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O que considerar ao escolher um local para eventos híbridos

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Os eventos híbridos estão programados para ser o tipo de evento mais popular em 2021. Com a mudança para eventos digitais no ano passado e o surgimento de tecnologias digitais que permitem reuniões híbridas, os profissionais de marketing e planejadores de eventos devem esperar que os eventos híbridos tenham precedência no próximo futuro.

Um evento híbrido de sucesso, assim como qualquer outro tipo de evento, pode fazer ou quebrar o sucesso do evento. É por isso que o local do seu evento deve estar preparado para hospedar componentes digitais planejados.

Você pode pensar que qualquer local será adequado para digitalização, mas pense novamente. Os locais precisam estar preparados para se tornarem digitais. Aqui estão algumas coisas a observar ao escolher um local de evento híbrido:

Escolhendo um local: Como os eventos híbridos são diferentes?

Há muito que entra em escolhendo o local certo. Dependendo do tamanho do seu evento, da duração e do tipo de público que você espera, os organizadores do evento devem considerar muitos elementos de um local para eventos ao vivo para garantir que funcione.

Os organizadores do evento consideram principalmente:

  • O custo do local
  • O tamanho do evento
  • Catering
  • Estacionamento
  • Acomodação
  • Disponibilidade do local
  • E coordenação com outras equipes de eventos

Quando mudar para um formato híbrido, esses fatores ainda são importantes. No entanto, você pode olhar para eles de forma diferente. Por exemplo, você pode querer limitar o tamanho do seu evento pessoal por algum motivo. Isso ajudará você a manter o número de participantes baixo e você pode usar um local para eventos “menor” ou mais boutique.

No entanto, existem algumas desvantagens. Só porque você pode reduzir o tamanho, não significa que o custo do local também será menor ou mais acessível. Um evento híbrido precisa de alguns outros fatores, como uma conexão de internet forte e robusta e a capacidade de conectar e integrar equipamentos AV, por exemplo.

Embora a maioria dos locais de eventos tenha atualizado sua tecnologia, você pode ter que pagar mais para ter acesso antecipado ao local para testar o equipamento ou para a fonte de alimentação adicional necessária.

Em qualquer caso, o planejamento de um local híbrido é um pouco diferente de um local padrão, presencial. Aqui estão algumas das principais coisas a serem consideradas:

Conectividade com a Internet

Os participantes do evento desejarão conectividade com a Internet, mas sua equipe também precisará de um stream de alta qualidade para que o streaming da sessão online seja ininterrupto. O local para o qual você irá precisar ter um provedor de serviços de Internet para eventos (ISP) capaz de processar uma grande largura de banda de Internet e manter a conexão segura.

Certifique-se de considerar o seguinte em relação ao evento Wifi:

  • Seguro e confiável, especialmente em ambientes de alta densidade.
  • Apoiado por uma equipe confiável de engenharia de rede no local em caso de interrupções.
  • Escolha uma largura de banda alta dedicada, que limita a quantidade de tempo de inatividade que o ISP pode enfrentar em um mês.
  • Se o local não puder obter largura de banda dedicada, é provável que não haja cabos de fibra ótica instalados.
  • Procure um mínimo de 10 GB de velocidades de streaming com baixa latência.
  • Os locais comerciais normalmente têm frequência de 2.4 GHz, então certifique-se de encontrar um local que ofereça Wifi Dual Band (que fornece 2.4 e 5 GHz para determinados usuários).
  • Você vai querer Wifi que pode ser restrito a usuários específicos. Por exemplo, se você estiver oferecendo acesso de convidado, reconheça que cerca de 10% dos usuários acessarão a Internet ao mesmo tempo. Esse valor pode ser maior em um evento corporativo, conferência híbrida ou reunião híbrida. Considere o volume de tráfego de Wifi.
  • 10 MB por 100 usuários é bom para uma multidão de alto uso; 2 MB por 100 usuários é adequado para multidões de baixo uso ou eventos menores.
  • Sua transmissão ao vivo precisará de maior qualidade de transmissão, alta largura de banda e exigirá mais fonte de alimentação.
  • A velocidade de um teste ou ping deve ser executada em torno de 30 ms ou menos e uma taxa de 2 MB por 100 usuários.

Navegar pelas necessidades de seu evento híbrido em termos de conectividade com a Internet pode ser complicado. Felizmente, muitos locais de eventos já estão no topo disso. Portanto, tudo o que você precisa fazer é informar o local de suas necessidades. Você pode ter que escolher pacotes de streaming maiores (pois esta pode ser uma opção escalonável).

