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7 dicas e truques para um evento híbrido de sucesso

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Um evento híbrido de sucesso pode ser difícil de realizar porque, essencialmente, são dois eventos separados: um evento físico e um evento virtual. Para que funcione sem problemas, você precisa ter um conhecimento prático de ambos os estilos de evento.

Se o seu evento físico foi cancelado devido às diretrizes de distanciamento social e requisitos de segurança do COVID-19, um evento virtual foi sua melhor opção. Mas agora, com as medidas de segurança relaxando um pouco, mudar para um estilo de evento híbrido lhe dará o melhor dos dois mundos.

Se esta é sua primeira vez planejando um evento híbrido, saiba que você não está sozinho. Aqui está o que você precisa saber sobre hospedando um evento híbrido, bem como nossas 7 principais dicas e truques para ter sucesso.

Hospedando um Evento Híbrido

Os eventos híbridos são hospedados pessoalmente enquanto usam tecnologia online para incluir um público virtual ou remoto. Os participantes do evento adoram eventos híbridos porque eles fornecem flexibilidade em termos de como eles interagem e / ou participam do evento.

Ao hospedar um evento híbrido, você deve pelo menos ter alguma ideia do que seus participantes esperam ganhar com o evento e deve estar preparado para hospedar as sessões físicas e online você mesmo.

Para fazer isso com sucesso, você precisará de um plataforma de eventos híbridos. Uma plataforma de eventos é uma ferramenta de software projetada para agilizar muitos aspectos administrativos de um evento e permitir que os organizadores e os participantes se concentrem no conteúdo. Ele pode lidar com a emissão de ingressos e registro para você, mas também ajudá-lo a levar o evento para seus participantes virtuais.

Uma vez que um evento híbrido se desenvolve a partir de tecnologia de alta qualidade, você vai querer uma plataforma sofisticada e um sistema de gerenciamento de hospedagem para garantir que seu evento híbrido corra conforme o planejado.

Coisas que as pessoas procuram em um evento híbrido

Os eventos híbridos são uma ótima maneira de reunir as pessoas nos melhores momentos, muito menos durante uma pandemia global. Com a opção remota, eventos híbridos criam mais oportunidades para as pessoas participarem e elementos como gamificação, mapas virtuais e lobbies e opções pré-gravadas ou de transmissão ao vivo, muitas pessoas sentirão que estão lá pessoalmente!

Dito isso, há algumas coisas que as pessoas esperam quando você está organizando um evento híbrido.

A primeira coisa que as pessoas procuram é a opção de participar de forma virtual integral. Seu evento híbrido deve hospedar participantes virtuais totalmente, o que significa que eles podem comparecer e participar de cada sessão, participar de eventos de networking e falar com fornecedores e apresentadores. Os participantes online devem poder assistir a uma sessão ao vivo, bem como ter a opção de sessões apenas online.

Se possível, use um aplicativo de eventos. Um aplicativo de evento é uma ferramenta útil para as pessoas que comparecem fisicamente ao evento.

Reclamações comuns sobre eventos híbridos

Como organizador de eventos, antes de começar a planejar seu evento híbrido, é importante entender o que poderia dar errado e alguns dos problemas que são comuns a eventos híbridos:

