Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

Jak zarządzać oczekiwaniami uczestników w związku z wirtualnymi wydarzeniami?

polecany obraz - Jak zarządzać oczekiwaniami uczestników wokół wirtualnych wydarzeń

Organizacja wirtualnego wydarzenia to świetny sposób na nawiązanie kontaktu z odbiorcami i promowanie marki na nowe i ekscytujące sposoby. Kiedy więc przychodzi czas na organizację wydarzenia online, chcesz być przygotowany na prawie wszystko.

Jako organizatorzy wydarzeń spędzamy dużo czasu na przygotowywaniu treści, marketingu wirtualnego wydarzenia i kuratorowaniu doświadczenia uczestników. I w całym tym zajęciu zaniedbujemy jeden bardzo ważny aspekt wirtualnego wydarzenia, a jest nim oczekiwania uczestników.

Uczestnicy mogą przychodzić na Twoje wirtualne wydarzenie z różnych perspektyw, oczekiwań i stylów życia. Nie twoim zadaniem jest kontrolowanie wszystkich tych aspektów, ale powinieneś wziąć je pod uwagę. Zarządzanie oczekiwaniami uczestników może zwiększyć zaangażowanie odbiorców i zwiększyć prawdopodobieństwo wystąpienia udane wydarzenie wirtualne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak!

Zrozumienie potencjalnych oczekiwań wobec wirtualnych uczestników

Wydarzenia wirtualne, które rosną od ponad dekady i zostały wzmocnione przez pandemię COVID-19, stanowią pewien zestaw wyzwań, które wyraźnie różnią się od wydarzeń osobistych. Uczestnicy decydują się na udział w wirtualnych wydarzeniach z wielu powodów, a od czasu pojawienia się COVID-19 powody te uległy zmianie.

Ogólnie rzecz biorąc, wirtualni odbiorcy (bez wpływu COVDI-19) przychodzą na wydarzenia online z następującymi oczekiwaniami:

  • Biorą udział w cyfrowym wydarzeniu z wygody
  • Prawdopodobnie nie mogli uczestniczyć w fizycznym wydarzeniu z powodu harmonogramu, kosztów lub lokalizacji
  • Poszukują pewnych informacji, a nie ogólnej wiedzy na dany temat
  • Mogą mieć jakieś pojęcie o marce, produkcie lub udostępnianych informacjach, ale nie zawsze tak jest
  • Prawdopodobnie nie będą zwracać pełnej uwagi na wirtualną konferencję, wirtualne targi czy wirtualne spotkanie
  • Sieć nie zawsze ma wyższy priorytet, ponieważ wirtualna sieć nie jest tak wygodna jak sieci osobiste
  • Są zainteresowani, aby to wydarzenie było w tle

Przed pojawieniem się COVID-19 widzieliśmy uczestników wirtualnych wydarzeń, a nawet zdarzenie hybrydowe, jako uczestnicy, którzy chcą poszerzyć wiedzę na dany temat i zdobyć przewagę w tej branży.

Chociaż te oczekiwania nie zawsze były spełnione, planista wirtualnych wydarzeń może rozpoznać, że tylko garstka uczestników online byłaby bardzo zaangażowana w treść. Reszta odbiorców online może przychodzić na wirtualną konferencję, wirtualne spotkanie lub wirtualne wydarzenie jako kolejne zadanie w inny pracowity dzień.

Teraz, wraz z nadejściem pandemii COVID-19, widzieliśmy, jak wszystkie nasze wydarzenia przechodzą na format wirtualny, nawet jeśli ten styl produkcji wydarzeń nie miał sensu dla marki. Tak więc wszyscy uczestnicy, z których wielu wzięłoby udział w wydarzeniu osobiście, gdyby mogli, zostali zmuszeni do wzięcia udziału online. Przy tak dużej konkurencji w wirtualnej przestrzeni eventowej zarządzanie oczekiwaniami odbiorców może poprawić Twoją markę otwartość i sukces.

Mapowanie wirtualnych odbiorców

Nic dziwnego, że z powodu tej zmiany planiści wydarzeń widzą różne typy odbiorców uczestniczących w wydarzeniach online. W ten sposób planiści wydarzeń nie powinni uwzględniać wszystkich typów odbiorców online. Planiści wydarzeń muszą zająć się wszystkimi tymi różnymi typami odbiorców i ich oczekiwaniami, aby zapewnić płynne przebiegi.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom uczestników, pamiętaj, aby zmapować różnych odbiorców, cele odbiorców i persony klientów. Ma to kluczowe znaczenie dla zarządzania oczekiwania uczestników ponieważ musisz zrozumieć, dlaczego uczestnicy są na Twoim wirtualnym wydarzeniu.

Spróbuj zidentyfikować:

  • Konkretna wiedza, zasoby lub powiązania, które widzowie chcą nawiązać, biorąc udział w Twoim wydarzeniu
  • Kluczowe propozycje, których szukają członkowie publiczności
  • Powody, dla których wirtualni uczestnicy biorą udział w wydarzeniu (i czy uczestniczyliby w wydarzeniu osobiście, gdyby taka okazja była dostępna)
  • Typy odbiorców według punktów bólu

Zapewnij jasną komunikację!

Gdy masz jasny obraz swoich internetowych odbiorców, możesz zacząć komunikować się z tymi odbiorcami, aby podeszli do wydarzenia z jasnymi oczekiwaniami.

