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Tudo o que você precisa saber sobre como criar uma cúpula online de sucesso

Hospedando uma conferência online de sucesso

 

Devido, em parte, à pandemia COVID-19, eventos online estão crescendo. Os encontros online são uma forma de se conectar com seu público, além de aumentar a geração de leads e aumentar a receita. Se você nunca organizou uma conferência online antes, a tarefa pode, compreensivelmente, parecer assustadora.

Nós estamos aqui para ajudar.

Se você estiver interessado em realizar uma conferência online, o processo é bastante simples, mas certas etapas precisam ser executadas com bastante antecedência.

Aqui está um breve guia para encontros on-line e nove etapas fáceis para começar!

O que é um Online Summit?

Uma conferência online ou virtual é geralmente descrita como um webinar ampliado e é semelhante a um conferência online. No entanto, uma cúpula virtual é muito mais do que apenas uma conferência. Uma cúpula virtual é geralmente uma reunião interdisciplinar de vários dias de indivíduos com ideias semelhantes, hospedada online.

As cúpulas virtuais geralmente atraem os melhores talentos e especialistas do setor. Esses especialistas são entrevistados em torno de um determinado tópico ou nicho dentro de um tema geral.

Os encontros on-line podem aumentar a receita, aumentar o conhecimento da marca, complementar as campanhas de geração de leads e expandir o conhecimento do assunto.

Por que você deve hospedar um encontro online?

Dependendo do setor em que você está, o nível de marketing que sua conferência pode suportar e a plataforma de evento virtual que você usa, sua conferência online tem o poder de aumentar drasticamente a receita, aumentar o conhecimento da marca, fornecer conexões de rede significativas (e lucrativas), e apoiar metas de negócios e campanhas de marketing mais amplas.

Se você tiver tempo e vontade de organizar uma conferência online, faça-o! Nunca houve um momento melhor do que agora!

E com o apoio da sua marca apoiando o encontro online, mais e mais pessoas irão se juntar a ele. Você pode se surpreender com o interesse que existe em torno do seu evento!

Alguns motivos pelos quais você deve considerar hospedar um encontro online incluem:

  • Aumentando sua influência e autoridade
  • Crescendo seu lista de e-mail
  • Obtendo lucro

Essas são vitórias fáceis. Além disso, o encontro online dá valor aos participantes (que desejam as informações que você está fornecendo) e ajuda os palestrantes ou fornecedores. Uma conferência online geralmente fornece uma plataforma para palestrantes que desejam aumentar seu perfil. Também permite que os palestrantes aumentem sua lista de e-mail ou capturem leads.

Como criar uma cúpula online: 9 etapas simples

Começar uma conferência online pode ser assustador. No entanto, com essas nove etapas fáceis, você estará no caminho certo para iniciar sua conferência on-line.

1. Primeiro, dê a si mesmo bastante tempo (4 a 6 meses)

 

Antes mesmo de começar a fazer planos, você precisa ter certeza de que deu a si mesmo tempo suficiente. Entre o marketing prolongado e o FOMO, organizando seus tópicos, organizando sessões e fazendo com que seus palestrantes concordem em apresentar, essas coisas levarão muito mais tempo do que você imagina.

Pode levar pelo menos quatro a seis meses para reunir tudo. Se você tentar acelerar esse processo, poderá falhar, o que é diferente de apenas ficar estressado ou apressar seu encontro online.

Você pode não conseguir os alto-falantes de que precisa, os alto-falantes podem cair e você pode perder dinheiro com uma experiência ruim para o cliente. Leve o tempo que você precisa e não o prejudique.

2. Defina seu público

 

Esta etapa é importante porque você precisa entender por que seu público compareceria em primeiro lugar para que você possa fornecer a solução certa para eles.

Ao definir seu público, faça as seguintes perguntas:

  • Para quem é o encontro virtual?
  • Por que eles se importariam em participar desta conferência?
  • Por que você quer chegar à frente desse público?

Ao fazer essas perguntas, você está conduzindo os objetivos e as ofertas de sua conferência on-line. Você deve ser capaz de identificar os principais pontos fracos para escolher os tópicos e apresentadores adequados.

3. Crie uma agenda e tópicos-chave (ou tema)

 

Depois de estabelecer essas coisas, você pode começar a construir sua agenda. Identifique os tópicos principais ou talvez um tema principal da conferência para que você possa começar a desenvolver sua campanha de marketing.

Sua agenda pode se concentrar em tópicos nos quais você sabe que seus apresentadores são bons. Ou, se você já tem alguns apresentadores interessados ​​ou presos, você pode começar a construir tópicos em torno de sua apresentação.

É melhor identificar seus tópicos primeiro e, em seguida, começar na lista de desejos do apresentador. Isso garantirá que seu evento permaneça claro e focado.

