Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

5 najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić bezpieczeństwo hybrydowych zdarzeń

Bezpieczeństwo na imprezach

Dla wielu specjalistów od wydarzeń minęło dużo czasu od planowania lub organizowania wydarzenia na żywo. Ale zamiast pozwolić, by COVID-19 zatrzymał świat, branża eventowa znalazła sposób na dostosowanie się. Obejmując wirtualne wydarzenia, organizatorzy byli w stanie dostarczać treści do chętnych odbiorców. 

Wirtualne wydarzenia towarzyskie są teraz powszechne. A te wydarzenia wykonały przyzwoitą robotę, utrzymując nas w kontakcie. Jednak wirtualne wydarzenie nigdy nie zastąpi radości z wydarzenia na miejscu i interakcji z innymi. 

Ponieważ szczepionki stały się łatwiej dostępne, sprytny organizator wydarzeń patrzy w przyszłość. A jednym z głównych pojawiających się trendów jest wydarzenia hybrydowe. Zdarzenia hybrydowe mają komponenty wirtualne i komponenty osobiste. Ale jak możesz zorganizować wydarzenie z osobistymi uczestnikami, jednocześnie chroniąc ich przed wciąż istniejącym ryzykiem pandemii?

Jeśli chcesz zorganizować udaną imprezę hybrydową, musisz postawić na zdrowie i bezpieczeństwo uczestników. Aby pomóc Ci poruszać się po tym trudnym krajobrazie, przygotowaliśmy listę wskazówek dotyczących bezpieczeństwa podczas imprez hybrydowych!

Top 5 sprawdzonych sposobów na zabezpieczenie kolejnego wydarzenia hybrydowego

Jest wiele do przemyślenia przy planowaniu jakiegokolwiek wydarzenia. A planowanie wydarzenia podczas globalnej pandemii dodaje tylko więcej komplikacji. Od tego należy zacząć, gdy myślisz o bezpieczeństwie imprez hybrydowych.

1. Wybierz odpowiednie miejsce

 

Zapewnienie odpowiedniego miejsca jest ważne dla każdego wydarzenia. Ale teraz musisz pomyśleć o tym, jak miejsce może pomieścić protokoły COVID-19. 

Przy ocenie przydatności miejsca należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  • Wielkość miejsca 

Czy jest wystarczająco dużo miejsca, aby uczestnicy imprezy hybrydowej mogli się poruszać i szanować dystans społeczny? Wyjrzyj poza sale spotkań lub sale konferencyjne i spójrz na hol, salon i przestrzeń w korytarzu. 

  • Maksymalna pojemność lokalu 

Jest mało prawdopodobne, że będziesz mógł zapełnić salę do maksimum. Ale powinieneś dowiedzieć się, czy miejsce ma nową pojemność w oparciu o zalecenia CDC. Użyj tego numeru, aby ocenić, czy miejsce jest odpowiednie. Może również informować o planowaniu wydarzenia i strategie marketingowe wydarzeń.

  • Umowa z miejscem

Pamiętaj, aby uważnie przeczytać umowę dotyczącą lokalu. Poszukaj wszelkich klauzul związanych z odpowiedzialnością COVID, odroczeniami i/lub anulowaniami. Jeśli istnieje przepis dotyczący siły wyższej, zapytaj, jakie scenariusze COVID są objęte. Jeśli COVID nie jest objęty ubezpieczeniem, zapytaj, czy istnieje inny przepis, który zapewniałby takie samo ubezpieczenie. 

Pandemia Globalna Rada Doradcza ds. Ryzyka Biologicznego (GBAC) pomaga organizacjom przezwyciężyć zagrożenia biologiczne, takie jak COVID-19. GBAC STAR jest przyznawany zakładom, które wdrożyły odpowiednie procedury czyszczenia i dezynfekcji. Środki te ograniczą rozprzestrzenianie się zanieczyszczeń, takich jak COVID. 

2. Spraw, aby odprawa była bezpieczna

 

Rejestracja na wydarzenie i odprawa to często najbardziej oblegane miejsca podczas wydarzenia na żywo. A to czyni je jednymi z najbardziej ryzykownych podczas imprezy hybrydowej. Podejmij kroki w celu usprawnienia odprawy na wydarzenia, skrócenia czasu oczekiwania i ograniczenia liczby osób zgromadzonych w jednym obszarze. 

  • Zrób jak najwięcej z wyprzedzeniem 

Korzystanie z platforma rejestracji wydarzeń lub strona rejestracji wydarzeń może wyeliminować odprawę na miejscu. Zachęć uczestników do jak najszybszej rejestracji. Wyślij wszystkie identyfikatory i identyfikatory pocztą. Wyeliminuje to potrzebę stania w kolejce lub zgromadzenia się po przyjeździe. 

  • Przyloty oszałamiające 

Dzięki odprawie online uczestnicy mogą wybrać godzinę przyjazdu. Zapobiega to jednoczesnemu przybyciu dużych kohort osób. Rozważ poproszenie uczestników o zidentyfikowanie wszelkich baniek społecznych/pracy. Jeśli organizujesz konferencję z grupami przybywającymi z tego samego biura, możesz je pogrupować. Oznacza to, że przybędą w tym samym czasie, ograniczając kontakt z innymi bańkami społecznościowymi. 