  • Má qualidade do feed: Um evento online depende de conexões com a Internet, hardware de alta qualidade e software funcional. Dependendo de quem está hospedando a tecnologia, os feeds de seus convidados e as milhares de variáveis ​​que podem afetar sua tecnologia, qualquer evento digital pode estar sujeito a uma alimentação de baixa qualidade. A má qualidade da alimentação pode diminuir drasticamente a satisfação e levar a um mau experiência do participante. Feeds de vídeo fragmentados e cortes entrando e saindo do apresentador distraem o usuário do conteúdo. Como organizador do evento, você precisa ter certeza de que o componente virtual é à prova de falhas e que você tem profissionais de TI disponíveis para oferecer suporte a questões técnicas.
  • Opções insuficientes: Um evento híbrido atende aos participantes remotos e ao público em pessoa. Portanto, ao realizar um evento híbrido, você precisa se certificar de que há opções suficientes para ambos, agregando valor ao investimento do participante. Normalmente, isso significa que a parte virtual está faltando e os participantes virtuais têm dificuldade para se conectar aos feeds de vídeo, não podem bater papo nos fóruns ou não há opções suficientes para se misturar e networking. Lembre-se de que um evento híbrido é como hospedar estilos de evento em um, você precisa ter certeza de atender às necessidades de ambos os grupos de público.
  • Experiência ruim em eventos: Os participantes que tiveram uma experiência ruim ou sombria em um evento geralmente farão uma de duas coisas: ou recorrerão às redes sociais para falar mal do evento ou ficarão em silêncio nas redes sociais. Você quer que todos os seus participantes, virtuais ou presenciais, amem seu evento e se vangloriem dele nas redes sociais! Para fazer isso, mantenha seus participantes engajados e dê a eles o que eles querem.

Como acontece com qualquer evento ao vivo ou virtual, às vezes há momentos em que as coisas dão errado ou quando o evento não corresponde às expectativas. É normal que essas coisas ocorram. No entanto, com a preparação correta, você pode reduzir essas instâncias ao mínimo.

Nossas 7 dicas e truques para eventos híbridos

Embora cada evento tenha uma lista de tarefas, achamos melhor compilar esta lista de 7 coisas que são absolutamente necessárias para que seu evento híbrido se destaque dos demais e seja bem-sucedido.

1. Invista em uma plataforma virtual de eventos

imagem em destaque - Invista em uma plataforma virtual de eventos

Quer você tenha apresentado um show virtual e esteja mudando-o para um evento híbrido, ou esteja realizando sua primeira reunião híbrida devido a pedidos relaxados de abrigo no local, é vital que você faça sua pesquisa e decida sobre uma plataforma de evento virtual que pode lhe dar muitas opções.

Ter um software de evento para um evento físico é crucial para se manter organizado. Mas quando você se torna híbrido de um evento físico, precisa ter certeza de que o software que você usa pode acomodar um público remoto e permitir que você envie vídeos, ofereça opções de chat ao vivo e forneça recursos de geração de leads para seus patrocinadores e fornecedores.

Uma plataforma de evento virtual de alta qualidade pode oferecer tudo isso enquanto mantém altos níveis de engajamento do público.

Recursos para procurar em software de evento virtual incluem chat ao vivo, geração de leads, conexão de mídia social, capacidade de fazer upload de vídeos pré-gravados, vídeo ao vivo e gravação de feed, entre outros.

2. Contrate um mestre de cerimônias virtual

imagem em destaque - Contrate um mestre de cerimônias virtual

Como organizador de eventos, você provavelmente está ciente de que um evento tradicional terá um apresentador, um moderador ou alguém para motivar seu público a permanecer alerta, envolvido e animado com o conteúdo.

É por isso que é importante considerar um mestre de cerimônias virtual. Um mestre de cerimônias virtual pretende ser um guia para o público online.

Ter um mestre de cerimônias virtual como parte do seu time colocará seu evento acima de seus concorrentes na indústria de eventos. Isso manterá cada participante da sessão focado e cada participante mais envolvido com o conteúdo geral.

3. Teste, teste, teste

imagem em destaque - Teste, Teste, Teste

Mesmo se você for um profissional experiente em hospedar um evento online, como um webinar ou conferência virtual, você precisa testar seus sistemas para ter certeza de que a experiência virtual que está fornecendo é boa.

Teste e reteste antes de iniciar para que você possa revisar e revisar o conteúdo antes que os participantes tenham acesso. Faça uma análise de todo o seu programa para identificar quaisquer problemas que possam surgir.

O teste geralmente resolverá os problemas do software que você está usando e ajudará a identificar quaisquer problemas de agendamento e upload / download de conteúdo. Tome cuidado especial para garantir que as funções de chat ao vivo estejam funcionando corretamente.

