Wypróbuj za darmo Zarezerwuj prezentację

6 najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas organizowania zrównoważonej konferencji wirtualnej lub hybrydowej

Wirtualna konferencja i zrównoważony rozwój

Wraz ze wzrostem zaniepokojenia globalnym ociepleniem sensowne jest, aby organizując wirtualną lub hybrydową konferencję, chciałbyś ją promować jako zrównoważoną i przyjazną dla klimatu. Stworzenie zrównoważonej konferencji wymaga dużo czasu i organizacji, ale warto podjąć wysiłek, aby zmniejszyć wpływ branży eventowej na zmiany klimatyczne.

Zrównoważony rozwój nie zawsze dotyczy wpływu na środowisko i może również oznaczać, że Twoje wydarzenie może przetrwać zmiany gospodarcze, społeczne i polityczne.

Jako organizator wydarzeń może być konieczne wygospodarowanie czasu na pozyskiwanie zrównoważonych produktów, tworzenie zrównoważonych celów i wdrażanie najlepszych praktyk, aby osiągnąć te cele. Może to wymagać pewnych negocjacji, jeśli chodzi o cenę, przepływ pracy i procesy, partnerstwa i przygotowania.

Jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenie było zrównoważone, jesteś we właściwym miejscu. Niezależnie od tego, czy organizujesz wydarzenie wirtualne, wydarzenie hybrydowe, czy wydarzenie osobiste, możesz podjąć pewne kroki w celu zmniejszenia wpływu na środowisko i zwiększenia trwałości wydarzenia.

Zrównoważony rozwój i prowadzenie wirtualnych lub hybrydowych konferencji

Zanim zagłębimy się w temat, ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że rodzaj wydarzenia, które organizujesz, określi poziom zrównoważonego rozwoju, jaki możesz osiągnąć. Jeśli chcesz osiągnąć określone cele zrównoważonego rozwoju, musisz obiektywnie spojrzeć na liczbę wydarzeń, które organizujesz i ile z nich będzie organizowanych online.

Jeśli planujesz zorganizowanie 20 osobistych konferencji w ciągu jednego roku, automatycznie naliczysz wysokie rachunki za wpływ na klimat. . Przełączenie niektórych wydarzeń na format wirtualnych wydarzeń może poprawić poziom wpływu na środowisko. Wirtualne konferencje daj też więcej szans na zrównoważony rozwój, jeśli martwisz się o dotarcie do właściwych odbiorców. Jednak niektóre wydarzenia rozwijają się lepiej w formacie osobistym, więc musisz wziąć pod uwagę równowagę.

Wyznaczając swoje „zielone cele”, pamiętaj o tym. Jeśli na przykład chcesz być neutralny pod względem emisji dwutlenku węgla, możesz zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie tego celu, przenosząc niektóre wydarzenia lub aspekty wydarzeń do formatu cyfrowego. Zrób ten zwrot wcześnie, aby osiągnąć swój cel neutralności pod względem emisji dwutlenku węgla, a następnie wykorzystaj ten czas, aby osiągnąć neutralność pod względem emisji dwutlenku węgla, nawet po dodaniu wydarzeń osobistych i hybrydowych z powrotem do harmonogramu.

Przenosząc typ wydarzenia na wszystkie online lub częściowo online, przekonasz się już, że Twój wpływ na środowisko uległ zmniejszeniu. W przypadku wydarzeń wirtualnych lub opcji uczestnictwa w wydarzeniu hybrydowym online może się okazać, że mniej uczestników przyleci na wydarzenie. To drastycznie zmniejsza ilość dwutlenku węgla w powietrzu, zmniejszając nieobliczalny ślad węglowy wydarzenia.

Oddziaływania na środowisko osobistych konferencji i wydarzeń

Wpływ imprezy na środowisko będzie zależał od lokalizacji i wielkości imprezy. Jednak w większości wszystkie osobiste wydarzenia w jakiś sposób negatywnie wpływają na środowisko. Nawet organizowanie wirtualnych konferencji szkodzi środowisku; jednak kwota będzie znacznie mniejsza.

Według dyrektora ds. Zrównoważonego rozwoju w MeetGreen, Erica Wallingera, „Duże imprezy w centrach kongresowych regularnie zgłaszają ilość odpadów znacznie przekraczającą 500,000 5 funtów w okresie 6-XNUMX dni”. Kiedy pomyślimy o częstotliwości wydarzeń osobistych i ilości regularnie produkowanych odpadów (zwłaszcza na wydarzeniach, które nie uwzględniają zrównoważonego rozwoju), widzimy, jak szkodliwa może być branża eventowa.

