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8 dicas de orçamento de eventos que todo planejador de eventos deve saber

O orçamento de eventos pode ser um incômodo. Pode ser um desafio seguir um orçamento, mas pode parecer impossível para outras pessoas criar um orçamento realista. 

Quando planejando um evento orçamento, há muito que os planejadores de eventos devem considerar. Além de necessidades como custos do local e equipe do evento, você também vai querer permitir despesas inesperadas, fundos de emergência e taxas ocultas que surjam. 

Para te ajudar, Accelevents mapeou oito dicas de orçamento de eventos fornecidas por planejadores de eventos especializados. Use essas dicas para ajudá-lo a se preparar para orçamentos desconhecidos, capitalizar sobre o ROI de seu evento e definir seu evento no caminho certo. 

1. Identifique suas metas de orçamento de eventos e KPIs primários

Antes de começar a definir o orçamento do seu evento, saiba que você não pode começar sem entender a meta do evento e os KPIs (indicadores-chave de desempenho). O processo de orçamento para o seu conferência ou o evento geralmente ocorrerá depois que você identificou os objetivos principais, mas antes de estabelecer as bases para o processo de planejamento. Isso ocorre porque você não pode planejar nenhum evento sem saber quanto pode gastar. 

metas de orçamento de eventos

Portanto, você deve estar no caminho certo para alinhar seus objetivos de evento com seus KPIs. Por exemplo, se o objetivo principal é fazer vendas com a receita de ingressos, identifique um número de vendas para saber quanto você precisa, quanto deseja de maneira ideal e quanto deseja de maneira ideal. A partir daí, volte ao seu plano de evento e estime o quão grande você espera que seu evento seja e o quão grande você acha que pode administrar. 

Naturalmente, os preços dos ingressos se reduzirão aos custos do local, faturas da equipe do evento e custos de alimentação. No entanto, à medida que avança, você pode ver quanto precisa cobrar ou quantas vendas de ingressos precisa fazer para atingir uma determinada sobrecarga. 

2. Use dados anteriores (de seus eventos anteriores ou eventos semelhantes) para uma estimativa inicial

Uma das melhores dicas de orçamento é sair da experiência, quando preços para um evento e orçamento de eventos. Se você já realizou um evento semelhante no passado, tem alguma noção das taxas e tendências de despesas. Se você realizou eventos nos últimos dois anos e ultrapassou o orçamento todos os anos, pode tender a gastar além do seu orçamento todas as vezes. Você pode tentar contabilizar as diferenças com fundos de emergência ou esperar isso ao calcular o ROI estimado. 

Em ambos os casos, tente usar dados de eventos anteriores do seu evento ou de um evento semelhante para que você possa ver o custo real dos itens e quais despesas são mais importantes do que outras. Você vai querer contabilizar o tipo de evento (foi pessoalmente, online ou híbrido ), o local do evento, o tamanho do evento, a marca que está sendo promovida e o orçamento real desse evento. Deve ser relativamente semelhante em cada uma dessas áreas; caso contrário, pode ser complicado converter certos aspectos desse orçamento para corresponder ao seu.

A partir daqui, você pode retirar um valor aproximado e começar a refinar esse número. 

3. Pesquise as despesas de orçamento do evento

As despesas do evento são provavelmente o aspecto mais essencial do seu orçamento. Aqui está um modelo de orçamento de eventos de custos a considerar:

Despesas do local:

  • Custo do próprio local
  • Equipe no local e equipe de eventos
  • Alimentos e bebidas; refeições
  • Tecnologia de eventos, como áudio / visual (será mais cara para eventos híbridos)
  • Palestrantes e outras formas de entretenimento, como MCs
  • Hospedagem e transporte perto ou ao redor do local do evento
  • Segurança
  • Outras equipes no local, como engenheiros de rede, videógrafos, mestres técnicos, planejadores de eventos e coordenadores de eventos
  • Brindes e outras apostilas no local
  • Impressos físicos, pôsteres e banners

Marketing e promoção de eventos:

  • Marketing de conteúdo pago e anúncios pagos
  • Marketing de Eventos
  • Taxas de afiliados ou influenciadores
  • Publicidade nas redes sociais
  • Materiais de marketing impressos
  • Design gráfico para marcas ou logotipos de eventos
  • Design e / ou hospedagem do site (se não estiver incluído em sua tecnologia de gerenciamento de eventos)

Tecnologia de gerenciamento de eventos:

  • Taxas de plataforma de eventos
  • Taxas de reserva e emissão de bilhetes
  • Hospedagem de sites de eventos
  • Aplicativo de eventos para celular
  • Ferramentas de captura de chumbo
  • Check-in e registro no local
  • Streaming ou integração de eventos virtuais
  • Dados e análises

Uma vez que muitos desses custos podem aumentar facilmente, é importante reduzir gastos onde você pode (que veremos a seguir). No entanto, gostaríamos de destacar que escolher a plataforma de eventos certa pode reduzir drasticamente as taxas ou despesas inesperadas. Por exemplo, um plataforma de hospedagem de eventos virtuais como Accelevents pode ser usado para hospedagem de eventos no local, como ingressos e registro de eventos. Seus recursos avançados podem oferecer suporte à captura de leads, streaming, dados e análises, reservas, hospedagem de um site de eventos, marketing e integração. 

