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Coisas que os participantes do híbrido precisam saber para seu próximo evento híbrido

imagem em destaque - Coisas que os participantes do híbrido precisam saber para seu próximo evento híbrido

Sejamos honestos - para muitas pessoas, participar de um evento híbrido é uma coisa nova e empolgante! Carregar a transmissão ao vivo e entrar no chat ao vivo é menos familiar do que aparecer em uma conferência, ansioso para coletar sacolas de guloseimas e socializar. 

Como participamos de mais e mais conferências físicas, reuniões ou eventos de networking pessoalmente, nos familiarizamos com seus processos padrão. Coisas como para onde ir, o que fazer e como se comportar são mais ou menos normalizadas. Enquanto uma conferência híbrida, reunião híbrida ou evento de rede híbrida não é necessariamente um conceito novo, eles são novos para muitos, e as pessoas ainda estão se orientando quando se trata deles. 

O resultado final é que você deseja que os participantes do seu evento, sejam eles presenciais ou online, o mais confortáveis ​​possível. Especialmente com o COVID-19 e o aumento das medidas de distanciamento físico e cuidados extras, fornecer aos participantes o máximo de informações sobre o que fazer é bem-vindo e quase esperado. 

Seja proativo e prepare seus participantes híbridos presenciais e virtuais com os seguintes itens e apresentar claramente as informações para eles. Mantenha as coisas simples e tente educar em momentos oportunos para que as informações cheguem até eles quando precisam. 

Seja claro sobre os protocolos COVID-19

imagem em destaque - Seja claro sobre os protocolos COVID-19

Para qualquer evento ao vivo com um público físico durante esta pandemia COVID-19, cada organizador de evento deve garantir que Protocolos COVID-19 Estão no lugar. E considerando que os protocolos locais necessários podem mudar em um segundo, os profissionais de eventos precisam considerar uma variedade de opções. 

Por essas razões, entre outras, é imprescindível que o organizador do evento comunique com clareza os possíveis cenários aos convidados. Isso pode envolver:

  • Comunicar um conjunto básico de protocolos que os participantes devem esperar. Isso inclui coisas como distanciamento social, uso de máscaras e itens reutilizáveis. 
  • Identifique claramente os não negociáveis. Se um participante então aparece e não cumpre um não negociável, ele já está ciente das consequências. 
  • Se os participantes presenciais forem obrigados a isolar-se ou fazer um teste, comunique claramente como isso deve ser feito e quaisquer mecanismos de suporte que o seu evento possui para dar suporte a isso. 
  • Informe seus futuros participantes sobre a maneira como seu evento os manterá informados. 
  • Comunique como os participantes podem se manter informados sobre as mudanças; Os participantes devem ser responsáveis ​​por se manterem atualizados com os requisitos específicos do seu evento e devem consultar o site do evento regularmente.

Não importa como você decida comunicar os protocolos COVID-19, certifique-se de que as instruções sejam claras e de que você compreende a confusão das pessoas. Você pode designar um departamento de atendimento ao cliente para responder estritamente às perguntas relacionadas aos protocolos COVID-19. 

Comunique as maneiras pelas quais os participantes podem interagir com os componentes virtuais e presenciais

É importante focar nos relacionamentos virtuais e presenciais para que você possa comunicar adequadamente a cada grupo como as interações ocorrerão para que possam estar preparados quando o evento híbrido acontecer. 

Por exemplo, se você estiver hospedando uma reunião híbrida e terá uma audiência ao vivo no local, certifique-se de informar ao seu público virtual que isso está acontecendo. Você pode até mesmo informá-los sobre alguns dos detalhes. Você não quer que eles fiquem surpresos ao saber que as perguntas e respostas de 10 minutos são, na verdade, divididas entre o público online e o presencial. 

Provavelmente, seus participantes presenciais precisarão interagir com alguns dos componentes virtuais em algum momento durante o evento híbrido. Eles podem precisar registro online e faça login por meio do aplicativo móvel quando chegarem ao local. A programação também pode ser online para economizar papel ou limitar o número de produtos compartilhados. 

Em qualquer caso, prepare-se totalmente para os participantes presenciais e virtuais, alertando-os com antecedência. Envie um e-mail antecipado pedindo que baixem o aplicativo do evento para que possam solicitar a participação antecipada em determinadas sessões, fornecer informações demográficas e configurar seu componente virtual. 

Acompanhe os participantes híbridos no processo de login

imagem em destaque - acompanhe os participantes híbridos pelo processo de login

Para os participantes virtuais, é importante que conheçam o processo de “comparecimento” virtual do evento. Dependendo do software de evento virtual que você usa, seu público virtual pode precisar:

  • Baixe um programa
  • Instalando o programa em seu computador
  • Inscreva-se em uma conta que lhes conceda acesso ao programa
  • Faça login no programa
  • Registre-se e crie uma conta

Envie um e-mail explicando o que eles precisam fazer. Se eles precisarem baixar um programa para o computador, certifique-se de que eles saibam como acessar esse programa e quais são os requisitos de hardware e software. 

Se os participantes do evento pessoalmente também precisarem de acesso aos componentes virtuais, também precisarão de orientação sobre como fazer login, fazer download e instalação e se preparar assim que o evento começar. 

