Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

8 wskazówek dotyczących budżetowania wydarzeń, które powinien znać każdy planista wydarzeń

Budżetowanie wydarzeń może być kłopotliwe. Trzymanie się budżetu może być trudne, ale stworzenie realistycznego budżetu może wydawać się niemożliwe. 

Gdy planowanie wydarzenia budżet, jest wiele rzeczy, które planiści wydarzeń muszą wziąć pod uwagę. Oprócz potrzeb, takich jak koszty miejsca i obsługa wydarzenia, będziesz także chciał uwzględnić nieoczekiwane wydatki, fundusze awaryjne i ukryte opłaty, które się pojawią. 

Aby ci pomóc, Accelevents opracował osiem wskazówek dotyczących budżetowania wydarzeń dostarczonych przez ekspertów planujących wydarzenia. Skorzystaj z tych wskazówek, aby przygotować się na niewiadome budżetowe, wykorzystać zwrot z inwestycji w wydarzenie i ustawić wydarzenie na właściwej drodze. 

1. Zidentyfikuj cele budżetowania wydarzeń i główne KPI

Zanim zaczniesz haszować budżet wydarzenia, wiedz, że nie możesz zacząć bez zrozumienia celu wydarzenia i wskaźników KPI (kluczowych wskaźników wydajności). Proces budżetowania dla Twojego konferencja lub wydarzenie będzie zwykle miało miejsce po zidentyfikowaniu głównych celów, ale przed określeniem podstaw procesu planistycznego. Dzieje się tak, ponieważ nie możesz zaplanować żadnego wydarzenia, nie wiedząc, ile możesz wydać. 

cele budżetowania wydarzeń

Dlatego powinieneś być na dobrej drodze, aby dostosować cele wydarzenia do swoich wskaźników KPI. Na przykład, jeśli głównym celem jest sprzedaż z przychodów z biletów, określ liczbę sprzedaży określającą, ile potrzebujesz, ile chcesz idealnie i ile chcesz optymalnie. Stamtąd wróć do planu wydarzenia i oszacuj, jak duże będzie Twoje wydarzenie i jak dużym Twoim zdaniem możesz zarządzać. 

Oczywiście ceny biletów sprowadzają się do kosztów miejsca, faktur obsługi wydarzenia i kosztów cateringu. Jednak w miarę postępów możesz zobaczyć, ile musisz zapłacić lub ile sprzedaży biletów musisz dokonać, aby osiągnąć określony koszt. 

2. Użyj danych z przeszłości (z przeszłych wydarzeń lub podobnych wydarzeń) do oszacowania początkowego

Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących budżetowania jest odejście od doświadczenia, kiedy wycena imprezy i budżetowanie wydarzeń. Jeśli prowadziłeś podobne wydarzenie w przeszłości, masz pewne wyczucie wskaźników wydatków i trendów. Jeśli prowadziłeś wydarzenia przez ostatnie dwa lata i co roku przekraczałeś budżet, możesz mieć tendencję do wydawania za każdym razem poza budżet. Możesz spróbować uwzględnić różnice w funduszach awaryjnych lub spodziewać się tego przy obliczaniu szacowanego zwrotu z inwestycji. 

W obu przypadkach spróbuj użyć danych z przeszłych wydarzeń z wydarzenia lub podobnego wydarzenia, aby zobaczyć rzeczywisty koszt przedmiotów i które wydatki są ważniejsze niż inne. Musisz wziąć pod uwagę rodzaj wydarzenia (czy było to osobiście, online, czy hybrydowy ), lokalizację wydarzenia, wielkość wydarzenia, promowaną markę oraz rzeczywisty budżet wydarzenia. Powinien być stosunkowo podobny w każdym z tych obszarów; w przeciwnym razie może być trudno przekonwertować niektóre aspekty tego budżetu, aby pasowały do ​​Twojego.

Stąd możesz wyciągnąć figurę boiska i zacząć ją udoskonalać. 