  • Zajmij więcej miejsca 

Jeśli musisz mieć rejestrację na miejscu, spróbuj użyć dużej przestrzeni. Im więcej masz miejsca, tym więcej możesz zachęcać i wymuszać dystans społeczny. Chociaż możesz mieć mniej uczestników na swoim wydarzeniu hybrydowym, będziesz chciał wykorzystać dwa razy więcej miejsca na odprawy na wydarzenie. 

  • Utwórz przepływ ruchu 

Jednym ze sposobów kontrolowania ruchu w przestrzeni eventowej jest tworzenie wyraźnych i zdefiniowanych przepływów ruchu. Będziesz chciał stworzyć dedykowane wejścia i wyjścia. Oznacz kierunek, w którym mają podążać ludzie po wejściu na miejsce wydarzenia. Miej pod ręką personel miejsca lub wydarzenia, aby pomóc w egzekwowaniu i ułatwianiu tego przepływu.

  • Komunikuj się wyraźnie 

Ważne jest, aby publiczność zrozumiała, czego się od nich oczekuje. Będą musieli wiedzieć i rozumieć, jak się zachowywać w miejscu wydarzenia. Ale powinni również wiedzieć o wszelkich wprowadzonych kontrolach BHP. Jeśli chcesz, aby goście przedstawili negatywny wynik testu na COVID-19, będą musieli o tym wiedzieć z wyprzedzeniem. Chcesz dać im wystarczająco dużo czasu na zdobycie jednego. 

3. Projekt dla bezpieczeństwa

 

Przeniesienie odprawy online i ustanowienie kierunkowego przepływu ruchu jest świetne. Ale jest więcej wyjątkowych i kreatywnych rzeczy, które możesz zrobić! Stwórz wystrój wydarzenia, który będzie promował bezpieczeństwo imprez hybrydowych. I wiele z nich elementy wystroju imprezy można wdrożyć bez wpływu na wrażenia uczestników. 

Niektóre aspekty projektowania, które należy wziąć pod uwagę, to:

  • Markowe ŚOI na imprezę
  • Duże rośliny i kompozycje kwiatowe jako przegrody pokoju
  • Poduszki z marką eventową z komunikatem w stylu „Aby uszanować dystans społeczny, nie siadaj tutaj”. To sposób na wymuszenie dystansowania się w przestrzeniach wspólnych, takich jak salony
  • Przegrody z pleksiglasu
  • Twórz kombinacje stołów i krzeseł, aby stworzyć dystans
  • Wydarzenie lub markowy sponsor ręczne stacje dezynfekujące
  • Opcje cateringowe Grab and Go

4. Przekaż uczestnikom zasady i oczekiwania

 

Planując i reklamując swoje wydarzenie hybrydowe, pamiętaj o podkreśleniu swoich wysiłków w zakresie bezpieczeństwa. Dla niektórych osób może to decydować o podjęciu decyzji o zakupie. 

Na twoim Strona internetowa wydarzenia, opisz kroki podjęte w celu zabezpieczenia miejsca. Opisz wszelkie zasady, które ustaliłeś dla uczestników. 

Po zarejestrowaniu wyślij gościom szczegółowy przewodnik lub listę zasad i oczekiwań. Jeśli musisz zmienić lub zaktualizować swoje zasady, wyślij te aktualizacje e-mailem do rejestrujących. Zwykle nie chcesz wysyłać zbyt wielu e-maili do uczestników. Ale są to dalekie od zwykłych czasów i wyjaśnienie może być rzeczywiście mile widziane. 

Im więcej informacji podasz uczestnikom, tym pewniej będą oni uczestniczyć w Twoim wydarzeniu. 

5. Bądź na bieżąco z zaleceniami CDC

 

Krajobraz pandemii cały czas się zmienia. Ważne jest, aby zapoznać się z najnowszymi zaleceniami od Centres for Disease Control (CDC)

Sprawdź Strona internetowa CDC regularnie podczas procesu planowania. Ich wytyczne mogą pomóc ci sformułować własne zasady i wytyczne. 

Pamiętaj, aby częściej sprawdzać witrynę, ponieważ zbliża się data wydarzenia hybrydowego. Może być konieczne dostosowanie własnych planów. Zawsze miej inne opcje, takie jak przejście do wirtualnego wydarzenia, jeśli zebranie stanie się niemożliwe.

Zapewnienie osobistym uczestnikom bezpieczeństwa przed COVID-19 powinno być Twoim najwyższym priorytetem. Postępując zgodnie z naszymi radami i korzystając z rejestracji i platforma do zarządzania wydarzeniami może pomóc. Platforma może ułatwić komunikację z uczestnikami i ograniczyć punkty kontaktowe dzięki odprawie online.

Chcesz zorganizować następne wydarzenie? Zarezerwuj demo już dziś  i dowiedz się więcej o tym, jak nasza hybrydowa i wirtualna platforma eventowa może pomóc Ci stworzyć naprawdę niesamowite, a jednocześnie bezpieczne wydarzenie!

 

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.