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Nove indicadores-chave para o sucesso de eventos de rastreamento

métricas chave para o sucesso do evento

Quando se trata de marketing de sua organização, poucas coisas são mais eficazes do que realizar um evento. Mas como saber se o evento foi um sucesso? 

A presença pode ser um sinal de vendas de ingressos bem-sucedidas, mas não indica necessariamente um evento bem-sucedido. Você vai querer algo mais do que isso, algo que dê um mergulho mais profundo nos números e mostre o retorno do investimento. Se você não estiver monitorando as métricas corretas, como aumentará a receita e aprimorará seus eventos?

Aqui está uma visão mais detalhada das nove principais métricas para rastrear o sucesso do evento para que você possa aumentar seus retornos e criar eventos ainda melhores no futuro: 

Métricas para rastrear o sucesso do evento - antes do evento

1) Venda de ingressos

 

O rastreamento dos principais indicadores de desempenho (KPI) deve começar antes mesmo de seu evento acontecer. Obviamente, uma das primeiras coisas que você desejará rastrear em qualquer evento pago é a venda de ingressos. Não se concentre apenas nos números gerais, vá um pouco mais fundo. 

Acompanhe as vendas por tipo de ingresso. Acompanhe as vendas antecipadas, vendas VIP e vendas gerais de admissão. Ter esses números ajudará você a ver se as vendas antecipadas impactaram as vendas regulares de ingressos e se os ingressos VIP foram ou não uma opção atraente ou um desperdício de seus esforços. 

Também vale a pena rastrear de onde estão vindo as vendas de ingressos. Se você souber quais canais de marketing estão gerando mais vendas, poderá focar sua estratégia de marketing de acordo. 

Rolo de Ingressos

2) Origens do participante

 

Colete o máximo de dados possível sobre seus convidados. Se você descobrir de onde seus participantes estão viajando, poderá ter uma ideia de quais áreas geográficas estão expressando mais interesse em seu evento. Se você estiver organizando uma conferência, por exemplo, saber de onde vêm os participantes lhe dará uma ideia de quais locais devem receber atenção extra de sua equipe de marketing, ao mesmo tempo que fornece locais em potencial para eventos futuros relacionados. 

Essas informações também podem dizer exatamente onde suas campanhas de marketing foram mais bem-sucedidas. A localização dos compradores pode ser uma das métricas de vendas usadas para determinar o sucesso do seu evento como um todo. 

3) Conversão de site

 

Qual é a taxa de conversão do seu site? Usando o Google Analytics ou alguma outra plataforma de rastreamento, rastreie quantas vezes sua página foi visualizada. Isso lhe dará uma ideia de quantas pessoas podem estar cientes de seu evento. Em seguida, dê uma olhada no número de ingressos vendidos ou registros recebidos durante o mesmo período para encontrar sua taxa de conversão. Sua plataforma de venda de ingressos deve ter uma integração com o Google Analytics para calcular automaticamente sua taxa de conversão. 

Entender esse número ajudará você a entender melhor o eficácia do seu site. Se as pessoas estão acessando sua página, mas não estão comprando um ingresso, algo não está certo. Isso é especialmente verdadeiro se as vendas estão aumentando por meio de outros canais. 

Um grande número de pessoas que visitam sua página sugere um grande interesse em seu evento. Se sua taxa de conversão for baixa, considere um novo design para tornar a página mais limpa e intuitiva ou use um software de ingressos para eventos para agilizar o processo de compra. 

Se comprar ingressos em seu site é complicado, pode ter certeza de que as pessoas aceitarão o passe. 

KPI de conversão de site

4) Compromissos de e-mail

 

O envio de e-mails relacionados a eventos deve fazer parte de seus esforços de marketing, mas esses esforços serão perdidos se as pessoas não se envolverem com seus e-mails. 

Hoje em dia, a maioria das pessoas tem uma caixa de entrada bem cheia, então, para fazer uma diferença, você terá que se destacar do resto. Existem alguns indicadores de desempenho diferentes que você deve acompanhar relacionados a e-mails. Dê uma olhada na taxa de abertura, taxa de cliques e taxa de cancelamento de assinatura. 

Na média: 

  • 20.41% dos destinatários abrem e-mails de eventos 
  • 2.19% clicam nos links desses e-mails
  • 0.28% cancelar a assinatura de e-mails de eventos

Se suas taxas de abertura e cliques estiverem bem abaixo dessas médias, vale a pena dar uma outra olhada na sua campanha de e-mail e na qualidade da lista.

Para uma taxa de abertura baixa, considere enviar seus e-mails em um horário diferente do dia e crie um senso de urgência na linha de assunto. Se você está oferecendo um negócio por tempo limitado, diga isso. Se você pode personalizar seus e-mails, coloque o nome do destinatário no link do assunto. 

