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Os 5 principais fatores que você deve considerar para manter seu evento híbrido seguro

Segurança em eventos

 

Para muitos profissionais de eventos, já se passou muito tempo desde o planejamento ou hospedagem de um evento ao vivo. Mas, em vez de permitir que o COVID-19 paralisasse o mundo, a indústria de eventos encontrou uma maneira de se ajustar. Ao abraçar os eventos virtuais, os organizadores foram capazes de entregar conteúdo para públicos ávidos. 

Eventos sociais virtuais agora são comuns. E esses eventos fizeram um trabalho decente em nos manter conectados. Um evento virtual, no entanto, nunca substituirá as alegrias de um evento no local e de interagir com outras pessoas. 

À medida que as vacinas se tornam mais disponíveis, o organizador de eventos experiente está olhando para o futuro. E uma das principais tendências emergentes é eventos híbridos. Os eventos híbridos têm componentes virtuais e componentes presenciais. Mas como você pode hospedar um evento com participantes presenciais e, ao mesmo tempo, mantê-los protegidos dos riscos de pandemia que ainda existem?

Se você deseja hospedar um evento híbrido de sucesso, você precisa priorizar a saúde e a segurança dos participantes. Para ajudá-lo a navegar neste cenário complicado, reunimos esta lista de dicas de segurança para eventos híbridos!

5 maneiras comprovadas de manter seu próximo evento híbrido seguro

Há muito em que pensar ao planejar um evento de qualquer tipo. E planejar um evento durante uma pandemia global apenas adiciona mais complicações. É aqui que você precisa começar ao pensar sobre a segurança de eventos híbridos.

1. Escolha o local certo

 

Garantir o local certo é importante para qualquer evento. Mas agora, você precisa pensar em como o local pode acomodar os protocolos COVID-19. 

Considere o seguinte ao avaliar a adequação do local:

  • O tamanho do local 

Há espaço suficiente para os participantes do evento híbrido se movimentarem e respeitarem o distanciamento social? Olhe além das salas de reunião ou conferência e observe o saguão, o saguão e o espaço do corredor. 

  • A capacidade máxima do local 

É improvável que você possa preencher o local até sua capacidade máxima. Mas você deve descobrir se o local tem uma nova capacidade com base nas recomendações do CDC. Use este número para avaliar a adequação do local. Também pode informar o planejamento do seu evento e estratégias de marketing de eventos.

  • Contrato local

Certifique-se de ler o contrato do local com atenção. Procure quaisquer cláusulas relacionadas à responsabilidade, adiamentos e / ou cancelamentos da COVID. Se houver uma disposição de força maior, pergunte quais cenários COVID são cobertos. Se COVID não estiver coberto, pergunte se há outra provisão que forneça a mesma cobertura. 

A Conselho Consultivo Global Biorisk (GBAC) ajuda as organizações a superar riscos de perigo biológico como COVID-19. O GBAC STAR é concedido a instalações que instituíram procedimentos adequados de limpeza e desinfecção. Essas medidas irão reduzir a propagação de contaminantes como COVID. 

2. Torne o check-in seguro

 

O registro do evento e o check-in costumam ser os locais mais lotados em um evento ao vivo. E isso os torna um dos mais arriscados em seu evento híbrido. Tome medidas para agilizar o check-in do evento, reduzir os tempos de espera e limitar o número de pessoas reunidas em uma área. 

  • Faça o máximo de antecedência possível 

Usando ano plataforma de inscrição de eventos ou um site de inscrição do evento pode eliminar o check-in no local. Incentive os participantes a se inscreverem o mais cedo possível. Envie todos os crachás e identificações por correio. Isso eliminará a necessidade de fazer fila ou se reunir na chegada. 

  • Chegadas escalonadas 

Com o check-in online, os participantes podem escolher a hora de chegada. Isso evita que grandes grupos de pessoas cheguem ao mesmo tempo. Considere fazer com que os participantes identifiquem quaisquer bolhas sociais / de trabalho. Se estiver hospedando uma conferência com grupos vindos do mesmo escritório, você pode agrupá-los. Isso significa que eles chegarão ao mesmo tempo, limitando seu contato com outras bolhas sociais. 

