia eventowa może spowodować zwarcie lub awarię w trakcie imprezy. Potrzebujesz, aby zasilacz eventowy był wystarczająco solidny, aby obsłużyć kilku uczestników, pracowników i wymagania technologiczne. event

Jeśli masz wysokiej jakości komputery, będziesz potrzebować zasilacza, który może dorównać temu. Obiekt powinien mieć dostępny komercyjny zasilacz, ale czy można go odpowiednio skalować? Miejsce może pomieścić 500-1,000 uczestników. Mimo to musisz potwierdzić, czy mogą poradzić sobie ze sprzętem AV (takim jak mikrofony i głośniki dla publiczności), łącząc się z tablicą rozdzielczą, koderem i komputerem wieżowym, a następnie przesłać wideo/audio na żywo przez twoją wirtualną platformę.

Im więcej osób może gościć wydarzenie, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebować więcej sprzętu, technologii i mocy. Rozważ te aspekty, zanim wybierzesz się z „prostym” dużym miejscem wydarzeń.

Przejście na wydarzenia hybrydowe ma sens dla większości marek. Jednak bez odpowiedniego przygotowania istnieje szansa, że ​​wybierzesz miejsce imprezy, które nie jest odpowiednie do tabaki. Zdecydowanie weź pod uwagę zdolność tego miejsca wydarzenia do zapewnienia bezproblemowego hybrydowego hostingu wydarzeń. Sprawdź, czy w przeszłości gościli wydarzenia hybrydowe i czy stawiają Twoje problemy technologiczne na pierwszym miejscu.

 

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.