Experimentar gratuitamente Agende uma demonstração

Como gerenciar as expectativas dos participantes em relação aos eventos virtuais

imagem em destaque - Como gerenciar as expectativas dos participantes em relação aos eventos virtuais

Organizar um evento virtual é uma ótima maneira de se conectar com seu público e promover sua marca de maneiras novas e empolgantes. Então, quando chega a hora de organizar o evento online, você quer estar preparado para quase tudo.

Como organizadores de eventos, passamos muito tempo preparando conteúdo, divulgando o evento virtual e fazendo a curadoria da experiência do participante. E em toda essa ocupação, negligenciamos um aspecto muito importante do evento virtual, que é o expectativas do participante.

Os participantes podem vir para o seu evento virtual de várias perspectivas, expectativas e estilos de vida. Não é sua função controlar todos esses aspectos, mas você deve levá-los em consideração. Gerenciar as expectativas dos participantes pode melhorar o envolvimento do público e aumentar a probabilidade de um evento virtual de sucesso. Continue lendo para saber como!

Compreendendo as expectativas de potenciais participantes virtuais

Os eventos virtuais, que estão em ascensão há mais de uma década e foram impulsionados pela pandemia COVID-19, apresentam um certo conjunto de desafios que são distintamente diferentes dos eventos presenciais. Os participantes optam por participar de eventos virtuais por vários motivos e, desde o surgimento do COVID-19, esses motivos mudaram.

Em geral, públicos virtuais (não influenciados por COVDI-19) vêm para eventos online com as seguintes expectativas:

  • Eles estão participando do evento digital por conveniência
  • Eles provavelmente não puderam comparecer ao evento físico devido ao agendamento, custo ou localização
  • Eles estão buscando certos bits de informação, em vez de conhecimento geral sobre um assunto
  • Eles podem ter alguma ideia da marca, produto ou informação que está sendo compartilhada, mas nem sempre é o caso
  • Não é provável que eles prestem atenção total à conferência virtual, feira virtual ou reunião virtual
  • A rede nem sempre é uma prioridade mais alta, uma vez que a rede virtualmente não é tão confortável quanto a rede presencial
  • Eles estão interessados ​​em ter este evento como um ruído de fundo

Antes do surgimento do COVID-19, víamos participantes de eventos virtuais, ou mesmo um evento híbrido, como os participantes que buscam mais conhecimento sobre um determinado assunto e um diferencial nesse setor.

Embora essas expectativas não fossem sempre o caso, o planejador de eventos virtuais pode reconhecer que apenas um punhado de participantes on-line estaria altamente envolvido com o conteúdo. O resto da audiência online pode vir para a conferência virtual, reunião virtual ou evento virtual como outra tarefa em um dia de outra forma agitado.

Agora, com o surgimento da pandemia COVID-19, vimos todos os nossos eventos mudarem para o formato virtual, mesmo que esse estilo de produção de eventos não fizesse sentido para a marca. Assim, todos os participantes, muitos dos quais teriam comparecido ao evento pessoalmente se pudessem, foram forçados a comparecer online. Com tanta concorrência no espaço de eventos virtuais, gerenciar as expectativas do público pode melhorar sua marca receptividade e sucesso.

Mapeamento de públicos virtuais

Não é surpresa que, devido a essa mudança, os planejadores de eventos estejam vendo diferentes tipos de público participando de eventos online. Dessa forma, os planejadores de eventos não devem ser responsáveis ​​por todos os tipos de público online. Os planejadores de eventos precisam abordar todos esses diferentes tipos de público e suas expectativas para garantir que o evento ocorra sem problemas.

Ao atender às expectativas dos participantes, certifique-se de mapear seus diferentes públicos, objetivos de público e personas do cliente. Isso é vital para gerenciar expectativas do participante porque você precisa entender por que os participantes estão em seu evento virtual.

Tente identificar:

  • O conhecimento específico, recursos ou conexões que o público está procurando fazer para participar de seu evento
  • Principais conclusões que os membros do público procuram
  • Motivos pelos quais os participantes virtuais estão participando do evento (e eles teriam comparecido pessoalmente ao evento se houvesse a chance)
  • Tipos de público por pontos problemáticos

Forneça uma comunicação clara

Depois de ter uma ideia clara das personas do seu público online, você pode começar a se comunicar com esses públicos para que eles abordem o evento com expectativas claras.

Ao se comunicar com seu público, certifique-se de encontrar os caminhos que eles provavelmente usarão. Isso provavelmente coincidirá com seus canais de marketing de eventos. Forneça itens claros e acionáveis ​​que eles possam entender antes do evento. Eles devem ser preparados com o tipo de evento que você está hospedando (ou seja, conferência, reuniões, evento de networking) ou se houver vários tipos de eventos menores ou sessões em seu único evento.