Espaço e Equipamento

O espaço do seu evento deve vir preparado com:

  • Câmeras (com uma variedade de opções, incluindo HD, várias câmeras, tripés e suportes de câmera, câmeras de streaming ao vivo e câmeras que suportam uma variedade de tamanhos de tela).
  • Microfones de alta qualidade que podem se conectar ao stream de vídeo.
  • Um operador de AV que pode controlar quando a conexão de áudio muda os microfones para evitar feedback e permitir que o público seja ouvido durante as sessões de perguntas e respostas.
  • Um operador de vídeo para controlar as opções de vídeo, garantindo que o vídeo seja gravado o tempo todo e que o feed seja alternado de forma adequada para a transmissão ao vivo online.
  • A capacidade de testar o equipamento para garantir que o público virtual possa ouvir e ver corretamente; você também vai querer examinar os recursos de streaming online por meio de sua plataforma de eventos online para saber com quais navegadores e / ou sistemas operacionais o stream funciona.
  • Suporte técnico, não só para o Wifi mas para o equipamento AV, pois existe a possibilidade deste equipamento avariar.

Suporte interno

Conforme mencionado anteriormente, o local que você vai deve fornecer suporte interno para o gerenciamento de áudio, vídeo, equipamento técnico (que deve ser fornecido) e Conectividade Wifi.

Se eles não estiverem fornecendo isso, você deve negociar os preços com potenciais contratos de local para eventos, uma vez que você mesmo terá que adquirir a tecnologia. Considerando que você teria que contratar uma equipe audiovisual para trazer seu próprio equipamento para o seu evento por vários dias, isso consumiria uma parte considerável do seu orçamento.

Pergunte se o local oferece suporte de TI para streaming, engenheiros de rede, estações de carregamento, conexões Ethernet para apresentadores e fontes de alimentação de alta tensão.

Se o local não puder fornecer todos esses fatores, você provavelmente terá que terceirizar para eles (ou escolher um local diferente). Ter alguém monitorando áudio, vídeo, internet e tecnologia é vital para que seu evento ocorra perfeitamente, tanto para os participantes presenciais quanto remotos.

Disponibilidade e acesso

Com qualquer tecnologia, você precisa da capacidade de conectar seus próprios computadores e / ou software e testar para ter certeza de que tudo está funcionando. Se você tem algum membro de sua equipe trabalhando em conjunto com o suporte técnico interno, então eles devem passar pelas especificações para que cada membro de sua equipe saiba como as coisas funcionam e como se conectar ao equipamento AV, os computadores no local , a rede da Internet, retroprojetores e assim por diante.

Se o seu local híbrido estiver disponível durante o período de tempo desejado, certifique-se de que o organizador do evento e a equipe possam acessar o local com antecedência para passar por esses parâmetros de teste e configurar o equipamento. Você também pode querer chegar ao local com algumas semanas de antecedência para que possa confirmar se seus sistemas operacionais e outras tecnologias estão configurados e são compatíveis com a tecnologia do local.

Se possível, coordene este período de tempo com um membro da audiência online de teste e um apresentador online para que você possa examinar todos os aspectos da tecnologia e plataforma de evento virtual.

Fonte de alimentação adequada

Alguns locais mais antigos ainda podem estar fugindo com uma fonte de alimentação desatualizada. Uma fonte de alimentação desatualizada ou pequena significa que a tecnologia do seu evento pode entrar em curto-circuito ou falhar no meio do seu evento. Você precisa que sua fonte de alimentação para eventos seja robusta o suficiente para lidar com vários participantes, funcionários e demandas tecnológicas.

Se você tiver computadores de alta qualidade, precisará de uma fonte de alimentação que corresponda a isso. O local deve ter uma fonte de alimentação comercial disponível, mas pode ser dimensionado corretamente? O local pode acomodar 500-1,000 participantes. Ainda assim, você precisa confirmar se eles podem lidar com equipamentos AV (como microfones e alto-falantes para o público em pessoa), conectando-se a uma mesa telefônica, codificador e computador em torre, e fazer upload desse vídeo / áudio ao vivo por meio de sua plataforma virtual.

Quanto mais pessoas o evento puder hospedar, mais provavelmente você precisará de mais equipamentos, tecnologia e energia. Considere esses aspectos antes de ir para um local para eventos “simples” de grande porte.

Mudar para eventos híbridos faz sentido para a maioria das marcas. No entanto, sem a preparação adequada, existe a possibilidade de você escolher um local para eventos que não esteja à altura. Considere fortemente a capacidade desse local de evento de fornecer hospedagem híbrida perfeita. Verifique se eles já sediaram eventos híbridos no passado e estão colocando suas preocupações tecnológicas em primeiro plano.

 

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