4. Defina suas ofertas

 

No início, antes de entrar em contato com os apresentadores, você deve saber o que venderá ou oferecerá aos participantes. Você pode estar tentando fazer upsell para pacotes de alto-falantes ou aumentar seu geração de leads Lista.

Você tem seus próprios objetivos de marca, mas também precisa retribuir ao seu público.

As ofertas comuns incluem:

  • Acesso vitalício ou VIP à sua conferência online ou ao conteúdo gravado
  • Vender sua oferta principal com um All-Access Pass incluído
  • Você pode querer oferecer um pacote de bônus, como um desconto em seu serviço de assinatura ou um acordo de bônus que eles não poderiam obter em nenhum outro lugar

5. Identifique Oradores em Potencial para sua Cúpula

 

Agora que você desenvolveu seus objetivos, ofertas e tópicos de eventos, pode começar a identificar palestrantes em potencial. Você vai querer pessoas que possam fornecer um ótimo conteúdo para seu público-alvo, bem como alguém que tenha o reconhecimento de uma marca que daria credibilidade ao evento.

Você também precisa de alguém que esteja disposto a compartilhar o evento com seu público. Uma vez que seus palestrantes são parte de seus esforços de marketing, você desejará que eles tenham um público-alvo semelhante, para que possa expandir seu alcance e obter mais participantes interessados.

6. Recrute seus palestrantes para a cúpula on-line

 

Recrutar seus palestrantes pode ser difícil. Você precisará ter planos de contingência para financiamento, oradores recusados ​​e se os oradores cancelarem.

Crie uma lista de rastreamento para identificar com qual palestrante você entrou em contato, as datas e as respostas. Você também vai querer começar a coletar informações básicas, como nome, URL ou identificadores do LinkedIn, endereços de e-mail e biografias. Você pode até adicionar informações como o tópico que eles apresentarão, por que o palestrante se encaixa bem e notas para correspondência.

Considere a criação de modelos de email para que você possa avaliar o interesse do apresentador. Você deseja escrever um e-mail que inicie uma resposta. Seu público deve responder com diretivas claras, como “Estou interessado em ouvir mais”, “Preciso de mais informações” ou “Não estou interessado”. Se você continuar recebendo rejeições, poderá refazer seu modelo para incluir mais informações para ajudá-los a tomar uma decisão.

Ao finalizar a conferência, você pode desenvolver sua lista de rastreamento. Inclua os nomes dos palestrantes, o título da apresentação final do palestrante, a descrição de sua apresentação, tags e a hora e data em que está ao vivo.

7. Faça com que seus palestrantes compartilhem seu evento

 

Depois de conseguir que os palestrantes concordem em participar, você pode começar sua estratégia de marketing. Você deve ter pelo menos elementos sociais de marca que possa compartilhar com seus participantes para que eles possam começar a gerar buzz em torno do evento.

Para garantir que os palestrantes compartilhem o evento, coloque-o no contrato de palestrante e faça um acompanhamento periódico. Lembre-os de que você criou uma biblioteca de ativos, portanto, o compartilhamento requer apenas alguns cliques.

Se você tiver orçamento, poderá pagar a eles uma pequena comissão por ação ou uma taxa inicial.

8. Criar e estruturar páginas de destino críticas para o Virtual Summit

 

Se você ainda não tem uma marca, é melhor começar. Você deve terceirizá-lo (em vez de projetá-lo você mesmo) e certificar-se de que possui arquivos vetoriais.

Você desejará criar: o logotipo do evento (conforme mencionado acima), sua página de inscrição no Virtual Summit, uma página de agradecimento, o design do site do evento e a página de vendas. Você pode adicionar páginas de sessão ao site do seu evento para que os visitantes vejam os palestrantes e talvez a agenda. Felizmente, uma plataforma de hospedagem de eventos como a Accelevents oferece a cada cúpula virtual um site / página de destino do evento hospedado, então tudo que você precisa fazer é preenchê-lo.

Certifique-se de que o funil de vendas esteja configurado, de forma que a mídia social ou a campanha de email marketing se vincule às páginas de registro, depois à página de agradecimento ou à página do site do evento e, finalmente, à página de vendas.

9. Como realizar sua cúpula, dia a dia

 

Muita coisa acontece antes do evento, durante e depois dele. Aqui está o que você precisa saber:

Antes da cimeira

  • Você está em um estágio de promoção importante, mas também deve testar sua tecnologia virtual e solucionar problemas de apresentadores.
  • Para o marketing, você está continuamente direcionando o tráfego para o seu pico: uma lista de marketing por e-mail, marketing de mídia social e PPC ou anúncios.
  • Todas as estratégias padrão de geração de tráfego funcionarão para o seu encontro online.
  • Você também pode publicar e-books e usar o marketing de conteúdo para educar os registrantes interessados.
  • Certifique-se de que seus parceiros, incluindo patrocinadores ou expositores, estejam compartilhando o evento.
  • Seu evento ao vivo será agitado, então você precisará buscar ajuda. Certifique-se de fazer uma análise antes do evento e contratar uma equipe de evento virtual para ajudar a coordenar o suporte de TI e atendimento ao cliente.