Informe os participantes online sobre os requisitos de participação virtual 

Fazer com que seus participantes virtuais realmente participem do evento digital pode ser complicado. Muitas vezes, isso ocorre porque os participantes esquecem que o evento está acontecendo, ficam confusos sobre como “chegar” ao evento e não têm certeza sobre os processos. 


Certifique-se de que eles sabem como participar do evento. Por exemplo, se o link do evento for enviado por e-mail para os participantes do evento, informe-os de que será enviado por e-mail cerca de uma hora antes do evento e se eles podem ou não clicar no link antes mesmo de o evento começar. 

Algumas conferências híbridas exigem que os participantes participem de pelo menos uma sessão ou apresentador para obter algum tipo de benefício (como um e-book gratuito ou o conteúdo gravado). Comunique isso claramente ao seu público remoto com antecedência, para que você não tenha participantes insatisfeitos após o evento. 

Eduque sobre o recurso e as diretrizes do chat ao vivo

imagem em destaque - Educar sobre o recurso de chat ao vivo e diretrizes

O software de eventos online terá um recurso de chat ao vivo, que permite que os participantes online postem perguntas, respondam a enquetes ou falem em tempo real com outros participantes remotos. O recurso de chat ao vivo é extremamente útil para engajamento do participante e um apresentador de sessão pode usá-lo para interagir com o público online, fornecer informações resumidas, receber feedback e aprender com o público online. 

O recurso de chat ao vivo pode ser usado de forma eficaz para engajar o público, mas também pode ser abusado por participantes desonestos. Quando os participantes online se inscrevem pela primeira vez, eles precisam saber quais são as regras do chat ao vivo. 

Isso pode ser tão simples quanto um chatbot que aparece na janela de bate-papo de cada participante on-line individual e os informa sobre uma explicação simplificada do recurso de bate-papo ao vivo. Pode referir-se a uma Política, que pode ser encontrada na seção de configurações ou recursos do evento, ou simplesmente pedir aos participantes que sejam cordiais. 

Se um moderador estiver se engajando no chat ao vivo e o evento não for simulado ao vivo, certifique-se de que o moderador seja claro sobre os recursos do chat ao vivo e as maneiras como espera que o público se envolva com ele. 

Informar os participantes físicos sobre a configuração e organização do evento

Para os participantes presenciais e virtuais, existem alguns itens estruturais que os participantes gostariam de saber. Por exemplo, todas as áreas do local do evento físico estão abertas? É necessário lavar as mãos ao se aproximar de uma determinada sala? 

Certifique-se de fornecer quaisquer informações adicionais aos seus participantes físicos, mesmo se você achar que as cobriu totalmente sob o Protocolos COVID-19. Certifique-se de que essas informações estejam de acordo com os padrões atuais da indústria de eventos. 

Na verdade, alguns participantes podem querer se familiarizar com a área, incluindo a localização geográfica, o estacionamento configurado e o layout físico do local. Forneça todas essas informações a eles como faria antes das precauções do COVID-19. Você também pode designar os espaços que se enquadram no local do evento e o que não está sob seu controle. Se ajudar, forneça aos participantes um mapa do local do evento.

Fornece uma visão geral do software de planejamento de eventos para participantes virtuais

Embora não seja obrigatório para todos os participantes remotos, uma visão geral de como navegar na tecnologia do evento, cada componente virtual e o software de planejamento de eventos pode beneficiar participantes virtuais novos ou nervosos. Alguns participantes gostam de estar preparados antes de um evento e, se quiserem, podem consultar os recursos online para se familiarizarem com o programa. 

Você pode fornecer esta visão geral como um passo a passo da plataforma virtual (usando a tecnologia de 360 ​​graus) ou como um passo a passo e voz gravados. Certifique-se de que cada elemento virtual esteja destacado e claro, e que os participantes entendam o propósito de cada seção. 

Além disso, se a plataforma de evento virtual vier com um aplicativo de evento móvel, você também pode querer educar sobre esse recurso e quaisquer incertezas sobre seu uso.

Ao fornecer um passeio pelo seu salão de exibição virtual, os estandes dos fornecedores e como interagir com cada apresentador por meio da plataforma de webinar, é mais provável que o público online tenha uma experiência virtual mais positiva.  

Comunique as políticas de mídia social e marketing

Os participantes presenciais e virtuais precisam concordar com o uso de imagens pessoais em materiais de marketing e mídia social. 

Coordene com o seu comerciante de eventos para identificar as vias onde o conteúdo será promovido. Em seguida, certifique-se de obter esse consentimento antes do evento para ter certeza sobre o tipo de mídia que pode ser usada em postagens de mídia social e para marketing de eventos para eventos futuros. 

Os eventos híbridos são uma experiência nova para muitas pessoas. Como organizador, anfitrião ou planejador de eventos, quanto mais você puder fazer para que seus participantes e participantes se sintam em casa, melhor. Ao comunicar cuidadosamente os pontos acima, os participantes híbridos saberão o que esperar de você e o que você espera deles durante o curso de seu evento híbrido. 

 

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