Também é uma boa ideia alterar o nome do remetente. Se você tem uma pessoa conhecida que fará a palestra principal em seu evento, veja se ela estaria disposta a permitir que você usasse o nome dela neste elemento específico de seu marketing de evento. 

Para taxas de cliques baixas, tente mover esses links para a parte superior do e-mail. As pessoas podem se distrair com muito texto e perder o enredo antes mesmo de chegarem ao seu link. Como alternativa, se o link já estiver próximo ao topo, tente adicionar mais links ao e-mail. Considere adicionar um link para as páginas do seu evento nas redes sociais, o site do seu evento, todas as páginas de destino que você criou e, é claro, o site de venda de ingressos do seu evento. Não é necessário adicionar todos esses links, mas se cada um eventualmente direcionar seu público para a compra de um ingresso, você aumenta a probabilidade de uma venda permitindo que o destinatário do e-mail escolha sua própria direção. 

Métricas para rastrear o sucesso do evento - durante e após o evento

5) Engajamento na mídia social

 

A atividade nas redes sociais deve ser monitorada antes, durante e depois do evento. A mídia social é uma mina de ouro absoluta para indicadores de desempenho. 

Obviamente, antes do evento, você desejará incentivar o máximo de engajamento possível. Os profissionais de marketing sabem que a mídia social é uma ótima maneira de atrair a atenção, promover o conhecimento da marcae crie buzz para o seu evento. O marketing de conteúdo, por exemplo, pode fornecer conteúdo valioso que cria uma oportunidade para geração de leads por meio de compartilhamentos sociais. 

Felizmente, as métricas de mídia social não são difíceis de encontrar. Você pode usar um aplicativo externo, mas para plataformas como o Facebook, uma boa parte das análises e insights de que você precisa está ali. 

Uma forma de construir sua marca por meio de canais sociais é criar uma hashtag. Uma hashtag pode ajudá-lo a rastrear o que os usuários ativos estão dizendo e qualquer conteúdo gerado pelo usuário, como imagens e vídeos, que eles postaram. Compartilhar novamente esse conteúdo por meio do identificador principal também pode gerar maior interesse.

É uma boa ideia rastrear curtidas, compartilhamentos e comentários. Ao monitorar esses compromissos, você tem a oportunidade de responder, responder perguntas ou agradecer aos participantes. Essas interações ajudarão a promover ainda mais sua marca e podem levar a um suporte contínuo. 

A mídia social também pode ser usada para rastrear o envolvimento com os patrocinadores do evento. Esses dados podem ser essenciais para manter os patrocinadores satisfeitos e prepará-los para fazer parceria com você novamente no futuro. Você pode descobrir como as pessoas responderam às menções do patrocinador, quantos novos seguidores foram gerados, quais postagens tiveram o melhor desempenho e quantas vezes você mencionou o patrocinador. 

Engajamento de mídia social

6) Check-in do evento

 

Nem todo mundo que se registrar irá mostrar. É quase uma garantia de que poucas pessoas não poderão comparecer ao seu evento. Mas, se você vir uma grande diferença entre a venda de ingressos e check-in / comparecimento real do evento, pode indicar um problema. 

Se for esse o caso, é possível que suas campanhas de marketing tenham sido um grande sucesso, mas o evento em si não conseguiu captar interesse suficiente para encorajar o comparecimento e a participação reais. 

Algumas das razões pelas quais as pessoas podem não comparecer ao seu evento incluem:

  • Emergências. Às vezes, a vida atrapalha as coisas que esperamos fazer. Condições meteorológicas perigosas podem cair nesta categoria. 
  • Segmentação de anúncios ineficaz. Às vezes, a publicidade paga é direcionada para as pessoas erradas. Pode gerar interesse, mas não consegue converter as pessoas em participantes, mesmo que tenham comprado um ingresso. Certifique-se de que seus parâmetros de anúncio atendam ao seu público-alvo. 
  • Preço do ingresso baixo. Às vezes, ingressos com grandes descontos ou preços baixos geram vendas e receita, mas não fazem as pessoas se sentirem investidas o suficiente para realmente comparecer. 
  • Comunicação pobre. É ótimo quando as pessoas se inscrevem ou compram ingressos para o seu evento com antecedência. Mas, você precisa se comunicar com essas pessoas para manter a data em mente. Sem uma comunicação adequada da sua parte, é perfeitamente possível que as pessoas descuidem do evento e deixem de fazer o check-in.  

7) Conduzir uma pesquisa pós-evento

 

Uma métrica de desempenho chave que vale a pena monitorar é a satisfação do cliente. Qual é a melhor maneira de saber como alguém se sente em relação ao seu evento? Pergunte a eles.

