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6 melhores estratégias de marketing de eventos para impulsionar suas experiências de eventos híbridos

Eventos Híbridos de Marketing de Eventos

As estratégias de marketing de eventos para alavancar os eventos híbridos são a necessidade do profissional de marketing moderno de hoje. Com o aumento dos eventos virtuais, mais empresas estão percebendo que as plataformas virtuais podem produzir eventos de alta qualidade. E agora que as coisas estão começando a se recuperar, espere mais eventos híbridos, ou peventos artificialmente presenciais.

Os eventos híbridos permitem que mais participantes participem de um evento de marca; o alcance é maior e frequentemente os eventos híbridos são mais bem-sucedidos. Com um intuitivo plataforma de evento virtual, não é preciso muito para adicionar o elemento virtual extra a um evento já ao vivo.

Sabemos que participar de um evento virtual nem sempre é o mais divertido. Afinal, você quer ir a um evento para ver seus amigos e networking. Se você estiver hospedando um pequeno evento híbrido, a energia no evento físico também pode ser inferior ao ideal. Existem maneiras de sua marca melhorar essa energia e melhorar a experiência do híbrido.

Planos de marketing de eventos e eventos híbridos

Embora os eventos híbridos já existam há algum tempo, eles aumentaram em popularidade e demanda por causa da pandemia de coronavírus. A necessidade de operar amplamente online ou remotamente permitiu que as empresas utilizassem as reuniões online, seja para eventos ou para hospedar reuniões corporativas.

Os eventos híbridos não são o tipo de reunião ideal para todos os setores, mas eles mantêm os setores em movimento quando os eventos físicos são impossíveis. Ao construir sua estratégia de marketing de eventos, lembre-se de que existem várias vantagens em hospedar um componente online em seu evento físico, incluindo:

  • Maior alcance ao atingir mercados potencialmente globais
  • Opções de acessibilidade, permitindo que os participantes corporativos usem reuniões online e tecnologia online para participar
  • Melhor digitalização de dados de participantes virtuais
  • Maior facilidade de uso para participantes corporativos presentes no evento
  • Mais dados de desempenho de eventos, acesso a análises e insights
  • A opção de hospedar eventos de transmissão ao vivo ou gravar conteúdo por trás de um acesso pago
  • Transição perfeita para oportunidades de envolvimento online pós-evento

Naturalmente, embora existam benefícios, também existem desafios. Ao planejar sua estratégia de evento de marketing, esteja ciente do fato de que, embora os eventos híbridos tenham um alcance muito maior do que os eventos presenciais, eles não fornecem às pessoas as conexões e experiências presenciais que elas podem esperar em um evento físico. Portanto, você precisa abordar isso ao planejar ideias de marketing para eventos.

Hospede mixers individuais, bate-papos com café ou sessões no estilo speed-dating para aumentar o envolvimento e oportunidades de networking. Mostre ao seu público virtual que uma empresa eficaz networking é possível em um evento híbrido.

Você quer que seu público volte de seu evento híbrido com ótimas críticas. Para ajudá-lo a começar, aqui estão 6 estratégias de marketing de eventos que podem ajudá-lo a melhorar sua experiência em eventos corporativos híbridos:

Estratégia # 1 - Foco nas necessidades do participante

Em geral, a equipe de planejamento do evento precisa direcionar o foco de volta para os participantes. Muitas marcas começam mal simplesmente se concentrando em suas próprias necessidades, nos objetivos do evento e no que desejam realizar. Infelizmente, isso pode deixar uma má impressão em seus participantes, que simplesmente sentem que você só deseja usá-los para o objetivo de sua marca.

Ao fazer um brainstorming de ideias de marketing para eventos, dê um passo para trás, diminua o ritmo e concentre-se em deixar os participantes brilharem! Diga a eles o quanto você aprecia sua participação. Melhor ainda, mostre a eles que você aprecia sua participação. Pense nas formas como os participantes irão interagir com o seu evento e tente melhorá-las.

Se você tiver um público online maior, seu evento virtual precisará ser equipado com recursos de gamificação, prêmios e distintivos, brindes, enquetes e vídeos divertidos. Lembre-se de que pode ser muito chato sentar em sua mesa e assistir a um evento! Tente encontrar maneiras de mantê-los engajados.

Os participantes presenciais precisarão do mesmo nível de respeito. Mostre a eles que você pensou duas etapas à frente preparando a decoração do local, seguindo as diretrizes de saúde e precauções de segurança, compartilhando inspo pré-evento e muito mais.

Estratégia # 2 - Projete seu local híbrido com foco nas necessidades do evento

Às vezes, frustrações surgem quando os participantes do evento não têm certeza para onde ir ou não sentem que o espaço reflete como o evento será. Portanto, ao planejar suas estratégias de marketing de eventos, certifique-se de que sua equipe de planejamento de eventos preste muita atenção ao design de evento. Considere as maneiras como seus participantes presenciais se moverão pelo espaço. Existem espaços de reunião social, mesas de centro e áreas de estar suficientes?