Evento ao vivo

  • Não hesite em enviar e-mails de lembrete e alertas sobre quem está apresentando durante o evento ao vivo.
  • Você vai querer promover patrocinadores e planos pós-evento que você já fez.

Pós-cúpula

  • Tente manter a comunidade em construção. Você pode permitir o acesso VIP às sessões pré-gravadas após o evento e incentivar a conexão em sessões de networking pós-evento.

Como maximizar seu encontro online para geração de leads

Os encontros on-line costumam ser usados ​​em conjunto com uma estratégia de marketing mais ampla. Você pode ter um objetivo inicial de conseguir novos assinantes de boletins informativos ou lançar um produto. Portanto, o encontro online será parte integrante de seus esforços de marketing.

Otimizando o funil de vendas

 

Cúpulas virtuais pode ser maximizado de várias maneiras, mas é mais importante que você considere a criação de um funil de vendas primeiro:

Considere que o funil de vendas da conferência virtual começará com publicidade direta ao consumidor, marketing por e-mail ou parcerias.

A primeira etapa do funil de vendas direcionará as pessoas a se inscreverem no encontro. Você obterá informações de contato do registrante, que também podem ser usadas como gerador de leads.

Quer participem ou não da conferência, você deseja que seus assinantes entendam que sua empresa pode fornecer um serviço ou resolver um problema. Depois de se inscreverem, direcione-os para uma página de vendas onde a oferta principal está disponível. Isso pode ser um upgrade do pacote de conferência virtual gratuito para um pacote VIP, ou pode ser um acesso pago a um workshop projetado para ser realizado exclusivamente antes do evento.

Seus registrantes irão comprar (o upsell) ou recusar a oferta. Você deve então enviar um down-sell.

Como você pode ver, depois que seus inscritos no evento se registram, você tem uma vantagem única. Você tem a opção de:

  • Ofereça-lhes um upsell imediatamente
  • Ofereça-lhes vendas adicionais no evento
  • Ou faça um upsell após o evento como parte de uma campanha de incentivo a leads

O upsell pode ser oferecido a todos imediatamente (embora você possa afastar algumas pessoas com essa tática). Ainda assim, seus leads podem ser categorizados como mais sérios (qualificação em vendas) ou menos graves (qualificação em marketing) depois de comparecerem ou não ao evento.

Esses eventos geram centenas de milhares de novos assinantes para campanhas de marketing por e-mail.

Otimizando o Encontro Online

 

Geralmente, as cúpulas virtuais são gratuitas porque oferecem aos fornecedores, patrocinadores, apresentadores e à sua marca a capacidade de captar leads. Upsells podem ser feitos durante todo, incluindo um “All Access Pass” que é oferecido aos participantes registrados para que eles possam acessar os vídeos ou gravações após o término do evento.

Seu encontro online deve ter uma lista de palestrantes, patrocinadores e parceiros interessantes, e você pode usar essas conexões a seu favor. Os parceiros podem:

  • Publique nas redes sociais durante todo o evento
  • Forneça promoções, cupons e ofertas exclusivas para participantes e inscritos
  • Apoie seus esforços de marketing antes e depois do evento
  • Trabalhe duro para melhorar o envolvimento no evento
  • Aumente a autoridade, confiança e influência de sua marca
  • Criando Seu Melhor Summit Online com Accelevents
  • Os encontros virtuais em si são uma estratégia de geração de leads particularmente atraente porque podem aumentar sua base de clientes e fornecer leads para começar a trabalhar.

No entanto, pode ser difícil criar um evento de sucesso sem a plataforma de hospedagem certa. Accelevents é uma das únicas plataformas que vêm com recursos nativos projetados para otimizar seu encontro online.

Os anfitriões de eventos com Accelevents terão acesso a:

  • Suporte técnico e ao cliente 24 horas nos sete dias da semana
  • Dados
  • Plataformas de hospedagem de eventos de marca branca e personalizadas
  • Integrações de página de destino e geração de leads
  • A capacidade de promover patrocinadores
  • Spots para elementos de marca no evento e no site do evento
  • Recursos para engajamento do público, como chat ao vivo, enquetes e espaços virtuais
  • Venda de ingressos e registro

Tente o Accelevents plataforma de soluções virtuais all-in-one gratuitamente hoje, e veja como podemos ajudá-lo a maximizar seu alcance e dimensionar suas metas de negócios.

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