4. Obtenha Cotações de vários fornecedores

O fornecedor do seu evento será um dos custos mais significativos associados ao seu evento. Portanto, certifique-se de pesquisar para obter as melhores cotações. Obtenha cotações de vários fornecedores e informe-os que você está procurando cotações competitivas para obter a melhor taxa. 

Em alguns casos, você pode negociar os contratos que tentam colocar extras sem o conhecimento do planejador de eventos. Por exemplo, você não precisará pagar por tecnologia de gerenciamento de eventos, uma vez que pode fornecer esse aspecto dela. No entanto, você precisará avaliar os custos de tecnologia para ver se seria mais vantajoso trazer sua equipe de tecnologia do evento em vez de alugar pelo local. 

5. Crie um balanço estimado de receitas versus despesas

Depois de ter uma boa ideia de quanto você espera gastar neste evento, você pode rever a sua venda de ingressos e como este evento vai lhe render dinheiro. Invista em um modelo de evento, que pode ajudá-lo a ter uma ideia melhor de suas despesas. Suponha que você estime todas as suas despesas e veja que precisa vender 2,000 ingressos por US $ 1,000 cada para atingir o ponto de equilíbrio. Nesse caso, você provavelmente precisará avaliar

a) se você pode vender tantos ingressos por esse preço,

b) se vale a pena fazê-lo, e

c) onde você poderia cortar custos para oferecer preços de ingressos mais acessíveis (se isso for parte de sua meta). 

Comece a mapear diferentes estimativas de vendas para que você possa planejar suas estratégias de vendas. Se você precisa manter a alta de ingressos, provavelmente terá uma campanha de marketing direto adequada a isso. Suas despesas também não devem forçá-lo a equilibrar-se, a menos que você esteja determinado a usar táticas de marketing de longo prazo. 

6. Reavalie suas metas de orçamento de eventos para identificar áreas para economizar dinheiro

Na maioria das vezes, se você não tiver um orçamento firme ou se este for seu primeiro evento, poderá descobrir que é muito zeloso no planejamento das despesas do evento. Alguns planejadores de eventos são o oposto, porém, e não dão a si próprios ou à sua equipe nenhum espaço para respirar. 

Tente encontrar o equilíbrio perfeito para sua equipe. Você não pode e não deve operar com um orçamento restrito, e isso causaria preocupações significativas durante o evento. Em qualquer evento, você deve procurar maneiras de economizar dinheiro, pois isso sempre aumenta seu ROI ou lucro. Escolhendo uma plataforma de tecnologia de eventos facilmente escalonável dá uma ideia clara do que você pode tirar com cada venda de ingressos. 

Avalie as metas de orçamento do evento

Considere as maneiras como o local do evento pode cortar custos. Considere pedir ao seu advogado que analise o contrato para que sua marca não se responsabilize por quaisquer danos ou acidentes ocorridos no evento. Você também pode encontrar algumas lacunas onde pode cortar custos associados ao local, catering, suprimentos para eventos, marketing e muito mais. 

Se você não pode cortar custos, considere outras maneiras em que este evento pode gerar dinheiro para você, incluindo receita de patrocínio e captação de recursos

7. Sempre considere incidentes ou emergências

Mesmo o evento mais perfeitamente planejado incorrerá em alguns custos inesperados. Algo pode acontecer, desde a necessidade de materiais de marketing de última hora até problemas significativos com a tecnologia do evento. Você pode descobrir que um alto-falante não pode mais apresentar-se e pode ter que compensar de outras maneiras mais caras. 

Tenha um fundo para dias chuvosos que pode ser acessado no local para questões como essa. Considere fazer um orçamento de 10-20% extra do orçamento do seu evento para ter em mãos. Você pode até adquirir parte desse dinheiro com uma parte das vendas de ingressos. Quaisquer quantias não utilizadas voltarão a gerar lucro. 

Com esse dinheiro extra em mãos, você estará bem preparado para qualquer contratempo. 

8. Mantenha suas iniciativas de orçamento de eventos documentadas e as despesas organizadas

Conforme você avança no orçamento do evento, certifique-se de manter todos os seus recibos, documentar as despesas que entram regularmente e quaisquer custos grandes conhecidos que entrem depois. Você precisará relatar essas despesas mais tarde para fins fiscais e contábeis, e ter esses dados organizados agora irá prepará-lo para o sucesso. 

Mantenha uma planilha com as despesas mensais para saber o que você precisa a cada mês que antecede o evento. Você pode precisar fazer certas despesas no início para compensar os principais custos mais próximos do evento. Isso também manterá sua equipe organizada quando se trata de planejamento. 

 

O orçamento para eventos de qualquer tamanho pode ser complicado. No entanto, como organizador de eventos, você deve ficar de olho nos orçamentos para que seu evento possa maximizar os lucros e ter um bom desempenho. Considere trabalhar com um contador ou planejador financeiro para que você possa fazer um orçamento adequado.

Precisa de ajuda para conhecer as ferramentas e o software corretos que melhor se adaptam ao seu orçamento de eventos? Entre em contato hoje e nossos especialistas em eventos podem mostrar as maneiras simples que podem fazer uma grande diferença para seus objetivos de orçamento de eventos. 

 

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