  • Ocupe mais espaço 

Se você deve ter registro no local, tente usar um espaço grande. Quanto mais espaço você tem, mais pode encorajar e impor o distanciamento social. Embora você possa ter menos participantes em seu evento híbrido, você desejará usar o dobro do espaço para check-ins do evento. 

  • Crie um fluxo de tráfego 

Uma forma de controlar o movimento no espaço do evento é criar fluxos de tráfego claros e definidos. Você vai querer criar entradas e saídas dedicadas. Identifique a direção que deseja que as pessoas sigam depois de entrarem no local do evento. Tenha a equipe do local ou do evento à disposição para ajudar a reforçar e facilitar esse fluxo.

  • Comunique-se claramente 

É importante que o público compreenda o que se espera dele. Eles precisarão saber e compreender como se comportar no local do evento. Mas eles também devem saber sobre quaisquer verificações de saúde e segurança implementadas. Se você exigir que os hóspedes produzam um teste COVID-19 negativo, eles deverão saber com antecedência. Você quer dar a eles tempo suficiente para conseguir um. 

3. Projeto para segurança

 

É ótimo mover o check-in online e estabelecer o fluxo de tráfego direcional. Mas existem coisas mais originais e criativas que você pode fazer! Crie uma decoração de evento que irá promover a segurança do evento híbrido. E muitos desses elementos de decoração de eventos pode ser implementado sem afetar a experiência do participante. 

Alguns aspectos de design a serem considerados são:

  • EPI da marca do evento
  • Plantas grandes e arranjos florais como divisórias
  • Travesseiros da marca de eventos com uma mensagem que diz algo como “Para respeitar o distanciamento social, por favor, não sente aqui”. Esta é uma forma de impor distanciamento em espaços comuns, como salas de estar
  • Divisórias de mesa de acrílico
  • Crie combinações de mesa e cadeira para criar distanciamento
  • Evento ou patrocinador com marca estações desinfetantes para as mãos
  • Opções de catering para viagem

4. Comunicar regras e expectativas aos participantes

 

Ao planejar e comercializar seu evento híbrido, certifique-se de destacar seus esforços de segurança. Para algumas pessoas, isso pode fazer a diferença na decisão de compra. 

Em seu site do evento, detalhe as etapas que você executou para proteger o local. Detalhe todas as regras que você estabeleceu para os participantes. 

Uma vez cadastrado, envie aos convidados um guia detalhado ou uma lista de regras e expectativas. Se você precisar alterar ou atualizar suas regras, envie essas atualizações por e-mail para os registrantes. Normalmente, você deve evitar o envio de muitos e-mails aos participantes. Mas, estes estão longe de ser tempos normais e o esclarecimento pode realmente ser bem-vindo. 

Quanto mais informações você fornecer aos participantes, mais confiantes eles ficarão em seu evento. 

5. Fique atualizado com as recomendações do CDC

 

O cenário pandêmico está mudando o tempo todo. É importante que você esteja ciente das recomendações mais recentes do Centros de Controle de Doenças (CDC)

Verifique o Site do CDC regularmente durante o processo de planejamento. Suas diretrizes podem ajudá-lo a formular suas próprias regras e diretrizes. 

Certifique-se de verificar o site com mais frequência conforme a data do seu evento híbrido se aproxima. Pode ser necessário ajustar seus próprios planos. Sempre tenha outras opções, como mudar para um evento virtual se a reunião se tornar impossível.

Manter os participantes presenciais protegidos do COVID-19 deve ser sua prioridade. Seguindo nosso conselho e usando um registro e plataforma de gerenciamento de eventos pode ajudar. A plataforma pode facilitar a comunicação com os participantes e reduzir os pontos de contato com o check-in online.

Olhando para hospedar seu próximo evento? Reserve uma demonstração hoje  e saiba mais sobre como nossa plataforma de eventos híbrida e virtual pode ajudá-lo a criar uma experiência de evento verdadeiramente incrível e segura!

 

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