Komunikując się z odbiorcami, pamiętaj, aby znaleźć drogi, z których prawdopodobnie będą korzystać. Prawdopodobnie zbiegnie się to z kanałami marketingu wydarzeń. Zapewnij jasne i wykonalne elementy, które będą mogli zrozumieć przed wydarzeniem. Powinny być przygotowane z uwzględnieniem rodzaju wydarzenia, które organizujesz (np. konferencja, spotkania, wydarzenie sieciowe) lub jeśli podczas jednego wydarzenia jest kilka mniejszych wydarzeń lub sesji.

Harmonogram wydarzeń i prezenterzy są podane. Szczegóły sesji, takie jak prelegenci, ich pochodzenie i krótki przegląd tego, o czym będą mówić, dadzą słuchaczom odpowiednią okazję do znalezienia potrzebnych informacji i uczestnictwa tylko wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.

Widzowie online również muszą być przygotowani na platformę wirtualnych wydarzeń. Chociaż nie powinno to być głównym źródłem komunikacji, jest ważne i powinno być wysyłane jasnym językiem, w łatwych do pozyskania kanałach dystrybucji oraz z jasnymi wytycznymi.

Projektowanie doświadczenia uczestnika online

Twoja publiczność online obejmuje wszystko, od wczesnych wiadomości e-mail marketingowych o wydarzeniach po rejestrację wydarzeń i jakość wideo. Jako organizator wydarzenia musisz dokładnie przejść przez proces, przez który przejdzie uczestnik, aby dostać się na wydarzenie. Czy komunikaty są jasne i dostępne? Jeśli tak nie jest, należy przeprojektować wirtualne doświadczenie.

Utwórz propozycję doświadczenia uczestnika lub przejdź przez, która dokumentuje kroki, przez które przejdą zwykli uczestnicy. Od zapoznania się z pierwszymi materiałami marketingowymi po rejestrację na wydarzenie, logowanie się do technologii wydarzenia, tworzenie zakładek dla prezenterów i tak dalej.

Korzystając z doświadczeń uczestników, lepiej zrozumiesz nastroje i emocje uczestników, gdy przybędą na wydarzenie i poprawisz zaangażowanie uczestników.

Przewodnik po technologii eventowej

Podobnie jak w przypadku projektowania ogólnego doświadczenia uczestnika, pamiętaj o przetestowaniu technologii wydarzenia przed wydarzeniem. Inteligentna technologia zdarzeń, taka jak Accelevents, zapewnia użytkownikom przejrzyste instrukcje, ale nadal należy skonfigurować oprogramowanie tak, aby działało dla Twojej marki. Jeśli nie korzystasz z karty sieci, nie udostępniaj użytkownikom tych opcji.

Przekaż odbiorcom online informacje „trzeba wiedzieć”, na przykład, czy będą musieli zarejestrować się na platformie przed wydarzeniem. Przyciski nawigacyjne w oprogramowaniu powinny być oczywiste w użyciu, nie rozpraszać i mieć czytelne etykiety.

Postaw się na ich miejscu. Czy zrozumieją symbole, etykiety i obszary platformy wydarzenia? Jeśli nie jest to jasne, przedstaw materiały wyjaśniające te etykiety.

Często zadawane pytania dotyczące tworzenia wydarzeń

Często zadawane pytania dotyczące wydarzeń to jeden z najprostszych sposobów jasnej edukacji na temat podstawowych aspektów wirtualnych wydarzeń. Często zadawane pytania zachęcają więcej klientów do zarejestrowania się na wydarzenie i trzyma przyszłych uczestników online z dala od usług obsługi klienta. Przejrzyste często zadawane pytania dotyczące wydarzeń mogą zapewnić organizatorom wydarzeń miejsce na niektóre pytania i odpowiedzi, które byłyby zbyt denerwujące w wiadomościach e-mail.

Zadbaj o to, by FAQ było krótkie i zwięzłe, z przejrzystymi punktami wyszukiwania i interaktywnymi komponentami, aby zaoszczędzić miejsce. Pamiętaj o SEO na stronie FAQ, ponieważ chcesz, aby ta strona była ciężka pod kątem SEO, aby potencjalni i zarejestrowani uczestnicy mogli ją znaleźć.

Często zadawane pytania dotyczące wydarzeń wirtualnych poprawią zaangażowanie odbiorców, ponieważ są bardziej skłonni do przyjęcia wydarzenia i pozostania w pobliżu i interakcji z innymi uczestnikami, jeśli nie mają poważnych pytań i wątpliwości.

Seminarium szkoleniowe

Planowanie wirtualnych wydarzeń może również obejmować seminaria szkoleniowe, które są idealne dla wirtualnych prezenterów wydarzeń i uczestników. Szkolenia internetowe na temat obsługi platformy, najlepszych praktyk prezentowania online i nie tylko mogą pomóc zarówno prezenterowi, jak i wirtualnej publiczności poczuć się bardziej komfortowo w wirtualnym środowisku.

Jeśli nie jesteś w stanie opracować webinariów szkoleniowych, spróbuj znaleźć rzetelne webinary. Webinaria to certyfikaty, które mogą pomóc uczestnikom w dłuższej perspektywie, ponieważ umiejętności te można zastosować w przyszłych wydarzeniach wirtualnych i hybrydowych.

-

Zarządzanie oczekiwaniami uczestników nie tylko poprawi ich wrażenia, ale także zapewni możliwość płynniejszego doświadczenia wirtualnego wydarzenia. Zarówno uczestnicy, jak i prezenterzy będą mieli bardziej pozytywne doświadczenia, które pozytywnie wpłyną na markę.

Rozważ użycie Accelevents jako technologia eventowa, która jest inteligentną i skalowalną technologią eventową, która może poprawić wrażenia uczestników.

 

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.