3. Zbadaj wydatki na budżetowanie wydarzeń

Wydatki na wydarzenia są prawdopodobnie najważniejszym aspektem Twojego budżetowania. Oto szablon budżetu wydarzenia z kosztami do rozważenia:

Wydatki na miejsce:

  • Koszt samego miejsca?
  • Personel na miejscu i zespół eventowy
  • Żywność i napoje; żywnościowy
  • Technologie związane z wydarzeniami, takie jak audio/wizualne (będzie droższe w przypadku wydarzeń hybrydowych)
  • Głośniki i inne formy rozrywki, takie jak MC
  • Zakwaterowanie i transport w pobliżu lub wokół miejsca wydarzenia event
  • Bezpieczeństwo
  • Inny personel na miejscu, taki jak inżynierowie sieci, kamerzyści, mistrzowie techniczni, planiści imprez i koordynatorzy wydarzeń
  • Swag i inne materiały informacyjne na miejscu
  • Wydruki fizyczne, plakaty i banery

Marketing i promocja wydarzeń:

  • Płatny marketing treści i płatne reklamy
  • Marketing wydarzeń
  • Opłaty dla partnerów lub influencerów
  • Reklama w mediach społecznościowych
  • Drukowane materiały marketingowe
  • Projekt graficzny brandingu lub logo wydarzenia
  • Projektowanie i/lub hosting strony internetowej (jeśli nie jest uwzględnione w technologii zarządzania wydarzeniami)

Technologia zarządzania wydarzeniami:

  • Opłaty za platformę eventową
  • Opłaty za rezerwacje i bilety
  • Hosting strony wydarzenia
  • Mobilna aplikacja eventowa
  • Narzędzia do przechwytywania leadów
  • Odprawa na miejscu i rejestracja
  • Strumieniowanie lub integracja wirtualnych wydarzeń
  • Dane i analityka

Ponieważ wiele z tych kosztów można łatwo sumować, ważne jest, aby koszty cięcia gdzie możesz (do czego dojdziemy poniżej). Chcielibyśmy jednak podkreślić, że wybór odpowiedniej platformy eventowej może drastycznie obniżyć opłaty lub nieoczekiwane wydatki. Na przykład platforma do organizacji wirtualnych wydarzeń, taka jak Accelevents może być używany do organizacji wydarzeń na miejscu, takich jak sprzedaż biletów i rejestracja wydarzeń. Jego zaawansowane funkcje mogą wspierać przechwytywanie leadów, przesyłanie strumieniowe, dane i analitykę, rezerwację, hosting strony wydarzenia, marketing i integrację. 

4. Uzyskaj oferty wielu dostawców

Twój dostawca wydarzenia będzie jednym z najbardziej znaczących kosztów związanych z twoim wydarzeniem. Więc pamiętaj, aby rozejrzeć się, aby uzyskać najlepsze oferty. Uzyskaj oferty wielu dostawców i poinformuj ich, że szukasz konkurencyjnych ofert, aby uzyskać najlepszą stawkę. 

W niektórych przypadkach możesz negocjować umowy, które próbują wprowadzić dodatki bez wiedzy organizatora imprezy. Na przykład nie będziesz musiał płacić za technologię zarządzania zdarzeniami, ponieważ możesz dostarczyć ten jej aspekt. Musisz jednak sprawdzić koszty technologii, aby zobaczyć, czy nie byłoby bardziej korzystne sprowadzenie zespołu technicznego ds. Wydarzeń niż wynajmowanie za pośrednictwem miejsca. 

5. Utwórz szacunkowy bilans dochodów w porównaniu z wydatkami

Gdy już zorientujesz się, ile planujesz wydać na to wydarzenie, możesz ponownie sprawdzić sprzedaż biletów i dowiedzieć się, jak to wydarzenie przyniesie Ci pieniądze. Zainwestuj w szablon wydarzenia, które pomogą Ci lepiej zorientować się w Twoich wydatkach. Załóżmy, że szacujesz wszystkie swoje wydatki i widzisz, że musisz sprzedać 2,000 biletów po 1,000 USD każdy, aby wyjść na zero. W takim przypadku prawdopodobnie będziesz musiał ocenić

a) czy możesz sprzedać tyle biletów w tej cenie,

b) czy warto to robić i

c) gdzie możesz obniżyć koszty, aby zaoferować bardziej przystępne ceny biletów (jeśli jest to częścią twojego celu). 

Rozpocznij mapowanie różnych szacunków sprzedaży, aby móc zaplanować strategie sprzedaży. Jeśli chcesz utrzymać wysokie ceny biletów, prawdopodobnie będziesz mieć kampanię marketingu bezpośredniego, która będzie do tego odpowiednia. Twoje wydatki nie powinny również zmuszać Cię do wyjścia na zero, chyba że jesteś zdeterminowany do stosowania długoterminowych taktyk marketingowych. 