Patrząc na poniższe liczby, możemy zobaczyć, jak ważne może być wydarzenie:

  • Typowy uczestnik konferencji wytwarza 1.89 kg wyrzucanych odpadów dziennie, z czego 1.16 kg to wysypiska i 176.67 kg emisji CO2e dziennie.
  • Około 41% typowych odpadów na imprezie to składowiska. Tylko 35% można poddać recyklingowi. 3% to darowizny, a 21% jest ekologiczne.
  • Podróże lotnicze przyczyniają się zdecydowanie najbardziej (70%) do śladu węglowego w każdym aspekcie uczestnictwa w wydarzeniach.

Na poparcie tych liczb badania z początku XXI wieku dowodzą, że podróże są najbardziej dominującą formą wpływu na środowisko, jakiego może doświadczyć konferencja międzynarodowa. Średnia 2000 wydarzenie osobiste wytwarza około 530 ton metrycznych emisji CO2e ze względu na średnią ilość podróży lotniczych, zużycie energii i nadmiar żywności, z której korzysta każda osoba. W związku z tym imprezy powinny podejmować kroki w celu zmniejszenia ilości odpadów wytwarzanych podczas imprezy fizycznej i zminimalizowania podróży lotniczych.

Zrównoważony rozwój pod względem wpływu na środowisko jest dobrze znany, ale zrównoważony rozwój odnosi się również do komercyjnej i produkcyjnej wartości wydarzenia, co ma skutki społeczne i gospodarcze.

Jak przekształcić wirtualną lub hybrydową konferencję w zrównoważoną?

Zrównoważony rozwój polega głównie na zmniejszeniu ilości odpadów wytwarzanych przez wydarzenie. Niezależnie od tego, czy są to odpady w postaci fizycznej, czy odpady, takie jak emisja dwutlenku węgla, istnieje kilka sposobów, w jakie wydarzenia mogą przyczynić się do bardziej świadomych Ziemi metod.

Proste kroki, które należy podjąć, organizując wirtualną konferencję lub wydarzenie hybrydowe, obejmują:

  • Zapewnienie uczestnikom opcji wirtualnych lub hybrydowych
  • Wybieranie lokalizacji w pobliżu uczestników w celu skrócenia czasu podróży (przynajmniej do podróży samochodem)
  • Wybór obiektów i hoteli z programami redukcji emisji, w tym zakupami zielonej energii
  • Zapewnienie zachęt uczestnikom korzystającym z tranzytu
  • Eliminacja wahadłowców naziemnych z okolicą, w której można spacerować

Oblicz także ślad węglowy swojego wydarzenia, aby zobaczyć potencjalny wpływ wydarzenia i jak łatwe zachęty minimalizują ten wpływ. .

1. Jak wybrać miejsca na zrównoważone wirtualne i hybrydowe konferencje?

Możliwość bycia bardziej przyjaznym dla środowiska będzie w dużej mierze zależeć od możliwości obiektu. Ograniczony wybór miejsca może utrudnić zrównoważony rozwój. Jeśli tak jest, a miejsce nie może osiągnąć pewnych standardów, będziesz musiał spróbować to zrównoważyć, skupiając się na innych elementach z tej listy.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, szukając odpowiedniego miejsca:

  • Dowiedz się, czy Twój dostawca konferencji wirtualnych lub hybrydowych obejmuje ISO 20121 i ISO 14001, które są standardami branżowymi dotyczącymi najlepszych praktyk w zakresie zrównoważonego rozwoju. Jeśli obiekt chlubi się, że jest zrównoważony lub przyjazny dla środowiska, musi udowodnić, że przestrzega zrównoważonych systemów zarządzania.
  • Poszukaj przejrzystości w raportach i wcześniejszych raportach z organizowanych wydarzeń. Raporty te powinny być zgodne z głównymi praktykami raportowania, takimi jak Global Reporting Initiative, lub mogą być widoczne w pojedynczym raporcie dotyczącym śladu środowiskowego.
  • Sprawdź, czy obiekt współpracuje ze strategami operacyjnymi, aby poprawić wpływ obiektu na środowisko, współpracując z zarządcami budynków i inżynierami.
  • Organizacje konferencji hybrydowych powinny również koncentrować się na odpowiedzialności społecznej, w tym możliwości świadczenia usług, zaangażowania społeczności i filantropii.
  • Większa odpowiedzialność może pojawić się wraz z niezależnym certyfikatem przejścia na zielono. Certyfikaty takie jak standardy LEED czy Green Key oznaczają, że strony trzecie oceniły działanie budynku i zgadzają się, że działają one wydajnie.
  • Zidentyfikuj, czy hybrydowe miejsce wydarzenia jest częścią jakichkolwiek działań na rzecz zrównoważonego rozwoju, takich jak energia odnawialna. Możesz nawet posunąć się tak daleko, aby przyjrzeć się głównym interesariuszom firmy, aby określić ich prawdopodobieństwo przejścia na ekologię w najbliższej przyszłości. Jest to szczególnie ważne, jeśli chcesz nawiązać z nimi długoterminowe relacje biznesowe.