A programação do evento e os apresentadores são um dado adquirido. Os detalhes da sessão, como os palestrantes, seus antecedentes e uma breve visão geral do que falarão, darão ao público a oportunidade certa de encontrar as informações de que precisam e comparecer apenas quando necessário.

O público online também precisa estar preparado para a plataforma de eventos virtuais. Embora não deva ser a principal fonte de comunicação, é importante e deve ser enviada em linguagem clara, em canais de distribuição fáceis de encontrar e com diretrizes claras.

Projetando a experiência do participante online

A experiência do seu público online inclui tudo, desde os primeiros e-mails de marketing do evento até o registro do evento e a qualidade do vídeo. Como organizador de eventos, você precisa seguir o processo exato pelo qual um participante passaria para chegar ao seu evento. A mensagem é clara e acessível? Se não for, a experiência virtual precisa ser redesenhada.

Crie uma proposta de experiência do participante ou analise-a documentando as etapas pelas quais os participantes normais seguiriam. Desde experimentar os primeiros materiais de marketing até se inscrever no evento, fazer login na tecnologia do evento, marcar apresentadores e assim por diante.

Ao explorar a experiência dos participantes, você compreenderá melhor o humor e as emoções dos participantes quando eles estiverem chegando ao seu evento e melhorará o envolvimento dos participantes.

Passo a passo sobre tecnologia de eventos

Semelhante ao projeto da experiência geral do participante, certifique-se de testar a tecnologia do seu evento antes do evento. Uma tecnologia de evento inteligente como Accelevents fornece aos usuários orientações claras, mas você ainda deve configurar o software para trabalhar para sua marca. Se você não estiver usando a guia Rede, não tenha essas opções disponíveis para seus usuários.

Dê ao público online as informações de “necessidade de saber”, por exemplo, se eles precisarão se inscrever na plataforma antes do evento. Os botões de navegação dentro do software devem ser óbvios de usar, não distrair e ter rótulos claros.

Coloque-se no lugar deles. Eles entenderiam os símbolos, rótulos e áreas da plataforma do evento? Se não estiver claro, apresente materiais que expliquem esses rótulos.

Perguntas frequentes sobre criação de eventos

FAQ de eventos é uma das maneiras mais fáceis de educar claramente sobre os aspectos básicos de eventos virtuais. As perguntas frequentes incentivam mais clientes a se inscreverem em um evento e mantém os futuros participantes online longe dos serviços de suporte ao cliente. Perguntas frequentes claras sobre o evento podem permitir que os organizadores do evento tenham espaço para certas perguntas e respostas que seriam muito incômodas em mensagens de e-mail.

Mantenha o FAQ curto e agradável, com pontos de pesquisa claros e componentes interativos para economizar espaço. Esteja atento ao SEO na página de perguntas frequentes, pois você vai querer que esta página tenha muito SEO para que participantes em potencial e participantes registrados possam encontrar a página.

As perguntas frequentes sobre eventos virtuais melhoram o engajamento do público, porque é mais provável que eles sejam receptivos ao evento e fiquem por perto e interajam com outros participantes se não tiverem grandes perguntas e preocupações persistentes.

Webinar de treinamento

O planejamento de eventos virtuais também pode incluir webinars de treinamento, que são perfeitos para apresentadores e participantes de eventos virtuais. Os webinars de treinamento sobre como trabalhar a plataforma, as melhores práticas para apresentações online e muito mais podem ajudar o apresentador e o público virtual a se sentirem mais confortáveis ​​no ambiente virtual.

Se você não conseguir desenvolver webinars de treinamento, tente encontrar webinars confiáveis. Webinars são certificações que podem ajudar os participantes a longo prazo, pois essas habilidades podem ser aplicadas a futuros eventos virtuais e híbridos.

-

Gerenciar as expectativas dos participantes não apenas melhorará a experiência dos participantes, mas também oferecerá a oportunidade de uma experiência de evento virtual mais tranquila. Tanto os participantes quanto os apresentadores terão uma experiência mais positiva, que refletirá positivamente na marca.

Considere usar Accelevents como sua tecnologia de evento, que é uma tecnologia de evento inteligente e escalonável que pode melhorar a experiência do participante.

 

Eventos estão evoluindo. Nunca perca uma batida.

Assine nosso boletim informativo para receber nossas últimas notícias, estratégias, táticas, ideias, atualizações de produtos e muito mais.