6. Ponownie oceń swoje cele budżetowania wydarzeń, aby zidentyfikować obszary, w których można zaoszczędzić pieniądze

Częściej niż nie, jeśli nie masz ustalonego budżetu lub jeśli jest to twoje pierwsze wydarzenie, może się okazać, że jesteś nadgorliwy w planowaniu wydatków na wydarzenie. Niektórzy planiści wydarzeń są jednak odwrotni i nie dają sobie ani swojemu zespołowi miejsca na oddech. 

Spróbuj znaleźć idealną równowagę dla swojego zespołu. Nie można i nie należy operować na ograniczonym budżecie, a to spowodowałoby poważne obawy podczas imprezy. W przypadku każdego wydarzenia powinieneś szukać sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy, ponieważ zawsze zwiększa to ROI lub zysk. Wybór łatwo skalowalnej platformy technologii eventowej daje jasny obraz tego, co możesz zabrać z każdej sprzedaży biletów. 

Oceń cele budżetowania wydarzeń

Zastanów się, w jaki sposób miejsce wydarzenia może obniżyć koszty. Rozważ poproszenie swojego prawnika o sprawdzenie umowy, aby Twoja marka nie ponosiła odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub wypadki, które mają miejsce podczas imprezy. Możesz również znaleźć pewne luki, dzięki którym można obniżyć koszty związane z miejscem, cateringiem, zaopatrzeniem na imprezy, marketingiem i innymi. 

Jeśli nie możesz obniżyć kosztów, rozważ inne sposoby, w jakie to wydarzenie może przynieść Ci pieniądze, w tym przychody ze sponsorowania i fundraising

7. Zawsze bierz pod uwagę zdarzenia losowe lub sytuacje awaryjne

Nawet najlepiej zaplanowana impreza pociągnie za sobą nieoczekiwane koszty. Coś na pewno się pojawi, od potrzebowania materiałów marketingowych w ostatniej chwili po poważne problemy z technologią wydarzenia. Może się okazać, że głośnik nie jest już w stanie prezentować i być może będziesz musiał to nadrobić innymi, droższymi sposobami. 

Miej fundusz na deszczowy dzień, do którego można uzyskać dostęp na miejscu w przypadku takich problemów. Rozważ zaplanowanie dodatkowych 10-20% budżetu wydarzenia, aby mieć je pod ręką. Możesz nawet pozyskać część tej gotówki z części sprzedaży biletów. Wszelkie niewykorzystane kwoty wrócą do zysku. 

Dzięki tej dodatkowej gotówce będziesz dobrze przygotowany na wszelkie problemy, które pojawią się na Twojej drodze. 

8. Utrzymuj udokumentowane inicjatywy dotyczące budżetowania wydarzeń i organizuj wydatki

Przechodząc przez budżet wydarzenia, pamiętaj, aby zachować wszystkie rachunki, regularnie udokumentuj napływające wydatki i wszelkie znane, duże koszty, które pojawią się później. Będziesz musiał później zgłosić te wydatki do celów podatkowych i księgowych, a uporządkowanie tych danych już teraz zapewni Ci sukces. 

Zachowaj arkusz kalkulacyjny z miesięcznymi wydatkami, aby wiedzieć, czego potrzebujesz w każdym miesiącu poprzedzającym wydarzenie. Być może będziesz musiał poczynić pewne wydatki na początku, aby zrównoważyć główne koszty bliżej wydarzenia. Dzięki temu Twój zespół będzie zorganizowany, jeśli chodzi o planowanie. 

 

Budżetowanie wydarzeń o dowolnej wielkości może być trudne. Jednak jako organizator wydarzeń musisz pilnować budżetów, aby Twoje wydarzenie mogło zmaksymalizować zyski i osiągnąć sukces. Rozważ współpracę z księgowym lub planistą finansowym, aby móc odpowiednio zaplanować budżet.

Potrzebujesz pomocy, aby poznać odpowiednie narzędzia i oprogramowanie, które najlepiej pasują do Twojego budżetu wydarzenia? Skontaktuj się już dziś a nasi eksperci ds. wydarzeń mogą pokazać Ci proste sposoby, które mogą znacząco wpłynąć na Twoje cele związane z budżetowaniem wydarzeń. 

 

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.