2. Promuj koncentrację na „zrównoważeniu”

Nawet jeśli masz ograniczoną kontrolę nad ukierunkowaniem miejsca konferencji na środowisko, możesz promować konkretny kierunek wydarzenia. Jeśli Twój obiekt pozwala na zewnętrzne użycie produktów, rozważ ponowne wykorzystanie mebli, wyposażenia lub sprzętu od poprzednich dostawców, kompostowanie i dostarczanie zerowych odpadów w podobny sposób, jak to zrobiły Igrzyska Wspólnoty Narodów w Glasgow 2014.

Chociaż Glasgow czerpało korzyści z partnerstwa z organizatorami igrzysk olimpijskich i możliwości ponownego wykorzystania przedmiotów z poprzedniej imprezy, nadal można było rozważyć wypromowanie imprezy jako imprezy Zero Waste i zachęcenie większej liczby organizacji do pomocy.

Innym pomysłem jest CIBJO, które stało się pierwszym wydarzeniem w branży jubilerskiej, które jest neutralne pod względem emisji dwutlenku węgla. CIBJO kupiło kredyty węglowe, aby zrównoważyć ilość emisji gazów cieplarnianych związanych z ich kongresem. Pieniądze są następnie przekazywane na projekty takie jak farmy wiatrowe i systemy wychwytywania metanu w celu ograniczenia emisji dwutlenku węgla w przyszłości. Ponieważ część sprzedaży przyczyniła się do tej darowizny, uczestnicy czuli się dobrze ze swoim wkładem, zwiększając sprzedaż. Możesz również zaoferować ulgę podatkową za zakup biletu.

Rozważ zaproponowanie tych pomysłów w swoim lokalu lub pozyskanie zewnętrznych dostawców, którzy pomogą w urzeczywistnieniu tego.

3. Współpracuj z lokalnymi inicjatywami na rzecz organizacji zrównoważonych konferencji wirtualnych lub hybrydowych

Jeśli Twoje miejsce umożliwia catering z zewnątrz, rozważ pozyskanie lokalnych dostawców, aby wesprzeć lokalnych rolników i zredukować emisję gazów cieplarnianych w transporcie żywności.

Organizując konferencję hybrydową, chciałbyś również współpracować z lokalnym centrum społeczności, które promuje redukcję odpadów z resztek żywności. Niektóre firmy cateringowe lub inicjatywy społeczności lokalnych mają takie połączenia. Dlatego wszystko, co musisz zrobić, to pozyskać te osoby.

Jeśli Twoje miejsce chce się zaangażować, powiedz im, że interesują Cię tylko programy zielonej żywności lub programy, które wspierają przekazywanie dodatkowej żywności, kompostowalne talerze, minimalizowanie marnotrawstwa wody, używanie kompostowalnych, recyklingowych lub nadających się do recyklingu sztućców oraz kompostowanie żywności. Gorąco polecamy współpracę z którąkolwiek z tych organizacji i zrekompensowanie ceny za miejsce sponsorskie. Ponieważ zrównoważony rozwój byłby głównym celem Twoich działań marketingowych, opłaci się to partnerowi.

4. Digitalizuj tam, gdzie ma to zastosowanie

Prowadzenie wirtualnej konferencji to jeden z najlepszych sposobów na zmniejszenie śladu węglowego wydarzenia. Jeśli nie możesz przejść na pełną hybrydę, pamiętaj o digitalizacji tam, gdzie możesz. Organizując wirtualną konferencję, będziesz drukować mniej pakietów rejestracyjnych, biletów, broszur, a może nawet ograniczysz plastik na plakietkach.