4. Contrate o suporte

imagem em destaque - Contrate suporte

Sempre que você hospedar um evento com um elemento virtual, é importante que você tenha profissionais de eventos disponíveis com as qualificações certas para apoiá-lo. Isso significa suporte técnico, bem como relações com o cliente, especialistas em patrocínio e profissionais de marketing. Se algo der errado, esses profissionais podem ajudar a mitigar qualquer problema.

5. Envie um questionário aos seus convidados futuros ou anteriores, perguntando-lhes em que tipo de tecnologia de eventos eles estão interessados

imagem em destaque - Envie um questionário aos seus convidados futuros ou anteriores, perguntando-lhes em que tipo de tecnologia de eventos eles estão interessados 

Seu futuro participante virtual pode não entender os meandros de sua plataforma de evento virtual ou como o evento híbrido foi projetado e programado para ser executado. Mas eles entendem o que gostam e não gostam em um evento presencial ou online.

Enviar um questionário para seus convidados anteriores pode ajudá-lo a se preparar para eventos futuros e permitir que você reduza as expectativas de um participante virtual. E mais, este questionário pode ajudar a preparar seus possíveis participantes para o seu evento futuro. Pode servir como uma forma sutil de marketing de eventos. Mostra aos entrevistados que você valoriza a opinião deles e os estimula a esperar o que você está planejando.

Basta postar o questionário nas redes sociais ou incluí-lo em uma campanha por e-mail.

6. Considere hospedar seu evento como Simulador

imagem em destaque - Considere hospedar seu evento como Simulador

Se um evento virtual é transmitido ao vivo para um público global, você sabe que precisa lidar com fusos horários diferentes. Até mesmo planejar reuniões virtuais para acomodar a hora do dia de cada pessoa pode ser uma luta, agora pense como é difícil com um número tão grande de participantes.

É importante que, ao gerenciar públicos em vários fusos horários diferentes, você seja o mais flexível possível. Com um evento transmitido ao vivo, é quase impossível fazer isso.

No entanto, Simulive, você pode fazer isso. Um evento simulador é um evento promovido como ao vivo, mas que contém conteúdo pré-gravado. No caso de um evento híbrido, você pode agendar as sessões ao vivo e, em seguida, agendá-las em sua plataforma virtual para prazos mais adequados.

Embora alguns participantes possam entender que o evento não é ao vivo, um evento Simulivo ainda permitirá que o apresentador ou moderador se envolva com o público virtual por meio do chat ao vivo que ocorre durante a reprodução pré-gravada. Isso significa que os participantes virtuais podem participar como fariam se tivessem participado da sessão ao vivo.

7. Considere o credenciamento de instalações GBAC Star

imagem em destaque - Considere o credenciamento de instalações GBAC Star 

Dado o surgimento do COVID-19 e medidas de segurança como higienização das mãos, equipamentos de proteção individual e distanciamento social, todas as feiras e conferências devem ser capazes de mostrar que possuem o conhecimento e as medidas de segurança necessárias para proteger seus participantes. .

Os organizadores de eventos que estão hospedando um evento híbrido, como uma feira de negócios física e virtual, devem considerar reservar um local com o Credenciamento do GBAC Star Facility a fim de fornecer aos seus participantes pessoalmente garantias de que fizeram a devida diligência e estão implementando as medidas de segurança adequadas.

Hospedando um Evento Híbrido de Sucesso

Executar um evento híbrido é muito parecido com a execução de dois tipos diferentes de eventos. Para começar, você precisa considerar que a parte física funciona sem problemas e contém as medidas de segurança adequadas, garantindo que os elementos virtuais sejam testados e monitorados regularmente.

Felizmente, seguindo essas dicas e usando uma plataforma de eventos virtuais abrangente como Accelevents, você não deve ter nenhum problema! Quando você estiver pronto para começar, entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudar!

Eventos estão evoluindo. Nunca perca uma batida.

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