A Pesquisa pós-evento é uma forma eficaz de avaliar o sucesso do seu evento. Certifique-se de fazer perguntas sobre o foro, pela agenda do evento, os palestrantes, o serviço de bufê, o tema, as impressões gerais e a probabilidade de alguém participar ou recomendar um evento semelhante no futuro. 

As respostas a essas perguntas fornecerão informações valiosas sobre o sucesso do seu evento e o ajudarão a identificar quaisquer deficiências ou áreas que você pode melhorar para eventos futuros. 

Uma pesquisa pós-evento também permitirá que você calcule a pontuação líquida do promotor. 

8) Calcular Net Promoter Score (NPS)

 

A pontuação líquida do promotor o ajudará a determinar o quão valioso seu evento foi para os participantes. Felizmente, calcular essa pontuação do promotor é muito simples. 

Em sua pesquisa pós-evento, pergunte aos participantes: Em uma escala de 1 a 10, qual a probabilidade de você recomendar este evento a um amigo / parente / colega?

Depois de coletar as pesquisas, você pode categorizar as respostas nos seguintes grupos: detratores, passivos e promotores. 

Os detratores terão pontuado sua resposta na faixa de 0-6, o que significa que é improvável que recomendem seu evento. Os passivos ficam na faixa de 7 a 8, o que significa que eles podem recomendar. Os promotores estão na faixa de 9 a 10 e estão entusiasmados em compartilhar seu evento. 

Depois de computar os números, você pode inseri-los na equação de pontuação do promotor líquido. 

NPS = [(Número de Promotores - Número de Detratores) / (Número Total de Respondentes)] * 100

Por exemplo, se você tiver 120 participantes divididos assim: 15 detratores, 40 passivos e 65 promotores, a matemática ficará assim: 

(65-15)/120*100= 41

Para ajudar a colocar essa pontuação em perspectiva, uma pontuação maior que 0 (é possível obter uma pontuação negativa!) Significa que seu evento foi geralmente bem recebido e a maioria das pessoas consideraria recomendá-lo. Uma pontuação superior a 50 indica um sucesso retumbante!

9) Receita Tally

 

Como ficou óbvio com esta lista, a receita não é a única medida do sucesso do evento, mas certamente é uma das mais fáceis de calcular. Se o seu evento rendeu dinheiro, provavelmente não foi um fracasso. 

Compreender os retornos obtidos com o seu evento requer mais do que apenas somar as vendas de ingressos. Para saber o retorno do seu investimento, você precisará subtrair as despesas da venda de ingressos. 

É importante lembrar que a venda de ingressos pode não ser sua única fonte de receita. Se você tiver fornecedores no local, não se esqueça de adicionar sua taxa e incluir quaisquer vendas de mercadorias ou patrocínios. 

Uma das melhores maneiras de entender a receita gerada pelo seu evento é definir metas nas etapas de planejamento. O que significa sucesso para o seu evento ou organização? É uma quantia em dólares ou um número de atendimento? Depois de definir essas metas, você pode alocar custos e receitas projetados em seu orçamento. 

Se o objetivo é o reconhecimento da marca, você precisa considerar fatores como tráfego na web e engajamento na mídia social. Isso significa que você terá que fazer um orçamento de marketing, por exemplo, além de todas as outras despesas relacionadas ao evento. 

Definir claramente seus objetivos lhe dará um caminho claro no planejamento do evento e métricas claras para rastrear seu sucesso. 

Quando o evento terminar, você pode inserir os números reais no orçamento e ver como você se sai. Obviamente, se você está no azul, você teve sucesso!

Acompanhe o desempenho usando a receita

Use um aplicativo de eventos

 

utilização um aplicativo como Accelevents pode não apenas ajudá-lo a vender ingressos facilmente, mas também ajudá-lo a construir um site de qualidade e promover seu evento por meio de seus canais sociais. Accelevents até integra com plataformas de e-mail como MailChimp para ajudá-lo a enviar e-mails de eventos de marca com facilidade. 

E quando se trata de rastrear o sucesso do seu evento, certifique-se de que o seu sistema de eventos possa fornecer a você percepções e análises em tempo real, incluindo vendas de ingressos, fundos levantados e tráfego da web (incluindo a localização do tráfego!). 

Essas 9 métricas principais não apenas ajudarão você a entender o sucesso de seu evento atual, mas também fornecerão os dados de que você precisa para justificar despesas, direcionar publicidade, aprimorar o desempenho da equipe de vendas, satisfazer patrocinadores e aprimorar seus eventos no futuro. 

A maneira como você define o sucesso será baseada nas metas de sua organização ou equipe de planejamento de eventos. Usar essas 9 métricas principais ajudará você a entender claramente o que está funcionando e o que não está, para que possa oferecer o melhor produto ao seu público-alvo.

Eventos estão evoluindo. Nunca perca uma batida.

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