Kalendarz i streszczenia wszystkich Twoich spotkań mogą być dostępne w Twojej aplikacji mobilnej za pośrednictwem platformy do organizacji wydarzeń. Możesz również promować korzystanie z urządzeń mobilnych, umieszczając kioski do ładowania (fajne miejsca spotkań i pozdrowień) w całym obiekcie konferencyjnym.

5. Ogranicz tworzywa sztuczne

Jeśli używasz materiałów z tworzyw sztucznych do jakichkolwiek materiałów marketingowych, musisz upewnić się, że te tworzywa sztuczne nadają się do recyklingu. Jeśli nie, musisz pozyskać innego dostawcę tych przedmiotów. Znajdź produkty zatwierdzone do recyklingu przez TerraCycle lub możesz zaangażować się w lokalny program recyklingu.

Tworzywa sztuczne używane na imprezie (a nie do posiłków) powinny być promowane wśród odbiorców jako nadające się do recyklingu. Poproś uczestników wydarzenia, aby pod koniec konferencji wyrzucili materiały nadające się do recyklingu do kosza na śmieci lub wyślij pojemniki lub kosze na śmieci w całym obiekcie.

6. Skondensuj wydarzenia fizyczne w większe szczyty

Ponieważ podróże w dużym stopniu przyczyniają się do wpływu wydarzenia, zastanów się, jak możesz ograniczyć podróże. Hybrydyzacja lub dążenie do organizacji wirtualnej konferencji to jeden ze sposobów, ale jak wspomnieliśmy wcześniej, nie zawsze jest to możliwe.

Zastanów się nad organizacją mniejszej liczby wydarzeń w ciągu roku i zamiast tego skoncentruj się na ważnym szczycie. Organizując ważny szczyt, prawdopodobnie wzbudzisz większe zainteresowanie ze strony znanych uczestników i prawdopodobnie zobaczysz lepszą frekwencję! Wybitne szczyty świetnie nadają się do nawiązywania kontaktów i nawiązywania kontaktów. Ponadto zapewnią więcej czasu na zebranie się zdalnych firm lub branż.

Organizacja zrównoważonej konferencji wirtualnej lub hybrydowej w 2021 r.

Prowadzenie wirtualnej konferencji w 2021 roku może być łatwiejsze, biorąc pod uwagę, że większość wydarzeń będzie odbywać się online lub w formacie hybrydowym. Jeśli jednak w tym roku organizujesz osobistą konferencję, znalezienie w krótkim czasie zrównoważonych dostawców może okazać się trudne.

Jeśli chcesz zorganizować zrównoważoną wirtualną konferencję w 2021 r., stopniowo wdrażaj najlepsze praktyki, aby zmniejszyć obciążenie związane z pełną ekologią.

Cele Zrównoważonego Rozwoju ONZ są doskonałym punktem wyjścia do rozważenia, kto, co i jak można uczynić zrównoważonym.

Wszystkie 17 celów i możliwych do wykonania kroków można wdrożyć podczas tworzenia konferencji hybrydowej. Oto kilka rzeczy, na których należy się skupić:

  • Przekaż to, czego nie używasz
  • Mniej marnuj i wspieraj lokalnych rolników
  • Unikaj marnowania wody
  • Używaj tylko energooszczędnych urządzeń i żarówek
  • Wspieraj marginalizowanych i pokrzywdzonych
  • Jeździć na rowerze, spacerować lub korzystać z transportu publicznego
  • Przetwarzaj papier, plastik, szkło i aluminium
  • Skoncentruj się na działaniach na rzecz klimatu
  • Unikaj plastikowych toreb, aby utrzymać oceany w czystości
  • Zasadź drzewo i pomóż chronić środowisko
  • Stań w obronie praw człowieka
  • Lobby rozwoju lokalnego i finansowania (partnerstwa)

Nie każde wydarzenie może koncentrować się na wszystkich celach lub elementach praktycznych określonych powyżej i przez ONZ; jednak można je wdrożyć na imprezie w wykonalny sposób, aby promować te zrównoważone cele.

Chcesz zorganizować kolejną konferencję wirtualną lub hybrydową? Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o naszym wielokrotnie nagradzanym urządzeniu wielofunkcyjnym platforma wirtualna rozwiązanie, które może pomóc w skalowaniu działań Twojej marki.

 

Wydarzenia ewoluują. Nigdy nie przegap żadnego rytmu.

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze wiadomości, strategie, taktyki, pomysły, aktualizacje produktów i nie tylko.