Além disso, considere o layout do design da sala. Uma configuração de sala envolvente é a chave para garantir que o evento corporativo brilhe. A configuração da sala deve ser baseada no número de participantes agendados para estarem presentes, os espaços disponíveis, as prioridades do evento (as reuniões de negócios são prioritárias?), Se refrescos ou comida serão servidos ou não, decoração e opções e preferências de móveis, se um palco é necessário, as atividades a serem realizadas e outras orientações de saúde e segurança.

Quer você opte por uma configuração em estilo teatro, sala de aula ou talvez um cabaré, você quer ter certeza de que o local o apoiará e que fará sentido para os objetivos do evento. Considere as maneiras como o público online estará interagindo com o público pessoalmente. Ter um computador com transmissão ao vivo em cada mesa pode encorajar os participantes online a acessar diferentes discussões de mesa.

Estratégia # 3 - Defina as expectativas para cada tipo de público

Suas estratégias de marketing de eventos incluirão uma variedade de tipos de público que vêm para o mesmo evento. Como você está hospedando uma reunião híbrida, terá membros da audiência pessoalmente e participantes virtuais. Dentro de cada grupo, você também terá acesso em camadas.

De participantes VIP à admissão geral e tudo mais, certifique-se de abordar cada participante antes do evento, seja por e-mail ou um panfleto enviado pelo correio, para prepará-los e definir suas expectativas. Você deve considerar direcioná-los para a tecnologia de eventos antes, para que eles saibam como navegar.

Além disso, prepare materiais educacionais de acordo com as necessidades do evento. Eles devem estar acessíveis a todos os seus participantes virtuais e também impressos ou incluídos no aplicativo do evento para o público presencial.

Com o acesso em camadas, certifique-se de que cada tipo de participante esteja preparado com uma programação e todas as vantagens que eles obtêm com seu modelo de preços.

Estratégia # 4 - Digital First

Os eventos híbridos exigem muito planejamento de produção antecipadamente. Você também deve se certificar de que o local do evento híbrido que você escolheu está preparado com conexões digitais. Isso é extremamente importante, pois nem todos os locais estarão preparados para receber seu público digital.

Além de todos os outros elementos que você inclui em suas estratégias de marketing de eventos, um planejador de eventos deve se certificar de que o local do evento está bem preparado para o componente virtual:

  • Recursos ideais de conectividade com a Internet, incluindo conexões seguras e confiáveis, baixa latência e recursos de streaming de largura de banda de alta qualidade
  • Aluguel de câmeras, microfones, equipamento AV e suporte técnico OU uma configuração que permite que você traga o seu
  • Uma fonte de alimentação adequada para hospedar o número de participantes e as capacidades de energia de seu equipamento AC
  • E a disponibilidade de sua equipe chegar e se preparar com antecedência para que você evite grandes desafios técnicos

Como os participantes digitais não estão fisicamente presentes e pode ser mais difícil avaliar sua receptividade, experiências e receber feedback, você deseja realmente se concentrar em sua experiência digital em primeiro lugar, para que eles não sejam deixados para trás.

Seu público digital fornecerá muito valor ao seu evento, incluindo dados de público, ROI e técnicas fáceis de marketing, como a capacidade de compartilhar seu evento nas redes sociais. Portanto, não tenha medo de regá-los com amor!

Estratégia # 5 - Manter o registro flexível

Nada é pior do que chegar algumas horas atrasado em um evento para descobrir que você perdeu o registro. Todos nós levamos uma vida muito ocupada e manter a mesa de registro flexível é uma obrigação. Isso não apenas permitirá que seus participantes façam o check-in quando for conveniente para eles, mas também não se sentirão apressados ​​em se conectar a este estande em horários estranhos.

Se você estiver usando um aplicativo de evento virtual como a plataforma Accelevents, os participantes terão acesso ao check-in online. Permita check-ins e detalhes de registro por meio da interface do aplicativo para que os participantes possam fazer o check-in e receber seus detalhes e recursos o mais rápido possível.

Estratégia # 6 - Incentive a colaboração com os parceiros locais

A colaboração em um evento híbrido é necessária para que seus participantes se sintam conectados à marca. Permita que seus participantes contribuam com o evento, mas também busque o apoio de parceiros ou patrocinadores do local. Ao ter mais pessoas investindo em seu evento, você descobrirá que o nível de energia aumenta, mais pessoas ficam entusiasmadas e mais dispostas a se envolver com o evento.

Considere as maneiras pelas quais os parceiros locais estariam dispostos a colaborar com sua marca. Talvez o serviço de bufê queira oferecer um almoço patrocinado com refeições do campo. Isso pode ser algo que seus participantes realmente valorizam e você verá um aumento no envolvimento do público por causa disso.

Você nunca sabe no que seus parceiros estão interessados ​​e, considerando que vocês dois estão investidos no relacionamento e no envolvimento do evento, pergunte a eles o que eles gostariam de fazer e como gostariam de fazer parte do evento.

Realizar um evento híbrido dá muito trabalho e você precisa se preparar com a tecnologia certa para o evento, uma estratégia de evento inteligente e ideias de engajamento para os participantes virtuais e no local.

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